Содержание
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)Как перейти на ЭТК: пошаговая инструкцияКак получить выписку из ЭТКПреимущества и недостатки ЭТКЮридические аспекты и частые ошибкиСравнение с бумажной трудовой книжкой
В начале своего карьерного пути сотрудник получает трудовую книжку, которая содержит информацию о трудовой деятельности и стаже работы. С развитием цифровых технологий привычный бумажный формат устаревает и на его место приходит электронная версия документа. Разберемся, как получить электронную трудовую книжку через Госуслуги и где ее найти.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
В трудовой книжке содержится вся информация о деятельности сотрудника: его ФИО, дата рождения, СНИЛС, место работы, даты приема и увольнения, а также должность и квалификация.
С развитием цифрового документооборота электронные трудовые книжки начали заменять бумажные. Главная цель перехода на ЭТК — облегчение учета персонала, ускорение обмена данными между работником, работодателем и государственными органами. В России этот процесс стартовал 1 января 2020 года и был добровольным, но для тех, кто устроился на работу с 2021 года, ведение ЭТК стало обязательным. При этом бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу, а в электронной версии отражаются данные только с 2020 года.
Как перейти на ЭТК: пошаговая инструкция
Для того, чтобы все сведения о вашей трудовой деятельности хранились только в электронном виде, подайте соответствующее заявление в отдел кадров своей компании. В документе указываются ФИО, должность и дата перевода на электронный вариант трудовой. Перед этим рекомендуется проверить данные в бумажной книжке, чтобы избежать ошибок. Важно учитывать, что вернуться к бумажному формату после перехода на ЭТК невозможно.
После подачи заявления кадровая служба вносит соответствующую запись в бумажную книжку, фиксирует ее в журнале учета и передает данные в Социальный фонд России (СФР), где они будут храниться в цифровом виде.
Как оформить электронную трудовую книжку
1. Вам требуется подать работодателю письменное заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. В нем нужно указать:
- ФИО и паспортные данные
- Просьбу о прекращении ведения бумажного варианта
- Согласие на хранение данных только в ЭТК
2. Передать заявление в отдел кадров
- Лично (под подпись)
- Через электронную почту, если компания принимает заявления в цифровом виде
- Через портал Госуслуг, если работодатель подключен к системе
3. Получить бумажную трудовую книжку на руки
После обработки заявления работодатель:
Сохраните бумажную книжку — она может пригодиться для подтверждения стажа до 2020 года.
Как получить выписку из ЭТК
Выписка из ЭТК необходима при оформлении пенсии, получения социальных пособий, а также при трудоустройстве. Запросить документ можно несколькими способами. Самый простой из них — через Госуслуги.
Как получить электронную трудовую книжку через Госуслуги:
- После авторизации в личном кабинете найдите в верхней панели раздел «Услуги»
- Выберите «Справки и выписки»
- В разделе «Работа и пенсия» необходимо выбрать услугу «Выписка из электронной трудовой книжки», подать запрос
- Выписка придет в личный кабинет с электронной подписью
Получить заверенную бумажную выписку можно следующим образом:
- На сайте СФР — через личный кабинет, выписка придет в формате PDF
- Через работодателя — сотрудник может обратиться в отдел кадров, и ему предоставят выписку в течение трех рабочих дней
- Лично в отделении МФЦ — для получения документа требуется предъявить паспорт и заполнить заявление установленного образца
Преимущества и недостатки ЭТК
Электронная версия трудовой книжки имеет ряд преимуществ:
- Ее невозможно потерять, повредить или испортить
- Быстрый доступ к информации без необходимости посещения госучреждений
- Безопасность хранения данных за счет резервного копирования
Однако существуют и недостатки:
- Необходимость компьютерной грамотности, что может быть проблемой для людей старшего поколения
- Ограниченный доступ в отдаленных регионах с плохим интернет-соединением
- В электронной версии не фиксируются поощрения и награды — их необходимо сохранять самостоятельно в бумажном виде
- В выписке не указывается общий трудовой стаж. Чтобы его узнать, закажите выписку о состоянии лицевого счета в СФР
- В электронной версии нет данных об аттестации сотрудников силовых структур
Юридические аспекты и частые ошибки
Работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде в Социальный фонд России. Владельцы ЭТК имеют право корректировать данные и вносить в базу информацию о своем трудовом пути до 2020 года.
Частые ошибки при работе с ЭТК:
- Пропуск информации о ранних периодах работы, особенно если система обмена данными еще не была налажена
- Неточности в данных — любые ошибки необходимо исправлять через СФР
- Несоответствие информации в бумажной и электронной версиях — может возникать из-за использования разных программ в бухгалтерии и кадровом отделе
Чтобы избежать проблем, рекомендуется запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или другие источники и проверить корректность данных.
Сравнение с бумажной трудовой книжкой
Бумажная и электронная версии книжки содержат одинаковую основную информацию: сведения о работнике, его трудоустройстве, переводах, увольнениях, профессии и квалификации. Однако в ЭТК отсутствуют записи о поощрениях и наградах, а также об аттестации сотрудников силовых структур.
Выбор между бумажным и электронным форматом зависит от индивидуальных предпочтений. Для начинающих карьеру сотрудников ведение ЭТК стало стандартом, в то время как для людей, приближающихся к пенсионному возрасту, может быть удобнее бумажная версия, содержащая общий трудовой стаж.
Источники:
Что такое электронная трудовая книжка
ЭТК — цифровой формат бумажной трудовой книжки, в ней фиксируют следующие данные работника:
- ФИО;
- дату рождения;
- СНИЛС;
- сведения о трудовой деятельности: дату принятия и увольнения, основания для оформления и увольнения, причину увольнения, должность и другие сведения.
Все данные хранятся в базе Социального Фонда России.
В отличие от бумажной трудовой, в ЭТК не фиксируется информация о награждениях и поощрениях работника. Не заносятся в новый документ и сведения о вахтах и сезонной работе.
Переход на ЭТК в 2024-2025 годах является добровольным, фактически достаточно бумажной версии трудовой книжки. Принудить перейти на ЭТК работодатель не имеет права, но у новой версии документа есть преимущества для самого сотрудника:
- возможность заказать выписку из трудовой на «Госуслугах» в течение нескольких минут: не нужно обращаться к работодателю, писать заявление и ждать ответа;
- снижается вероятность ошибок и путаницы при заполнении: для ЭТК установлена единая форма сведений о трудовой деятельности работника для передачи в СФР;
- государственные органы могут сами запросить нужные сведения в пенсионном фонде и СФР — не нужно никуда относить оригиналы документов;
- при трудоустройстве на удаленную работу достаточно направить выписку из электронной трудовой книжки, сканировать страницы бумажной трудовой не придется;
- ЭТК нельзя потерять или испортить: можно быть уверенным, что сведения о трудовом стаже никуда не пропадут.
В ЭТК указаны сведения о трудовой деятельности человека только с 1 января 2020 года. Трудовой стаж до 2020 года можно подтвердить только бумажной трудовой.
Как перейти на электронную трудовую книжку
Подать заявление на переход на ЭТК. Установленной формы заявления нет, можно написать его в произвольной форме на имя работодателя. В заявлении нужно указать ФИО, должность и дату, с которой сотрудник хочет перейти на новый формат трудовой.
В некоторых внутренних программах предприятия, например 1С, уже есть установленная форма перехода на ЭТК. Эту информацию можно уточнить у работодателя. (Источник: фото автора)
Работодатель подаст отчет по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд России. Перед этим он должен принять заявление на переход на ЭТК, а затем сверить сведения в обеих версиях трудовой книжки — электронной и бумажной — на предмет ошибок и расхождений. Например, даты принятия и увольнения сотрудника обязательно должны совпадать.
Затем работодатель сделает запись в бумажной трудовой о переходе на ЭТК, зафиксирует эту информацию во внутренних кадровых документах и отдаст сотруднику бумажную версию трудовой книжки. Сделать это он обязан в течение трех дней после подачи заявления о переходе на ЭТК.
Если вы обнаружили ошибки в бумажной трудовой, то обязательно нужно их исправить: из-за этого могут возникнуть сложности с будущим трудоустройством или кредитованием. Как действовать в такой ситуации, мы рассказали в этой статье.
Как получить сведения о трудовом стаже после перехода на электронную трудовую
Самостоятельно получить доступ к ЭТК нельзя. Для получения необходимой информации, например, о стаже работы, придется запрашивать выписку. Сделать это можно несколькими способами.
Запросить выписку у работодателя. Он выдаст справку СТД-Р, в которой указаны сведения о стаже работы в данной компании — в электронном или бумажном виде на выбор. Такая справка доступна только тем сотрудникам, которые перешли на ЭТК и трудоустроились после 01.01.2021 года.
Заказать выписку из ЭТК на «Госуслугах». Для этого нужно авторизоваться на сайте, перейти во вкладку «Справки, выписки» и выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ придет в личный кабинет в формате pdf и xml в виде справки СТД-СФР.
Выписку можно скачать на телефон и при необходимости распечатать. (Источник: сайт «Госуслуги»)
На сайте указано, что после подачи заявления выписка будет направлена в течение суток, но мне присылали ее в личный кабинет уже через 30 минут.
Так выглядит выписка из электронной трудовой книжки. Личные данные скрыты. (Источник: скриншот ЭТК автора)
В СФР и МФЦ. СФР обязан предоставить выписку в день обращения, а МФЦ — в течение трех рабочих дней. Документ выдадут в виде справки СТД-СФР в бумажном виде.
Для меня главным плюсом электронной трудовой книжки стало то, что с ней любое взаимодействие с государственными органами происходит быстрее и проще, нежели с бумажной версией. Например, при получении детских пособий мне не пришлось тратить выходной на то, чтобы идти в соцзащиту и предоставлять бумажные заверенные копии трудовой книжки.
- Главная
- База знаний
- Оформление электронной трудовой книжки
Оформление электронной трудовой книжки
Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (например, в ней указываются награды за успехи в работе, а также сведения об увольнении или переводе сотрудника на другую работу).
Что такое электронная трудовая книжка?
Как перейти на электронную трудовую книжку?
Как оформляется первая трудовая с 2021 года?
Как получить сведения из электронной трудовой книжки?
Как предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Каковы преимущества электронной трудовой книжки?
Как создать электронную трудовую книжку: подробная инструкция для работников и работодателей
Пройдите тест, узнайте какой профессии подходите
Работать самостоятельно и не зависеть от других
Работать в команде и рассчитывать на помощь коллег
Организовывать и контролировать процесс работы
- Работники должны подать письменное заявление
- Работодатели обязаны уведомить своих сотрудников до 30.06.2020 и собрать заявления
- Доступ к электронной трудовой книжке осуществляется через gosuslugi.ru или портал Пенсионного фонда
- Работодатели вносят данные с электронной подписью
- Соблюдение законодательства
Для работников
- Принятие решения : Решите, хотите ли вы перейти на электронную трудовую книжку. Помните, что с 01.01.2021 новые сотрудники будут автоматически включены в электронную систему, в то время как текущие сотрудники имеют выбор.
- Подача письменного заявления : Если вы решили перейти на электронный формат, подайте письменное заявление своему работодателю. Для текущих сотрудников срок подачи заявления истек 31.12.2020, но он все еще действует для новых сотрудников или тех, кто еще не сделал свой выбор.
- Проверка : Убедитесь, что ваши личные данные (полное имя, дата рождения, СНИЛС) правильно внесены в систему вашим работодателем. Это важно для точности вашей трудовой истории и расчета пенсии.
- Доступ к электронной трудовой книжке : Зарегистрируйтесь на сайте государственных услуг (gosuslugi.ru) или портале Пенсионного фонда России, чтобы получить доступ к электронной трудовой книжке. Для входа в систему вам потребуется усовершенствованная квалифицированная электронная подпись (ЕСИА).
Для работодателей
- Уведомление сотрудников : Предупредите всех сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки до 30.06.2020. Это включает в себя предоставление информации о выборе между бумажным и электронным форматом.
- Сбор заявлений : Соберите письменные заявления от сотрудников, которые выбрали электронный формат. Ведите учет этих заявлений для последующего использования.
- Настройка системы : Убедитесь, что ваша система управления персоналом обновлена и способна взаимодействовать с порталом Пенсионного фонда России для обновления электронной трудовой книжки. Это может потребовать технических настроек или обновлений программного обеспечения.
- Ввод данных : Введите данные о трудоустройстве в систему с помощью электронной подписи. Это включает прием на работу, переводы, увольнения и другие значительные события в трудовой деятельности. Подача заявления в Пенсионный фонд должна производиться в течение одного дня события для работодателей, имеющих более 25 сотрудников.
- Ведение учета : Ведите двойную систему (электронную и бумажную) для сотрудников, которые не выбрали электронный формат до истечения срока. Это необходимо до полного перехода, предусмотренного законом.
- Обеспечение соблюдения законодательства : Обновите трудовые договоры и внутренние положения, чтобы отразить новый процесс ведения электронной трудовой книжки. Это включает уточнение того, как ведется и доступна трудовая история.
- Обучение сотрудников : Обучите сотрудников, как получить доступ к своей электронной трудовой книжке через сайт государственных услуг или портал Пенсионного фонда. Предоставьте помощь тем, кто может столкнуться с трудностями при доступе к этим платформам или их использовании.
Если гражданин в прошлом году выбрал бумажную трудовую книжку, а теперь хочет перейти на электронную, ему достаточно подать заявление своему работодателю. Только в цифровом формате (без дублирования на бумаге) записи о трудовой деятельности ведутся уже у 8,3 тыс. жителей Магаданской области. Это даёт им возможность в режиме онлайн контролировать учёт своих периодов работы.
Информацию о своей трудовой деятельности граждане могут получить на сайте Пенсионного фонда РФ и на портале Госуслуг.
— Если вы выбрали сайт pfr.gov.ru, то необходимо:
- зайти в свой личный кабинет, использую учетную запись портала госуслуг (логин и пароль),
- зайти в раздел «Электронная трудовая книжка»,
- воспользоваться сервисом «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
— Если вы запрашиваете сведения на портале gosuslugi.ru, то нужно:
- зайти в раздел «Все услуги» и выбрать подраздел «Работа и занятость»,
- открыть вкладку «Трудовое право»,
- выбрать услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».
Выписка формируется в pdf-формате и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному. Документ можно сохранить на компьютер или мобильное устройство, при необходимости направить по электронной почте или распечатать.
Ранее в такой выписке отражались сведения из электронной трудовой книжки о последних кадровых мероприятиях по состоянию на 1 января 2020 года. Теперь она дополнена сведениями о местах и периодах работы гражданина до 31 декабря 2019 года, учтенных на его индивидуальном лицевом счете в системе персонифицированного учета Пенсионного фонда.
Продолжая использовать этот сайт, Вы принимаете условия пользовательского соглашения
и даёте согласие на обработку пользовательских данных (файлов cookie), в том числе с использованием системы
аналитики «Яндекс. Метрика», (IP-адрес; версия ОС; версия веб-браузера; сведения об устройстве (тип, производитель,
модель); разрешение экрана и количество цветов экрана; наличие программного обеспечения для блокирования рекламы; наличие Cookies;
наличие JavaScript; язык ОС и Браузера; время, проведенное на сайте; глубина просмотра; действия пользователя на сайте; географические
данные) в целях определения посещаемости сайта. Отказаться от обработки пользовательских данных и использования «cookie» можно, выбрав
соответствующие настройки в браузере. Однако это может повлиять на работу некоторых функций сайта.
ПОДРОБНЕЕ / СВЕРНУТЬ
ПОДТВЕРЖДАЮ