Как правильно архивировать документы пошаговая инструкция составить опись документов

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Планирование и нормативное регулирование

В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации¹. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве². По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10).

Пример 1

В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013–2015 гг. Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.

Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить:

описи документов и дел своего подразделения (по годовым разделам) и
акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

«Лучшей практикой» является подписание описей и актов руководителем структурного подразделения, поскольку за документальный и архивный фонды подразделения отвечает он. Именно такой подход теперь нормативно закреплен в форме описи дел структурного подразделения, установленной Приложением № 23 Правил работы архивов организаций.

В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы:

Таблица 1. Группы дел

В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел (полная или частичная³) и формируются соответствующие описи дел (см. Пример 9). Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ.

В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел (также по годовым разделам) отдельно от описей дел по личному составу.

На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет:

годовые разделы соответствующих сводных описей (Пример 12) и
сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (также по годовым разделам).

Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют:

не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы,
но и соответствующие электронные копии (файлы в необходимом формате).

В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы, созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов, на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования (состоит из электронных копий бумажных и электронных документов). Правилами установлены формы описей:

электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение № 17) и
электронных дел, документов временных (свыше 10 лет ) сроков хранения (Приложение №18).

Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота (СЭД), то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически. Следует также учесть, что ИТ-подразделение в процессе поддержки СЭД может в плановом порядке осуществлять централизованное формирование сводных описей электронных дел из СЭД и одновременное формирование соответствующих баз данных, представлений или контейнеров / массивов архивных электронных документов, их резервирование / копирование для перевода в статус архивного хранения.

Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в 2016 году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение. А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, т.к. архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.

Служба делопроизводства и архив (ответственный за архивное хранение) организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации. Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться. Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта (см. отметку с цифрой 2 в Примере 12).

Таков общий алгоритм плановой работы по составлению описей дел в организации.

Типы и виды, функции описей

Опись документов, дел является важнейшим элементом в системе научно-справочного аппарата архивного фонда организации. Определения соответствующих терминов закреплены действующим в настоящее время ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
опись дел, документов – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения / единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

Существуют следующие типы описей, которые составляются в организациях:

описи дел структурных подразделений, которые используются как учетно-сдаточные;
описи документов, дел организации, т.е. сводные описи, которые составляются на основе описей дел структурных подразделений по годам (годовым разделам) и являются основными учетными справочниками;
описи архивных коллекций, в которых учитываются отдельные архивные документы, связанные между собой какими-либо признаками или одним признаком (авторским, тематическим, видовым, объектным и т.п.);
описи фонда пользования, закрепляющие его систематизацию, которая может отличаться от систематизации архивного фонда в целом (например, в качестве разделов описи могут использоваться названия информационных систем, их баз данных и представлений, в которых хранятся электронные копии документов).

Виды описей, которые входят в состав обязательных учетных документов организации, имеют обязательные формы, утвержденные Правилами, они перечислены в последней колонке Таблицы 2.

Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности (например, в процессе сдачи налоговой отчетности).

Дело (единица хранения и единица учета) в бумажной форме может представлять собой:

совокупность документов, возникших по одному вопросу или на одном участке деятельности, либо
один документ, как правило, объемный и многостраничный (например, годовые планы и отчеты, журналы регистрации).

Точно так же электронное дело может состоять из одного электронного документа и метаданных к нему или представлять собой совокупность электронных документов и метаданных к ним.

Дела, в которые сформированы документы в бумажной форме, имеют ограничения по толщине (до 4 см) и по объему – до 250 листов с учетом:

самостоятельно нумеруемых листов дела,
самостоятельно нумеруемых листов внутренней описи,
листа-заверителя.

Поэтому дело может разбиваться на части / тома, которые вносятся в опись под самостоятельными порядковыми номерами, что увеличивает ее объем как документа (см. цифру 1 в Примере 10).

Электронное дело не имеет установленных ограничений по объему в Мб, наиболее объемной частью описи электронных дел, документов будет являться приложение к ней – реестр документов (контейнеров электронных документов), который составляется на каждое электронное дело (Приложение № 24 к Правилам, см. Пример 13) и в котором предусматривается перечисление наименований всех документов (с указанием даты, регистрационного номера и объема в Мб), содержащихся в каждом электронном деле, включенном в опись.

Из определений терминов «опись» и в соответствии с правилами формирования дел очевидно, что описи дел выполняют следующие важнейшие функции:

являются учетными документами, поскольку каждому делу и каждой его части / тому в каждой описи присваивается свой порядковый номер, кроме того, в опись вносится индекс дела, который был присвоен ему в делопроизводстве по номенклатуре дел;
представляют собой классификационные справочники, с помощью которых закрепляется систематизация архивного фонда организации прежде всего по хронологически-структурному признаку; а при составлении описей электронных документов, дел систематизация архивного фонда может производиться еще и с учетом названия информационной системы;
отражают и закрепляют методическое единство делопроизводства и архивного дела, т.к. при их составлении соблюдается та же систематизация дел и оформляются практически те же сроки хранения, которые были закреплены номенклатурой дел;
являются важнейшими справочниками, с помощью которых организуется использование архивных документов и осуществляется их поиск в архиве по году, номеру дела (архивному шифру, который проставляется после приема дела в архив) и заголовку дела, т.е. выполняют информационно-поисковую функцию;
в описях закрепляются результаты экспертизы ценности документов в делопроизводстве и на основании описей проводится экспертиза ценности документов в архиве.

Таким образом, опись является основным учетным и справочным документом и в делопроизводстве, и архиве организации, и в государственном или муниципальном архиве, если организация является источником его комплектования.

Описи дел структурных подразделений и сводные описи

Перед внесением дела в опись соответствующего вида или в акт о выделении к уничтожению ответственный за делопроизводство и исполнители в структурных подразделениях просматривают сформированные в делопроизводстве дела. Причем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны просматриваться полистно. Редактируются заголовки на обложках дел и в рабочем экземпляре номенклатуры дел, проверяется правильность определения сроков хранения, соблюдение правил формирования дел и т.п. Для дел с обобщающими заголовками («документы о…», «договоры поставки и документы по их исполнению» и т.п.), к личным делам и делам-досье (судебные дела, дела по госконтрактам и госзакупкам и т.п.) одновременно с внутренней описью документов дела на отдельном листе бумаги составляются проекты аннотаций к заголовкам дел, которые при необходимости оформляются к заголовку дела в соответствующей описи, чтобы увеличить ее информативность:

Пример 2. Аннотация к заголовку личного дела в описи дел по личному составу, которую оформляет кадровая служба (к Ф.И.О. могут быть добавлены существенные для профессиональной биографии сведения и точная ссылка на номер листа документа в деле):

Пример 3. Аннотация к заголовку дела в описи дел постоянного хранения, которую оформляет служба делопроизводства

Пример 4. Аннотация к заголовку дела в описи дел постоянного хранения, которую оформляет бухгалтерия

Пример 5. Аннотация к заголовку дела в описи службы финансового директора

Аннотация к заголовку дела оформляется обычно с красной строки, на один межстрочный интервал ниже самого заголовка и содержит указание на номера листов документов в деле, которые могут быть особо востребованы, чтобы облегчить их поиск. См. также отметку «1» в Примерах 11 и 12.

Если в номенклатуре дел были проставлены неконкретные сроки хранения документов или сроки, нуждающие в фактическом уточнении, то на обложках сформированных дел и в описях дел они конкретизируются:

Пример 6. Варианты конкретизации сроков хранения

Пример 7. Исправление срока хранения

Описи дел структурных подразделений составляются в порядке и по формам, установленным Правилами (п. 4.31 и 4.32, Приложения № 23–24). Правила предусматривают представление их непосредственно в архив организации, но поскольку архив чаще всего является одним из подразделений службы делопроизводства, то в инструкции по делопроизводству или ином регламентирующем документе организации можно предусмотреть передачу описей сначала в службу делопроизводства, которая должна оформить на каждой описи гриф согласования (цифра 3 в Примере 9), а в случае необходимости может потребовать составить к описи список условных сокращений и обозначений, необходимые аннотации к заголовкам или вернуть описи на доработку.

Описи дел подразделений составляются в 2 обязательных экземплярах. Согласованные экземпляры описей после утверждения ЭК сводного годового раздела соответствующей описи организации возвращаются в дела структурного подразделения и хранятся там в течение 3 лет по ст. 248 ПТУД. К описям дел, оформленным в бумажной форме, обычно дополнительно в службу делопроизводства представляются электронные копии этих описей. А описи электронных документов, дел на практике составляются в 2 экземплярах на каждую совокупность электронных документов (в статусе основного и рабочего экземпляров).

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с?указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Описи составляются отдельно на дела и документы, имеющие разные сроки хранения и различную форму представления (п. 4.31 и 5.5 Правил). В структурном подразделении могут оформляться описи следующих видов:

опись дел постоянного хранения и ее копия в электронном виде в формате, согласованном со службой делопроизводства / архивом;
опись электронных документов, дел постоянного хранения в формате и форме представления, которые заранее согласованы в процессе внедрения информационной системы, в которой документы подразделения создаются в статусе электронного оригинала, обычно – в базах данных;
опись дел по личному составу, если в номенклатуре дел подразделения отражены их создание и сроки хранения;
опись электронных документов, дел по личному составу (может быть оформлена по форме Приложения № 18 Правил);
опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
опись электронных документов, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение № 18 Правил);
опись документов фонда пользования (включаются заголовки дел, содержащих электронные копии бумажных или электронных документов в форматах и представлениях, согласованных со службой делопроизводства / архивом, которые организуют использование документов архивного фонда организации). В Правилах фонд пользования упоминается, но порядок учета документов в его составе не раскрывается.

Таблица 2. Какие утвержденные формы использовать для составления описей дел структурных подразделений, а также годовых разделов сводных описей дел организации

Описи дел структурного подразделения оформляются в табличной форме по требованиям, установленным п. 4.32 Правил (см. Примеры 9–11):

каждое дело и каждый самостоятельно сформированный его том включаются в опись под своим порядковым номером (см. «1» в Примере 10). Система нумерации дел в описях структурных подразделений устанавливается регламентирующим документом, который разрабатывает служба делопроизводства / архив. Нумерация может быть валовой порядковой в пределах:
- только одного календарного года или
- в течение всего срока существования данного структурного подразделения как источника комплектования архива организации;
заголовки дел в описи располагаются в той последовательности, в которой они закреплены номенклатурой дел, поэтому чем правильнее осуществлена систематизация дел в номенклатуре дел, тем проще их систематизировать в соответствующих описях;
в опись вносятся заголовки дел и другие сведения о них (индекс дела, крайние даты документов дела / тома, срок хранения) в тех формулировках, которые указаны на обложке подготовленного к архивному хранению дела после проверки качества его формирования и оформления.

Каждая опись дел структурного подразделения завершается оформлением итоговой записи, похожей на сведения, которые оформляются в листе-заверителе дела, она подписывается руководителем структурного подразделения и датируется (см. цифру 2 в Примере 9).

Утвержденная Правилами форма предусматривает нумерацию описей структурного подразделения (см. цифру 1 в Примере 9). Регистрационные индексы описям рекомендуем проставлять (см. Пример 8):

в пределах их документопотока в течение всего периода существования подразделения;
с учетом индекса, который закреплен в номенклатуре дел структурного подразделения за делом с документами об организации делопроизводства и архива (обычно – последнее или предпоследнее дело).

Пример 8

Допустим, в бухгалтерии последнее дело имеет индекс № 05-48 и заголовок «Документы об организации делопроизводства и архивного хранения документов (копии приказов о назначении ответственных, описи дел, проекты актов о выделении документов и дел к уничтожению и др.)». Это дело ведется с 2014 года, каждый год бухгалтерия передает 3 вида описей:

постоянного хранения,
по личному составу и
электронных документов, дел постоянного хранения.

В 2017 году 3 вида описей, подготовленных бухгалтерией, могут иметь индексы 05-48/10, 05-48/11 и 05-48/12, т.е. они будут зарегистрированы в валовом порядке в течение всего периода, когда бухгалтерия передает на архивное хранение документы своего подразделения.

А в службе делопроизводства / архиве полученные от структурных подразделений описи дел необходимо регистрировать просто в валовом порядке в пределах календарного года в специально заведенном журнале или книге учета описей структурных подразделений.

Мы приводим примеры оформления описей дел постоянного хранения структурных подразделений (см. Примеры 9–11). Они составлены по форме из Приложения № 23 Правил. Формы описей других видов для учета документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу предусматривают еще добавление в таблицу графы «Срок хранения».

На основании данных описей дел постоянного хранения (и их электронных копий в согласованных форматах), полученных от структурных подразделений, служба делопроизводства / архив формируют годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, образовавшихся в деятельности организации (см. отметки «!» в Примерах 9–12). В Таблице 2 мы показали, данные из каких описей дел подразделений в какие годовые разделы сводных описей организации переносятся, а также по каким утвержденным формам они должны составляться (в приложениях к Правилам формы описей содержат максимальный состав реквизитов, некоторые из которых могут не использоваться:

если вы не являетесь источником комплектования, то на сводных описях не будет их утверждения протоколом ЭПК архивного учреждения;
если в структурном подразделении нет своей ЭК, то на его описях не будет согласования с нею).

Особого внимания требует нумерация годовых разделов сводных описей и порядковая нумерация заголовков дел внутри описей.

Если годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за 2013 год имеет 15 записей и составлен впервые (как в Примере 12), то его номер (№ 01) фиксируется в листе фонда (Приложение № 13 Правил, см. цифру 3 в Примерах 12 и 14), а при оформлении годового раздела описи дел постоянного хранения за следующий 2014 год валовая нумерация заголовков дел в ней должна продолжаться и будет начинаться с номера 16. Валовая нумерация годовых разделов описей будет продолжаться, пока не достигнет порядкового номера 9 999.

Сводная опись дел по личному составу за 2013 год может быть внесена в лист фонда под номером № 02 и заголовки дел в ней в таком же валовом порядке будут нумероваться, пока не достигнут числа 9 999. Так же учитываются в листе фонда сводные описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и соответствующих электронных документов, дел. Годовые разделы сводных описей хранятся в архиве в папках, не прошиваются и не переплетаются.

В реестр описей должны вноситься только «закрытые» описи, в которых зафиксировано 9 999 заголовков дел. Тогда листы описей нумеруются, к ним оформляются титульный лист, оглавление (содержание), предисловие, список сокращений, итоговые записи, лист-заверитель и справочный аппарат (алфавитный, предметный, именной и др. указатели и т.п.) (п. 5.5 Правил). Законченные годовые разделы сводных описей переплетаются и становятся главным справочником архива.

При оформлении описей электронных документов, дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения необходимо обратить внимание на трудоемкость оформления приложений к ним – реестров документов (контейнеров электронных документов) электронного дела, которые должны быть заполнены к каждому электронному делу.

Форма реестра из приложения к Приложению № 18 Правил (Пример 13) может быть легко применима при выгрузке реестра из СЭД. Если же к передаче готовятся электронные документы на физически обособленных материальных носителях, то в форму реестра необходимо дополнительно включить имя файла документа (см. «!» в Примере 13), а не только его наименование, поскольку поиск электронных документов будет осуществляться в этом случае прежде всего по именам файлов.

В настоящее время в службах делопроизводства и ИТ-подразделениях постепенно формируется «лучшая практика» закрепления в номенклатуре дел организации единой системы именования файлов электронных документов, обеспечивающей быстроту и удобство поиска электронных документов, находящихся на архивном хранении.

Таким образом, составление описей дел является интеллектуально-аналитической работой по созданию справочников для систематизации, учета и поиска документов архивного фонда организации.

Пример 9. Опись дел постоянного хранения структурного подразделения

Пример 10. Опись дел постоянного хранения структурного подразделения

Пример 11. Опись дел постоянного хранения структурного подразделения

Пример 12. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения организации

Пример 13. Оформление имени файла в Реестре документов (контейнеров электронных документов) электронного дела

Пример 14. Фрагмент листа фонда, где регистрируются годовые разделы сводных описей

Источник

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Приказ от 12.01.2015 №1	1
Приказ от 13.01.2015 №2	2
Приказ от 13.01.2015 №3	3
Приказ от 16.01.2015 №4	4
Приказ от 19.01.2015 №5	5
…

По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Проект «Астра»	1-10
Проект «Василек»	11-20
Проект «Гладиолус»	21-30
Проект «Колокольчик	31-40
Проект «Мимоза»	41-50
[…]

Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Переписка с ООО «Астра»
Листразделитель	1
Исх. № 53 от 14.01.2015	2–4
Вх. № 243 от 16.01.2015	5–9
Исх. № 105 от 23.01.2015	10
Вх. № 341 от 28.01.2015	11
Переписка с ООО «Василек»
Листразделитель	12
Вх. № 14 от 12.01.2015	13–14
Исх. № 18 от 13.01.2015	15
Вх. № 201 от 15.01.2015	16
…

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую-то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

постоянного срока хранения;
временного (свыше 10 лет) срока хранения;
документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа-заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

общее количество листов;
пропущенные номера;
литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 – 3 +2).

Правила 2015 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. 75 Правил нотариального делопроизводства (утверждены решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78):

Извлечение

из Правил нотариального делопроизводства

75. […] Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

[…]

Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2015:

Извлечение

из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

[…]

Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

Извлечение

из Основных правил работы архивов организаций

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

[…]

Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из-за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.

Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word (Пример 1).

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

о надорванных листах;
склеенных листах;
брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

Этап четвертый: сшиваем том

Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения (рис. 1). Найти их проще на сайтах интернет-магазинов, а не в торговых залах – товар это не самый ходовой, поэтому на прилавок его выкладывать часто забывают.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторонний скотч.

Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении – полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч (рис. 2).

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же, как на рис. 3.

Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов (рис. 4, 5).

Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (в соответствии
с рекомендациями ГОСТ 1791472 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»), поэтому на измерителе следует выставить значение «888».

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) листзаверитель.

Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») – длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том – примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем – уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно – все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Направление иглы с нитью при сшивании тома показано на рисунке 6.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Если обложки нет – просто выводятся с внутренней стороны без каких-либо дальнейших манипуляций.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3 ).

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

Итак, алгоритм оформления документов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то – ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.

Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2017.

Источник

В процессе работы любой организации, в том числе ИП, образуется определенная документация. Некоторые из важных бумаг, касающихся основных приказов, учета и работы с кадрами, требуют длительного хранения. Сохранить и систематизировать документы без архива практически невозможно. В статье — пошаговое руководство, как создать архивы документов и учесть при этом новые правила хранения документов.

Кому нужен архив документов организации

По Федеральному закону об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ
обязанность сохранять архивные документы есть не только у органов власти, но и у коммерческих организаций, ИП, нотариусов на частной практике. Правила ее исполнения утверждены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила № 77).

Согласно новому порядку хранения документов № 77 госорганы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы – отдельные учреждения или структурные подразделения, где будут храниться архивные документы. Для организаций это не обязательно.

ИП и компании самостоятельно определяют, как они организуют хранение документов:

в собственном архиве, действующем как отдельное структурное подразделение или структурная единица в составе подразделения;
по договору аутсорсинга.

Обычно самое большое количество документов накапливается в отделе кадров, бухгалтерии или в отделе делопроизводства. Если работой архива будет заниматься один сотрудник, то можно создать структурную единицу в этих подразделениях.

Руководитель сам решает, сколько человек будет заниматься этой работой – один архивариус, или целая служба. Все зависит от объема документации, которая образуется в процессе деятельности компании.

Обратите внимание! Архивный документ – любой материальный носитель: бумажный или электронный, с ценной информацией для государства, организаций, граждан. Он должен обязательно иметь реквизиты, по которым его можно идентифицировать. К архивным документам, например, относятся кадровые приказы, должностные инструкции, документы первичного учета, протоколы и др. Подробнее их перечень и сроки хранения смотрите в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Основные правила архивов организаций

Если компании организуют собственный архив, то им нужно разработать локальные нормативные акты – положение о структурном подразделении, которому поручена архивная деятельность, и положение об архиве. Это установлено в п. 3 Правил № 77.

Чтобы правильно написать эти документы, нужно знать актуальные нормативные требования к архивам. Это:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле…».

2. Перечень типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По нему устанавливают сроки хранения.

3. Инструкция по применению Перечня в п. 2, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

4. Правила для архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

5. Примерное положение об архиве организации, утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 42.

Еще один документ, который нужно разрабатывать в компании, – это номенклатура дел. Дело в том, что в архиве документы систематизируются по делам. Это единица их хранения, которая содержит архивные записи одной тематики и с одним сроком хранения.

Список дел – это номенклатура. Ее примерная форма приведена в приложениях 1 и 2 к Правилам № 77. Обратите внимание, что с 2023 года в ней отдельно указывают бумажные дела и отдельно – электронные, то есть состоящие из цифровых документов.

Номенклатура дел утверждается ежегодно и вводится в действие с 1 января текущего года.

Важно! Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, когда их закончили делопроизводством. Речь идет о случаях, когда их последний раз использовали в работе. Например, журнал учета инструктажей завершили 30 декабря. Значит, с 1 января его можно передавать в архив на хранение. А вот если последняя запись в нем сделана 1 января, то он уже пойдет на хранение в следующем году.

Хранение документов в архиве организации

Один из основных этапов подготовки к созданию архива — инвентаризация деловых бумаг и определение времени их хранения. В Перечне Росархива есть все типовые формы документов с обозначением этих сроков.

Обратите внимание! В архив сдают документы, которые хранятся дольше 10 лет (п. 34 Правил № 77). Если срок по номенклатуре меньше, то они находятся до его истечения у специалистов структурных подразделений. Далее их уничтожают по акту экспертной комиссии.

Инструкция №237 жестко обозначает временные рамки хранения различной документации. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение об уничтожении дел раньше указанного срока или сокращении времени их хранения. В противном случае проверяющий инспектор может назначить административное наказание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 КоАП РФ).

Решение о продлении срока хранения бумаг допустимо, но его принимает только специальная экспертно-проверочная комиссия. В Перечне около некоторых документов стоит знак ЭПК. Если они важны для организации, эксперты могут установить новое время хранения.

Постоянно хранятся уставы, положения, коллективные договоры, штатные расписания, отчеты бухгалтерии за год, протоколы собраний трудовых коллективов, документы о реорганизации и ликвидации, а также приказы по основной деятельности. Отдельно следует выделить основные документы по личному составу. После увольнения сотрудника их следует хранить 75 или 50 лет. Первый случай касается завершенного делопроизводства до 1.01.2003 года, второй — после этой даты (статья 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Отсчет срока хранения начинается с каждого года, который следует за годом окончания делопроизводства или завершения ведения книг / реестров. По прошествии определенного периода подлинники архивариус сдает в госархив для дальнейшего хранения. Обычно сроки временного хранения таких бумаг в организации оговариваются в соглашении с муниципальными (районными) архивами.

Правила учета дел

Учет документов в архиве организации проводят строго в соответствии с Правилами Минкультуры. Дела разделяют на три вида: постоянного, временного (более 10 лет) хранения и документы по личному составу уволенных работников. Их регистрируют и хранят отдельно друг от друга.

В приложениях к Правилам № 77 есть все образцы обязательной документации, применяемой в архиве: книги учета поступления и выбытия дел, листов-заверителей, описей и их реестров, номенклатуры, а также листов фондов.

Каждое дело получает учетный номер, который облегчает поиск и систематизацию томов. При любом перемещении документа архивариус вносит запись в книгу учета. Раз в год данные придется сверять и составлять акт проверки архивного фонда. Ответственный сотрудник должен выяснить, не были ли утеряны дела и в каком состоянии они находятся.

Как организовать архив с нуля

Прежде чем начать организацию архива, понадобится оборудовать помещение. Оно должно соответствовать условиям Правил №526. Исключение: ИП и коммерческие компании. Для них не обязательно выделять отдельную комнату под бумаги.

Требования к помещению для архива:

Под архив освобождают отдельное помещение из нескольких комнат. Оно должно находиться в административном корпусе, но не на чердаке или в подвале.
В хранилище ставят специальное оборудование (стеллажи и шкафы из металла).
Помещение должно быть темным, сухим, с достаточной вентиляцией и запасным выходом и отвечать всем правилам противопожарной безопасности.
Доступ к хранилищу ограничивают для обеспечения защиты персональных данных. Это важно, так как штрафы за утечку информации или исчезновение важных дел достаточно высокие.

Пошаговый алгоритм организации архива

Разработайте положение, регулирующее правила архива организации (на основе Приказа Росархива от 11.04.2018 № 42). С локальным актом ознакомьте ответственных за архив, а также тех, кто будет непосредственно участвовать в его работе (например, сотрудников, ответственных за сдачу бумаг).
Издайте приказ о назначении ответственного за работу архива. В небольших организациях эти функции может выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам. Образец приказа скачайте по ссылке.
В крупных компаниях с большим штатом лучше создать отдельное структурное подразделение и должность архивариуса. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Образец трудового договора с архивариусом скачайте по ссылке.
Сформируйте должностную инструкцию под новую должность с прописанными правами и обязанностями. Пример должностной инструкции скачайте по ссылке.
Выпустите приказ о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов. Впоследствии собирайте ЭПК ежегодно. Образец приказа скачайте по ссылке.
Комиссия проведет инвентаризацию и определит ценность документации и сроки ее хранения, опираясь на информацию из Перечня Росархива.
Чтобы создать архивы документов, на основании актов экспертизы формируется номенклатура дел организации.
Утвердите график по передаче дел в архив.

Советы по правилам изменения штатного расписания при введении в него новой должности читайте в нашей статье.

Важно! В Перечне перечислены обобщенные формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и конкретизировать их в номенклатуре. Время хранения указывают, ссылаясь на статью Перечня.

Организация передачи в архив организации документов

Ответственные сотрудники готовы сдать завершенную документацию. Но предварительно ее нужно подготовить к передаче. В архив принимаются только полностью оформленные дела по обозначенным Правилами унифицированным формам.

Дело собирают из определенных документов, связанных одной темой или сферой деятельности (например, приказы по личному составу)
Листы складывают в хронологическом порядке и нумеруют простым карандашом.
Готовое дело сшивают в картонную папку и наклеивают на нее обложку по образцу.
Работник составляет внутреннюю опись.
В описи он отмечает подразделение, заголовок документа, даты его ведения, количество листов и срок хранения.
В примечаниях при необходимости указывают на физическое состояние бумаг, количестве копий или перемещении документа.

Такая процедура происходит ежегодно. Обычно основанием становится приказ директора. Обратите внимание, что срок сдачи бумаг, завершенных в делопроизводстве, — не ранее года, но не позднее 3 лет (п. 4.1 Правил № 77).

В конце описи пишут общее количество принятых дел (цифрами и прописью), при наличии — пропущенные листы и дату передачи. Архивариус и ответственный сотрудник ставят свои подписи в строках «Передал — Принял».

Важно! Дела сотрудников сшивают в отдельные тома по каждому личному делу. Расположение страниц идет строго в хронологическом порядке — от приказа о приеме до увольнения. Перед передачей дела в архив уберите из него все копии персональных документов и уничтожьте их.

Как создать электронный архив документов

В новых правилах хранения архивных документов 2023 года № 77 требования к цифровым записям вынесены в отдельный раздел. В действовавших ранее нормах они не были подробно прописаны.

Все электронные архивные документы можно хранить двумя способами:

1. В Системе хранения электронных документов (СХЭД). Это специальное программное обеспечение, отвечающее требованиям об информационной безопасности и совместимое с аналогичными информационными системами государственных и муниципальных архивов.

2. На физически обособленных носителях – дисках, флеш-накопителях. Этот вариант используют в архиве, если документ не требует поддержания юридической значимости, либо его нельзя перезаписать в СХЭД, либо он имеет ограниченный доступ (гостайна, ДСП).

Электронный архивный документ – это не просто отдельный файл, а целый набор данных:

основная часть в формате PDF/A;
приложения к документу — таблицы, графики, схемы, аудио и видео;
файлы электронных подписей;
описание со сведениями по п. 141 Правил № 77.

Документы передают в электронный архив организации в те же сроки, что и бумажные, и тоже по описи. Только дополнительно составляют цифровой реестр с их списком. А в описи указывают версию программного обеспечения, с помощью которого они созданы, и ПО для их воспроизведения.

Важно! Компания может не создавать свою СХЭД, а передавать документы на хранение в чужую информационную систему, по договору аутсорсинга.

Что нужно сделать для создания электронного архива, пошагово:

Определитесь с выбором программы и системой хранения электронного документооборота.
Разработайте номенклатуру дел, выберите документы, которые нужно оцифровать в первую очередь и менее важные.
Закупите технику и электронные накопители разных форматов (диски, флешки).
Добавьте во внутреннее положение об архиве раздел с требованиями к учету и хранению электронной базы данных.
Проведите инвентаризацию имеющегося бумажного архива. Приоритет в оцифровке делайте для более свежих дел и материалов, срок делопроизводства которых только что истек.
Выбранные документы отсканируйте и переместите на носители.
Добавьте их в программу для централизованного хранения архивных материалов.
Назначьте ответственного за формирование электронного архива. Имейте в виду, что периодически нужно будет проводить профилактику от вирусных программ.

У электронного архива есть весомые преимущества перед материальным хранением дел. В первую очередь это экономия места и бумаги, как и возможность быстрее найти запрашиваемую информацию. Такой вариант подойдет небольшим организациям, которым сложно организовать отдельное хранилище. В отличие от бумажных носителей, электронные документы не портятся со временем, невозможно потерять часть листов.

Тем не менее, носители информации могут размагнититься или повредиться при использовании. Каждые 5 лет архивариус должен проверять техническое состояние накопителя и при необходимости перезаписывать информацию. То же самое нужно сделать, если изменился формат воспроизведения. Например, в организации перешли на более современное оборудование.

Источник

3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее — опись) — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

3.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

3.7.5. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

3.7.6. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

3.7.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 1). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.7.3 — 3.7.4.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

3.7.10. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости — указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

3.7.11. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

3.7.12. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

3.7.13. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

3.7.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) — через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.

После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

3.7.15. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

3.7.16. Каждой законченной описи присваивается номер.

3.7.17. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

3.7.18. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 14).

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

3.7.19. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

3.7.20. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

3.7.21. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.4, 3.7.6 — 3.7.9.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 2). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 — 3.7.9, 3.7.17.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (см. п. 3.7.10).

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.

3.7.22. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение 3). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 — 3.7.9, 3.7.17.

3.7.23. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.16 — 3.7.20. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 14).

Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.

3.7.24. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта (приложение 4) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.

3.7.25. Порядок передачи документов в архив организации.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Источник

Электронный документооборот только набирает темпы. Ранее вся документация оформлялась на бумаге. И сейчас в организациях нередко большая часть деловых бумаг печатается на компьютере или пишется от руки. Их нужно хранить. Для каждого вида имеется определенный срок, установленный законодательством. В обязанности компании входит организация архивного хранения документов.

Если имеется своё помещение и есть штатный архивариус, то бумаги хранятся на предприятии, в ином случае — сдаются в городской архив.

Как организовать хранение документов?

Несмотря на то, что компании стараются не накапливать старые документы, уничтожать те, которые возможно, а остальные сдавать в архив, всё равно возникает необходимость в их систематизации, так как какое-то время они находятся на предприятии. В зависимости от масштабов деятельности эта обязанность возлагается на делопроизводителя или для этой цели выделяется отдельный сотрудник.

Архивное дело — это наука. Чтобы освоить её, нужно изучить нормативные документы, правила оформления дел и порядок хранения. Документация разделяется на группы:

учредительные документы;
кадровые;
бухгалтерские;
технические;
иные.

В зависимости от видов деятельности компании перечень может меняться. В то же время каждая группа делится на подгруппы по срокам хранения и иным признакам.

Поэтому предприятия, не имеющие штатного архивариуса, обращаются в специализированные компании, профессионально занимающиеся подготовкой документов к передаче в архив.

Зачем требуется процедура?

Архивировать документы требует законодательство. Но не только это служит причиной для организации хранилища. Оно требуется для комфортной работы, возможности быстро найти необходимую информацию.

Хранить и систематизировать бумаги можно по-разному. Важно, чтобы сотрудникам было удобно пользоваться архивом. Его нужно систематически обновлять, уничтожая устаревшую документацию и принимая на хранение новую.

Для удобства пользования хранилищем деловые бумаги подписываются, нумеруются, отражаются в журнале хранения. Сотрудник, отвечающий за хранилище, должен хорошо ориентироваться в том, где можно найти нужный документ.

Какие документы сдаются на хранение?

Каждый вид документа должен храниться на протяжении времени, установленного законодательно. Издания с коротким сроком (до 3-5 лет) компания хранит у себя, а затем уничтожает. Существует перечень бумаг, которые хранятся свыше этого срока. Их требуется сдавать в архив.

Исходя из сроков, в течение которых документация не подлежит уничтожению, выделяются документы:

Временные, хранящиеся в компании и имеющие срок хранения до 10 лет. К ним относятся договоры, деловая переписка, складские документы, служебные записки, распоряжения.
Долгосрочные, которые хранятся свыше 10 лет. Это бухгалтерские, содержащие информацию о хранении, распорядительные документы.
Постоянные, хранящиеся на протяжении всего срока деятельности компании.

Кадровые документы выделяются в отдельную категорию, так как хранятся даже тогда, когда организация ликвидировалась. Они требуются сотрудникам для подтверждения стажа, в иных случаях.

Нормативные документы, регламентирующие хранение

Сроки и порядок хранения документации прописаны в нескольких законодательных актах. Их применение зависит от содержащейся в бумагах информации.

НК РФ (Налоговый кодекс) содержит нормы, касающиеся информации, необходимой для исчисления налогов. Это первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учёта, главная и кассовые книги, книги покупок, продаж для учёта НДС;
125-ФЗ «Об архивном деле», содержащий информацию о порядке организации хранилища, оформлении архивных дел, прочие требования;
402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», регулирующий сохранность бухгалтерской информации;
Приказ Росархива № 236, содержащий перечень типовых управленческих документов;
ФСБУ 27/2021, регулирующий порядок работы с документами;
Приказ Минкультуры № 526, содержащий правила комплектации, учёта и хранения.

В дополнение к этому 19.07.2018 Росархивом были выпущены методические рекомендации.

Как подготовить документы к сдаче?

Подготовить дела к сдаче — это не значит сложить папки в коробки. Всю документацию нужно разобрать по принадлежности к виду, например кадровые, бухгалтерские, по срокам хранения. Обложку следует подбирать, учитывая сроки нахождения в архиве. Она должна обеспечить сохранность содержимого, а информация на ней должна оставаться читабельной.

Если в планах компании есть создание электронного архива, то содержимое хранилища нужно оцифровать. Для этих целей компании используют специализированную программу “1С:Документооборот”.

Организация хранения документов

Часть документов необходима в текущей работе. Ими сотрудники пользуются в ходе исполнения служебных обязанностей. Например, кадровик держит под рукой штатное расписание, чтобы ориентироваться, сколько имеется вакантных мест, каковы оклады.

Другие бумаги безболезненно можно поместить в хранилище, так как потребность в них наступает крайне редко. В связи с этим документы подразделяются на текущие и архивные. Первые участвуют в повседневной работе и хранятся у работников, которые их составляют. Для них не существует особых правил хранения. К архивным бумагам предъявляются законодательные требования.

Конфиденциальные документы — это особая категория. По ним следует организовать отдельный учёт и отдельное хранение. Доступ к подобной информации имеет ограниченный круг лиц. Списки лиц и перечень документации закрепляются в локальных актах компании.

Хранение бухгалтерских документов

Для бухгалтерских форм имеются правила, предписанные ФСБУ 27/2021. Среди основных его положений:

храниться должны подлинники;
для хранения применяется способ, которым пользовался составитель (в электронном виде или на бумаге);
местом хранения может быть только РФ.

Неважно, каким способом ведётся бухгалтерский учет, данные российских компаний должны оставаться на территории России. Это может быть информационная база или бумажный архив.

Хранение кадровых документов

Документы по личному составу требуют особенно тщательной подготовки к хранению. Во-первых, они содержат персональные данные, во-вторых, требуют длительного хранения. При сортировке бумаг встаёт вопрос: какие из них относятся к личному составу. Это:

содержащие сведения о трудовой деятельности, начиная с приёма на работу и заканчивая увольнением;
бухгалтерские, по начислениям и выплатам работникам.

За их сохранность отвечает начальник кадровой службы. В настоящее время срок хранения дел по личному составу составляет 75 лет.

Граничные сроки

Каждая деловая бумага имеет срок хранения. Если её на момент проверки на предприятии не обнаружено, то налагается штраф. Если дела сданы в архив, то в компании имеется акт, подписанный передающей и принимающей сторонами. Какие сроки законодательно установлены:

Срок (в годах)	Перечень форм
Один	Заявления работников
Три	По дисциплинарным взысканиям, по обработке персональных данных, предупреждения, уведомления в отношении работников компании
Пять	Бухгалтерская первичка, счета-фактуры, регистры, отчётность, книги учёта
Десять	Бумаги по кредитам, аренде, залоговому имуществу
Пятнадцать	Документация по недвижимости, паспорта по сделкам
Пятьдесят — семьдесят пять	Кадровые и по оплате труда работников

Срок считается с момента выполнения обязательств или совершения сделок, указанных в документации.

Общий порядок передачи дел на хранение

На предприятии назначается лицо, которое готовит документацию, формирует папки, составляет опись и несёт ответственность за передачу дел. Архивариус сверяет описи с фактическим наличием и сообщает факт недостачи ответственному лицу.

В задачу последнего входит поиск недостающих бумаг и предоставление их. В момент приёма архивариус может сделать замечания по тому, как сгруппированы документы, как оформлены папки, и предложить устранить недостатки. Если передаваемые дела оформлены с нарушением требований законодательства, архивариус вправе отказать в приёме на хранение.

Уничтожение дел

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения начинается с описи, составленной руководителем подразделения, где скопились старые дела. Перед составлением акта проверяются папки на соответствие содержимого в заявленной описи. Это делается для того, чтобы не уничтожить лишние бумаги, срок хранения по которым ещё не истёк.

Уничтожить документы можно только после издания приказа руководителя, в котором перечисляются председатель и члены комиссии, уполномоченные подписывать акт. Это может быть постоянно действующая комиссия или разовая. В приказе руководителя также озвучивается способ уничтожения: при помощи шредера, сдачи на макулатуру, сожжение.

Срок годности документов определяется на 1 января года, в котором они уничтожаются.

Оформление обложки при смене названия

Способ размещения бланков в папке выбирает компания. Это могут быть:

хронология;
алфавит;
тематика.

В соответствии с выбранной методикой формируются все дела. К каждой папке прикрепляется обложка, где содержатся сведения:

название компании, обособленного подразделения (если имеется);
индекс, номер, указание на номер тома, если дело многотомное;
наименование папки;
период хранения;
начальная и конечная дата имеющихся в деле документов в формате «с.. по…», также может быть указан год (например, 2022);
срок хранения.

Если компания переименовывается, присоединяется к другому юрлицу, то на обложке вносятся коррективы. Старое название не зачеркивается, а берётся в скобки. Ниже пишется новое наименование.

Определение законченности сводной описи

Перед сдачей документов в хранилище по ним проводится экспертиза ценности. Описание представляет собой справку обо всех имеющихся единицах, которые предстоит сдать на хранение. Это касается папок, предающихся на длительное сбережение на срок более 10 лет.

Опись составляют сотрудники тех отделов, где формировалась документация. Руководит этим и несёт ответственность за сохранность руководитель подразделения. Все бумаги группируются по типам, нумеруются и помещаются в папку. В компаниях, где документооборот небольшой, законченной считается опись, имеющая годовые разделы за пять лет.

Для крупных компаний опись считается законченной, когда нумерация превысила четырёхзначное число.

Включение электронных баз данных

Ведение электронного документооборота только начинает приобретать значительные масштабы. На сегодняшний день большинство документов составлено на бумаге. По правилам ведения архивного дела документация должна храниться в том формате, в котором была создана.

Отсюда следует, что при электронном документообороте сохраняются базы. Но это не освобождает компанию от ответственности за сохранность и архивирование. Проще тем организациям, у которых установлены специальные программы, например, «1С: Документооборот». В другом случае придётся составлять описи и помещать информацию в ZIP-архив.

С целью сохранности его также рекомендуется передавать в специализированные хранилища.

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

Перед принятием решения создать свой архив организация должна сделать выбор, в каком виде будет храниться информация: в электронном или бумажном. Для этого нужно изучить требования 125-ФЗ. Для бумажного варианта подбирается помещение, где можно гарантировать сохранность архива. Не должно быть влаги, перепадов температур. За хранилищем устанавливается необходимый уход.

Поэтапный план создания архива:

издать приказ об организации хранилища;
разработать номенклатуры и термины;
составить выписки дел, привлекая при этом работников подразделений;
ознакомить лиц, которые будут пользоваться архивом, с правилами;
принять документы на хранение.

За хранилищем закрепляется ответственное лицо. В нём проводятся инвентаризации. Если тома устаревают, то ответственный за архив пишет служебную записку об изъятии устаревших документов. Самостоятельно уничтожить их он не имеет права.

Помещение должно иметь стеллажи, куда расставляются папки или ставятся коробки с томами. При этом должна соблюдаться доступность.

Инструкция: как правильно архивировать документы в бумажном виде

Архивирование проводится в несколько этапов:

Проведение экспертизы ценности.
Сортировка документов по срокам хранения.
Составление описи.
Распределение документации по папкам.
Оформление обложек на папки.
Расстановка папок на полках или укладка в коробки. При втором варианте коробки подписываются с подробным указанием номеров дел и томов. При расстановке используется выбранный способ: в алфавитном порядке, иной.
Выход приказа о назначении лица, ответственного за хранилище.
Ведение текущего учёта и проведение инвентаризаций.

Отсутствие хранилища и несоблюдение правил хранения документации влечёт за собой штрафные санкции. Поэтому архивировать документы нужно своевременно, чтобы они не скапливались в большом количестве. Если нет штатной единицы в компании, лучше довериться специалистам.

Источник