Периодичность актуализации инструкций по охране труда

Пояснения эксперта:

Инструкции по охране труда — локальный нормативный документ, который призван обеспечить безопасность каждого работника на рабочем месте. В документе прописываются обязанности работодателя по обеспечению такой безопасности и требования для работника, которые последний должен соблюдать во избежание несчастных случаев на производстве. Инструкции должны учитывать все положения действующего российского законодательства, а также специфику деятельности каждой конкретной компании. Причем даже в одной компании инструкция будет иметь одно содержание для строителя, работающего на высоте, и для бухгалтера, работающего в административном здании.

Эксперты справочно-правой системы «КонсультантПлюс» подготовили образец инструкции по охране труда при выполнении работ на высоте. Для его просмотра оформите пробный доступ к системе. Это бесплатно.

Пункт 30 требований, предъявляемых к порядку разработки и содержанию инструкций по ОТ и изложенных в приказе Минтруда и соцзащиты РФ от 29.102021 № 772н, определяет перечень случаев, при наступлении которых документы по ОТ подлежат пересмотру, а именно:

• меняются условия труда;
• осваиваются новые техники и технологии;
• производится анализ материалов по расследованию несчастных случаев в организации, результатом которого становится вывод о необходимости подобного пересмотра;
• пересмотра требуют органы исполнительной власти или госинспекция по труду.

Однако если ни один из перечисленных случаев в течение длительного времени так и не наступит, то можно воспользоваться нормами, изложенными в более старых методических рекомендациях по разработке инструкций по ОТ, утв. Минтрудом РФ 13.05.20004. В них уже четко прописана периодичность пересмотра. Срок, на который задействуются инструкции, составляет 5 лет. По его истечении документ пересматривается. Если содержание остается актуальным, то действие инструкции продлевается. Если же требуется доработка, то следует подготовить актуализированную версию.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Указанные Методические рекомендации предусматривают еще один случай, при котором следует пересмотреть документацию по ОТ, а именно — пересмотр межотраслевых и отраслевых правил и типовых инструкций по охране труда.

Новая форма и новое содержание документов потребуют утверждения, а о том, кто утверждает инструкции по ОТ и каков порядок этой процедуры, мы рассказывали здесь.

Итак, мы выяснили, какая периодичность пересмотра инструкций по охране труда. Этот срок составляет 5 лет. Он может быть сокращен, если изменятся отраслевые нормы по ОТ либо условия труда. Пересмотра могут потребовать и инспекторы ГИТ при проведении проверки на предприятии.

Когда и как вносить изменения в инструкции по охране труда

Не все организации должны пересматривать инструкции по охране труда раз в пять лет. Для некоторых работодателей сроки сокращенные, а другие наоборот могут делать это реже. Узнайте, от чего зависит порядок пересмотра, как установить его для своей организации и кому нужно это делать чаще других. Кроме того, мы рассказали, в каких случаях все работодатели обязаны вносить изменения в инструкции, как правильно их оформить и согласовать с профсоюзом, чтобы это не закончилось внеплановой проверкой ГИТ.

Как часто нужно пересматривать и переутверждать инструкции

Минтруд рекомендует проверять и пересматривать инструкции по охране труда не реже одного раза в пять лет (п. 5.6 Методических рекомендаций, утв. постановлением Минтруда от 17.12.2002 № 80). Но работодатель вправе сам определить периодичность переутверждения локальных нормативных актов по охране труда для обучения персонала в зависимости от производственной необходимости. Поскольку законодательство в сфере безопасности динамично меняется и кроме планового пересмотра возникают другие причины, из-за которых нужно вносить изменения в инструкции.

Отраслевые и межотраслевые правила могут устанавливать более короткий срок планового пересмотра инструкций. Если такие нормативные правовые акты прошли регистрацию в Минюсте, работодатель обязан соблюдать эти сроки. Например, для электротехнического и электротехнологического персонала пересмотр инструкций проводят не реже одного раза в три года (п. 1.2.6 Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей, утв. приказом Минэнерго от 13.01.2003 № 6). При эксплуатации газового хозяйства работодатель обязан пересматривать инструкции по охране труда не реже одного раза в пять лет, а для работ с повышенной опасностью — не реже одного раза в три года (п. 1.4.4 Межотраслевых правил по охране труда при эксплуатации газового хозяйства организаций, утв. постановлением Минтруда от 12.05.2003 № 27).

Письмо Минэнерго № 09-1017 <О рассмотрении обращения>

Чтобы установить срок пересмотра инструкций, руководствуйтесь не только правилами по охране труда, но и правилами технической эксплуатации. Например, при эксплуатации тепловых энергоустановок инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в два года (п. 2.8.7 Правил технической эксплуатации тепловых энергоустановок, утв. приказом Минэнерго от 24.03.2003 № 115).

Когда работодатель обязан внести изменения в инструкцию

Вне зависимости от установленной периодичности пересмотра инструкции, работодатель обязан внести изменения, когда поменяли условия, которые способны оказывать влияние на жизнь и здоровье сотрудников, а также на уровень производственных факторов в рабочей зоне. Персонал должен знать об изменениях, от которых зависит их безопасная работа. Поэтому инструкцию по охране труда обязательно нужно переработать, если изменили:

Обратите внимание

Проект изменений для инструкции составляет руководитель подразделения и согласовывает его со специалистом по охране труда

• технологический процесс;
• производственное оборудование;
• состав применяемых материалов или сырья;
• средства индивидуальной и коллективной защиты.

Инструкции также пересматривают, если в организации произошел несчастный случай, основной или сопутствующей причиной которого были недостатки в обучении по охране труда. Например, не подробно описали безопасные методы и приемы выполнения работ.

Работодатель должен организовать пересмотр инструкций, если поступило мотивированное предложение от самих сотрудников, от выборных органов первичных профсоюзных организаций или иного представительного органа работников. Также причиной досрочного пересмотра инструкции может стать переход предприятия из одной правовой формы в другую или структурная реорганизация. Так как в этом случае цех, рабочее место, а также организация могут поменять свое название. Например, работодатель решил переименовать должность пожарного техника в специалиста по противопожарной профилактике, как это указано в профстандарте, — значит, нужно переиздать инструкцию.

Как оформить изменения в инструкции

Обратите внимание

Рекомендуем после переиздания не менять номера инструкций, а лишь изменить год. Например, инструкцию № 45–2017 пересмотрели в 2019 году и присвоили № 45–2019

Оформить лист изменений. Для этого берут отдельный лист, в котором прописывают, что конкретно изменилось. Это могут быть дополнения, исправления или исключения из первоначальной редакции инструкции. Согласуйте лист изменений с представительным органом работников и сделайте его приложением к приказу о внесении изменений в инструкцию. После того как директор утвердит приказ, приложите копии листа изменений к каждой инструкции.

Способ удобен тем, что требует минимальных затрат по времени. Однако для работников такой вариант тяжелый для восприятия. Они могут запутаться, какие требования новые, а какие — отмененные.

Переиздать инструкцию. В этом случае предстоит более длительная процедура, так как нужно заново пройти весь процесс разработки, согласования и утверждения инструкции. Причем на каждом шаге представители будут изучать весь текст документа от начала до конца. Этот способ предпочитают при плановом пересмотре инструкций или при существенных изменениях в законодательстве по охране труда. Также выбирайте такой способ, если хотите избежать путаницы в требованиях инструкции у работников.

Как согласовать изменения в инструкции с представительным органом работников

Изменения в инструкции по охране труда необходимо согласовать с представительным органом работников при его наличии (ст. 212, 372 ТК). Для этого работодатель в лице руководителя организации направляет проект новой инструкции и обоснование по нему в виде пояснительной записки в профком или другой представительный орган работников, который представляет интересы работников.

Представительный орган работников за пять рабочих дней изучает проект изменений и направляет работодателю мотивированное мнение о нем в письменной форме. В случае если представительный орган не согласен или хочет внести дополнения и поправки, он сообщает об этом работодателю. В течение трех календарных дней работодатель должен провести переговоры с представительным органом и прийти к согласию (ст. 372 ТК). Если стороны не пришли к общему мнению, оформляют протокол разногласий. В этом случае работодатель утверждает инструкцию без согласования.

Рекомендуем в итоге договориться с представительным органом работников, так как он вправе обжаловать протокол разногласий в ГИТ или суде. Когда инспекция труда получает такую жалобу, она обязана провести внеплановую проверку у работодателя в течение месяца. Если инспектор подтвердит нарушения со стороны работодателя, он вынесет предписание об отмене приказа об утверждении инструкции.

Как издать приказ об утверждении изменений

Любые изменения в инструкции по охране труда работодатель утверждает приказом. Если инструкцию переиздают целиком, то приказ одновременно должен утверждать новую и отменять действие старой инструкции. Если для актуализации инструкции оформляют лист изменений, то его делают приложением к приказу. В случае когда изменения вносят сразу в несколько инструкций, то достаточно одного общего приказа.

Локальные нормативные акты (ЛНА) по охране труда — это внутренние документы компании, которые устанавливают требования безопасности для работников. К таким документам относятся, например, инструкции по охране труда, Положение о системе управления ОТ, перечни выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ), Положения об обучении правилам пожарной безопасности и др. Все они должны поддерживаться в актуальном состоянии. В статье вы узнаете, как часто нужно пересматривать инструкции и другие локальные акты, как часто их пересматривать и что грозит компании, если вовремя не обновить такие документы.

Картинка с сайта: itecompany.ru

Бочкарева Арина

КУРАТОР КУРСОВ ДПО, КОНСУЛЬТАНТ ПО ВОПРОСАМ ОБУЧЕНИЯ И ПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ

С какой периодичностью нужно актуализировать инструкции и ЛНА по охране труда

В настоящее время закон не устанавливает конкретной периодичности, с которой работодатель должен планово пересматривать локальные нормативные акты по охране труда, в том числе, инструкции для работников. В ранних рекомендациях Минтруда содержалась норма проводить пересмотр инструкций не реже одного раза в 5 лет​ (постановление Минтруда от 17.12.2002 № 80). Однако с 1 марта 2022 года вступил в силу новый порядок разработки инструкций, утв. приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 772н, в котором нет конкретных сроков пересмотра​ инструкций. Это означает, что теперь компании определяют сами, как часто им необходимо актуализировать инструкции и другие документы по ОТ.

Важно! Отсутствие строгого регламента не освобождает компании от обязанности поддерживать документы в актуальном состоянии. Инструкции по ОТ должны всегда соответствовать действующим нормативным актам и реальным условиям труда. Если нормативные требования или правила изменились, эти нововведения нужно своевременно отразить в локальных документах​. В противном случае появляется риск, что инструкция устареет и перестанет обеспечивать должный уровень безопасности.

Например, несвоевременное обновление инструкций может дорого обойтись работодателю. Если на предприятии произойдет несчастный случай, инспектор труда в ходе расследования первым делом проверит документы по охране труда и обучение пострадавшего. Если выяснится, что инструкция содержала ссылки на устаревшие нормы или не включала важные правила безопасности, обучение работника сочтут формальным​. Все это негативно скажется на положении работодателя при разборе инцидента​.

Таким образом, оптимальная периодичность пересмотра определяется ситуацией: при появлении новых рисков или требований документы нужно обновлять незамедлительно. Если же в условиях работы и в законодательстве долгое время ничего не меняется, строгой обязанности переподписывать инструкции каждые несколько лет нет.

Тем не менее, многие компании устанавливают у себя внутренний цикл планового пересмотра — например, раз в 5 лет — чтобы не упустить момент, когда документ может устареть. Такой подход соответствует прежним рекомендациям и помогает поддерживать контроль за актуальностью инструкций.

В отдельных отраслях существуют собственные нормы по периодическому обновлению инструкций. Отраслевые или межотраслевые правила по охране труда могут устанавливать конкретный срок планового пересмотра​. Для наглядности приведем примеры периодичности пересмотра инструкций в разных сферах:

Сколько действуют утвержденные инструкции по охране труда

Утвержденные инструкции по охране труда действуют до тех пор, пока не будут отменены или заменены. Нет какого-либо заранее установленного «срока годности» инструкции — ее действие не ограничено временными промежутками​. Проще говоря, если инструкция актуальна и соответствует всем требованиям, она может применяться сколь угодно долго.

Действующее законодательство не содержит норм, обязывающих переутверждать инструкцию через определенный период. Если условия труда и нормативная база не изменились, нет необходимости переписывать или заново утверждать документ только из-за истечения какого-то срока.

Обратите внимание. Важно понимать, что «бессрочность» инструкции условна — документ считается актуальным, пока его содержание соответствует реальным условиям и современным нормам. Как только инструкция устаревает по содержанию, она уже не выполняет свою функцию и подлежит пересмотру независимо от того, сколько времени прошло с момента ее утверждения.

На практике некоторые работодатели все же обновляют и переутверждают инструкции каждые несколько лет (например, раз в 5 лет) даже без явных изменений, чтобы документ имел более свежую дату. Это не запрещено и может рассматриваться как мера подстраховки. Однако стоит помнить, что главное — не формальное переиздание документа, а поддержание его содержания в актуальном состоянии. Новая редакция инструкции требуется только тогда, когда появились реальные изменения в условиях или выявлены недостатки прежнего документа.

Пример. Инструкция по охране труда для складских рабочих была утверждена в 2015 году и ни разу не пересматривалась. В 2025 году на предприятие пришла проверка ГИТ. Если нормативные требования и условия работы на складе за это время не изменились, сама по себе давность документа не будет считаться нарушением — инструкция 2015 года остается действующей и в 2025 году. Тем не менее, работодателю стоило бы периодически перепроверять ее содержание, чтобы убедиться, что в ней ничего не устарело. Такой длительный промежуток без обновления опасен тем, что можно пропустить постепенные изменения требований или технологий.

В каких ситуациях придется пересматривать инструкции по ОТ

Даже при наличии установленного внутреннего графика проверок существуют обстоятельства, когда пересмотреть инструкции по охране труда необходимо досрочно (п. 30 Требований, утв. приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 772н).

Картинка с сайта: itecompany.ru

Основные основания для внепланового обновления инструкций (а также иных связанных с охраной труда локальных актов) следующие:

• Изменение нормативных требований. Если вступают в силу новые законы или правила по охране труда, затрагивающие деятельность организации, либо меняются нормативные акты, на основе которых была разработана инструкция, необходимо привести локальный документ в соответствие с актуальными требованиями​. Например, могут вводиться новые Правила по охране труда, изменяться ГОСТы или санитарные нормы — все затрагиваемые инструкции нужно своевременно актуализировать.
• Изменение условий труда на рабочих местах. Реорганизация производства, внедрение новых методов работы, изменение технологического процесса, переезд или перепланировка цехов и другие перемены — все это повод пересмотреть инструкции, если изменения способны повлиять на безопасность работников​. Документ должен отражать фактические условия труда, поэтому при существенных изменениях нужно внести коррективы в меры безопасности для сотрудников.
• Введение нового оборудования или технологий. Когда на участке появляются новые станки, машины, механизмы либо запускается новая технологическая линия, прежние инструкции могут не учитывать возникающие риски. Необходимо разработать новые инструкции или дополнить существующие, описав безопасные методы работы с новым оборудованием и порядок обучения сотрудников безопасным приемам труда​.
• Несчастный случай, авария или профессиональное заболевание. Если произошел несчастный случай на производстве, крупная авария либо выявлено профессиональное заболевание у сотрудника, работодателю нужно проанализировать, все ли меры предусматривали действующие инструкции. По результатам расследования причин происшествия, как правило, даются рекомендации, и часто возникает необходимость скорректировать инструкции по ОТ — добавить недостающие профилактические меры, усилить контроль за отдельными видами работ и т.д.​.
• Предписание или требование надзорных органов. Государственная инспекция труда (ГИТ) или другой уполномоченный орган может потребовать внести изменения в инструкции, если в ходе проверки выявлены несоответствия или произошли изменения в деятельности предприятия. В этом случае работодателю выдается предписание пересмотреть документы и устранить нарушения в определенный срок​.

Кроме того, пересмотр инструкций может проводиться и по собственной инициативе работодателя или по предложениям работников. Если сотрудники (или их представитель, например профсоюз) внесли обоснованные предложения по улучшению правил безопасности, имеет смысл не дожидаться проверки или несчастного случая, а досрочно обновить документы. Аналогично, структурные изменения в компании (например, изменение наименований подразделений, реорганизация) могут потребовать корректировки инструкций и положений, чтобы они отражали новую структуру организации​.

Как оформить пересмотр инструкции по охране труда

Процедуру внесения изменений в инструкцию по ОТ следует проводить в том же порядке, что и ее первоначальное принятие. Обычно новую редакцию разрабатывает руководитель подразделения — он лучше знает специфику работ и оборудования на своем участке. Подготовленный проект инструкции проверяет специалист по охране труда, удостоверяясь, что документ соответствует требованиям Трудового кодекса РФ и нормативных правовых актов​. После этого изменения утверждаются приказом руководителя организации.

В зависимости от объема правок можно утвердить либо полностью новую редакцию инструкции, либо отдельный лист изменений к ней — в обоих случаях порядок согласования и утверждения остается таким же. Важно издать приказ о введении новой редакции до того, как сотрудники начнут работу по обновленным правилам, и ознакомить работников со всеми изменениями под подпись​.

Как накажут компанию, если нарушить сроки

Хотя четкий плановый срок пересмотра инструкций сейчас не закреплен законом, у работодателя сохраняется обязанность поддерживать документы по охране труда в актуальном состоянии. Иными словами, инструкции должны своевременно обновляться при наступлении перечисленных выше обстоятельств. Если компания пренебрегает этой обязанностью и, к примеру, продолжает использовать устаревшие инструкции, это считается нарушением требований трудового законодательства в области охраны труда​. При этом непересмотренная вовремя инструкция рассматривается как длящееся нарушение — оно продолжается все время, пока локальный акт не приведен в соответствие требованиям, а днем обнаружения считается день проверки инспектором​.

За подобное нарушение предусмотрена административная ответственность. Согласно статье 5.27.1 КоАП РФ (ч. 1), нарушение государственных нормативных требований охраны труда влечет предупреждение или штраф для виновных лиц​. Основные санкции для работодателя и должностных лиц приведены в таблице:

Важно отметить, что ответственность может наступить одновременно и для организации, и для ее должностных лиц — штрафы выписываются каждому субъекту отдельно. Если трудовая инспекция выявила нарушение и выдала предписание устранить его (например, обновить инструкции), но работодатель не выполнил предписание в срок, это повлечет дополнительные штрафы за неисполнение законного требования.

Повторное нарушение требований охраны труда грозит повышенными санкциями — вплоть до дисквалификации ответственных должностных лиц при систематическом невыполнении ими своих обязанностей. Судебная практика подтверждает серьезность таких нарушений — например, Липецкий областной суд в решении от 22.06.2017 № 21-100/2017 оставил в силе штраф, наложенный на организацию за несвоевременное обновление инструкций​.

Картинка с сайта: itecompany.ru

Кроме административных мер, при наступлении тяжких последствий для работников возможно привлечение виновных лиц к уголовной ответственности. Например, если вследствие нарушения требований охраны труда работнику причинен тяжкий вред здоровью, виновному грозит до 1 года лишения свободы (ч. 1 ст. 143 УК РФ)​. Если нарушение повлекло гибель человека, максимальное наказание — до 4 лет лишения свободы (ч. 2 ст. 143 УК РФ)​.

Вывод. Работодателю важно не доводить дело до наказаний. Регулярный пересмотр инструкций и других ЛНА по охране труда — залог того, что требования безопасности актуальны, а персонал проинструктирован надлежащим образом. Хорошо, если компания заранее предусмотрит порядок актуализации ЛНА: назначит ответственных и установит внутренние сроки проверки документов. Например, можно раз в год проводить аудит инструкций и правил, чтобы убедиться в их актуальности, и при необходимости обновлять их, не дожидаясь требований инспекции. Гораздо проще и выгоднее своевременно обновлять документы по охране труда, чем потом сталкиваться с последствиями их несоответствия требованиям. Помните: актуальные инструкции — это не бюрократическая формальность, а реальный вклад в безопасность работников, снижение травматизма и бесперебойную работу предприятия.