Прошивка документов только на первый взгляд кажется простой процедурой. На практике делать всё по установленным правилам весьма трудоёмко. Нужно правильно отобрать документы, подлежащие сшивке, при необходимости провести их полистную экспертизу ценности, сформировать итоговые дела по нормативным требованиям, иметь в распоряжении специальное оборудование и расходные материалы. А малейшие ошибки могут привести к неприятным последствиям.
В статье разберёмся, как правильно прошить документы и в каких случаях это необходимо.
Зачем прошивать документы и почему важно делать это правильно
Для надёжного скрепления отдельных листов документов используют метод брошюровки. Сшивать бумагу можно разных плотности, формата и качества. А также разного назначения: архивные документы для сдачи в архив, нотариальные, тендерные, различные отчёты, документы для предоставления в суд, проверяющим и контролирующим органам и другие.
Прошивка помогает защитить бумаги от утраты и подмены, обеспечивает системное и компактное хранение бумажных носителей информации. Последовательно расположенные по датам и номерам оригиналы всегда найти легче и быстрее.
Очень важно сшивать документы в соответствии с правилами и требованиями. Только так можно гарантировать, что итоговые тома будут удобны в работе, допустим, при копировании, а дела с постоянными или долговременными сроками хранения будут приняты на государственное архивное хранение.
Какая документация требует прошивки
Организации могут утверждать собственные перечни документов для брошюровки. Как правило, такие списки приведены в инструкциях по делопроизводству. Обычно это многостраничные тома, которые передают в контролирующие и регистрационные ведомства. Также обязательному переплёту подлежат дела с документами по личному составу или по основной деятельности юридического лица.
Перечислим типы документации, которую принято сшивать по закону:
-
организационно-правовая,
-
кадровая,
-
распорядительная,
-
плановая,
-
отчётная.
Перечнем, разработанным Росархивом, установлены сроки хранения документов. В соответствии с этими сроками, компании и госучреждения обязаны комплектовать оригиналы в дела и в ряде случаев передавать их на хранение в архив.
Несколько примеров документов, требующих прошивки:
-
Организационные и распорядительные — приказы и распоряжения по основной деятельности, штатные расписания.
-
Бухгалтерские — годовые отчёты, документы по начислению заработной платы работников, договоры гражданско-правового характера и акты к ним.
-
Кадровые — трудовые договоры, личные карточки, журналы учёта и табели учёта рабочего времени работников с вредными условиями труда, приказы.
-
Оригиналы или копии документов, предоставляемые по запросам контролирующих, судебных или правоохранительных органов.
Как прошить документы нитками по ГОСТу
Правила подготовки бумажных оригиналов для последующего хранения утверждены Приказом Росархива № 77 от 31.07.2023 г. Термины и понятия, которые применяются в законах, приведены в ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Многостраничные документы, не оконченные делопроизводством, скрепляют по внутренним правилам организации или ведомств, которые их запрашивают.
При подготовке итоговых дел, подлежащих дальнейшему архивному хранению, по государственному стандарту необходимо учитывать:
-
Дела компонуются из документов одной тематики по году их окончания в текущем делопроизводстве. Порядок формирования может быть фамильный, хронологический или номерно-хронологический.
-
Любые приложения подшивают вместе с документами-основаниями.
-
Личные дела уволенных работников по результатам экспертизы ценности формируются в наряды личных дел.
-
Брошюровке не подлежат черновики и дубликаты.
-
Перед прошивкой необходимо удалить скрепки, файлы-вкладыши, стикеры, скобы. Если к документам приложены носители с аудио- и видеозаписями, их изымают и оформляют отдельно.
-
Объём итогового дела не должен превышать 250 листов или 4 см в корешке.
-
При формировании дел с научно-технической документацией по приказу Росархива № 155 от 09.12.2020 г. в дело подшивают до 50 чертежей формата А4 или до 200 листов текста.
-
При больших объёмах бумажных носителей можно делить дело на тома.
-
Иллюстрации, фото, чертежи, диаграммы нумеруют с обратной стороны. При этом цифры указывают в левом верхнем углу. Если подшиваются конверты, то они нумеруются отдельно от вложений в них.
У каждого дела, подготовленного к переплёту, должны присутствовать:
-
нумерация — в правом верхнем углу бланков арабскими цифрами, нужно использовать простой графитный карандаш или нумератор;
-
внутренняя опись (на приказы, трудовые договоры, личные дела);
-
лист заверительной записи.
Требования к обложкам дел установлены Правилами Росархива. Для упрощения поиска и контроля документов на титульных листах пишут ключевые сведения:
-
наименование организации и подразделения;
-
архивный шифр;
-
номер тома (части);
-
заголовок;
-
диапазон дат;
-
срок хранения;
-
число листов;
-
отдельные пометки, например по ограничению доступа к источникам.
Все включённые в состав дела оригиналы, а при их отсутствии — замещающие копии, должны быть полностью оформлены и содержать необходимые атрибуты (даты увольнения, подписи должностных лиц и работников).
Какие материалы необходимы для прошивки документов
Метод, выбранный для прошивки, должен обеспечить сохранность дел на протяжении всего их срока хранения. В связи с этим важно использовать качественные, бескислотные материалы, которые своим составом не нанесут вреда бумаге. Немного ускорить процесс брошюровки поможет профессиональное оборудование.
Специальное оборудование и классический подход
Для прошивки документов могут использоваться такие устройства:
-
Механический станок со струбциной. Он позволяет пробивать за один раз до 500 листов и обеспечивает надёжную фиксацию бумаг в одном положении с помощью прижимной планки. Поэтому проколы получаются ровными по вертикали. Отверстия делаются дрелью, шуруповёртом и сверлом толщиной от 2,5 до 4,5 мм.
-
Архивно-переплётная машина. Устройство оснащено иглой и выравнивателем стопок. Оборудование заправляется ниткой и запускается в действие с помощью рычага. Встречаются модели, прошивающие до 80–150 листов и стопки шириной до 100 мм. Аппараты бывают механическими и электрическими.
-
Классический подход — ручной переплёт. Документы выравниваются в специальном лотке, обкладываются с двух сторон форзацами и проклеиваются с торца специальным клеем. Далее в сформированном блоке дрелью пробиваются 4 отверстия, через которые осуществляется прошивка прочной нитью. На завершающем этапе блоки обклеиваются картонной обложкой с тканевым корешком. Данный метод требует особой внимательности и опыта, при этом позволяет сшивать дела почти любой толщины.
Подготовка и прошивка документов на специальном оборудовании или ручным методом требует соответствующих знаний, навыков и опыта, поэтому лучше обратиться к профессионалам в этой области. «Делис Архив» может провести весь перечень работ по формированию документов в тома по архивным правилам и переплёту в собственном переплётном цеху или на территории заказчика.
Нитки
Для брошюрования используют нитки диаметром 0,7–2 мм и длиной около 1 м. Чем больше толщина и плотность, тем они устойчивее к нагрузкам на разрыв. А гигроскопичность определяет способность материала противостоять влажности.
Состав и характеристики нитей:
-
Капроновая (полиамидное волокно) — имеет высокую защиту от истирания, гигроскопичность 1–5 %, заметно электризуется, легко вяжется, устойчива к солнцу и грибку.
-
Лавсановая (полиэфирное волокно) — не плесневеет, противостоит воздействию ультрафиолета, впитываемость паров влаги на уровне 1–5 %, растяжимость может быть высокой и низкой.
-
Хлопчатобумажная (волокно хлопчатника) — легко завязывается в узлы, умеренно электризуется, гигроскопичность 6–12 %, во влажной среде портится.
-
Полипропиленовая (мономеры пропилена) — не гниёт, имеет водопоглощение 1–5 %, накапливает статическое электричество, отличается мягкой структурой, износостойкая.
Картон
Для переплёта важно использовать специальный бескислотный картон. Обычно он серого или коричневого цвета. Толщина должна составлять не менее 1,5 мм и не более 2 мм.
Корешок дела
Корешок дела изготавливается из тканевого материала — коленкора. Данный материал за счёт специально нанесённого поверхностного слоя имеет повышенную износоустойчивость. Использовать корешки из материалов с бумажным составом (бумвинил) возможно только при переплёте документов с ограниченными сроками хранения.
Заверительные листы
Заверительные листы, как правило, используют того же формата, что и основные бланки в томе, и должны содержать следующую информацию:
-
количество листов цифрами и прописью:
-
должность ответственного работника, сформировавшего дело;
-
подпись ответственного работника с расшифровкой;
-
дату сшивания дела.
Схемы прошивки документов
В зависимости от потребностей и требований организаций, которым предоставляются документы, применяется свой подход ко внутренней прошивке сформированных блоков. Какой бы из этих методов вы не выбрали, очень важно выдержать оптимальный отступ слева. Если он слишком большой, ухудшится читабельность документа, маленький — листы будут зафиксированы ненадёжно.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, бумажные носители должны иметь пустое левое поле не менее 20 мм. Чаще всего организации оставляют 30 мм. Шов лучше делать посередине этого поля.
Как сшивать документы в 2 дырки
Пошаговая инструкция самой простой схемы ручной прошивки на 2 дырки:
-
Выровняйте и зафиксируйте листы.
-
Пробейте пару отверстий.
-
Проденьте в проколы цыганскую иголку с нитью. При этом придерживайтесь направления — с обратной стороны на лицевую и опять на тыльную.
-
Срежьте иглу.
-
Хвостики нити затяните и свяжите в двойной узел на уровне нижнего прокола. Концы укоротите.
-
Зафиксируйте узел заверительной наклейкой (при необходимости).
-
На этикетке проставьте дату, Ф. И. О., печать и подпись (при необходимости).
На фото пример схемы шитья:
Как прошивать документы в 3 дырки
На 3 прокола удобно крепить малоформатные бумаги. При прокалывании отверстий учитывайте поля, чтобы текст оставался читабельным. Как правило, в небольших бланках достаточно сделать отступ от края 1–2 см. Затем прошейте листы по схеме на фото.
Как прошить документ в 4 дырки (архивная сшивка)
На 4 прокола фиксируют бумаги формата А4 и больше, а также толстые папки, которым нужна усиленная стяжка. Расстояние между отверстиями делают около 3–5 см. Формула последовательности прошивки по проколам: 3–4, 4–3, 3–2, 2–1, 1–2.
Как сшить документы в 5 дырок
Надёжно держит тяжёлые документы и тома более 5 см крепление на 5 проколов. Расстояние между отверстиями зависит от формата бумаг — его нужно определить самостоятельно, сделав ровные отступы. Пошагово прошивка проводится таким образом: 3–4, 4–5, 5–4, 4–3, 3–2, 2–1, 1–2.
Как прошивать документы на уголок
Устав организации, листы больших форматов скрепляются за один край. Их прошивают на уголок, расположенный сверху слева. Отверстия делают дыроколом или шилом. Достаточно одного-двух. В них продевается нить или лента. С лицевой стороны видно лишь стежок, узел с заверительной наклейкой находится на обратной.
Как прошить папку с документами для передачи в архив
Для крепления большого количества бумаг необходимо использовать метод сшивки на 4 прокола. При этом необходимо наклеить жёсткую картонную обложку и тканевый корешок.
Сформированные бумажные блоки прошивают по тем же схемам, что описаны выше. Обложка дела не должна сшиваться вместе с блоком, она крепится при помощи нанесённого на фальчики клея к обложке. Фальчики — полоска из коленкора шириной 3,5–4 см, приклеенная к первому и последнему форзацному листу.
Подведём итоги
При прошивке документов с постоянными и долговременными сроками хранения, подлежащие архивному хранению, соблюдайте требования Приказа Росархива № 77. Метод прошивки документов с временными сроками хранения определяйте самостоятельно. Обязательных требований по их переплёту законодательством, в большинстве случаев, не установлено.
А чтобы быть уверенными, что нужно переплетать, а что точно не стоит, обращайтесь в «Делис Архив». Уже более 20 лет мы оказываем полный спектр услуг по архивной обработке документов. Нам под силу прошивка бумаг любых форматов и объёмов. Мы строго соблюдаем требования госархивов и других госорганов, используем только качественные и сертифицированные расходные материалы.
Контакты
Удиви меня
Как прошить тетрадь
Подшивку документации используют для систематизации значительных объемов бумаг в офисе, архиве. Она практикуется в делопроизводстве. Сам процесс систематизации считается важным организационным моментом, поэтому ответственное лицо должно знать, как прошить документы нитками. Сложностей в скреплении бумаг нет, но прошнуровывать документы нужно правильно.
Неправильная подшивка опасна такими последствиями:
- Документация не будет принята на хранение в гос. органы, архив.
- Отказ от сотрудничества с вашей компанией.
- Подмена официальных документов.
Какую документацию нужно прошивать
Прошивку проводят с целью предупреждения потери файлов, замены листов. Проведенная работа способствует защите от подделок, легкому хранению целостности документации, систематизации бумаг. Обычно скрепляют лишь многостраничные дела, которые стоит передать в соответствующие органы.
Сшивать следует нижеперечисленные дела:
- Архивные.
- Бухгалтерские.
- Корреспонденция.
- Копии, переводы, которые были нотариально удостоверенные.
- Штатное расписание.
- Кадровые приказы.
- Бумаги, подлежащие проверке.
Прежде, чем сшить документы, проследите, чтобы среди других файлов не оставались те, которые могут потребовать налоговая при проверке или ФНС (для отчета).
Как правильно прошить документы по ГОСТ
Прошивка документов не осуществляется по единому регламенту. В ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело» указаны общие требования. Описание процедуры отсутствует.
Рассматриваемый процесс регулируется рекомендациями Росархива. Пункт 3.5.3 отмечает, что при оформлении документов предусматривается их подшивка, переплет.
Чтобы прошить документацию правильно, стоит придерживаться отраслевых нормативных актов, в которых описаны правила, по которым прошивают официальные документы. Представляем перечень этих нормативных актов:
- Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм.
- Типовая инструкция по делопроизводству.
- Инструкции по документированию Центробанка России.
Необходимые инструменты
При прошивке бумаг понадобятся специальные канцтовары (канцелярский клей, ножницы, игла, дырокол, нитки).
Сшивать документацию можно несколькими способами (зависит от толщины дела):
- Скрепление нитью. Можно использовать при скреплении незначительного объема листов. Используют дырокол, иглу, шило. Нитка закрепляется посредством наклейки с заверительной надписью.
- Использование переплетной машинки. Эти варианты оборудования используют в типографии.
- Применение шуруповерта, плотной веревки, тесьмы.
Прошивка документов
Прежде, чем начать прошивание нужных деловых бумаг, их нужно подготовить. Для этого следует выполнить по порядку такие действия:
- Удаление скрепок, скоб.
- Сортировка листов по дате, проставляются номера на листах.
- Подготовка обложки.
- Проверка нумерации на листах, размещение бумаг в ровные стопки.
Прошивать документацию можно в несколько проколов (2, 3, 4). Рассмотрим каждый из указанных вариантов подробнее.
Два прокола
Для сшивания бумаг в 2 дырки понадобятся такие инструменты: нитка, дырокол. Также можно воспользоваться толстой иглой. Протыкать отверстие следует вдоль левого края. При этом от края делают отступ на 1 см.
Через выполненные проколы продеваем нить, формируя петлю между отверстиями. Ее края завязывайте узлом, затем сложите вместе, приклейте к тыльной стороне листа пломбой (кусок прямоугольной бумаги белого цвета, размер пломбы 8х5 см.). Делайте надпись на файле: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Также указываются инициалы, фамилия ответственного лица, ставится его роспись, указывается дата.
Три прокола
Подготовка стопки бумаг проводится точно таким же образом, как и для подшивания в два прокола (листы слаживают, выравнивают). Затем выполняются три прокола, расположенные по одной прямой. Чтобы продеть нитку в сформированные отверстия, используйте иглу с большим ушком. Концы следует оставлять с тыльной стороны документа. Их обязательно связывают узелком, подравнивают, фиксируют посредством бумажной пломбы.
Четыре прокола
Подготовка документации, как всегда предшествует процессу прокалывания отверстий. В сложенных в стопку листах выполняют четыре отверстия. Между ними следует соблюдать расстояние в 1,5–2 сантиметра.
Нить вводят в третье отверстие с задней стороны, а затем ведут по лицевой части в четвертую дырку. После этого нить направляется снова в третье отверстие (с обратной стороны), выходит на лицевую часть листа и направляется во второе отверстие. Выходит нить с тыльной стороны второй дырки, а уходит в первое отверстие с лица листа. Потом она проходит на тыльную сторону документации со второй дырки. Концы веревки завязывают узелком, пломбируют.
-
Как прошивать документы? — Продолжительность: 7:31
Часто бывает необходимо прошить комплект документов, это может быть устав ООО, документы для налоговой…
-
Переплет — Продолжительность: 24:43
Как сшить блок для блокнота. Коптский переплет. Делаем своими руками эксклюзивную вещь! В подарок или для…
-
Как сделать школьную тетрадь — Продолжительность: 7:03
Создаем тетрадь для школьника своими руками – иногда очень полезное, красивое и быстрое решение! Файлы…
-
3 способа прошить документ — Продолжительность: 2:49
3 способа как быстро прошить документ.
— прошивка на 2 (дырки) отверстия.
— прошивка на 3 (дырки) отверстия….- Субтитры
-
Рекомендации на основе вашей истории поиска
-
Запросы, похожие на как прошить тетрадь 48 листов
-
Переплетаем сами — Продолжительность: 11:13
Очень часто мы печатаем какие-нибудь картинки – не важно, что это: понравившиеся модели или кулинарные…
-
Как сшить диплом три дырки — Продолжительность: 7:36
В данном видеоуроке Вам будет рассказано как сшить диплом с тремя отверстиями.