Срок хранения должностной инструкции в архиве

О сроке хранения должностных инструкций

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.

Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.

Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.

Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.

Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.

В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443.

Картинка с сайта: www.profiz.ru

И если сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми, то в соответствии с уже недействующим Перечнем 2010[2] они имели постоянный срок хранения, а значит, их следовало включать в опись дел постоянного хранения.

Картинка с сайта: www.profiz.ru

Как формировать должностные инструкции в дела?

Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:

1. Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
2. Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
3. Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
4. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).

С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНАЯ КОМИССИЯ ПРИ РОСАРХИВЕ

РЕШЕНИЕ
от 27 октября 2003 года

ОБ ИЗМЕНЕНИИ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ (ПОЛОЖЕНИЙ, ИНСТРУКЦИЙ О ПРАВАХ И ОБЯЗАННОСТЯХ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ)

Рассмотрев предложение ЭПК Управления архивами Правительства Свердловской обл. об изменении сроков хранения должностных инструкций (положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц) и заключения экспертов по этому вопросу, ЦЭПК при Росархиве решила:

Внести изменения в ст. 35 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000), изложив ее в следующей редакции:

Председатель ЦЭПК
при Росархиве
В.А.ЕРЕМЧЕНКО

Секретарь ПК
при Росархиве
Т.Г.ДЕРЕВЦОВА

Сроки хранения должностных инструкций

Должностная инструкция является одним из важнейших документов, регулирующих трудовую функцию работника в организации. Она определяет круг его функциональных обязанностей, устанавливает права работника, квалификационные требования и формирует порядок подчиненности в фирме. В связи с этим важно решить вопрос, где и в течение какого срока по закону в организации должны храниться должностные инструкции и их копии.

Картинка с сайта: ppt.ru

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Должностные инструкции хранятся по правилам, определённым законами и приказами.
2. Место хранения выбирает сама организация.
3. Есть типовые инструкции и инструкции личного характера с разными сроками хранения.
4. После окончания срока, документы архивируют или уничтожают.
5. Длительное хранение инструкций может помочь в судебных спорах или при установлении трудового стажа.

НПА, регламентирующие срок хранения должностных инструкций

Следующие нормативно-правовые акты регламентируют срок, в течение которого хранятся должностные инструкции (ДИ) сотрудников в фирме:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 8).
2. Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004.
3. Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019.
4. Ведомственные нормативные акты, регулирующие место и срок, в течение которого хранятся ДИ в организациях, относящихся к определенной сфере (например, Приказ МВД № 50 от 01.02.2018).
5. Локальные нормативные акты фирмы.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Место хранения действующей должностной инструкции законом не определено. Конкретное место, где хранится ДИ, определяется локальными нормативными актами организации (например, положение о должностных инструкциях). В период действия ДИ находится в месте ее применения. В большинстве случаев ее хранят в кадровом подразделении — в сейфе или несгораемом шкафу. Если ДИ имеет персональный характер, то ее хранят в личном деле сотрудника.

Следует отличать подлинник ДИ, на котором стоит подпись сотрудника о его ознакомлении с документом, и копии, которых допускается изготовить несколько.

Копии должностной инструкции хранятся в подразделении, где работает сотрудник. Они необходимы непосредственному руководителю для использования в работе. Например, для уточнения круга обязанностей подчиненного сотрудника и его прав. Копию документа допускается передавать работнику. Копии ДИ в таком случае должны храниться на рабочем месте сотрудника.

После окончания срока действия ДИ, разработки новой или увольнения сотрудника, если документ носил персональный характер, она передаётся на хранение в архив.

Может пригодиться:

• как подготовить документы к архивному хранению;
• как вести архивное делопроизводство.

Сколько хранятся должностные инструкции работников

В соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 работодатели обязаны хранить архивную документацию по личному составу. Данная обязанность распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей.

Срок, в течение которого фирма обязана хранить ДИ в архиве, зависит от ее вида. Росархивом установлены следующие сроки:

1. Для типовых ДИ — три года с момента их замены новыми.
2. Для индивидуальных ДИ, которые закончены делопроизводством до 01.01.2003, — 75 лет.
3. Для индивидуальных ДИ, которые закончены делопроизводством после 01.01.2003, — 50 лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания должностных инструкций делопроизводством. После истечения сроков хранения они уничтожаются.

Подробнее: как уничтожить документы с истекшими сроками хранения

Картинка с сайта: ppt.ru

Выписка из приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 о сроках хранения должностной инструкции

Многих работодателей интересует, зачем хранить так долго ДИ, если работник уволен. Такой длительный период, в течение которого фирма обеспечивает сохранность кадровой документации, вполне оправдан. Нередко конкретно ДИ спустя многие годы помогают работникам отстоять свои права.

В моей практике был случай, когда в споре с Пенсионным фондом суд признал особый характер работы сотрудницы, исходя из содержания должностной инструкции. И здесь потребуется оригинал, хранящийся в архиве организации. Копия, которая находится у работника, в качестве доказательства суд не примет. Именно благодаря этому документу удалось добиться для клиентки назначения страховой пенсии по старости досрочно, хотя с момента увольнения из организации прошло более 25 лет.

На заметку: как подтвердить трудовой стаж

Часто задаваемые вопросы по срокам и о месте хранения должностной инструкции сотрудника

• Где должны храниться ДИ в организации?

  В месте, которое определяется локальными нормативными актами фирмы.

• Может ли ДИ храниться у работника?

  Нет, работнику допускается передавать только копию документа.

• В течение какого срока хранятся ДИ?

  Период хранения определяется законом и зависит от вида документа. Типовые надлежит хранить три года, индивидуальные — 50 либо 75 лет.

• Зачем фирме хранить ДИ в течение такого долгого периода?

  Они помогут разрешить возникший трудовой спор между организацией и сотрудником, подтвердить работнику стаж при назначении пенсии.

Алешина Ольга
Адвокат

Закончила Владимирский государственный университет в 2005 году. С 2011 года по настоящее время являюсь адвокатом.

Все статьи автора

Вам может быть интересно: