Сколько действует должностная инструкция в организации

Здравствуйте, Лина.

Как Вы сами верно указали, должностная инструкция не является обязательным документом. Главное, чтобы в трудовом договоре была четко определена трудовая функция работника согласно ст. 57 ТК РФ. и трудовые обязанности, которые возложены на работника трудовым договором (ст. 21 ТК РФ). Должностная инструкция является локальным нормативным актом работодателя, а потому он разрабатывает ее по своему усмотрению. Логично, что если должность сокращается, то и должностная инструкция по должности прекращает свое действие. В остальном, на мой взгляд необходимо руководствоваться утвержденным Профстандартами http://www.consultant.ru/docum… (я думаю, Вы с ними знакомы). В определенных случаях соблюдение Профстандарта является обязательным для работодателя! Так, в ст. 57 ТК РФ указано:

Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов;

Вносить изменения в требования к квалификации и трудовые обязанности, указанные в должностной инструкции уже принятого работника, не следует, поскольку может повлечь изменения в трудовую функцию. И соответственно, требования к квалификации работника менять бессмысленно, поскольку работник уже принят на должность. Остальные положения (наименование должности и т.д.) можно изменить. Все зависит от того, какие изменения Вы хотите внести.

 А вот до приема нового работника вполне можно отредактировать должностную инструкцию и в части обязанностей, и требований к квалификации.

Если у Вас имеются какие-либо уточнения по вопросу — с удовольствием отвечу на них.

С уважением к Вам, юрист Ирина Ростовцева.

Трудовой кодекс РФ не содержит упоминания о должностной инструкции. Порядок составления и срок действия должностной инструкции ТК РФ, иными нормативными правовыми актами не урегулирован. Работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Указанная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а может утверждаться как самостоятельный документ (смотрите также письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Как правило, должностная инструкция содержит конкретный перечень обязанностей по должности, т.е. трудовую функцию работника. Трудовая функция является одним из условий, обязательных для включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Изменение трудовой функции работника допускается только по соглашению сторон трудового договора (ст. 72, ст. 74 ТК РФ).

Источник: ИА «ГАРАНТ».

Ответ

Действующими нормативными документами не установлены сроки, в которые необходимо обновлять действующие в организации должностные инструкции. При этом, работодатель вправе в любое время внести изменения в должностную инструкцию, если это не повлечет изменение условий трудового договора.

Работодатель вправе изменить условия трудового договора  в случае, когда прежние условия труда не могут быть сохранены вследствие изменения организационных или технологических условий труда. Однако изменить трудовую функцию нельзя даже в этом случае.

В остальных случаях постоянное изменение условий трудового договора возможно только по соглашению сторон, выраженному в письменной форме.

Образовательной организации необходимо внести изменения в должностную инструкцию работника в вышеуказанном порядке, если в связи с вводом профессиональных стандартов, какие- либо  положения, предусмотренные его должностной инструкцией  изменились.

Правовое обоснование

Согласно статье 72 Трудового кодекса РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

 Статья 74 ТК РФ определяет, что в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.

О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено Кодексом.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 Кодекса.

В случае когда причины, указанные в части первой статьи 74, могут повлечь за собой массовое увольнение работников, работодатель в целях сохранения рабочих мест имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и в порядке, установленном статьей 372 Кодекса для принятия локальных нормативных актов, вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев.

Если работник отказывается от продолжения работы в режиме неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, то трудовой договор расторгается в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 81 Кодекса (сокращение численности или штата работников). При этом работнику предоставляются соответствующие гарантии и компенсации.

Отмена режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели ранее срока, на который они были установлены, производится работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Изменения определенных сторонами условий трудового договора, вводимые в соответствии со статьей 74, не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным коллективным договором, соглашениями.

В соответствии с абз. 7 ч. 3 ст. 178 ТК РФ выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка выплачивается работнику при расторжении трудового договора в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (пункт 7 части первой статьи 77 ТК РФ).

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.

Нет КонсультантПлюс? Закажите пробный доступ и читайте документ.

Вы также сможете попробовать все возможности системы!

Сроки действия должностных инструкций нормативно не установлены и могут определяться работодателем самостоятельно.

Должностные инструкции работников (индивидуальные) хранятся в организации 50/75 лет, а типовые — 3 года после их замены новыми.

Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, является важным документом, содержанием которого являются не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Нормами трудового законодательства не определены предельные сроки действия должностных инструкций. Вместе с тем они могут быть установлены работодателем самостоятельно в соответствующей инструкции или ином ЛНА (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Юридические лица независимо от формы собственности, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ)).

Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 01.01.2003 — 50 лет. Данные сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. По истечении указанных сроков документы подлежат уничтожению (ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ; п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Однако указанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых специальными перечнями архивных документов установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

Индивидуальные должностные инструкции (регламенты) работников хранятся в организации 50/75 лет, а типовые — 3 года после их замены новыми (ст. ст. 442, 443 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Вопрос: Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций? (Консультация эксперта, 2022) {КонсультантПлюс}

Сроки хранения должностных инструкций

Должностная инструкция является одним из важнейших документов, регулирующих трудовую функцию работника в организации. Она определяет круг его функциональных обязанностей, устанавливает права работника, квалификационные требования и формирует порядок подчиненности в фирме. В связи с этим важно решить вопрос, где и в течение какого срока по закону в организации должны храниться должностные инструкции и их копии.

Картинка с сайта: ppt.ru

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Должностные инструкции хранятся по правилам, определённым законами и приказами.
2. Место хранения выбирает сама организация.
3. Есть типовые инструкции и инструкции личного характера с разными сроками хранения.
4. После окончания срока, документы архивируют или уничтожают.
5. Длительное хранение инструкций может помочь в судебных спорах или при установлении трудового стажа.

НПА, регламентирующие срок хранения должностных инструкций

Следующие нормативно-правовые акты регламентируют срок, в течение которого хранятся должностные инструкции (ДИ) сотрудников в фирме:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 8).
2. Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004.
3. Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019.
4. Ведомственные нормативные акты, регулирующие место и срок, в течение которого хранятся ДИ в организациях, относящихся к определенной сфере (например, Приказ МВД № 50 от 01.02.2018).
5. Локальные нормативные акты фирмы.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Место хранения действующей должностной инструкции законом не определено. Конкретное место, где хранится ДИ, определяется локальными нормативными актами организации (например, положение о должностных инструкциях). В период действия ДИ находится в месте ее применения. В большинстве случаев ее хранят в кадровом подразделении — в сейфе или несгораемом шкафу. Если ДИ имеет персональный характер, то ее хранят в личном деле сотрудника.

Следует отличать подлинник ДИ, на котором стоит подпись сотрудника о его ознакомлении с документом, и копии, которых допускается изготовить несколько.

Копии должностной инструкции хранятся в подразделении, где работает сотрудник. Они необходимы непосредственному руководителю для использования в работе. Например, для уточнения круга обязанностей подчиненного сотрудника и его прав. Копию документа допускается передавать работнику. Копии ДИ в таком случае должны храниться на рабочем месте сотрудника.

После окончания срока действия ДИ, разработки новой или увольнения сотрудника, если документ носил персональный характер, она передаётся на хранение в архив.

Может пригодиться:

• как подготовить документы к архивному хранению;
• как вести архивное делопроизводство.

Сколько хранятся должностные инструкции работников

В соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 работодатели обязаны хранить архивную документацию по личному составу. Данная обязанность распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей.

Срок, в течение которого фирма обязана хранить ДИ в архиве, зависит от ее вида. Росархивом установлены следующие сроки:

1. Для типовых ДИ — три года с момента их замены новыми.
2. Для индивидуальных ДИ, которые закончены делопроизводством до 01.01.2003, — 75 лет.
3. Для индивидуальных ДИ, которые закончены делопроизводством после 01.01.2003, — 50 лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания должностных инструкций делопроизводством. После истечения сроков хранения они уничтожаются.

Подробнее: как уничтожить документы с истекшими сроками хранения

Картинка с сайта: ppt.ru

Выписка из приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 о сроках хранения должностной инструкции

Многих работодателей интересует, зачем хранить так долго ДИ, если работник уволен. Такой длительный период, в течение которого фирма обеспечивает сохранность кадровой документации, вполне оправдан. Нередко конкретно ДИ спустя многие годы помогают работникам отстоять свои права.

В моей практике был случай, когда в споре с Пенсионным фондом суд признал особый характер работы сотрудницы, исходя из содержания должностной инструкции. И здесь потребуется оригинал, хранящийся в архиве организации. Копия, которая находится у работника, в качестве доказательства суд не примет. Именно благодаря этому документу удалось добиться для клиентки назначения страховой пенсии по старости досрочно, хотя с момента увольнения из организации прошло более 25 лет.

На заметку: как подтвердить трудовой стаж

Часто задаваемые вопросы по срокам и о месте хранения должностной инструкции сотрудника

• Где должны храниться ДИ в организации?

  В месте, которое определяется локальными нормативными актами фирмы.

• Может ли ДИ храниться у работника?

  Нет, работнику допускается передавать только копию документа.

• В течение какого срока хранятся ДИ?

  Период хранения определяется законом и зависит от вида документа. Типовые надлежит хранить три года, индивидуальные — 50 либо 75 лет.

• Зачем фирме хранить ДИ в течение такого долгого периода?

  Они помогут разрешить возникший трудовой спор между организацией и сотрудником, подтвердить работнику стаж при назначении пенсии.

Алешина Ольга
Адвокат

Закончила Владимирский государственный университет в 2005 году. С 2011 года по настоящее время являюсь адвокатом.

Все статьи автора

Вам может быть интересно: