Трудоустройство сотрудника в ооо пошаговая инструкция

ИП и ООО — полноправные работодатели, которые вправе нанимать всех без исключения физлиц. Ограничений в законодательстве нет.

Важно соблюдать порядок оформления и приема сотрудника на работу, чтобы избежать штрафов и административной ответственности.

Передайте кадровые задачи на аутсорсинг в Главбух Ассистент, чтобы самому не тратить на это время. Аттестованные специалисты возьмут на себя оформление всех необходимых документов, а также помогут сократить расходы в кризис: отправят сотрудников на вынужденный простой или в неоплачиваемый отпуск, переведут на сокращенную ставку, снизят размер окладов и премий. Посмотрите какие есть в Главбух Ассистент тарифы обслуживания и сразу оставляйте заявку на обратный звонок от менеджера, чтобы узнать подробнее, какие услуги входят в каждый тариф.

Картинка с сайта: gba.business.ru

Как оформить сотрудника в штат

Эксперты аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент подготовили пошаговую инструкцию для работодателей с образцами документов: трудового договора, приказа о приеме на работу и нормативных актов.

Если вы не уверены, что сможете правильно принять сотрудника на работу или отчитаться перед госорганами, обратитесь к специалистам аутсорсинга бухгалтерии и кадров Главбух Ассистент. Эксперты-кадровики оформят сотрудников, а бухгалтеры рассчитают зарплату и отпускные, составят нужные акты и вовремя отчитаются в инспекции и фонды. Оставьте заявку и мы пришлем вам презентацию со всеми услугами и ценами.

1. Запросите у сотрудника документы

При приеме на работу будущий сотрудник предъявляет:

• Паспорт РФ, свидетельство о рождении для лиц младше 14 лет или загранпаспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;
• Бумажную трудовую книжку, если человек устраивается на работу не впервые, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки. Исключение – совместители и сотрудники, которые впервые поступают на работу;
• СНИЛС;
• Документы об образовании;
• Документы воинского учета: военный билет или удостоверение.

Дополнительные документы, которые могут понадобиться:

• Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования, если работа не допускает лиц с судимостью — например, педагогическая деятельность;
• Документы о квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний или подготовки;
• Результаты предварительного медосмотра, если работа связана с вредными или опасными условиями труда.

2. Ознакомьте сотрудника с локальными актами

Это документы, которые регулируют трудовую деятельность у конкретного работодателя. Есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают при проверке.

1) Положение о работе с персональными данными

Устанавливает порядок, по которым организация получает, обрабатывает, передает и хранит персональные данные работников, бывших сотрудников и кандидатов на работу.

2) Правила внутреннего трудового распорядка

Которые регламентируют:

• порядок приема и увольнения сотрудников,
• время труда и отдыха,
• меры поощрения и взыскания,
• сроки выплаты зарплаты.

Этот документ составляют в произвольной форме.

3) Инструкции по охране труда

Разработайте для каждой должности, профессии или вида работы с учетом:

• условий труда, характерных для должности, профессии или вида работ;
• правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;
• правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования;
• ГОСТов и СанПиНов.

За основу возьмите типовую инструкцию по охране труда.

4) Положение об оплате труда

Определяет, какую систему оплаты труда применять в отношении сотрудников. Этот документ составляют в произвольной форме.

Регулярно обновляйте локальные акты, если изменилось законодательство. За устаревшие документы инспекторы ГИТ оштрафуют.

Эксперты аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент напоминают:

Если у вас статус микропредприятия, вы обязаны разрабатывать положение о работе с персональными данными сотрудников и инструкции по охране труда.

Отдельные локальные акты вы вправе не разрабатывать, если все условия и гарантии включаете в трудовые договоры, составленные по типовой форме.

3. Составьте трудовой договор в двух экземплярах

Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель.

Трудовой договор составьте в произвольной форме. Главное — пропишите обязательные сведения и условия: например, о зарплате, должности, режиме рабочего времени.

Микропредприятия вправе использовать типовую форму трудового договора и частично или полностью отказаться от нормативных актов:

• правил трудового распорядка;
• положений об оплате труда;
• положений о премировании;
• графика сменности;
• графика отпусков.

Эксперты аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент проверят вашу кадровую документацию (положения, должностные инструкции и т.д.) на соответствие законодательству и помогут избежать штрафных санкций от ФНС и трудовой инспекции. Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент — от 18 720 рублей. За эти деньги вы получите не только решение кадровых, юридических задач, но и полноценное ведение бухгалтерского учета и налогов. Оставьте заявку, чтобы получить индивидуальное коммерческое предложение.

4. Утвердите приказ о приеме на работу

Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора.

Вы вправе использовать формы приказа № Т-1 или № Т-1а или собственную — при условии что в ней есть все необходимые реквизиты:

• название и дата составления документа;
• название вашей организации и указание вида деятельности;
• размер зарплаты сотрудника и название его должности;
• подписи указанных лиц с расшифровкой.

Ознакомьте с приказом сотрудника под подпись — сделайте это в течение трех дней с момента, когда сотрудник фактически приступил к работе.

5. Внесите запись в трудовую книжку

Если сотрудник впервые устраивается на работу, работодатель должен выдать ему трудовую книжку и внести запись в трудовую. Например:

Картинка с сайта: gba.business.ru

Сотрудники могут перейти на электронные трудовые — у любого работодателя в любое время. Для этого нужно написать заявление с просьбой вести электронную трудовую. Работодатель обязан сделать запись о переходе на электронный формат в трудовой.

Картинка с сайта: gba.business.ru

Если работник трудоустраивается впервые, то ему нужно оформить только электронный вариант.

Личную карточку работодатели не обязаны, но вправе вести. Работодатель может оформить сотруднику личную карточку по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной. С каждой записью в трудовой книжке работодатель знакомит сотрудника под подпись в его личной карточке.

6. Для ИП: встаньте на учет в СФР

Встать на учет в качестве страхователя нужно по взносам на обязательное соцстрахование и на травматизм при заключении гражданско-правового договора с физлицом

Подайте в территориальное отделение ФСС по месту своего жительства заявление о регистрации и копию трудовой книжки или трудового договора первого из принятых сотрудников.

Документы можно передать лично на бумаге в отделение СФР или отправить по почте. При личном визите в фонд будьте готовы предъявить паспорт.

Есть возможность подать документы электронно через Госуслуги, но их нужно заверять электронной подписью. 

Если у вас еще нет ЭЦП, эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент помогут получить сертификат. 

В СФР при заключении трудовых договоров регистрироваться не нужно.

Юрлицам дополнительно ничего делать не нужно: СФР сами регистрируют организацию, как только получают сведения от налоговой.

Ваших сотрудников оформят на работу по всем правилам эксперты аутсорсинга кадрового сопровождения и бухгалтерии Главбух Ассистент. Аттестованные специалисты заменят вам отдел кадров и станут помощниками вашего бухгалтера, возьмут на себя расчет зарплаты с учетом изменений МРОТ и подготовят все необходимые кадровые документы – всего за 27 480 рублей в месяц.

Картинка с сайта: gba.business.ru

7. Сдайте отчет ЕФС-1 (замена СЗВ-ТД) в СФР

При приеме на работу сдавайте ЕФС-1 не позднее одного рабочего дня, который следует за днем издания приказа о приеме на работу.
Заполните подраздел 1.1. подраздела 1 формы ЕФС-1 по каждому сотруднику, которого приняли на работу. Скачайте образец отчета.

Чтобы заполнить отчет, в графе 1 укажите номер по порядку, а в графе 2 – дату приема на работу. В графе 3 укажите сведения о кадровом мероприятии ПРИЕМ. 

В графе 4 укажите код РКС, если сотрудник работает на Крайнем Севере, или код МКС, если сотрудник работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Если сотрудник работает в районах, которые не относятся к Крайнему Северу или приравненным к нему местностям, то эту графу не заполняйте. 

В графе 5 укажите наименование должности и наименование подразделения, если условие о работе в конкретном подразделении включили в трудовой договор. Также в этой графе укажите код вида трудового договора. 

В графе 6 укажите код выполняемой функции по ОКЗ и код режима работы, если сотрудника принимаете на дистанционную работу или на работу на дому, либо на неполный рабочий день или неделю. 

В графе 8 укажите документ, который является основанием для приема сотрудника. А в графах 9–10 – дату и номер такого документа. Дату укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ, а номер приказа или иного документа – без знака «№».

Читайте еще:

Ошибки работодателя, из-за которых не получится взыскать ущерб даже с виновного работника

Инструкция, если принимаете на работу сотрудника с инвалидностью

Как пересмотреть зарплату сотрудника, если в компании изменились бизнес-процессы

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Картинка с сайта: www.insales.ru

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Картинка с сайта: www.insales.ru

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Картинка с сайта: www.insales.ru

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

• размер оплаты труда;
• должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
• кому непосредственно подчиняется работник;
• испытательный срок, если он есть;
• должностные обязанности;
• прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Картинка с сайта: www.insales.ru

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Картинка с сайта: www.insales.ru

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Картинка с сайта: www.insales.ru

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Картинка с сайта: www.insales.ru

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Штрафы за нарушения трудового законодательства просто драконовские. Заполнил не все бумажки, засветил расчетку лишним людям, забыл отчитаться в статистику — мало не покажется. Рассказываем, как правильно оформить трудовые отношения, какие документы составить и сколько хранить, что должны делать кадровики и бухгалтеры. Прочтете — никакие штрафы не страшны.

Оглавление:

1. Какой договор заключить: трудовой или ГПХ

2. Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника на работу

3. Документы, которые предоставит сотрудник для приема на работу

4. Что оформит кадровик при приеме сотрудника на работу

5. Что делает бухгалтер по зарплате

6. Зарплатная отчетность

7. Состав личного дела сотрудника

8. Подведем итоги

Почти каждый предприниматель сталкивается с необходимостью нанимать сотрудников, чтобы выйти на новый уровень доходов. Обеспечивая рост для своего бизнеса, придется столкнуться с новыми обязанностями, с новыми расходами. В статье мы расскажем, как оформить трудовое соглашение, какие есть особенности и как выглядит сам процесс в общих чертах, чтобы у вас появился план к действию.

Обратите внимание: вся информация в статье актуальна на 26 сентября 2022 год и будет обновляться по необходимости.

Какой договор заключить: трудовой или ГПХ

Первое, что предстоит выбрать работодателю, — какой договор заключить с новым сотрудником: трудовой договор или договор ГПХ? Ответ на этот вопрос зависит от продолжительности и задач сотрудничества. 

Трудовой договор подходит для случаев, когда сотрудник надолго выходит в штат, соблюдает внутренний распорядок компании, выполняет ежемесячно однотипную и конкретную работу. 

Договор ГПХ подойдет для разовых задач и услуг — в этом случае прописывается конкретный результат, а также сроки и размер вознаграждения.

Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника на работу 

Обычно оформление сотрудника на работу производится в таком порядке:

1. Сотрудник предоставляет в отдел кадров пакет документов.

2. Отдел кадров готовит документы на приём и подписывает с сотрудником и руководителем.

3. Отдел кадров формирует личное дело.

4. Бухгалтер по зарплате оформляет начисления, выплаты и справки.

Однако, оформление у ИП имеет свои нюансы.

ИП, который решает нанять первого сотрудника, вместе с оформлением внутренних документов должен зарегистрироваться в ФСС в качестве работодателя. Подать соответствующее заявление можно в любое территориальное отделение ФСС в течение 30 календарных дней с момента подписания трудового или гражданско-правового договора (по ГПХ — только если в нем есть условие об уплате взносов от несчастных случаев, с 2023 года — во всех случаях). 

В случае просрочки постановки на учет ФСС выпишет ИП штраф: 5000 ₽, если просрочка менее 90 дней, и 10 000 ₽ — если просрочка превысит 90 дней — такие меры воздействия прописаны в Законе 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…», статья 6. Дополнительно ИП может быть начислен административный штраф от 500 до 1000 ₽ (от 250 до 500 ₽ «со скидкой») за нарушение сроков регистрации во внебюджетных фондах (ст. 15.32 КоАП РФ).

Документы, которые предоставит сотрудник для приема на работу

Будущий сотрудник предоставляет в отдел кадров оригиналы документов, подтверждающих личность и квалификацию. Список немалый:

• Паспорт.

• СНИЛС — Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (зеленая карточка). Можно вместо неё распечатать дубликат — он есть на Госуслугах.

• ИНН — свидетельство о присвоении ИНН или номер ИНН.

• Трудовая книжка (если это не первая работа сотрудника, и если книжка не электронная).

• Документы об образовании (дипломы, удостоверения о подтверждении квалификации).

• Для военнообязанных — документы воинского учета: военный билет, справка взамен военного билета, приписное свидетельство.

• Если есть дети — свидетельства о рождении детей.

• Если положены льготы или вычеты по налогу с доходов физлиц — подтверждающие документы.

• Справки 2-НДФЛ за текущий год.

• Справка по форме 182н о сумме заработка за 2 года, предшествующих текущему + текущий год до момента трудоустройства.

Помимо документов будущий работник составит от руки или заполнит выданные бланки:

• Личную карточку по форме Т2.

• Заявление о приеме на работу.

• Заявление о предоставлении стандартных вычетов на детей (если вычеты будут предоставляться).

• Заявление о перечислении зарплаты на карточку (в случае безналичного перечисления зарплаты).

• Согласие на обработку персональных данных.

Что оформит кадровик при приеме сотрудника на работу

Сотрудник отдела кадров делает копии всех документов для хранения в личном деле, а справки — забирает оригиналы. И формирует пакет бумаг для приема на работу.

1. Приказ о приеме на работу и предоставлении вычетов (если работник написал заявления и дал подтверждающие документы) — 1 экземпляр.

2. Приказ о перечислении заработной платы на карточку (если есть заявление) — 1 экземпляр.

3. Трудовой договор — 2 экземпляра.

4. Опционально: Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (NDA —  non-disclosure agreement) — 2 экземпляра.

Эти документы подписывает сначала потенциальный работник, а затем руководитель компании. После визирования кадровик передает уже принятому работнику следующие бумаги:

1. Копию приказа о приеме на работу.

2. Копии других приказов, если есть.

3. Второй экземпляр трудового договора.

4. Второй экземпляр NDA (non-disclosure agreement, соглашение о неразглашении) — если оно оформлялось.

ВажноВсе перечисленные документы, а также унифицированная форма Т2 — личная карточка работника — формируют личное дело сотрудника.

Но и это еще не всё. Кадровик обязан ознакомить специалиста под роспись с документами по организации труда, а именно:

1. Правилами трудового распорядка.

2. Должностной инструкцией.

3. Правилами обработки персональных данных.

4. Положением о коммерческой тайне.

5. Положением об оплате труда, о премировании.

6. Коллективным договором (если есть).

7. Положением об аттестации работников (если в компании принята аттестация или грейды).

8. Условиями труда и классом опасности (для этого все делали СОУТ — специальную оценку условий труда).

9. Техникой безопасности на рабочем месте.

10. Другими документами, регламентирующими организацию и безопасность труда.

Что делает бухгалтер по зарплате

Расчет зарплаты — одна из самых сложный областей бухгалтерии, потому что по каждой ситуации, будь то отпуск, больничный, командировка или увольнение, существуют свои правила расчета по сложной формуле. Ошибки в расчетах могут привести к наказанию по налоговому или трудовому законодательству, а в серьезных случаях возможны даже уголовные санкции.

Обязанности бухгалтера по зарплате:

• ежемесячно начислять зарплату всей организации;

• рассчитывать выплаты в особых ситуациях — больничный, отпуск, командировки, увольнение и пр.;

• выплачивать отпускные и командировочные в установленные сроки;

• выплачивать зарплату не менее 2 раз в месяц.

При выплате зарплаты работник получит деньги на банковскую карточку, но этого недостаточно. В обязанность работодателя входит также уведомить сотрудника о начислениях и удержаниях. Для этого предусмотрен документ «расчетный лист». На практике работодатель должен выдавать расчетные листки работникам под роспись или информировать другим способом, зафиксированным в локальном нормативном акте — например, на личный e-mail (ст. 136 ТК РФ).

Если работодатель не выдавал расчетные листы, их форма не была утверждена или не соответствует трудовому законодательству, его оштрафуют (ст. 5.27 КоАП РФ). Наказание для должностных лиц или ИП составит 1000–5000 ₽, организаций — 30 000–50 000 ₽. Штрафы за повторное нарушение возрастут и составят 10 000–20 000 ₽ для руководителя и 50 000–70 000 ₽ для юридических лиц. Для субъектов МСП действует 50% «льгота» (ст. 4.1.2 КоАП РФ).

В Профдело бухгалтеры работают в программах 1С, что позволяет нашим клиентам подключить дополнение «1С:Кабинет сотрудника» и информировать работников о размере зарплаты электронно. Дополнение платное, его цена на момент написания статьи на год при количестве сотрудников до 10 составит 3360 ₽ в год. На 100 сотрудников — ровно в 10 раз дороже. 

Зарплатная отчетность

Кроме начисления зарплаты и совершения всех вышеперечисленных действий, нужно еще отчитаться перед государством. Состав отчетности большой: ежемесячные — СЗВ-М, П-4 — если предприятие попало в выборку, и, при необходимости, СЗВ-ТД (прием сотрудника, увольнение, перевод, повышение квалификации);

• ежеквартальные — отчеты 6-НДФЛ, РСВ, расчет 4-ФСС, П-4 (НЗ);

• ежегодные — СЗВ-СТАЖ.

Подаются они в разные ведомства: ПФР, ФСС, ФНС и Росстат.

Просрочка отчетов, ошибки в них, наказуемы: заинтересованные ведомства налагают штрафы, а ФНС может даже заблокировать счет. Размеры штрафов на организацию мы свели в таблицу. Есть также штрафы на руководителя или лицо, ответственное за сдачу отчета.

С 2022 года Фонд социального страхования требует не только отчет 4-ФСС. Ему нужны документы для назначения пособий. За отсутствие или ошибки в этих сведениях штрафуют на 200 ₽ за каждый документ. За недостоверные сведения и документы — на 20% излишне выплаченной суммы, но не меньше 1000 и не больше 5000 ₽. Нарушение сроков подачи будет стоить 5000 ₽.

Состав личного дела сотрудника

Личное дело — это физическая папка, в которой хранятся все бумажные документы сотрудника. Если часть документов электронные — то мы говорим, что личное дело состоит из 2 частей — бумажной и электронной. При увольнении сотрудника дело закрывается, но компания должна хранить закрытое дело довольно долго.

Работодатели обязаны формировать личные дела и хранить их 50 лет с момента увольнения сотрудника, а по делам госслужащих и делам, которые были закрыты до 2003 года — 75 лет, ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле».

Любой кадровый документ по сотруднику (оригинал или копию) подшивают в папку и заносят в опись, соблюдая хронологию.

Стандартный порядок оформления личных дел основан на трех правилах:

• На каждого сотрудника необходимо завести отдельный файл или папку.

• В личное дело документы нужно подшивать в хронологическом порядке. То есть по мере их поступления от документов о приеме на работу (трудовой договор с заявлением и приказом на работу) до копии приказа об увольнении.

• Все листы дела должны быть пронумерованы.

В один том можно подшивать до 250 листов, толщина тома не может превышать 4 см. Если больше — открывают следующий том.

Во внутренней описи фиксируют все подшитые документы. Дела регистрируются в журнале учета личных дел работников и нумеруются. При этом форму журнала компания имеет право выбрать по своему усмотрению.

Подведем итоги

После приема сотрудника на работу необходимо:

1. Проверить наличие личного заявления и приказа руководителя с визами и отметками об ознакомлении.

2. Сверить по списку комплектность личного дела сотрудника.

3. Включить запись о приеме на работу в форму СЗВ-ТД и подать ее в установленные сроки.

4. Передать данные сотрудника, включая условия оплаты, в бухгалтерию.

Прием работника на работу, ведение кадрового учета, расчет и выплата зарплаты, хранение документов, отчетность — задачи сложные, с массой подводных камней. Заниматься ими должны профессионалы, которые хорошо представляют и процессы, и сроки, и возможные риски, и последствия для бизнеса.

Аутсорсинг — прекрасный способ пользоваться услугами профессионалов по справедливой цене, не заморачиваясь вопросами их трудоустройства. Специалисты Профдело регулярно повышают квалификацию, следят за всеми изменениями в нормативных актах, помогают предпринимателям организовать своевременные выплаты для своих сотрудников и избежать проблем с госорганами.

Узнайте, как правильно оформить приём сотрудника на работу: какие необходимы документы и каков порядок действий, какие учесть нюансы законодательства.

Приём на работу – процедура, которая должна оформляться в строгом соответствии с трудовым законодательством. Чтобы избежать проблем и исключить потенциальные риски, важно грамотно оформить сотрудника на работу, истребовать и составить необходимые документы. Теперь подробности.

Этапы оформления приёма на работу

Оформление приёма на работу сотрудника как процесс можно условно поделить на несколько этапов. Разберём пошагово, что требуется от работодателя и от сотрудника, а главное – какие документы нужно оформить при приёме на работу.

Предварительный этап

Оформлению сотрудника на работу предшествует не только процесс его поиска, хотя это тоже важный этап. Основная работа начинается, когда подходящий кандидат найден и его устраивают условия, которые предлагает работодатель. Многие забывают, что ещё до подписания трудового договора следует:

• получить от будущего работника необходимые документы;
• при необходимости направить его на обязательный медосмотр;
• ознакомить его со всеми документами, которые непосредственно связаны с будущей трудовой деятельностью: правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), хранения и использования персональных данных и т.п.

Почему нельзя «принять на работу по договору ГПХ»

По договору ГПХ вы «покупаете» не рабочее время человека, а результаты его труда. Не надо заключать договор оказания услуг, если на самом деле вам нужен человек, находящийся всегда под рукой, которого вы сможете контролировать и которому будете давать указания по любому поводу. Договор ГПХ кажется более выгодным: не надо платить зарплату не менее МРОТ, да ещё и дважды в месяц, налоги и т.д.

Это удобно, но незаконно. ТК запрещает приём на работу по договору гражданско-правового характера – подряда, оказания услуг и т.п. (ч. 2 ст. 15 ТК). За нарушение последует крупный штраф, а отношения могут быть переквалифицированы в трудовые задним числом, с того дня, когда «исполнитель» приступил к работе (ст. 19.1 ТК). А это значит, что ИФНС доначислит все «зарплатные» налоги, взносы, и это не считая штрафов и пеней.

Репутационный вред пребывания в этом списке велик, к тому же это государственный общедоступный реестр, а добросовестные налогоплательщики при выборе контрагента должны учитывать данные о нарушениях, содержащиеся в таких ресурсах. Делайте выводы.

Шаг 1. Получение документов от сотрудника

Для оформления трудового договора нужны сведения о новом сотруднике. Если вы общаетесь лично, то соискатель может представить оригиналы, если удалённо – то копии (скан-образы).

По общему правилу для приёма на работу требуются (ст. 65 ТК):

• паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);
• трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР;
• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта: карточка ПФР, СНИЛС (до 01.04.2019) либо уведомление о регистрации в данной системе;
• для призывников, военнообязанных обоего пола – документы воинского учёта;
• справка о наличии (отсутствии) судимости;
• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний;
• в некоторых случаях – справка о том, что человек не является подвергнутым административному наказанию за употребление наркотиков, психотропов.

При приёме на работу отдельных категорий могут потребоваться дополнительные документы, если это предусмотрено ТК, другими федеральными законами, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ.

Так, для оформления иностранного гражданина может понадобиться патент, без него оформление сотрудника на работу может повлечь за собой серьёзные штрафы по ст. 18.15 КоАП.

Если трудовая функция человека будет связана с несовершеннолетними (воспитание, организация отдыха и т.п.), необходимы сведения об отсутствии судимости.

Для ряда работ (пищевая промышленность, коммунально-бытовое обслуживание, сельское хозяйство, торговля, общепит и т.п.) требуется оформление личной медкнижки (форма и порядок ведения утверждены приказом Минздрава от 18.02.2022 № 90н).

Шаг 2. Ознакомление с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, нужно ознакомить его под собственноручную подпись до заключения трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК).

Примерный перечень ЛНА для ознакомления:

• ПВТР (ч. 3 ст. 68 ТК);
• правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК), если такой раздел не включён в ПВТР;
• правила и инструкции по охране труда (ст. 214 ТК);
• должностная инструкция при её наличии. Если в трудовом договоре не прописаны трудовые обязанности, то следует изготовить инструкцию отдельным документом и приложить к трудовому договору;
• коллективный договор;
• положение о премировании и т.п.

Шаг 3. Заключение трудового договора

Приём на работу оформляется трудовым договором (ст. 68 ТК), который должен быть заключён в письменной форме в течение трёх дней (ст. 67 ТК):

• с того момента, как работник уже фактически приступил к работе с разрешения ИП, директора или уполномоченного лица;
• с даты признания отношений трудовыми (если другой срок не предписал суд).

Трудовой договор заключается в двух экземплярах и подписывается как работником, так и работодателем (чч. 1, 3 ст. 67 ТК). Если вы принимаете на работу дистанционного сотрудника, то возможно «электронное» взаимодействие. Как правило, работник присылает необходимые документы, работодатель направляет трудовой договор, работник подписывает его, сканирует (если у него нет собственной электронной подписи) и отправляет обратно. Причём, как уже было сказано, работодатель вправе потребовать прислать нотариально удостоверенные копии необходимых для приёма на работу документов, а человек – бумажный трудовой договор (ст. 312.2 ТК).

Если желаете нанять сотрудника на работу с испытательным сроком, то имейте в виду, что для обычного работника (не руководителя, например) он не может быть более трёх месяцев (ст. 70 ТК). Меньше – может: в любой момент есть возможность заключить допсоглашение, которым и сократите испытательный срок.

Если три месяца истекли, а вы увольняете работника как не прошедшего испытание, то он может пойти в суд и восстановиться на работе, а вы получите ещё и штрафы по ст. 5.27 ТК.

Скажем несколько слов о срочных и бессрочных трудовых договорах.

Для заключения срочного договора (как правило, не более чем на пять лет) необходимы законные основания, которые перечислены в ст. 57, 58, 59 ТК. Например, при приёме на работу пенсионера, сотрудника на время отсутствия основного работника, для сезонных и временных работ. Если не указать в срочном договоре причину его заключения, то можно получить штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП (до 100 тыс. руб.).

Если в трудовом договоре срок не указан, то договор считается бессрочным (ст. 58 ТК).

Расшифруем ключевые условия трудового договора (см. табл.).

Таблица. Необходимые условия трудового договора

Чтобы дополнить или изменить условия трудового договора, заключают дополнительное соглашение. Если изменений будет очень много, то лучше заключить дополнительное соглашение о новой редакции договора (ст. 72 ТК).

Шаг 4. Издание приказа о приёме на работу

Это шаг необязательный. Если решите издать приказ (распоряжение) о приёме на работу, то следите за тем, чтобы его содержание соответствовало условиям трудового договора (ст. 68 ТК).

Срок издания такого приказа не установлен, так же как и обязательная форма. Можно использовать унифицированную форму № Т-1 или разработать свою. Главное, чтобы были все необходимые реквизиты первичного документа. Сотрудника нужно ознакомить с приказом, в подтверждение чего он должен проставить подпись.

Шаг 5. Внести запись в трудовую книжку, заполнить сведения о трудовой деятельности

В трудовую книжку запись о приёме на работу вносится в течение пяти рабочих дней после заключения договора на основании приказа, а если приказ не издавали, то на основании трудового договора (п. 9 порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Что делать, если работник имеет стаж, но не принёс ни бумажную трудовую книжку, ни СТД-Р? Приём на работу возможен, но учесть предыдущий стаж нельзя.

Оптимальный вариант – это отправить его за СТД-Р к бывшему работодателю. Или же разъяснить, что можно оформить СТД-СФР через Госуслуги, МФЦ или Соцфонд.

Если сотрудник до поступления к вам на работу не имел официального места работы, то теперь нет необходимости оформлять ему бумажную трудовую книжку, и просить его подать заявление на получение электронной тоже не нужно. Электронная трудовая книжка будет сформирована автоматически, когда вы подадите подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме на работу.

Шаг 6. Сообщение в СФР о новом сотруднике

Не позднее следующего рабочего дня после оформления трудового договора работодатель направляет в Соцфонд титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Особенности оформления некоторых категорий работников

Несколько слов о том, на что обратить внимание при оформлении той или иной группы трудящихся.

Нюансы трудового договора с совместителем

Оформляя на работу совместителя, обязательно сделайте в трудовом договоре указание на такой характер работы, это требование закона (ч. 4 ст. 282 ТК).

Поскольку у совместителя, как правило, режим работы и отдыха отличается от установленного для остальных, то его прописывают подробнее. Помните об ограничениях длительности работы: в день (смену) – не более четырёх часов, в месяц (иной учётный период) – не более половины нормы за этот период (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ст. 284 ТК).

Оформление на работу несовершеннолетних

По общему правилу заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими 16 лет (ст. 63 ТК), но возможен приём на работу лиц моложе 16 лет для выполнения лёгкого труда, не причиняющего вреда их здоровью, при соблюдении ряда условий.

Какие документы нужны несовершеннолетним работникам – зависит от их возраста (см. табл.). Здесь мы не имеем в виду тех, кто стал полностью дееспособным, вступив в брак, пройдя процедуру эмансипации, ведь это уже определённо взрослые граждане.

Таблица. Какие документы получить при приёме на работу несовершеннолетнего

Нюансы трудового договора с иностранными гражданами

Их достаточно много, мы осветим основные. Например, россиянина можно принять на работу до совершеннолетия, но иностранца – только с 18 лет. Иностранцам, временно пребывающим в России, требуются дополнительные документы (разрешение на работу, патент – зависит от гражданства человека).

Трудовой договор законно заключать на русском языке (ст. 68 Конституции), и он должен содержать все условия, установленные в ст. 57 ТК, а также дополнительные (по общему правилу; иное может быть установлено законом, международными актами РФ).

1. Для временно пребывающих в России: реквизиты разрешения на работу или патента. С этим связана такая особенность: чтобы получить разрешение на работу, надо заключить трудовой договор, но работать по нему нельзя. Так что трудовой договор не может вступить в силу ранее получения разрешения на работу (ч. 2 ст. 327.3 ТК). Принимаете на работу высококвалифицированного специалиста – не забудьте включить в договор сведения о том, как вы собираетесь обеспечить ему медицинскую помощь на протяжении всего срока действия трудового договора. Указать надо реквизиты договора или полиса или же реквизиты договора, заключённого работодателем с медицинской организацией. В любом случае объём помощи должен быть таким, чтобы обеспечивать:

   • первичную медико-санитарную помощь;
   • неотложную специализированную медицинскую помощь (ст. 327.2 ТК).
2. Для временно проживающих в России: обязательно реквизиты разрешения на временное проживание (или же разрешения на временное проживание для получения образования) (РВП).
3. Для постоянно проживающих в России: реквизиты вида на жительство.

Если у иностранца есть вид на жительство или РВП, то не нужны ни патент, ни разрешение на работу. Но с РВП можно работать только в субъекте РФ, где разрешено временное проживание (ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Гражданам ЕАЭС, т.е. Белоруссии, Казахстана, Армении, Киргизии, а также любым иностранным IT-специалистам не требуются ни патент, ни разрешение на работу (ст. 97 Договора о ЕАЭС, ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Какие документы нужны остальным – см. в таблице

Таблица. Какие документы нужны иностранцам

Приём на работу иностранца возможен как срочно (если есть основания, предусмотренные ТК, см. выше), так и бессрочно. Можно ли продлевать срочный трудовой договор – до конца неясно. Единодушия нет даже среди чиновников. Некоторые из них полагают, что можно (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6), другие – что нет (письмо Минтруда от 27.04.2021 № 14-2/ООГ-3772).

Мы считаем, что безопаснее просто заключать новый срочный трудовой договор (если сохраняются основания для него).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)