Инструкция по ведению личных дел служащих — Инструкции по применению и эксплуатации

Оформлять личные дела работников нужно не всем работодателям. Для муниципальных, госслужащих и военнослужащих ведение личных дел обязательно в силу закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ.

Остальным компаниям можно вести дела сотрудников по своей инициативе. И, как правило, большинство из них ведет такой учет. Ведь порядок нужен в любых документах, тем более в кадровых.

Общие правила ведения личных дел

Как вести личные дела нужно прописать в локальном нормативном акте компании (ЛНА). Такой документ может называться, например, «Положение о порядке ведения личных дел сотрудников».

На работников, с которым заключены трудовые договоры, личные дела заводить обязательно. Срок действия трудового договора значения не имеет.

На привлеченных подрядчиков по договорам ГПХ, личные дела не оформляют.

Если же сотрудник работает в компании на условиях внутреннего совместительства, то надо будет завести 2 личных дела: по основной должности и по совмещению.

Если сотрудник уволился, а затем опять пришел в компанию — на него надо завести новое личное дело.

Оформление личного дела работника

Сначала нужно завести отдельную папку и заполнить титульный лист.

На нем указывают:

название компании;
название отдела, где будет работать новый специалист;
номер личного дела;
номер тома (при наличии).

Для удобства ФИО работника можно написать как заголовок дела.

Решение о том, какие документы будут находиться в личном деле, организация — работодатель решает сама с учетом специфики своей деятельности.

Обычно список документов в личном деле работника такой:

Внутренняя опись документов.
Заявление о приеме на работу.
Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве.
Личный листок по учету кадров.
Дополнения к личному листку.
Трудовой договор, а также допники к нему.
Должностная инструкция сотрудника.
Характеристики и письма от прежних работодателей.
Различные заявления, которые писал сотрудник в период своей работы.
Копии приказов, изданных по личном составу, где указано ФИО этого работника.
Данные об аттестации.
Данные медосмотров.
Лист-заверитель дела.

Доверьте архивную обработку и хранение кадровых документов сервису Делис Архив. Оцифруем любую документацию и создадим защищенный электронный архив с быстрым доступом и удобным поиском.

Карточки по форме Т-2, если предприятие их ведет, хранятся отдельно. В личное дело их не вкладывают.

Важно помнить, что персональные данные человека можно обрабатывать только с его разрешения. Это означает, что нужно подписать с работником отдельный документ — согласие на получение и обработку его данных, и указать в нем для чего эти сведения нужны компании.

Чтобы исключить какие-либо претензии при проверках — не храните в личном деле копии личных документов персонала. Получили документы от работника, проверили, отметили у себя необходимую информацию и вернули документы.

Так, в личном деле нельзя хранить копии следующих документов:

Паспорт.
Военный билет.
СНИЛС;
Диплом об образовании.
Свидетельство о заключении и /или расторжении брака.
Свидетельство о рождении ребенка.
Свидетельство о перемене имени или фамилии.

Копии по уволенным работникам также не нужно хранить. Персданные работника нужны работодателю только на период его работы в компании. И если работник уже не трудится в организации, то значит нет никаких оснований для обработки его персданных.

Важно: за нарушения, связанные с обработкой и хранением персональных данных предусмотрены штрафы по :

1. За незаконную обработку персональных данных или их обработку в целях, которые несовместимы с целями сбора персональных данных в размере:

от 10 000 до 20 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
от 60 000 до 100 000 руб. — для организаций.

2. За повторное нарушение штраф составит:

от 20 000 до 50 000 руб. — для должностных лиц;
от 50 000 до 100 000 руб. — для ИП;
от 100 000 до 300 000 руб. — для организаций.

3. Штраф за обработку персональных данных без письменного согласия субъекта персональных данных, когда такое согласие является обязательным:

от 20 000 до 40 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
от 30 000 до 150 000 руб. — для организаций.

4. За повторное нарушение штраф уже будет в размере:

от 40 000 до 100 000 руб. — для должностных лиц;
от 100 000 до 300 000 руб. — для ИП;
от 300 000 до 500 000 руб. — для организаций.

Оштрафовать вправе в течение трех месяцев со дня совершения нарушения

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Ведение личного дела работника

Итак, папка есть. Что дальше?

Документы в папку складывают в хронологическом порядке: первыми будут документы о трудоустройстве (заявление, трудовой договор, приказ). Соответственно последним — приказ об увольнении.
Каждый лист дела нужно пронумеровать.
Данные о работниках хранят в томах. Максимум в одном томе может быть 250 листов. Далее нужно открыть новый том.
Потом нужно заполнить внутреннюю опись документов, что находятся в деле.

Эту опись нужно составлять сразу, как сформирована папка, то есть, в день приема сотрудника на работу.

Опись составляется в виде перечня: указывается номер документа, его индекс, название и номера листов дела, которые он занимает. И так по каждому документу.

Если появляются новые документы, то их также нужно вносить во внутреннюю опись. Саму опись также помещают в папку всеми к остальным документам.

Если личное дело прошили без этой описи, то можно приклеить ее к внутренней лицевой стороне обложки.

Все папки нужно пронумеровать и зарегистрировать в специальном журнале. Законодательно установленной формы такого журнала нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно.

Делис Архив — приведем в порядок кадровые документы вашей компании, сформируем личные дела с соблюдением всех требований закона. По запросу работников подготовим и выдадим необходимые справки и выписки.

Порядок и сроки хранения личных дел

В периоде работы сотрудника его папка с данными хранится в отделе кадров в металлических шкафах. А лучше в сейфах.

Когда сотрудник увольняется, то его дело закрывается и передается в архив организации на хранение. Сделать это нужно в промежутке начиная со второго года после закрытия дела и заканчивая концом третьего года после завершения дела.

Дела, закрытые до 01.01.2003 года, хранятся 75 лет. После этой даты — 50 лет, но не запрещено и все 75.

При истечении срока хранения папку с документами можно уничтожить.

Папки с документами на руководителей нужно хранить постоянно.

При передаче дела на хранение нужно:

убрать с документов скрепки. Затем можно делать прошивку. Еще можно сделать переплет в картонную обложку в 4 прокола. Обязательно нужно проследить, чтобы при подшивке документов их текст реквизиты хорошо читались.
на каждом листе поставить номер и приложить внутреннюю опись.
заполнить лист-заверитель. Бланк представлен ниже.

Ну и последнее — обложка. Это все тот же титульный лист. На нем надо отметить дату окончания дела и количество листов, указанное в листе-заверителе. Считаются все листы, в том числе внутренняя опись и лист-заверитель. Также на обложке дела нужно указать срок его хранения.

Все, дело готово для хранения.

Срок хранения личных дел длительный. И нужно следить за температурой и влажностью в помещении, где лежат папки. Бумага имеет свойство выгорать, поэтому попадание на них солнечных лучей совсем нежелательно.

Источник

Содержание страницы

Что представляет собой личное дело
Обязательно ли вести личные дела
На кого заводят личные дела
Сроки оформления личного дела
Особенности формирования личного дела
Какие документы включаются в состав личного дела
Как правильно оформить личное дело
Ведение личных дел
Кому можно выдать личное дело

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Являются ли личные дела источником персональных данных сотрудников?

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Как составить акт приема-передачи личного дела муниципального служащего?

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

своевременный учет всей документации о сотруднике;
отслеживание карьерной динамики;
учет данных о возможных полагающихся льготах;
оценка перспектив профессионального роста;
сохранность и упорядоченность личной документации;
оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

руководящее звено;
заместители руководителей разных уровней;
ключевые специалисты;
сотрудники, несущие материальную ответственность;
кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.

Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ

Как правильно оформить личное дело

ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Его обязанности составляют:

первичное заведение личного дела;
внесение в него новых записей и документов;
изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
при необходимости заверение копий;
внутренняя опись входящих в дело документов;
плановая проверка состояния личных дел;
ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
хранение дел;
помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

№	Индекс	Дата выдачи	Заголовок	Номер листов дела	Дата включения	Примечание
Порядковый номер документа	По внутренней номенклатуре	Обозначается арабскими цифрами	Название документа	В зависимости от места размещения в деле	День помещения в личное дело	Разные отметки, например. оригинал или копия.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
- ФИО работника;
- дата заведения;
- дата закрытия;
- дата передачи в архив.
Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

По какой форме вести журнал учета личных дел работников?

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

Источник

Автор: Данилова В. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации.

Определение

Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).

Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

Какие документы включать в личное дело?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

№ п/п	Наименование документа
1	Анкета, заполненная работником при приеме на работу
2	Экземпляр трудового договора
3	Копия паспорта
4	Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка
5	Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности
6	Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)
7	Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)
8	Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ
9	Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*
10	Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан
11	Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров
12	Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор
13	Экземпляр договора о полной материальной ответственности
14	Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)
15	Документы о прохождении аттестации
16	Докладные и объяснительные записки
17	Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).

К личному делу могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.

Как оформляются личные дела?

Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные.

Титульным листом личного дела является обложка папки. Оформить обложку можно, например, так:

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела.

Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.

Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.

Страницы в любом случае нужно нумеровать.

Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.

В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Приведем пример бланка:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № ______________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Как осуществляется ведение и хранение личных дел?

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:

внесение записей в опись;
помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;
изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).

Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.

Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.

Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел (например, раз в год) на предмет сохранности включенных в них документов.

Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства.

Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них (например, не оставлять личные дела на столах без присмотра).

Когда работник увольняется

После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.

Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.

При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.

* * *

Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Источник

Личное дело сотрудника создается при приеме на работу. В этой статье мы расскажем, что должно быть в личном деле в 2024 году и какие документы в личном деле сотрудника хранить категорически запрещено, а также, что должно быть в личном деле сотрудника. В этой статье вы найдете ряд документов для создания личных дел сотрудников и список запрещенных документов в личных делах.

Документы в личном деле сотрудника: что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела сотрудника:

Заявление о приеме на работу или трудовой договор.
Согласие на обработку персональных данных.
Копия паспорта сотрудника.
Копия трудовой книжки (если она имеется).
Копия документа об образовании.
Копии документов о профессиональной подготовке (сертификаты, удостоверения и т.п.).
Медицинская справка формы 086-У, подтверждающая годность к работе данного сотрудника.
Справка о трудовом стаже (если требуется).
Справка о доходах (если требуется).
Другие документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника (например, контракты, приказы о приеме, о расторжении трудового договора и т.п.).
Заявления, ходатайства и другая корреспонденция между сотрудником и работодателем.
Личные данные сотрудника (анкета, фотография).

В зависимости от политики и требований организации, в личном деле могут быть добавлены и другие документы, специфичные для конкретной сферы деятельности или работодателя.

Формирование личных дел сотрудников

ГОСТ 27570-87 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Учет личного состава предприятий, учреждений и организаций» устанавливает общие требования к формированию личного дела сотрудника.
Согласно ГОСТу, личное дело сотрудника 2024 должно содержать следующую информацию:

Документы, удостоверяющие личность сотрудника, такие как паспорт, военный билет (при необходимости), свидетельство о рождении и другие документы.
Документы, подтверждающие образование и квалификацию сотрудника, такие как дипломы, аттестаты, сертификаты и др.
Трудовой договор и приложения к нему, отражающие условия работы сотрудника, режим работы, должностные обязанности, размер оплаты труда, отпуска и т.д.
Справки о прохождении медицинского освидетельствования сотрудника, а также о прохождении специальных медицинских осмотров (при необходимости).
Справки о награждениях, поощрениях и штрафах, полученных сотрудником, а также о привлечении его к дисциплинарной или административной ответственности.
Другие документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника, такие как заявления, соглашения, приказы о его назначении, перемещении, увольнении, переводах и т.д.

ГОСТ также регламентирует требования к оформлению личного дела сотрудника, такие как порядок хранения документов, их оформление, форматы и т.д.

Важно отметить, что ГОСТ 27570-87 является рекомендательным формирование личных дел сотрудников в соответствии с ним необязательно. Однако многие организации следуют этому стандарту для систематизации и упорядочения информации о своих сотрудниках.

Какие документы запрещено хранить в личных делах сотрудников?

В папке не храните документы, которые не связаны напрямую с работой сотрудника. При ведении дел соблюдайте требования по защите персональных данных. Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника небезопасно. При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это как нарушение правил обработки и хранения персональных данных.
В состав личного дела сотрудника не включают трудовую книжку и личную карточку, так как эти документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов. В согласии на обработку персональных данных должна быть указана конкретная цель хранения ксерокопий документов. Кадровику стоит проверить нормативное обоснование для хранения таких ксерокопий. Судебная практика показывает, что нельзя хранить копии личных документов работников, если на это нет достаточных оснований.

Как вести личные дела сотрудников

Чтобы соблюдать установленный порядок ведения личных дел работников, следуйте простым правилам. Они подскажут, как правильно оформить личное дело сотрудника и тогда личные дела работников всегда будут в порядке.

Правило 1: Располагайте документы в деле по мере их поступления в хронологическом порядке.
Правило 2: В папке должно находиться не более 250 листов. Если их больше, необходимо оформить второй том с учетом п. 4.20 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
Правило 3: Все листы личного дела пронумеруйте арабскими цифрами, используя простой графитный карандаш или нумератор. Учитывайте, что нельзя применять чернила и цветные карандаши.
Правило 4: Нумерацию проставляйте на каждом листе. Не нужно пронумеровывать все страницы. Внутреннюю опись нумеруйте отдельно от документов, которые хранятся в папке.

Сколько хранятся личные дела сотрудников

Личные дела сотрудников, которые работают в организации, храните в отделе кадров в металлических шкафах или сейфах. Личные дела сотрудников, которые уже уволились, закройте и передайте на хранение в архив. Сколько лет хранятся личные дела сотрудников в архиве, установлено Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Хранение личных дел сотрудников предусмотрено:

в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Личные дела, которые образовались в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет, независимо от даты их создания.

Как организовать ведение и хранение личных дел сотрудников

Для того чтобы правильно вести и хранить личное дело сотрудника в 2024, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного сотрудника. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. Обучаем онлайн в кратчайшие сроки.
В каких ситуациях подойдет наше обучение:

когда нужно пройти проверку или аттестацию;
нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
нужно обучить новых сотрудников;
нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

Например курс Кадровое делопроизводство. Квалификация: Специалист по кадровому делопроизводству . Обучение в кратчайшие сроки, с выдачей документа

Итоги

Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной, муниципальной и военной службе надо вести личное дело работника. Коммерческие структуры и индивидуальные предприниматели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике.

Посмотрите все курсы по направлению Кадровое дело

Источник

Ведение личных дел работников помогает поддерживать в актуальном виде информацию о них, упрощает поиск нужных сведений, позволяет отследить их карьерный путь и формировать кадровый резерв. Но оформление и хранение личных дел требует соблюдения определённых правил — об этом поговорим в статье.

Понятие и состав личного дела сотрудника

Личное дело представляет собой папку, содержащую подробные сведения о сотруднике. Их ведение обязательно не для всех работодателей. Личные дела всегда заводят на военнослужащих, работников прокуратуры, гражданских и муниципальных служащих, а также иных служащих, обозначенных в ведомственных нормативных актах.

Для коммерческих организаций такую обязанность закон не устанавливает. Тем не менее компании проявляют инициативу и ведут личные дела персонала, ведь это позволяет поддерживать информацию о работниках в актуальном виде и быстро находить нужную информацию.

К содержимому папок нет единых требований. Организации определяют состав дел самостоятельно, ориентируясь на свои представления и потребности. Порядок формирования дела может быть прописан во внутреннем регламенте.

Дела пополняются на протяжении всего периода работы персонала. В составе дела документы сотрудников хранят в последовательном хронологическом порядке — от заявления о трудоустройстве до копии приказа об увольнении. Так в них легче искать сведения и в дальнейшем проводить архивацию.

Условно все материалы в составе дел можно разделить на пять групп:

Информирующие о содержимом папки

Это внутренняя опись и лист-заверитель. В описи кадровики указывают документы, которые включены в дело. Её составляют от руки или прикладывают в печатном виде. После увольнения работника свободные строки в ней зачёркивают.

Лист-заверитель заполняют перед сдачей томов в архив и располагают последним в деле. В нём кадровики перечисляют число листов в папке и описи, а также фиксируют все изменения, происходящие с содержимым.

Сопровождающие процесс устройства на работу

Это, например, заявление соискателя, анкета, копия приказа руководителя о найме кандидата, договор о материальной ответственности.

Стоит отметить, что трудовой договор и дополнительные соглашения к нему не должны входить в состав личного дела, а формируются в отдельное дело с одноимёнными документами.

Относящиеся к профессиональной деятельности и карьере

Например, копия приказа о назначении на должность, различные заявления сотрудника, свидетельства о повышении квалификации, аттестации, справки о медосмотре и т. д.

Сопровождающие процесс увольнения

Это копия приказа руководителя, заявление сотрудника об увольнении.

Согласие на обработку персональных данных

Конфиденциальную информацию можно включать в дело только с письменного разрешения сотрудника. Перечень сведений, которые допускается собирать у работника, приведён в Указе Президента РФ № 609 от 30.05.2005 г.

Порядок расположения бумаг в личном деле такой: опись → документы, сопровождающие процесс трудоустройства → согласие на обработку личных данных → документы, полученные в ходе деятельности → копия приказа и заявление об увольнении → лист-заверитель.

Как правильно оформить личное дело сотрудника

На каждого работника заводят отдельную папку. Папки могут иметь картонные и пластиковые переплёты с любыми механизмами подшивки — скоросшивателями, зажимами, кольцами. Оптимальный вариант — папки с твёрдой обложкой и гребешками внутри, в которых проделаны четыре отверстия. Они подходят для сдачи бумаг в архив, обеспечивают надёжную фиксацию листов при ведении дел в бумажном виде.

Перечислим основные правила оформления личных дел:

В папке должно быть до 250 листов при максимальной ширине корешка 4 см. Если бумаг больше, нужно разбить материалы на несколько томов.
В дела подшивают оригиналы или заверенные копии. Если в папке находятся документы с ограниченным сроком хранения, перед сдачей источников в архив нужно оформить выемку таких бумаг, а затем их уничтожить. Как правило, эта процедура прописывается во внутреннем локальном акте предприятия.
Содержимое нумеруют. Исключения — лист-заверитель и опись. Цифры используют арабские — 1, 2, 3 и т. д. Их проставляют сверху в правом углу. Числа наносят серым карандашом или нумератором.
Лишние предметы при формировании папок убирают, например скрепки и стикеры.
Документы подшиваются в одном экземпляре, приложения к ним также приобщаются к делу.
Листы брошюруются на четыре прокола, для малоформатных бланков допускается крепление на три отверстия.
Переплёт не должен закрывать текст, печати, подписи, даты.
Оригиналы приказов, трудовые договоры и дополнения к ним, трудовые книжки, карточки Т-2 хранятся отдельно и к личным делам не подшиваются.

Для каждой папки оформляется обложка — образец приведён на фото.

На ней указывают сведения для идентификации содержимого. К ним относятся название организации, номер дела и тома (согласно журналу учёта), Ф. И. О. сотрудника, крайние даты приказов о приёме на работу и увольнении (даты начала и окончания дела), период хранения. При подготовке к сдаче бумаг в архив на обложке нужно написать итоговое количество листов.

Важно!

Если фамилия или имя сотрудника были изменены, не нужно заводить новую папку. Старые данные необходимо зачеркнуть, а над ними указать актуальные.
Если в томе присутствуют бумаги, которые не относятся к периоду ведения папки, то под крайними датами с новой строки делается запись: «В деле есть документы за… год(ы)».

Сроки оформления личного дела сотрудника

Кадровый специалист приступает к формированию личного дела после официальной регистрации трудовых отношений: подписания сторонами договора и утверждения распоряжения (приказа) о приёме на работу. Для сбора документов ему дополнительно нужно заручиться согласием сотрудника на использование его персональных данных.

Как правило, срок заведения дела ограничен внутренним регламентом. Обычно специалисту даётся 5 рабочих дней со дня заключения трудового договора.

Какие документы запрещено помещать в личные дела сотрудников

В деле не должны храниться бумаги, которые не касаются профессиональной деятельности персонала и карьеры. К ним относятся оригиналы и дубликаты следующих документов:

паспорт;
СНИЛС;
фотографии;
свидетельство о заключении брака;
ИНН;
военный билет;
свидетельство о рождении ребёнка;
диплом;
свидетельство о смене фамилии, имени.

Также закон запрещает сбор и хранение сведений о политических взглядах сотрудников, их религиозных предпочтениях и иных убеждениях. Кроме того, нельзя собирать информацию об участии кадров в профсоюзной деятельности.

С разрешения персонала возможна обработка следующих документов: медицинской книжки, дубликата диплома, аттестационного листа, справки о судимости или её отсутствии, характеристик. В этом случае бланк согласия хранится в личной папке, а сами материалы в отдельном конверте.

Ведение личного дела сотрудника

Как мы уже сказали ранее, кадровики должны вести личные папки на государственных и муниципальных служащих. К ним относятся военные, таможенники, работники МВД, казначейства, прокуратуры, общеобразовательных учреждений и т. д.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели принимают решение об открытии дел самостоятельно. При их оформлении и ведении они чаще всего опираются на стандарты для госслужащих, которые закрепляют в локальных актах. В некоторых случаях компании хранят данные на сотрудников в общих папках, а потом сортируют их перед сдачей в архив.

Дела в госсекторе формируют сплошным методом — на весь персонал без исключения. В коммерческой сфере допустим выборочный способ. В этом случае тома заводят на ключевых работников:

руководителей;
заместителей;
ценных специалистов;
материально ответственных лиц.

Для контроля наличия и целостности персональных данных кадровики ведут журнал (книгу) учёта личных дел.

В 2021 году законодательно разрешён электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Правила и нюансы кадрового ЭДО прописаны в статьях 22.1–22.3 ТК РФ. С этого момента коммерческие предприятия получили возможность вести личные дела в цифровом формате, не используя бумажные бланки.

Система электронного документооборота максимально упрощает работу с документами: оформление, систематизацию, поиск, обновление и актуализацию. Кроме того, цифровой формат делает документооборот прозрачным, минимизирует риск ошибок и защищает от потери информации.

Где и сколько хранится личное дело сотрудника

Для надёжной защиты персональных данных сотрудников правильно хранить папки с документами на предприятиях под замком: в отдельных помещениях, оборудованных сигнализацией и стеллажами, которые изолированы от прямых солнечных лучей. Каждый раз после работы с документами комнату нужно опечатывать.

Периодически организации необходимо проводить ревизии. В ходе таких мероприятий проверяется сохранность материалов. Повреждённые листы восстанавливаются, а бумаги с истекшим сроком уничтожаются.

Личное дело ведут до момента, пока человек не покинет компанию. Как только это случается, кадровик закрывает дело уволенного сотрудника. Затем отправляет его в хранилище, где входящие материалы проходят экспертизу ценности, оцифровываются и подвергаются архивной обработке.

Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 регулирует срок передачи дел. В 2024 году это нужно сделать не позднее 3 лет и не ранее 1 года после ухода работника из коммерческой компании. Личные данные муниципальных и государственных гражданских служащих отправляются в хранилище через 10 лет со дня увольнения.

Уточним, сколько всего лет необходимо держать в архиве документы по личному составу. На этот вопрос отвечает статья 22.1 ФЗ № 125 «Об архивном деле» от 22.10.2004. В ней указаны следующие сроки:

75 лет — для дел, закрытых до 01.01.2003;
50 лет — для дел сотрудников, уволенных после 01.01.2003.

Отметим, что документы сотрудников, проходивших службу на негражданских государственных должностях, не уничтожают на протяжении 75 лет, но их не отправляют в архив, а оставляют в соответствующих ведомствах.

Чтобы узнать, сколько времени нужно хранить конкретные виды документов, смотрите Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019. По истечении установленных сроков бумаги изымают и отправляют на уничтожение. Для этого специалисты нашей компании «Делис Архив» используют профессиональные шредеры с нужным уровнем секретности. После обработки уже невозможно восстановить и прочитать персональные сведения.

Доверьте упорядочение по архивным правилам и хранение личных дел ваших работников специалистам компании «Делис Архив». Дополнительно мы можем провести аудит документооборота вашей организации, выявить слабые места и посоветовать, как их оптимизировать. А чтобы упростить процессы, мы можем помочь в оцифровке данных и организации ЭДО.

Источник