Как создать таблицу в excel пошаговая инструкция для чайников на компьютере видео уроки

Содержание:

1. Как создать рабочую книгу в Excel
2. Что такое рабочий лист в Excel
3. Что такое автозаполнение ячеек
4. Что позволяет выполнять электронная таблица Excel
5. Каково назначение электронных таблиц Excel

Как создать рабочую книгу в Excel

Таблица Excel — это специальный объект, который работает как единое целое и позволяет управлять содержимым таблицы независимо от остальных данных рабочего листа.

Документ Excel обычно называют рабочей книгой. При запуске программы появляется стартовое окно, в котором необходимо выбрать одной из действий: 

• выбрать шаблон

• создать новую книгу

• открыть последние просмотренные книги

• нажать кнопку «Обзор» для поиска уже существующей книги.

Картинка с сайта: cpb-runo.ru

Для создания новой книги выбираем «Пустая книга».

Затем мы увидим, что наш документ состоит из листов, которые находятся в нижней левой части окна. По ним можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. По умолчанию в новой книге находится всего один лист.

Картинка с сайта: cpb-runo.ru

Чтобы вставить новый лист надо кликнуть по кнопке “вставить лист”, которая находится справа от всех листов.

Для удаления листа — кликнуть по листу правой кнопкой мыши и в меню выбрать операцию «удалить».

Аналогичным образом можно переместить или переименовать наш лист. Также в данном меню доступно оформление и выделение ярлыка листа. 

Что такое рабочий лист в Excel

Рабочий лист — это, собственно, и есть электронная таблица — основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными.

Рабочий лист представляет собой набор строк и столбцов, на пересечении которых образуются ячейки. Выделенная ячейка (или несколько ячеек) называется активной. На  рисунке 3 мы видим, что активная ячейка выделена рамкой.

Картинка с сайта: cpb-runo.ru

Ячейка — это основной элемент таблицы. Она имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например, Е6. Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

ВАЖНО! Знание специальных приемов работы в электронных таблицах Excel позволяет в разы сократить время разработки документов, повысить эффективность вычислений, обеспечить надежность и корректность расчетов в процессе работы.

Все тонкости работы с таблицами Excel, которые могут существенно сэкономить ваше время при работе с данными, подробно рассматриваются на курсе Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый. Пройдите пробный урок на нашем сайте.   

Что такое автозаполнение ячеек

Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод такой информации. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. 

Посмотрим, как она работает.

Картинка с сайта: cpb-runo.ru

Автозаполнение в Microsoft Excel выполняется с помощью специального маркера. Для того, чтобы использовать этот инструмент, нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. При этом, на экране появится черный крестик — маркер заполнения. 

Нужно зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки. То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. 

Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании производится его копирование в другие ячейки. То же самое можно проделать и с помощью функции “Параметры автозаполнения” в контекстном меню.

Картинка с сайта: cpb-runo.ru

Чаще всего автозаполнение используется для большого массива данных, которые идут по порядку или с какой-либо прогрессией. 

Эти и более сложные ситуации по работе в Excel можно изучить на нашем курсе Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый

Уникальная методика обучения, применяемая на данном курсе, позволяет пройти обучение в форме стажировки в реальной компании. Программа курса полностью отвечает стандартам в области дополнительного профессионального образования.

Что позволяет выполнять электронная таблица Excel

Не каждый новичок при работе с Excel сможет по достоинству оценить полезные функции программы и её широкие возможности, которые способны упростить многие действия и вычисления.

Например, выпадающие списки в ячейках заголовков упрощают сортировку и фильтрацию данных. А диапазон таблицы автоматически расширяется и сужается при добавлении или удалении строк данных.

Также удобно, что встроенные стили упрощают форматирование внешнего вида таблицы или изменение ее вида. Формулы и форматирование заполняются автоматически

В целом, таблица Excel является отличным инструментом для формирования сводных отчетов. Пользователю не нужно перенастраивать диапазон, если данные добавляются, удаляются или редактируются.

Обо всех аспектах эффективной работы в Excel вы можете узнать, записавшись на один из дистанционных образовательных курсов образовательного центра “РУНО”. Подробности — на сайте cpb-runo.ru

Каково назначение электронных таблиц Excel

Можно смело утверждать, что электронные таблицы Excel — это прикладной инструмент, предназначенный для автоматизации ввода и редактирования табличных данных, а также произведения вычислений в них. 

Возможности электронных таблиц Excel очень широки. В них можно проводить вычисления, визуализировать информацию и представлять в виде диаграмм. 

Также доступны такие функции, как обработка и анализ статистики, моделирование, подготовка отчетов, сводных таблиц, организация баз данных , их обработка и еще много других полезных возможностей.

Таблицы – важный инструмент в работе пользователя Excel. Как в Экселе сделать таблицу и автоматизировать этот процесс, ответит наша статья.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Советы по структурированию информации

Перед тем, как создать таблицу в Excel, предлагаем изучить несколько общих правил:

• Сведения организуются по колонкам и рядам. Каждая строка отводится под одну запись.
• Первый ряд отводится под так называемую «шапку», где прописываются заголовки столбцов.
• Нужно придерживаться правила: один столбец – один формат данных (числовой, денежный, текстовый и т.д.).
• В таблице должен содержаться идентификатор записи, т.е. пользователь отводит один столбец под нумерацию строк.
• Структурированные записи не должны содержать пустых колонок и рядов. Допускаются нулевые значения.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Как создать таблицу в Excel вручную

Для организации рабочего процесса пользователь должен знать, как создать таблицу в Экселе. Существуют 2 метода: ручной и автоматический. Пошаговая инструкция, как нарисовать таблицу в Excel вручную:

1. Открыть книгу и активировать нужный лист.
2. Выделить необходимые ячейки.
3. На панели инструментов найти пиктограмму «Границы» и пункт «Все границы».
4. Указать в таблице имеющиеся сведения.

Картинка с сайта: freesoft.ru

II способ заключается в ручном рисовании сетки таблицы. В этом случае:

1. Выбрать инструмент «Сетка по границе рисунка» при нажатии на пиктограмму «Границы».
2. При зажатой левой кнопке мыши (ЛКМ) перетащить указатель по обозначенным линиям, в результате чего появляется сетка. Таблица создается, пока нажата ЛКМ.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Как создать таблицу в Excel автоматически

Опытные пользователи рекомендуют прибегнуть к изучению вопроса, как создать таблицу в Excel
автоматически. С использованием встроенного инструментария процесс создания табличной формы происходит в разы быстрее.

Область таблицы

Перед тем, как составить таблицу в Excel, пользователю нужно определить, какой интервал ячеек ему понадобится:

1. Выделить требуемый диапазон.
2. В MS Excel 2013-2019 на вкладке «Главная» кликнуть на пиктограмму «Форматировать как таблицу».
3. При раскрытии выпадающего меню выбрать понравившийся стиль.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Кнопка «Таблица» на панели быстрого доступа

На панели инструментов находится пиктограмма для создания табличного объекта. Чтобы воспользоваться функционалом табличного процессора, пользователь использует следующий алгоритм:

1. Активировать интервал ячеек, необходимых для работы.
2. Перейти в меню «Вставка».
3. Найти пиктограмму «Таблицы»:

• В MS Excel 2007 кликнуть на пиктограмму. В появившемся диалоговом окне отметить или убрать переключатель пункта «Таблица с заголовками». Нажать ОК.
• В MS Excel 2016 нажать пиктограмму и выбрать пункт «Таблица». Указать диапазон ячеек через выделение мышкой или ручное прописывание адресов ячеек. Нажать ОК.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Примечание: для создания объекта используют сочетание клавиш CTRL + T.

4. Для изменения названия столбца перейти на строку формул или дважды кликнуть на объекте с заголовком.

Диапазон ячеек

Работа с числовой информацией подразумевает применение функций, в которых указывается интервал (диапазон ячеек). Под диапазоном справочная литература определяет множество клеток электронной таблицы, в совокупности образующих единый прямоугольник (А1:С9).

Активированная вкладка «Конструктор» раскрывает инструментарий, облегчающий процесс редактирования объекта. Для автоматизации работы пользователь устанавливает переключатели на инструментах «Строка заголовка» и «Строка итогов». Последняя опция позволяет провести расчеты по выбранной формуле. Для этого пользователь раскрывает список посредством нажатия на стрелку в итоговой ячейке и выбирает функцию.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Заполнение данными

Работа со структурированной информацией возможна, если ячейки заполнены текстовой, численной и иной информацией.

• Для заполнения необходимо активировать ячейку и начать вписывать информацию.
• Для редактирования ячейки дважды кликнуть на ней или активировать редактируемую ячейку и нажать F2.
• При раскрытии стрелок в строке заголовка структурированной информации MS Excel можно отфильтровать имеющуюся информацию.
• При выборе стиля форматирования объекта MS Excel автоматически выбрать опцию черезстрочного выделения.
• Вкладка «Конструктор» (блок «Свойства») позволяет изменить имя таблицы.
• Для увеличения диапазона рядов и колонок с последующим наполнением информацией: активировать кнопку «Изменить размер таблицы» на вкладке «Конструктор», новые ячейки автоматически приобретают заданный формат объекта, или выделить последнюю ячейку таблицы со значением перед итоговой строкой и протягивает ее вниз. Итоговая строка останется неизменной. Расчет проводится по мере заполнения объекта.

Картинка с сайта: freesoft.ru

• В заголовках должны отсутствовать числовые форматы, поскольку при создании таблицы они преобразуются в текст. Если формула содержит в качестве аргумента ссылку на ячейку заголовка, где предполагалось число, то функция может не сработать.

Сводная таблица

Сводка используется для обобщения информации и проведения анализа, не вызывает трудностей при создании и оформлении. Для создания сводной таблицы:

1. Структурировать объект и указать сведения.
2. Перейти в меню «Вставка» и выбрать пиктограмму: в MS Excel 2007 – «Сводная таблица»; в MS Excel 2013-2019 – «Таблицы – Сводная таблица».
3. При появлении окна «Создание сводной таблицы» активировать строку ввода диапазона, устанавливая курсор.
4. Выбрать диапазон и нажать ОК.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Примечание: Если сводка должна находиться после создания на этом же листе, пользователь устанавливает переключатель на нужную опцию.

5. При появлении боковой панели для настройки объекта перенести категории в нужные области или включить переключатели («галочки»).

Картинка с сайта: freesoft.ru

Созданная сводка автоматически подсчитывает итоги по каждому столбцу.

Рекомендуемые сводные таблицы

Поздние версии MS Excel предлагают воспользоваться опцией «Рекомендуемые сводные таблицы». Подобная вариация анализа информации применяется в случаях невозможности правильного подбора полей для строк и столбцов.

Для применения рекомендуемых сводных таблиц:

1. Выделить ячейки с введенной информацией.
2. При клике на пиктограмму «Таблицы» выбрать пункт «Рекомендуемые сводные таблицы».
3. Табличный процессор автоматически анализирует информацию и предлагает оптимальные варианты решения задачи.
4. В случае выбора подходящего пункта таблицы и подтверждения через ОК получить сводную таблицу.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Готовые шаблоны в Excel 2016

Табличный процессор MS Excel 2016 при запуске предлагает выбрать оптимальный шаблон для создания таблицы. В офисном пакете представлено ограниченное количество шаблонов. В Интернете пользователь может скачать дополнительные образцы.

Чтобы воспользоваться шаблонами:

1. Выбирать понравившийся образец.
2. Нажать «Создать».
3. Заполнить созданный объект в соответствии с продуманной структурой.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Оформление

Экстерьер объекта – важный параметр. Поэтому пользователь изучает не только, как построить таблицу в Excel, но и как акцентировать внимание на конкретном элементе.

Создание заголовка

Дана таблица, нарисованная посредством инструмента «Границы». Для создания заголовка:

Выделить первую строку, кликнув ЛКМ по численному обозначению строки.

На вкладке «Главная» найти инструмент «Вставить».

Активировать пункт «Вставить строки на лист».

Картинка с сайта: freesoft.ru

После появления пустой строки выделить интервал клеток по ширине таблицы.

Нажать на пиктограмму «Объединить» и выбрать первый пункт.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Задать название в ячейке.

Изменение высоты строки

Обычно высота строки заголовка больше первоначально заданной. Корректировка высоты строки:

• Нажать правой кнопкой мыши (ПКМ) по численному обозначению строки и активировать «Высота строки». В появившемся окне указать величину строки заголовка и нажать ОК.
• Или перевести курсор на границу между первыми двумя строками. При зажатой ЛКМ оттянуть нижнюю границу ряда вниз до определенного уровня.

Выравнивание текста

Если пользователь предполагает расположение текста в ячейке иное, нежели по умолчанию, то пользуется пиктограммами «Выравнивание» относительно горизонтали и вертикали, а также кнопкой «Ориентация». Выбор пунктов выпадающего списка позволит расположить текст по вертикали или диагонали.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Изменение стиля

Изменение размера шрифта, начертания и стиля написания осуществляется вручную. Для этого пользователь пользуется инструментами блока «Шрифт» на вкладке «Главная» или вызывает диалоговое окно «Формат ячеек» через ПКМ.

Пользователь может воспользоваться пиктограммой «Стили». Для этого выбирает диапазон ячеек и применяет понравившийся стиль.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Как вставить новую строку или столбец

Для добавления строк, столбцов и ячеек:

• выделить строку или столбец, перед которым вставляется объект;
• активировать пиктограмму «Вставить» на панели инструментов;
• выбрать конкретную опцию.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Удаление элементов

Для удаления объектов на листе MS Excel пользователь активирует аналогичную кнопку на панели инструментов, предварительно выделив строку, столбец, ячейку.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Заливка ячеек

Для задания фона ячейки, строки или столбца:

• выделить диапазон;
• найти на панели инструментов пиктограмму «Цвет заливки»;
• выбрать понравившийся цвет.

Картинка с сайта: freesoft.ru

II способ

• вызвать «Формат ячеек» через ПКМ;
• перейти на вкладку «Заливка»;
• выбрать цвет, способы заливки, узор и цвет узора.

Картинка с сайта: freesoft.ru

III способ

• щелкнуть на стрелочку в блоке «Шрифт»;
• перейти на вкладку «Заливка»;
• выбрать понравившийся стиль.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Формат элементов

На панели инструментов находится пиктограмма «Формат». Опция помогает задать размер ячеек, видимость, упорядочить листы и защитить лист.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Формат содержимого

Последний пункт из выпадающего списка «Формат» на панели быстрого доступа позволяет назначить тип данных или числовые форматы, задать параметры внешнего вида и границы объекта, установить фон и защитить лист.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Использование формул в таблицах

Табличный процессор пользуется успехом благодаря возможности применения математических, статистических, логических и т.п. функций.

Ознакомиться с полным списком и вписываемыми аргументами пользователь может, нажав на ссылку «Справка по этой функции».

Картинка с сайта: freesoft.ru

Для задания формулы:

• активировать ячейку, где будет рассчитываться формула;
• открыть «Мастер формул»;

или

• написать формулу самостоятельно в строке формул и нажимает Enter;

или

• применить и активирует плавающие подсказки.

Картинка с сайта: freesoft.ru

На панели инструментов находится пиктограмма «Автосумма», которая автоматически подсчитывает сумму столбца. Чтобы воспользоваться инструментом:

• выделить диапазон;
• активировать пиктограмму.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Использование графики

Для вставки изображения в ячейку:

1. Выделить конкретную ячейку.
2. Перейти в меню «Вставка – Иллюстрации – Рисунки» или «Вставка – Рисунок».
3. Указать путь к изображению.
4. Подтвердить выбор через нажатие на «Вставить».

Инструментарий MS Excel поможет пользователю создать и отформатировать таблицу вручную и автоматически.

Картинка с сайта: freesoft.ru

Доброго дня!

Вопрос создания таблицы в Excel довольно популярен у начинающих пользователей (правда, на слух он довольно смешно воспринимается…🙂). Почему?

Дело в том, что сам лист в Excel (то, что вы видите после запуска программы) — это и есть одна большая таблица, поделенная на ячейки. И обычно под этим вопросом понимают «визуальное» оформление определенных ячеек в виде таблицы (кстати, это упрощает некоторые действия: нахождение суммы, среднего, минимумов/максимумов и пр.).

Ниже рассмотрю решение подобной задачи на своем примере (и сопутствующие вопросы, которые при этом возникают).

Итак…

*

Создание таблицы

Материал статьи актуален для совр. версий MS Office (Excel) 2019, 2016, 2013

Вариант 1

Сначала рассмотрю классический вариант: когда у вас просто чистый лист в Excel и вы еще не вносили никаких данных (см. скриншот ниже). 👇

Первое, что нужно сделать, это выделить определенное количество ячеек (ориентируйте на то, сколько вам нужно будет столбиков/строк для таблицы).

Картинка с сайта: ocomp.info

Выделение нужной области

После чего в разделе «Главная» выберите вкладку «Форматировать как таблицу» (пример ниже).

Картинка с сайта: ocomp.info

Форматировать как таблицу / Кликабельно

Далее перед вами предстанет полсотни различных вариантов оформления таблиц — просто выберите одно из них.

Картинка с сайта: ocomp.info

Варианты оформления таблицы

Затем можно уточнить границы таблицы (если нужно), и нажать «OK».

Картинка с сайта: ocomp.info

Форматирование

Таблица готова! 👇

Обратите внимание, что после выделения таблицы, у вас автоматически откроется раздел «Конструктор»: вы сможете указать, нужны ли вам подзаголовки, фильтры для сортировки, итоги, чередующиеся строки и пр.

Картинка с сайта: ocomp.info

Что получилось в итоге

*

Вариант 2 (оформление + расчет суммы)

Рассмотрим, как посчитать сумму чисел в таблице, среднее, максимальное и пр.

Допустим, что какие-то данные у нас уже есть на листе (в своем примере я взял простейшую таблицу всего из 3-х строк). Работа строится аналогично: сначала выделяем ее, во вкладке «Форматировать как таблицу» выбираем нужный вариант и нажимаем «OK».

Картинка с сайта: ocomp.info

Выделение области, и выбор нужного форматирования

Далее в «Конструкторе» включите строку подзаголовков и итогов (автоматически будет просчитана сумма для подледного столбца, см. пример ниже). 👇

Картинка с сайта: ocomp.info

Включаем строку итогов

Если вам нужна сумма (или среднее, максимальное, минимальное, и пр.) для других столбцов: просто в строке итогов нажмите на нужную ячейку и в свойствах выберите, что требуется считать (например, я посчитал среднюю цену продуктов).

Картинка с сайта: ocomp.info

Находим среднюю цену, сумму, максимум, минимум и пр.

Обратите внимание, что для больших таблиц очень может пригодиться кнопка фильтра (чтобы оставить для отображения только определенные строки). Также весьма удобно с помощью этого сортировать таблицу (например, по наименованию от А до Я, или наоборот).

Картинка с сайта: ocomp.info

Сортировка таблицы / Кликабельно

*

Сопутствующие вопросы

Как увеличить/расширить таблицу

Если количество строк (или столбцов) в таблице вам перестало хватать — то довольно легко можно увеличить их на нужное количество.

Для этого достаточно выбрать последнюю ячейку в таблице (если есть строка «Итогов» — то ячейку перед ней, как в примере ниже), и растянуть ячейку на необходимое число строк.

Картинка с сайта: ocomp.info

Увеличиваем число строк

Причем, все расчеты в строке итогов останутся неизменны (т.к. добавленные строки будут пустыми, и вам еще только предстоит их заполнить…).

Картинка с сайта: ocomp.info

Таблица стала больше…

*

Как вставить полученную таблицу в Word

Когда таблица будет готова (оформлена в нужном ключе, подсчитаны итоги и пр.) ее нередко требуется перенести в документ Word. Сделать это очень просто!

Первое: необходимо выделить полученную таблицу и нажать сочетание клавиш Ctrl+С (копировать).

Картинка с сайта: ocomp.info

Выделение области таблицы / Кликабельно

Второе: поставить курсор в нужное место документа Word и нажать сочетание клавиш Ctrl+V (вставить). Обращаю внимание, что таблица будет вставлена в точь-точь такой же, какой она была в Excel (т.е. оформление, строки, столбцы, различные итоги и пометки — всё будет перенесено).

Картинка с сайта: ocomp.info

В Word вставлена таблица / Кликабельно

*

PS 

Также порекомендую вам одну статью с азами по работе в Excel — https://ocomp.info/kak-napisat-formulu-v-excel.html. Освоив материал из нее, можно решать довольно распространенные задачки (окружающие нас в реальной жизни), и существенно ускорить свою офисную работу!

*

На этом пока всё… Дополнения по теме — приветствуются в комментариях.

Удачной работы!

🙂

Первая публикация: 26.10.2018

Корректировка: 20.12.2022