Укажите в каком падеже формулируется заголовок к тексту должностной инструкции

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18 Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

ГОУ НПО ТО «Профессиональный лицей № 43»

Комплект диагностических тестов

 по учебной дисциплине                                     «Основы делопроизводства»

для обучающихся

по профессии «Делопроизводитель»

Разработчик:

преподаватель

Володина М.Н.

Тула, 2013

Пояснительная записка

Комплект диагностических тестов по основам делопроизводства предназначены для обучающихся при освоении профессии гуманитарного профиля «Делопроизводитель».

Комплект предназначен для проведения контроля знаний.

При разработке тестов учитывались требования ФГОС по профессии «Делопроизводитель».

К заданиям предлагаются ответы, по которым обучающийся сможет проверить правильность решений.

Полученные результаты могут быть использованы в последующей деятельности, например при повторении плохо усвоенного материала.

1. Состав реквизитов документа устанавливает:

1. ГОСТ Р 51141 – 98;
2. ГОСТ Р 6.30 – 2003;
3. УСД

1. Укажите, какой документ не входит в состав организационно-правовых документов:

1. устав организации;
2. штатное расписание;
3. приказ.

1. Укажите, какие распорядительные документы может издавать Президент РФ:

1. указы;
2. распоряжения;
3. постановления.

1. Должностная инструкция сотрудника:

1. подлежит утверждению;
2. не утверждается;
3. утверждается по усмотрению руководителя.

1. Укажите, какой нормативный документ определяет права и обязанности сотрудника:

1. штатное расписание;
2. устав предприятия;
3. должностная инструкция.

1. Типовые документы носят:

1. обязательный характер;
2. рекомендательный характер;
3. ознакомительный характер.

1. Укажите, в каком падеже формулируется заголовок к тексту должностной инструкции:

1. в именительном;
2. в родительном;
3. в предложном.

1. Укажите, какой из документов не является разновидностью копии:

1. черновик;
2. отпуск;
3. дубликат.

1. Документ, выданный взамен утерянного и имеющий силу подлинника – это:

1. копия;
2. отпуск;
3. дубликат.

1. Укажите, как называется документ, окончательно оформленный и подписанный:

1. подлинник;
2. отпуск;
3. дубликат.

1. Укажите, каким документом вносятся изменения и дополнения в должностную инструкцию:

1. докладной запиской;
2. приказом руководителя;
3. листом согласования.

1. Листы документа нумеруют:

1. по середине нижнего поля листа;
2. по середине верхнего поля листа;
3. в правом верхнем углу.

1. Укажите, можно ли оформить приказ по основной деятельности на бланке письма:

1. можно;
2. нельзя;
3. по разрешению руководителя.

1. Укажите, можно ли оформить протокол на общем бланке:

1. можно;
2. нельзя;
3. по указанию руководителя.

1. Укажите, может ли министр подписать документ, оформленный на должностном бланке заместителя министра:

1. может;
2. не может;
3. по желанию.

1. Название вида документа не указывают:

1. в письме;
2. в приказе;
3. в протоколе.

1. При оформлении документа реквизит «место составления» не указывают:

1. в письмах;
2. в протоколах;
3. в приказах.

1. При направлении документа в организацию в реквизите «адресат» инициалы ставят:

1. до фамилии;
2. после фамилии;
3. по усмотрению секретаря.

1. При направлении документа физическому лицу инициалы ставят:

1. до фамилии;
2. после фамилии;
3. не имеет значения.

1.  Служебное письмо может содержать не более:

1. 4-х адресатов;
2. 2-х адресатов;
3. 3-х адресатов;

1. Обязательному утверждению подлежат:

1. должностная инструкция;
2. приказ;
3. докладная записка.

1. Внешнее согласование оформляется:

1. визой согласования;
2. грифом согласования;
3. резолюцией.

1. Укажите, каким реквизитом оформляется результат рассмотрения документа руководителем:

1. грифом утверждения;
2. резолюцией;
3. грифом согласования.

1. Укажите, в каком письме оформляется реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа»:

1. во всех письмах;
2. в ответных;
3. в инициативных.

1. Укажите, что подписывает руководитель и главный бухгалтер:

1. письмо-извещение;
2. рекламное письмо;
3. гарантийное письсо.

1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов служебного письма:

1. адресат;
2. название вида документа;
3. подпись.

1. Укажите, сколько бланков для письма потребуется, если служебное письмо направляется в два адресата:

1. один;
2. два;
3. три.

1. Максимальное количество адресатов в служебном письме:

1. два;
2. три;
3. четыре.

1. При оформлении телеграммы реквизиты до черты печатают:

1. строчными буквами за исключением прописным согласно орфографии;
2. только прописными буквами;
3. только строчными буквами.

1. Наличие печати в телеграмме:

1. обязательно;
2. необязательно;
3. по указанию руководителя.

1. Телеграмма оформляется :

1. в одном экземпляре;
2. в двух экземплярах;
3. в трех экземплярах.

1. Телефонограмму подписывает:

1. руководитель;
2. секретарь;
3. лицо, от имени которого она передается;

1. Текст докладной записки, как правило, состоит:

1. из одной части;
2. из двух частей;
3. из трех частей.

1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов внешней докладной записки:

1. заголовок к тексту;
2. печать;
3. подпись.

1. Укажите, что является датой протокола:

1. дата заседания;
2. дата оформления;
3. дата подписания.

1. Вопросы в повестке для формулируются:

1. в именительном падеже;
2. в предложном падеже;
3. в винительном падеже.

1. Укажите, кто подписывает протокол:

1. руководитель;
2. секретарь;
3. председатель и секретарь коллегиального органа.

1. В тексте протокола содержание выступлений излагается:

1. от первого лица единственного числа;
2. от первого лица множественного числа;
3. от третьего лица единственного числа.

1. Укажите, какая часть в схеме построения основной части протокола может отсутствовать:

1. СЛУШАЛИ;
2. ВЫСТУПИЛИ;
3. ПОСТАНОВИЛИ.

1. Датой выписки из документа является:

1. дата оформления документа;
2. дата, указанная в отметке о заверении копии;
3. дата подписания документа.

1. Выписку из документа подписывает:

1. руководитель;
2. зав.канцелярией;
3. сотрудник, оформивший выписку.

1. Укажите, как оформляется в тексте протокола присутствовавшие, если их 22 человека:

1. Присутствовали: 22 человека (список прилагается);
2. Присутствовали: перечисляются фамилии присутствовавших в алфавитном порядке;
3. По усмотрению секретаря.

1. Укажите, утверждаются ли протоколы:

1. утверждаются всегда;
2. утверждаются отдельные виды протоколов;
3. утверждаются по указанию руководителя.

1. Докладная записка от служебной справки отличается:

1. составом реквизитов;
2. содержанием текста;
3. оформлением реквизитов.

1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов служебной справки:

1. название вида документа;
2. гриф согласования;
3. заголовок к тексту документа.

1. Укажите, кто составляет и подписывает служебный акт:

1. руководитель;
2. исполнитель;
3. комиссия.

1. Укажите, что является датой акта:

1. дата утверждения;
2. дата актируемого события;
3. дата подписания.

1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов акта:

1. гриф согласования;
2. гриф утверждения;
3. заголовок к тексту.

1. Укажите, сколько частей содержит текст акта:

1. одну;
2. две;
3. три.

1. Укажите, в скольких экземплярах оформляется акт:

1. в трех;
2. в четырех;
3. от двух до шести.

1. Укажите, основанием для издания какого распорядительного документа может быть акт:

1. приказа;
2. решения;
3. постановления.

1. Укажите, следует ли указывать в акте должности членов комиссии при оформлении реквизита «подпись»:

1. указываются обязательно;
2. должности не указывают;
3. указывают по желанию секретаря.

1. Укажите, какая часть текста акта может отсутствовать:

1. вводная часть;
2. констатирующая;
3. заключительная.

1. Укажите, какой документ издается на основе единоначалия:

1. решение;
2. приказ;
3. постановление.

1. Укажите, какой распорядительный документ издается на основе коллегиального руководства:

1. приказ;
2. решение;
3. распоряжение.

1. Укажите, из скольких составных частей, как правило, состоит текст распорядительного документа:

1. из двух;
2. из одной;
3. из трех.

1. Укажите, в каком падеже формулируется заголовок к тексту распорядительного документа:

1. в родительном;
2. в предложном;
3. в винительном.

1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов приказа по основной деятельности:

1. гриф утверждения;
2. заголовок к тексту;
3. номер документа.

1. Укажите, как оформляется слово «приказываю» в тексте приказа по основной деятельности:

1. ПРИКАЗЫВАЮ;
2. приказываю;
3. Приказываю.

1. Распорядительная часть в распоряжении начинается словом:

1. ПРЕДЛАГАЮ;
2. РЕШАЕТ;
3. ПОСТАНОВЛЯЕТ.

1. Наличие основания в каждом пункте текста приказа по личному составу:

1. обязательно;
2. по необходимости;
3. необязательно.

1. Реквизит «подпись» в резюме:

1. не оформляется;
2. оформляется обязательно;
3. оформляется по желанию автора.

1. При оформлении автобиографии биографические данные автора указывают:

1. в прямой хронологической последовательности;
2. по усмотрению автора;
3. в последовательности, обратной хронологической.

1. Запись в трудовую книжку вносят:

1. после издания приказа по личному составу;
2. после оформления заявления о приеме на работу;
3. после оформления личной карточки формы Т-2.

1. Выберите правильный порядок оформления кадровых документов при приеме сотрудника на работу:

1. трудовой договор; приказ о приеме на работу; трудовая книжка;
2. личная карточка формы Т-2; трудовая книжка; лицевой счет по зарплате;
3. трудовой договор; трудовая книжка; личная карточка формы Т-2.

1. Укажите, кто оформляет и подписывает заявление о приеме сотрудника на работу:

1. секретарь;
2. начальник отдела кадров;
3. сам сотрудник.

1. Укажите, где хранятся личные карточки формы Т-2:

1. в личном деле сотрудника;
2. в отдельной картотеке;
3. в папке-скоросшивателе.

1. Укажите, какой индекс соответствует индексу кадрового приказа:

1. № 34-к;
2. № 45-М;
3. № 123.

1. Укажите, кто оформляет личную карточку формы Т-2:

1. сам сотрудник;
2. руководитель;
3. секретарь.

1. Укажите, где хранятся заявления о приеме (увольнении) сотрудника:

1. в отдельной папке;
2. в личном деле сотрудника;
3. не подлежат хранению.

1. Укажите, какой кадровый документ не подшивают в личное дело сотрудника:

1. кадровый приказ;
2. автобиографию;
3. личную карточку формы Т-2.

1. Пункты распорядительной части текста сводного кадрового приказа должны быть расположены в следующем порядке:

1. назначить ———принять ———— уволить;
2. уволить ——— освободить ———назначить;
3. освободить ——— назначить ———-предоставить.

1. Укажите, какой кадровый документ не имеет реквизита «подпись»:

1. автобиография;
2. анкета;
3. резюме.

1. В резюме биографические данные указываются:

1. в прямой хронологической последовательности;
2. по усмотрению автора;
3. в последовательности, обратной хронологической.

1. Трудовой договор оформляется:

1. в одном экземпляре;
2. в двух экземплярах;
3. в трех экземплярах.

1. Личная карточка формы Т-2 оформляется:

1. в одном экземпляре;
2. в двух экземплярах;
3. в трех экземплярах.

1. Укажите, кто составляет и подписывает внутреннюю опись документов, находящихся в личном деле:

1. секретарь;
2. руководитель;
3. сам сотрудник.

1. Укажите, какой документ не относится к кадровым:

1. трудовая книжка;
2. автобиография;
3. приказ по основной деятельности.

1. Обложка личного дела оформляется в соответствии с требованиями:

1. ГОСТ Р 6.30 – 2003;
2. ГОСТ 17914 – 72;
3. ГОСТ 51141 – 98.

1. Конверты поступивших документов:

1. уничтожают;
2. оставляют;
3. уничтожают за исключением отдельных случаев.

1. Факт поступления документа в организацию оформляют реквизитом:

1. отметка о контроле;
2. отметка о поступлении документа;
3. отметка об исполнителе.

1. Обязательной регистрации подлежат:

1. экспресс-информация;
2. рекламные письма;
3. заявления граждан.

1. Целью регистрации является:

1. обеспечение учета и контроля;
2. быстрый поиск документов;
3. все вышеперечисленное.

1. Укажите, что не входит в индекс документа:

1. код по ОКУД;
2. номер дела по номенклатуре;
3. номер структурного подразделения.

1. Жалоба или заявление, поступившие в адрес организации, имеют индекс:

1. № 18-М;
2. № 18;
3. № 18 о\к.

1. Приказ по основной деятельности имеет индекс:

1. 34 л\с;
2. № 34;
3. № 34-к.

1. Укажите, какой документ не подлежит регистрации:

1. приказ по основной деятельности;
2. жалоба гражданина;
3. письмо информационного характера, присланное для сведения.

1. Укажите, какой документ подлежит обязательной регистрации:

1. документ, который по своему содержанию требует решения или ответа;
2. программа совещания;
3. планово-финансовая документация.

1. Индивидуальные сроки исполнения документа устанавливает:

1. исполнитель;
2. руководитель;
3. секретарь.

1. Срок исполнения поступившего документа исчисляется:

1. с момента поступления документа в организацию;
2. с момента получения документа исполнителем;
3. с даты подписания документа.

1. Срок исполнения документа может продлить:

1. тот, кто его установил;
2. исполнитель документа;
3. секретарь.

1. Укажите, когда документ считается исполненным:

1. когда есть указание руководителя;
2. когда поставлена отметка об исполнении;
3. после регистрации документа.

1. Типовая номенклатура дел носит:

1. рекомендательный характер;
2. обязательный характер;
3. необязательный характер.

1. Номенклатура дел вступает в силу:

1. с нового календарного года;
2. каждый новый квартал;
3. по распоряжению руководителя.

1. Номенклатуру дел можно изменить в течение года, если:

1. произошло изменение структуры предприятия;
2. есть указание руководителя;
3. есть указание вышестоящей организации.

1. Составляет и подписывает итоговую запись в номенклатуре дел:

1. руководитель;
2. составитель;
3. любой сотрудник по указанию руководителя.

1. Сводную номенклатуру дел утверждает:

1. руководитель архива;
2. начальник канцелярии;
3. руководитель учреждения.

1. Укажите, в скольких экземплярах оформляется номенклатура дел:

1. в двух;
2. в трех;
3. в четырех.

1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов номенклатуры дел:

1. гриф утверждения;
2. гриф согласования;
3. отметка о контроле.

1. Формирование дел осуществляется централизованно:

1. в учреждениях I категории;
2. в учреждениях II категории;
3. в учреждениях III категории.

1. Укажите, сколько форм брошюровок документов применяется в делопроизводстве:

1. одна;
2. две;
3. три.

1. При правой брошюровке документы в деле располагаются:

1. в прямой хронологической последовательности;
2. в последовательности, обратной хронологической;
3. в любой последовательности.

1. При подшивке документов с долговременным сроком хранения используют:

1. правую форму брошюровки;
2. левую форму брошюровки;
3. любую форму брошюровки.

1. Обложка дела оформляется:

1. в начале года;
2. по указанию заведующей канцелярией;
3. после подшивки в дело первого исполненного документа.

1. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечными, в ведомственных перечнях:

1. можно только увеличить;
2. можно уменьшить;
3. изменять нельзя.

1. Датами личных являются:

1. даты кадровых приказов о приеме и увольнении сотрудника;
2. даты первого и последнего документов;
3. даты оформления заявлений о приеме и увольнении сотрудника.

1. Если в дело подшиты фотографии, они нумеруются:

1. на лицевой стороне в правом верхнем углу;
2. на оборотной стороне в левом верхнем углу;
3. внизу на лицевой стороне.

1. Листы дела нумеруют:

1. в правом верхнем углу;
2. в правом нижнем углу;
3. посредине нижнего поля листа.

1. Полному оформлению подлежат дела:

1. с временным сроком хранения (до 10 лет);
2. с временным сроком хранения (свыше 10 лет);
3. все дела, которые передаются в архив.

1. В течение делопроизводственного года документы из дел:

1. можно выдавать;
2. нельзя выдавать;
3. можно выдавать по усмотрению секретаря.

1. Выносить заверительную надпись на обложку дела:

1. разрешается;
2. не разрешается;
3. разрешается по усмотрению составителя.

1. Укажите, может ли в деле быть лист под номером 282а:

1. может;
2. не может;
3. по усмотрению делопроизводителя (секретаря).

1. Лист любого формата, сложенный и подшитый за один край:

1. нумеруют как один лист;
2. нумеруют с буквенным обозначением;
3. нумеруют как два листа.

1. Укажите, в какой реквизит обложки дела нельзя вносить изменения:

1. в заголовок дела;
2. в индекс дела;
3. в название организации.

1. Укажите, сколько хранится дело, если в нем подшиты документы со сроком хранения 3 и 5 лет:

1. 3 года;
2. 5 лет;
3. 7 лет.

1. Срок хранения дела исчисляется:

1. с 1 января года, следующего за годом окончания дела;
2. с 1 числа месяца, следующего за месяцем окончания дела;
3. с момента заведения дела.

1. Создание экспертной комиссии регламентируется:

1. изданием приказа руководителя;
2. протоколом заседания;
3. документом не регламентируется.

1. Минимальный состав членов экспертной комиссии:

1. два человека;
2. три человека;
3. четыре человека.

1. Заседание экспертной комиссии оформляется:

1. актом;
2. протоколом;
3. справкой.

1. Уничтожение дел оформляется:

1. приказом по основной деятельности;
2. актом об уничтожении документов;
3. документом не оформляется.

1. Укажите, в каком случае производится полное оформление дел:

1. по усмотрению делопроизводителя (секретаря);
2. по указанию  руководителя учреждения;
3. если дело имеет долговременный срок хранения (больше 10 лет).

1. Датами дела, содержащего распорядительную документацию, являются:

1. даты подшивки первого и последнего документов;
2. даты первого и последнего документов;
3. даты начала и окончания календарного года.

1. Гриф конфиденциальности присваивается документу:

1. исполнителем на стадии подготовки проекта документа;
2. руководителем любого уровня;
3. любым из перечисленным способов.

1. Работа с документами, составляющими коммерческую тайну, регулируется:

1. общей инструкцией по делопроизводству;
2. инструкцией по закрытому делопроизводству;
3. приказом руководителя.

1. Требования, предъявляемые к сотрудникам при работе с документами, содержащими коммерческую тайну:

1. включаются в должностную инструкцию сотрудника;
2. включаются в устав предприятия;
3. включаются в штатное расписание.

1. Основанием для изменения или снятия грифа конфиденциальности является:

1. корректировка перечней конфиденциальных сведений;
2. указание руководителя;
3. все вышеперечисленное.

1. Изменения в перечень документов, составляющих коммерческую тайну, вносятся:

1. устным указанием руководителя;
2. в форме докладной записки на имя руководителя;
3. распоряжением начальника канцелярии.

1. Укажите, какие документы не могут быть отнесены к категории конфиденциальной информации:

1. документы, определенные законодательными и нормативными актами РФ;
2. размер и распределение прибыли;
3. наименование фирм-контргентов.

1. При оформление текста документа с обеих сторон листа левое и правое поля:

1. меняются местами;
2. остаются без изменения;
3. изменяются по усмотрению секретаря.

1. Выберите правильный вариант оформления заголовка и подзаголовка при оформлении текстового материала:

1. ВНЕШНЕТОРГОВЫЙ ДОГОВОР

ВОПРОСЫ ОФОРМЛЕНИЯ;

1. ВНЕШНЕТОРГОВЫЙ ДОГОВОР

Вопросы оформления;

1. Внешнеторговый договор

Вопросы оформления.

1. При оформлении документа на двух листах второй лист документа оформляется:

1. так же, как и первый лист, на бланке организации;
2. на чистом листе бумаги формата А4;
3. по усмотрению секретаря.

1. Выберите правильный вариант оформления текста:

1. СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ – официальный документ, используемый в текущей деятельности учреждения;
2. СЛУЖЕБНЫЙ документ  – официальный документ, используемый в текущей деятельности учреждения;
3. СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ  – официальный документ, используемый в текущей деятельности учреждения.

1. Выберите правильный вариант оформления примечаний:

1)

Примечания: Текст на формате А4 печатают через полтора-два междустрочных интервала;

2)

Примечание: Текст на формате А4 печатают через полтора-два междустрочных  

                        интервала;

3)

Примечание. Текст на формате А4 печатают через полтора-два междустрочных  

                        интервала;

1. Если текст документа оформляют через один междустрочный интервал, то абзацы:

1. отделяют друг от друга двумя интервалами;
2. не отделяют друг от друга;
3. отделяют друг от друга по усмотрению автора.

1. Выберите правильный вариант заверительной надписи в выписке из протокола:

1)

Верно

Секретарь                                                                                               В.И.Степанова

2)

Выписка верна

Секретарь                                                                                               В.И.Степанова

3)

Верно

Секретарь                                                                                               В.И.Степанова

12.09.2010

Ключ к заданиям

А может, не надо?

Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.

Составление и корректировка

Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.

В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.

Формальные признаки

Также в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.

Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:

• наименование организации — разработчика документа;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
• место составления или издания документа;
• гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
• визы согласования документа;
• отметка о заверении копии документа;
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа.

Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.

Бланк приказа

Пример 1. Бланк приказа организации

Картинка с сайта: delo-press.ru

Фрагмент документа

Рисунок В.7 «Образец бланка конкретного вида документа должностного лица» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Картинка с сайта: delo-press.ru

Состав реквизитов приказа

Реквизиты бланка приказа

Пример 2. Расположение эмблемы на угловом бланке приказа

Картинка с сайта: delo-press.ru

Пример 3. Расположение эмблемы на продольном бланке приказа

Картинка с сайта: delo-press.ru

Текст с заголовком

Пример 4. Заголовок к тексту приказа (по общим правилам и согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Картинка с сайта: delo-press.ru

Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов нужно отразить в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).

Пример 6. «Шапка» приказа федерального агентства

Картинка с сайта: delo-press.ru

Пример 7. Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Картинка с сайта: delo-press.ru

Фрагмент документа

Образец приказа из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Картинка с сайта: delo-press.ru

Пример 8. Отметка о приложении на утвержденном нормативном документе

Картинка с сайта: delo-press.ru

Пример 9. Отметка на неутверждаемом приложении

Картинка с сайта: delo-press.ru

Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.

Согласование и подписание

Пример 10. Виза внутреннего согласования на проекте документа (без замечаний)

Картинка с сайта: delo-press.ru

Пример 11. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)

Картинка с сайта: delo-press.ru

Пример 12. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)

Картинка с сайта: delo-press.ru

Если проект приказа должен быть согласован с должностными лицами, которые не являются сотрудниками организации, то это считается внешним согласованием и оформляется грифом согласования. В нем присутствуют те же элементы, что и в визе, только добавлено слово «СОГЛАСОВАНО» (все буквы прописные, без кавычек, в конце двоеточие не ставится):

Пример 13. Гриф внешнего согласования на проекте документа (без замечаний)

Картинка с сайта: delo-press.ru

Пример 14. Лист согласования с грифами внешнего согласования (в образце не были использованы реальные должности и Ф.И.О. чиновников)

Картинка с сайта: delo-press.ru

Пример 15. Замечания к проекту документа (в образце не использовалось реальное Ф.И.О. чиновника)

Картинка с сайта: delo-press.ru

Пример 16. Замечания к проекту документа

Картинка с сайта: delo-press.ru

При несогласии с текстом проекта документа согласующее лицо не может отказаться от его визирования, т.к. это является его обязанностью, закрепленной либо в должностной инструкции, либо в регламенте прохождения документа, либо в инструкции по делопроизводству, но можно объяснить свое несогласие:

Пример 17. Ситуация и пример визы согласования

Допустим, в приказе есть пункт об утверждении состава рабочей группы по проверке документации. При визировании документа начальник юридического отдела высказал свое несогласие на проекте приказа собственной визой, мотивируя это так:

Картинка с сайта: delo-press.ru

Коммерческая организация может воспользоваться правилом, которое применяется при согласовании проектов нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти:

Пример 18. Лист согласования, сформированный в СЭД

Картинка с сайта: delo-press.ru

Фрагмент документа

Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Картинка с сайта: delo-press.ru

Пример 19. Подпись на бумажном документе

Картинка с сайта: delo-press.ru

В Примере 20 показано, как оформить отметку об электронной подписи, если эта подпись является усиленной квалифицированной, поэтому у нее есть сертификат. Если же документ был подписан простой электронной подписью, то визуализировать это придется иначе, например, это можно сделать так, как показано в Примере 21.

Пример 20. Визуализация усиленной квалифицированной электронной подписи на электронном документе (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Картинка с сайта: delo-press.ru

Пример 21. Визуализация простой электронной подписи на электронном документе (не по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Картинка с сайта: delo-press.ru

Возможность проведения данной процедуры согласования подтверждают и Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

Пример 22. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора

Картинка с сайта: delo-press.ru

Пример 23. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора

Картинка с сайта: delo-press.ru

Но бывает и иначе – человек уже работает в организации на какой-то должности (например, финансовым директором), но во время отсутствия генерального директора (по причине болезни или отпуска) назначается временно исполняющим его обязанности (т.е. к его основному функционалу добавили дополнительный, а должность осталась прежней). Тогда подпись, по мнению автора статьи, может быть оформлена так, как показано в Примере 24 (хотя обычно организации используют в этой ситуации вариант из Примера 22).

Пример 24. Оформление подписи лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего работника (в данном примере – генерального директора)

Картинка с сайта: delo-press.ru

Если же подписание распорядительного документа входит в состав основных полномочий должностного лица (делегировано ему), то в реквизите «подпись» указывается только его «обычная» должность по трудовому договору:

Пример 25. Подписание документа лицом, имеющим право подписи в соответствии с распределением обязанностей или по доверенности

Картинка с сайта: delo-press.ru

В п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности подписывающего приказ и расшифровку личной подписи (Ф.И.О.) вносятся от руки (способ не определен, возможно путем зачеркивания¹) или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед первоначально напечатанным наименованием должности лица, если документ подписывает иное должностное лицо.

Пример 26. Внесение изменений в реквизит «подпись» в уже распечатанный документ или на унифицированной форме

Картинка с сайта: delo-press.ru

При подписании документа на бланке должностного лица наименование должности в реквизите «подпись» не указывается, т.к. оно «перемещается» выше в бланк (см. отметки «1» и «2» в Примере 28).

Пример 27. Подпись на документе, оформленном на должностном бланке

Картинка с сайта: delo-press.ru

Отметки

Пример 28. Отметка об ознакомлении

Картинка с сайта: delo-press.ru

Пример 29. Указатель рассылки документа

Картинка с сайта: delo-press.ru

Приказы по основной деятельности в организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранятся постоянно до передачи на хранение в государственный или муниципальный архив. В остальных организациях они хранятся до ликвидации организации. Именно так надо понимать срок «Пост. » в п. «а» ст. 19 Перечня³ с учетом текста в сноске .