Как главному бухгалтеру обезопасить себя в должностной инструкции

Гильдия предприятий торговли и услуг при МТПП и ООО «Бридж Групп» провели вебинар на тему: «Когда главбуху не надо брать на себя ответственность при заключении сделок: советы от юристов».

Как разъяснила спикер вебинара – директор по правовым вопросам компании «Бридж Групп» Алина Павлова, — профильный для рассматриваемой категории работников ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит в своих статьях перечня прямых обязанностей бухгалтера. Ситуация осложняется еще и тем, что работодатель также не обязан снабжать своего бухгалтера должностной инструкцией. Таким образом ответственность главного бухгалтера чаще всего основывается на данных единых тарифно-квалификационных справочников и классификаторов профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Однако, чтобы дополнительно обезопасить себя, главный бухгалтер все-таки должен добиваться от руководителя создания и утверждения такой должностной инструкции, подчеркнула спикер.

Она детально раскрыла, за что главный бухгалтер несет ответственность (формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, добросовестное поведение, не ущемляющее интересов кредиторов). Далее спикер остановилась на рисках, которые для главного бухгалтера косвенно влечет за собой субсидиарная ответственность – она, в частности, может наступить в том случае, если главный бухгалтер являлся контролирующим лицом по сделке должника (спикер раскрыла признаки контролирующего лица по сделке).

Спикер отметила, что первым лицом, подпадающим под удар при возникновении сложностей с законом, является генеральный директор предприятия, которому и предъявляются обвинения, а главный бухгалтер в подавляющем большинстве случаев проходит как свидетель. Однако, «практика становится все более изощренной», предупреждает спикер, и все чаще «гендиректор с помощью нанятых адвокатов и свидетелей переводит стрелки на главбуха и юриста компании». В этой связи она подробно остановилась на рисках в деятельности главного бухгалтера, которые могут стать причиной его привлечения к уголовной ответственности и о которых большинство даже не подозревает (например, «рисование» балансов для получения кредита). Не нужно быть «хорошими» и идти навстречу устным просьбам или даже приказам начальства в сомнительных случаях, предупредила она, поскольку в суде они не будут являться доказательствами, – необходимо добиваться отправки подобных поручений по электронной почте.

Далее спикер рассказала о важности разграничения ответственности сотрудников компании при согласовании сделки путем принятия специального договора, в котором зафиксирован порядок ее ведения. Этот договор должен передаваться в финансовый департамент только после согласования юристом компании, предупредила спикер. «Главный бухгалтер должен обезопасить себя от принятия решения по тем зонам ответственности, в которых он не разбирается». В пример вышесказанного спикер привела два кейса.

В заключение она еще раз кратко подтытожила ключевую проблематику вебинара, сформулировав шаги, которые позволят главному бухгалтеру упростить и обезопасить свою деятельность, ответила на вопросы слушателей и пожелала им «безопасной работы».

Если все же, вы видите, что руководитель организации очевидно и грубо нарушает налоговое законодательство, не сомневайтесь, что рано или поздно налоговики сообщат об этом в следственный комитет.

Не подписывайте отчетность, по которой сумма неуплаченных налогов подпадает под крупный и особо крупный размер. Дело в том, что именно по отчетности будут рассчитывать ту сумму, в уклонении от уплаты которой участвовали именно вы. Вариант у вас не радостный – уволиться.

В большинстве случаев, главные бухгалтеры, которые работают в небольших компаниях, где просто нельзя уклониться от уплаты налогов в крупном и особо крупном размере, ничем не рискуют. Но и заработная плата у них меньше. Что касается рядовых бухгалтеров, риски минимальны, но они все же есть. Привлечь обычного бухгалтера к группе лиц можно на основании показаний свидетелей. И естественно не рискуют те, кто работает в компаниях, которые платят налоги по законодательству.

Если все же уголовное расследование начато, будьте очень внимательно к тем словам, которые вы сообщаете следствию. Здесь самое важное не наговорить на себя. Помните, что банальная, очевидная и на ваш взгляд простая фраза может быть истолкована, как факт нарушения законодательства.

Есть сомнительный совет адвокатов, предоставить всю имеющуюся информацию, с целью способствования раскрытию и расследованию преступления. Здесь вы четко должны понимать, что можете сами спровоцировать переквалификацию из более мягкого преступления в более тяжелое, дать показания против себя. Не преувеличивайте свою уверенность в том, что вам ничего не грозит. Помните, что, когда вы даете показания против директора, директор может давать показания против вас. В общем, если опасаетесь, воспользуйтесь статье 51 Конституции, не давать показания против самого себя. Отказ от показаний по 51 статье вовсе не означаете, что вы виновны, даже, если вам об этом скажет следователь.

Частично снимает подозрения c главного бухгалтера, трудовой договор с описанием функций и ответственности, должностная инструкция. Но, ведь глупо рассчитывать на то, что директор подпишет договор с бухгалтером, где написано, что он ни за что не отвечает. Директор нанимает бухгалтера, чтобы он вел учет и готовил отчетность. Как он сам будет уверен, что у него в бухгалтерии все в порядке, если главбух ни за что не отвечает.

Чтобы гарантированно не попасть под ответственность, нужно знать, какая ответственность предусмотрена по закону, за что конкретно и при каких показателях. Знать это довольно просто. Для бухгалтеров и директоров есть бератор, который так и называется «Ответственность директора и бухгалтера»

Судебные дела о привлечении к субсидиарной ответственности рассматриваются не так уж часто, но при этом имеют большой резонанс. Причина в суммах исков, средний размер которых превышает десятки миллионов рублей. Основными ответчиками по таким делам являются учредители и руководители компаний. Однако с 2017 года, после внесения изменений в закон «О банкротстве», применяется также субсидиарная ответственность главного бухгалтера.

Расскажем, при каких условиях она может наступить, и как бухгалтеру обезопасить себя от имущественных претензий по долгам компании.

Что такое субсидиарная ответственность

Субсидиарная — значит «дополнительная, вспомогательная, резервная». Субсидиарная ответственность дополняет ограниченную ответственность юридического лица, если его активов недостаточно для расчетов с кредиторами. Проще говоря, если у компании есть долги, которые она не в состоянии погасить, то они могут быть взысканы с тех лиц, которые виновны в доведении предприятия до банкротства.

В отношении учредителей (участников) ООО возможность привлечения к субсидиарной ответственности прямо предусмотрена статьей 3 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ. Из нее следует, что эти лица, при доказательстве их вины, будут рассчитываться по долгам своей компании личным имуществом.

Еще одна норма, обязывающая собственников бизнеса погашать долги по налогам при ликвидации ООО, приводится в статье 49 НК РФ.

Казалось бы, бухгалтер, который не является ни собственником, ни руководителем организации, не может быть привлечен к обязательствам по долгам юрлица. Ведь он только ведет учет по установленным законом требованиям.

Однако в статье 61.10 закона от 26.10.02 № 127-ФЗ приводится понятие «контролирующее должника лицо», которым может быть признан не только учредитель или директор, но и главный бухгалтер. А статус КДЛ является основанием для привлечения к субсидиарной ответственности по обязательствам должника (статья 61.11 закона № 127-ФЗ).

Кто признается КДЛ

Контролирующее должника лицо или КДЛ — это физическое или юридическое лицо, которое имеет (или имело в течение трех лет до банкротства) право давать обязательные указания должнику, например, по совершению сделок и определению их условий. Под должником в данном случае подразумевается организация, которая не может выполнить имущественные требования кредиторов.

Влиять на должника КДЛ может в силу:

• наличия полномочий совершать сделки от имени должника (руководитель, действующий без доверенности, или доверенное лицо);
• должностного положения, в том числе, в роли главного бухгалтера или финансового директора;
• нахождения в отношениях родства, свойства, должностного положения с должником;
• путем принуждения руководителя или членов органов управления должника.

Безусловно, главный бухгалтер или компания-аутсорсер в меньшей степени заинтересованы в уклонении от уплаты налогов или сокрытии доходов организации, чем ее учредители и руководители. Именно поэтому автоматически признаются КДЛ только:

• руководители и ликвидаторы должника;
• владельцы более половины долей уставного капитала ООО или 50% голосующих акций АО;
• те, кто имеет право назначать или выбирать руководителя должника.

В отношении этих лиц презумпция невиновности не действует, то есть предполагается, что они являются КДЛ, пока не доказано обратное.

Привлечение главного бухгалтера к субсидиарной ответственности допускается, если он извлекал выгоду из незаконного или недобросовестного поведения лица, выступающего от имени организации, то есть ее руководителя или представителя.

Кроме того, суд может признать КДЛ практически любого человека, по основаниям, прямо не указанным в законе. Например, неформальные личные отношения, совместное проживание, обучение, служебная деятельность.

Доказательства вины КДЛ

Но даже если лицо признано КДЛ, суд должен выявить факты, подтверждающие его вину. В пункте 16 постановления Пленума ВС РФ от 21.12.2017 № 53 в качестве примера приводятся действия (бездействие) контролирующего лица, которые привели к невозможности погашения требований кредиторов.

Это может быть:

• принятие ключевых деловых решений с нарушением принципов добросовестности и разумности;
• согласование, заключение или одобрение сделок на заведомо невыгодных условиях или с лицом, заведомо неспособным исполнить обязательство (фирма-однодневка, техническая компания, недобросовестный контрагент);
• дача указаний на совершение явно убыточных операций;
• назначение на руководящие должности лиц, результат деятельности которых не будет соответствовать интересам организации;
• создание и поддержание системы управления должником, нацеленной на систематическое извлечение выгоды третьим лицом во вред должнику и его кредиторам.

Как видим, такой функционал свойственен лицам, которые могут оказывать прямое влияние на должника. А это, прежде всего, руководители и учредители компании, но не бухгалтер, если его деятельность ограничивается только должностной инструкцией.

Если же бухгалтеру попытаются вменить в вину выполнение своих рабочих обязанностей, суды с этим не согласятся. Так, в постановлении от 26.02.2019 №А56-68090/2014 АС Северо-Западного округа не признал вину бухгалтера, основанную только на том, что он оформил платежное поручение по указанию лица, которое определяло действия должника.

Специфические риски главного бухгалтера

Само по себе занятие должности главбуха не является единственным основанием для привлечения к субсидиарной ответственности, но здесь существуют специфические риски.

В статье 61.11 закона «О банкротстве» главный бухгалтер упоминается в контексте обязанности вести и хранить документы бухгалтерского учета и отчетности. Причем главный бухгалтер несет ответственность не только за ведение и хранение документов, но также за их искажение, утрату, сокрытие, не передачу.

Поэтому положения о привлечении к субсидиарной ответственности применяются не только к руководителям и учредителям, но и к лицам, на которых возложены обязанности по организации ведения бухучета и хранения документов учета и отчетности должника. И для этого даже необязательно признавать главного бухгалтера или аутсорсинговую компанию контролирующим лицом (КДЛ).

Вот как об этом сказано в пункте 24 постановления Пленума ВС РФ от 21.12.2017 № 53: «По смыслу подпунктов 2 и 4 пункта 2, пунктов 4 и 6 статьи 61.11 Закона о банкротстве лица, не признанные контролирующими должника, на которых возложена обязанность по ведению и хранению соответствующей документации (например, главный бухгалтер), несут солидарно с бывшим руководителем субсидиарную ответственность за доведение до банкротства как соучастники, если будет доказано, что они по указанию бывшего руководителя или совместно с ним совершили действия, приведшие к уничтожению документации, ее сокрытию или к искажению содержащихся в ней сведений».

Судебная практика

• В определении ВС от 13.01.2021 № 308-ЭС20-20971 по делу № А53-6904/2017 суд подтвердил, что к банкротству строительной фирмы привел согласованный характер действий главного бухгалтера и руководителя. Было доказано, что главбух нарушал правила ведения учета, сдавал недостоверную отчетность и совершал действия, направленные на извлечение необоснованной налоговой выгоды и сокрытие документов организации. Кроме того, он уклонился от передачи документации должника, что затруднило формирование и реализацию конкурсной массы. Причем на решение суда не повлияло даже то, что главбух уволился до возбуждения дела о банкротстве.
• В определении ВС РФ от 27.11.2019 № 305-ЭС19-21244 по делу № А40-161770/2014 бухгалтер был уличен в том, что включал в налоговые и бухгалтерские регистры заведомо недостоверную информацию. Кроме того, находясь в сговоре с руководителем, он перечислял денежные средства общества на расчетные счета недобросовестных контрагентов. При этом главбух скрывал от учредителей известную ему информацию о противоправных действиях гендиректора.
• Большой резонанс получило также «Дело бухгалтера Цыбина» (определение ВС РФ от 27.11.2019 № 305-ЭС19-21244 по делу № А40-161770/2014). Здесь главного бухгалтера признали контролирующим лицом и привлекли к субсидиарной ответственности, размер которой составил 97 млн рублей.
• Определение ВС от 07.07.2022 № 308-ЭС16-6482(23,26) можно привести в качестве примера, когда привлечение главного бухгалтера к субсидиарной ответственности происходило без признания его КДЛ. Все доказательства вины относились к нарушению должностных обязанностей: ненадлежащее хранение документов, что затруднило формирование и реализацию конкурсной массы; намеренное искажение информации, содержащейся в учетных документах и налоговой отчетности; необеспечение проведения ежегодного обязательного аудита бухгалтерской документации; создание формального документооборота, в результате чего деньги с расчетных счетов компании выводились на счета «фирм-однодневок».

Однако суды не всегда признают главного бухгалтера виновным, даже если есть формальные основания для привлечения его к субсидиарной ответственности.

• Определением от 10.03.2021 N 307-ЭС21-1059(1,2) по делу N А56-73220/2017 ВС РФ подтвердил решения нижестоящих судов, не нашедших фактов вины главбуха. Было доказано, что главный бухгалтер не имел полномочий влиять на хозяйственную деятельность общества, привлекать контрагентов, заключать от имени должника договоры, давать указания о заключении сделок. Кроме того, согласно штатному расписанию, он находился в подчинении у финансового директора и занимался исключительно бухгалтерскими функциями.
• Постановлением Девятого ААС от 03.02.2021 N 09АП-73948/2020 по делу N А40-197363/2017 было отказано в привлечении главного бухгалтера к субсидиарной ответственности. Выяснилось, что искаженная отчетность была сдана в ИФНС уже после увольнения главбуха. Кроме того, он не являлся материально ответственным лицом и не имел на хранении материальных ценностей.

Привлечь к субсидиарной ответственности могут не только главного бухгалтера, но и аутсорсинговую компанию.

• Так, в рамках дела № А40-33003/17-88-45″Б» контролирующим должника лицом, наряду с учредителем и руководителями, было признано ООО «Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг». Суд доказал, что учет на аутсорсинге осуществлялся с нарушениями. В частности, не проводилась обязательная ежегодная инвентаризация, показатели бухгалтерского учета искажались, в результате чего формировалась недостоверная отчетность.

Как бухгалтеру снизить риски привлечения к субсидиарной ответственности

Как главному бухгалтеру избежать субсидиарной ответственности? Главный совет здесь — избегать полномочий по самостоятельному распоряжению средствами компании и принятию решений, определяющих ее деятельность. Следите, чтобы в трудовом договоре и должностной инструкции бухгалтеру не передавались функции, свойственные руководству организации. В договоре с бухгалтерской компанией тоже важно разграничивать зоны ответственности и полномочия исполнителя и клиента.

Например, решение о выборе системы налогообложения должен принимать директор, а главный бухгалтер только сообщает об особенностях каждого режима и сравнивает налоговую нагрузку в разных вариантах. То же самое касается проверки контрагентов для сделки. Главбух может только провести оценку финансового состояния возможного партнера на основании открыто публикуемой отчетности и доступных ему документов, но окончательный выбор остается за руководителем.

Нежелательно брать на себя дополнительные формальные обязанности, связанные с руководством, например, участие в общем собрании участников в роли секретаря, членство в совете директоров, правлении, комиссиях. Также не стоит соглашаться на замещение директора на время его отпуска или болезни.

И, конечно, необходимо добросовестно относится к выполнению своих должностных обязанностей:

• вести учет в соответствии с установленными стандартами;
• обеспечить хранение документов учета и отчетности;
• вовремя проводить обязательную инвентаризацию и аудит;
• оценивать налоговые риски компании и угрозу банкротства, своевременно сообщая об этом руководству;
• контролировать финансовые показатели организации, обращая внимание руководства на их ухудшение.

Если бухгалтер сомневается в необходимости проведения какой-либо сделки или оформления документов, стоит получить письменное распоряжение директора. В таком случае руководитель будет нести единоличную ответственность за результат (п. 8 статьи 7 закона «О бухгалтерском учете»).

В случае увольнения главный бухгалтер должен сохранять доказательства передачи руководителю бухгалтерской документации и другой отчетности.

Узнайте условия сотрудничества с фирмой 1С.
Заполните форму, мы пришлем подборку материалов
и перезвоним!

Выводы

• Субсидиарная ответственность — это дополнительная ответственность при банкротстве или ликвидации юридического лица, которая применяется по отношению к лицам, оказывающим влияние на должника.
• Обычно статус КДЛ получают руководители и учредители компании, но к контролирующим лицам могут быть также отнесены главный бухгалтер и финансовый директор.
• Субсидиарная ответственность главного бухгалтера может наступить, даже если он не признан КДЛ, но нарушил свои обязанности по ведению и хранению документов учета и отчетности.
• Чтобы обезопасить себя от субсидиарной ответственности, главному бухгалтеру надо избегать полномочий и функций, свойственных руководителю, а также добросовестно выполнять свои должностные обязанности.

Тест

Если вы главный бухгалтер, пройдите тест. И если не главный — тоже. Дальше мы будем говорить об обязанностях, навязываемых работодателями главбухам. Но такое возможно и для неруководящей бухгалтерской должности. Да и вообще не для бухгалтерской тоже. Поэтому, думаем, информация будет полезна всем.

Итак, тест. Много времени он у вас не отнимет, ведь у нас всего три вопроса:

1. Знакомы ли вы с действующим профстандартом бухгалтера, утвержденным приказом Минтрудсоцзащиты России от 21.02.2019 № 103н?
2. Читали ли свою должностную инструкцию?
3. Помните, какие обязанности вам ею предписаны?

Если хотя бы на один из вопросов вы ответили «нет», дело плохо.

Во-первых, скорее всего, вы выполняете не только свой профессиональный функционал (должностные обязанности бухгалтера), но и делаете то, что вашей должности не свойственно. Само по себе это не криминально: должностная инструкция — это внутренний документ, который работодатель разрабатывает самостоятельно. Включать в нее обязанности не по должности разрешает и Роструд. НО: вы делаете это без дополнительной оплаты. Ниже мы приводим такие обязанности до кучи, которые фактически означают неоплачиваемое совмещение должностей.

Во-вторых, подписав должностную инструкцию, вы приняли на себя все, что ею поручено. А потому несете ответственность за неисполнение каждой трудовой функции или ее ненадлежащее исполнение. И эта ответственность возможна в том числе за то, что по-хорошему вы и уметь-то не обязаны. Например, главбухам часто вменяют обеспечение законности хозяйственных операций. Но, простите, бухгалтер не юрист, чтобы отвечать за законность. И вообще он должен не решать, осуществлять сделку или нет (это дело руководителя), а грамотно отразить ее в учете и отчетности. Но вот этот записанный на бумаге пункт об обеспечении законности может принести бухгалтеру большие неприятности, в том числе и уголовного характера.

Ну что, берем профстандарт, читаем свою инструкцию, сличаем, отмечаем лишнее и к руководству — вносить изменения. О том, как это правильно сделать, мы рассказали в этом материале.

Навыки и обязанности главбуха с точки зрения профстандарта бухгалтера

Итак, должностные обязанности главного бухгалтера кратко. В профстандарте выделены четыре уровня квалификации для тружеников бухгалтерской сферы: с 5-го по 8-й. Мы будем смотреть на уровень 6, т. к. это уровень большинства главбухов обычных фирм. Бухгалтеры 5-го уровня не составляют отчетность (то есть это не главбухи). 7-й уровень предполагает работу с фирмами, имеющими обособки, а 8-й — составление консолидированной отчетности и оказание бухуслуг сторонним лицам. То есть это уже более высокие компетенции.

Стандартом для специалиста 6-го уровня предусмотрены четыре трудовые функции:

1. Работа с бухгалтерской отчетностью: составить саму отчетность и пояснения к ней, согласовать и подписать ее у директора, сдать, куда нужно, сохранить и по окончании срока хранения сдать в архив.
2. Внутренний контроль бухучета и составления отчетности (фактически это внутренний аудит).
3. Налоговый учет: организовать его и контролировать ведение, формировать налоговую политику фирмы, составлять и представлять декларации и расчеты, обеспечивать хранение отчетности и ее сдачу в архив, организовать и контролировать уплату налогов, взаимодействовать с контролирующими органами при проверках, осуществлять налоговое планирование.
4. Финанализ, бюджетирование и управление денежными потоками.

Подробно расписывать обязанности по каждой функции и то, как именно их выполнять, мы не будем, вы можете все прочесть в стандарте. Но смотрите: обычно должность главбуха предполагает совмещение функций 1 и 3, то есть сферу бухгалтерской отчетности и налогового учета. Должностные обязанности главного бухгалтера в единственном лице, как правило, включают не только организацию и контроль, но и ведение учета или отдельных участков. Поэтому в его инструкции будет нормальным наличие функционала, свойственного бухгалтеру уровня 5. 

Если же у вас дописаны обязанности по функции 2, то дополнительно к набору стандартных главбуховских обязанностей вы выполняете роль главного по внутреннему аудиту. Если по функции 4, то финдиректора. Подумайте, адекватно ли этому ваше вознаграждение. Не пора ли намекнуть на повышение или просить снять лишние обязанности?

Какая ответственность может быть возложена на главбуха и в каком виде? Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс и ознакомьтесь с мерами отвественности бухгалтера. 

И швец, и жнец: что еще тащат на себе главбухи

Выше мы говорили об обязанностях, которые, может быть, и излишне трудозатратны для главбуха, но все-таки укладываются в бухгалтерские компетенции. А теперь перечислим те участки работы, которые в общем-то должны делегироваться другим специалистам.

Первое — это кадры. Очень часто бухгалтерии приходится оформлять приемы-переводы-увольнения, трудовые книжки, штатные расписания, графики отпусков, документы по персональным данным и др. Для этого нужна кадровая служба или хотя бы отдельный специалист, который будет работать на этом постоянно, а не в промежутках между отчетными кампаниями. Сюда же можно включить спецоценку и охрану труда. Этим ведь тоже часто занимаются бухгалтеры, потому как больше некому. И за нарушения, найденные при проверках, от руководства влетает именно им.

Далее — согласование, а иногда и полное оформление договоров с контрагентами, претензионная работа и даже суды. Безусловно, с главбухом могут согласовываться налоговые аспекты сделок, он может участвовать в урегулировании задолженности. Но именно со своей бухгалтерской позиции. Остальное должны делать юристы. Еще из этой же серии — подготовка документов для получения банковских кредитов. От главбуха должна исходить только правильная отчетность, остальное — юрист, другой специалист, сам руководитель, в конце концов.

Что еще? Отчетность и платежи сверх бухгалтерских и налоговых. Что только не сдают и не рассчитывают бухгалтеры. Взять хотя бы экологические платежи: плату за НВОС, экологический сбор, лимиты отходов. А еще есть ЕГАИС, таможня, обязательная маркировка товаров, система по ветеринарии, онлайн-ККТ. В общем, список вы можете продолжить сами с учетом специфики деятельности вашей фирмы.

Главбух либо отвечает за все это, либо делает это сам. Но как мы видим из стандарта, этих обязанностей профессия бухгалтера не предусматривает. Чем не повод для диалога с начальством?

Безусловно, идти и бросать перед руководителем талмуд со стандартом, требуя доплаты или немедленного пересмотра инструкции, не стоит. Но побеседовать по-хорошему и аргументированно, думаем, вы можете. Руководству многих компаний свойственно все сливать в бухгалтерию, поскольку оно просто не вникает в тонкости бухгалтерской работы, а иногда вообще не видит различий между учетом, кадрами, сметами (и далее по списку). Сами должностные инструкции достаточно часто просто скачиваются из интернета, и руководство не в курсе, что там записано (в самых запущенных случаях оно вообще не имеет понятия об их существовании или назначении). Но вы же главбух, сами знаете, какую важную роль играет каждый подписанный документ. Приведите свой документ в порядок.

А как это оформить, мы рассказали здесь.