Инструкция по перерегистрации кассы в фнс в связи с заменой фискального накопителя

Для работы с онлайн-кассой любой модели требуется фискальный накопитель (ФН). Этот аппарат сохраняет все документы, созданные кассиром, защищает чеки и отчёты от изменений и предотвращает их удаление. Чтобы использовать онлайн-кассу, предпринимателю необходимо контролировать срок службы и заполненность чипа и своевременно заменять устройство. Рассмотрим, в каких ситуациях требуется замена ФН, и разберёмся в том, как поменять фискальный накопитель в кассе самостоятельно.

Когда нужно менять ФН

Причины, по которым может потребоваться замена накопителя, разнообразны. Рассмотрим основные из них.

Завершился период эксплуатации устройства. Каждый ФН имеет срок службы — 15 или 36 месяцев. Этот срок указан в документации устройства. По прошествии этого времени чип прекращает выполнять свою функцию: сохранять чеки для отправки в Федеральную налоговую службу.

Срок работы ФН отсчитывается с момента регистрации контрольно-кассовой техники (ККТ). Заменить чип следует до его блокировки, иначе предприниматель не сможет создать отчёт о закрытии ФН, информацию из которого нужно передать в налоговую. Многие модели уведомляют пользователей о необходимости замены фискального накопителя заблаговременно, за 30 дней до завершения периода службы устройства.

Закончилось свободное место в памяти. Согласно закону № 54-ФЗ, фискальные документы должны постоянно храниться в ФН. Сформированные чеки и отчёты невозможно удалить из памяти устройства. Со временем память ФН заполнится, и потребуется замена чипа.

Современные накопители способны вместить до 230–250 тысяч документов. Этого достаточно для того, чтобы каждый день на протяжении трёх лет формировать по двести чеков. Однако если предприниматель пробивает более тысячи чеков в день, то память может заполниться раньше, чем истечёт срок службы устройства.

ФН оказался заблокирован. Блокировка может произойти даже при наличии свободного места в памяти чипа и до того, как истечёт срок действия накопителя. Вот некоторые из причин блокировки:

• предприниматель допустил ошибку при регистрации онлайн-кассы в налоговой службе. Важно тщательно проверять информацию в заявлении о регистрации и перерегистрации ККТ;
• техника не передавала данные в ФНС более 30 дней. Пользователь должен следить за стабильностью подключения к интернету и регулярно оплачивать услуги интернет-провайдера, а также вовремя продлевать договор с оператором фискальных данных;
• кассир не закрыл смену спустя сутки после её начала. Отчёт о закрытии смены должен быть сформирован не позднее чем через 24 часа после создания отчёта о её открытии.

Кассу передали новому владельцу или данные старого владельца изменились. При регистрации онлайн-кассы в Федеральной налоговой службе нужно указать ИНН её единственного владельца. Если собственник оборудования решает передать ККТ другому предпринимателю, необходимо перерегистрировать технику в налоговой и произвести замену ФН. Так же стоит поступить в случае, если владелец контрольно-кассовой техники создаёт новое юрлицо и продолжает использовать свою старую онлайн-кассу для расчётов. При передаче техники другому подразделению компании замена устройства не требуется.

Если ИНН владельца аппарата остаётся неизменным, но меняются другие данные, внесённые в регистрационную карточку ККТ (например, наименование компании или информация об ОФД), предпринимателю следует перерегистрировать кассу, но замена фискального накопителя не требуется.

ФН оказался бракованным. При обнаружении заводского брака необходимо связаться с производителем и передать ему чип для экспертизы. Если на устройство распространяется гарантия, поставщик заменит его.

Накопитель сломался. Как и любое другое устройство, ФН может выйти из строя из-за попадания влаги в корпус или замыкания в электропроводке. В этом случае устройство необходимо заменить как можно скорее, чтобы работа торговой точки не останавливалась.

Порядок действий при замене фискального накопителя в кассе

Для замены фискального накопителя в онлайн-кассе можно обратиться в сервисный центр. Специалисты помогут заменить ФН в срок: закрыть архив устройства и перерегистрировать ККТ в налоговой. Например, взять на себя перерегистрацию вашей ККТ с заменой ФН могут сотрудники «Астрал». Подайте заявление на замену фискального накопителя на сайте «Астрал ККТ». Наши специалисты могут выполнить работу в офисе «Астрал» или приехать в ваш магазин.

Закон также разрешает владельцам ККТ самим менять чип. Рассмотрим, как поменять фискальный накопитель в кассовом аппарате самостоятельно.

Шаг 1. Убедитесь в том, что устройство необходимо заменить

Обычно касса уведомляет пользователя о необходимости замены ФН за тридцать дней до окончания срока службы чипа. Если ваша контрольно-кассовая техника не отправляет такие уведомления, проверьте состояние устройства самостоятельно. Для этого сформируйте отчёт о закрытии смены. Если срок действия ФН подходит к концу, в отчёте появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней». Если память устройства заполнена на 99%, в отчёте будет указано «Память ФН заполнена».

Состояние чипа можно также узнать через ОФД. Чтобы проверить срок службы устройства в Личном кабинете Астрал.ОФД, откройте раздел «Аналитика» и перейдите в подраздел «График замены ФН и ОФД». Внизу страницы представлена информация о ваших ККТ и установленных в них накопителях. В таблице указаны даты замены ФН и продления договора с ОФД.

Картинка с сайта: astral.ru

Шаг 2. Выберите новое устройство

Приобретая ФН, важно соблюдать законодательные требования. Все юридические лица и индивидуальные предприниматели, использующие специальные режимы налогообложения (например, упрощённую или патентную систему), должны применять накопитель со сроком службы 36 месяцев. Кроме того, чип на 36 месяцев обязаны установить организации и ИП, работающие в сфере услуг.

Продавцам подакцизных товаров потребуется ФН со сроком работы 410 дней. Предприниматели и руководители компаний должны приобрести устройство на 15 месяцев и при регистрации техники в налоговой указать, что ККТ будет использоваться для реализации подакцизных товаров. В результате срок действия чипа автоматически уменьшится до 410 дней.

Если организация или ИП используют онлайн-кассу в автономном режиме, это также должно быть указано в заявлении о регистрации ККТ. Срок службы ФН в таких условиях сокращается. Если вы приобрели накопитель на 15 месяцев, он прослужит только 410 дней, а ФН со сроком действия 36 месяцев — 560 дней.

С 6 августа 2021 года заменять фискальные накопители можно только на новые устройства модели ФН-М. Этот новый тип чипа поддерживает все актуальные форматы фискальных документов: ФФД 1.05, 1.1 и 1.2. Благодаря поддержке ФФД 1.2, чип ФН-М можно использовать при продаже маркированных товаров.

Шаг 3. Закройте текущую смену

Создайте на кассовом аппарате отчёт о закрытии смены и распечатайте его. Учтите, что все чеки и отчёты, созданные с использованием онлайн-кассы, на этом этапе должны быть переданы в налоговую инспекцию.

Проверьте поле «Количество непереданных ФД» в отчёте о закрытии смены. Если в этой строке указано число, отличное от нуля, продолжать замену фискального накопителя нельзя. Необходимо восстановить стабильное подключение к интернету и оплатить услуги интернет-провайдера и ОФД, чтобы ККТ отправила документы в налоговую службу. После этого можно продолжить замену устройства.

Узнать статус чеков можно и в Личном кабинете ОФД. Пользователям онлайн-сервиса Астрал.ОФД достаточно перейти в раздел «Чеки» и открыть вкладку «Все чеки». Статус каждого документа отражён в последней колонке таблицы.

Картинка с сайта: astral.ru

Шаг 4. Закройте архив ФН

Создайте на онлайн-кассе отчёт о закрытии фискального накопителя. Способ создания этого отчёта зависит от модели ККТ. Подробные рекомендации по замене ФН представлены в инструкции, прилагаемой к вашему устройству. Сохраните отчёт: впоследствии эти данные потребуются вам для перерегистрации аппарата в ФНС.

Шаг 5. Замените накопитель

Отключите кассу от сети, откройте отсек для накопителя и осторожно извлеките устройство. Перед установкой нового чипа в онлайн-кассу ознакомьтесь с инструкцией по эксплуатации. Порядок замены ФН зависит от модели контрольно-кассовой техники. Будьте аккуратны, чтобы не повредить шлейф ККТ.

Шаг 6. Активируйте новый накопитель

После установки нового ФН включите кассу и создайте отчёт об изменении параметров регистрации. Вам необходимо внести в систему информацию о новом устройстве и проверить данные об операторе фискальных данных. Сведения из отчёта об изменении параметров регистрации понадобятся на следующем этапе замены ФН.

Шаг 7. Перерегистрируйте кассу

Перерегистрация кассы в связи с заменой ФН должна быть произведена в течение 24 часов. Чтобы перерегистрировать технику на официальном сайте ФНС, войдите в свой Личный кабинет ИП или юридического лица. Перейдите в раздел «Учёт контрольно-кассовой техники», найдите нужный аппарат в списке и нажмите на его регистрационный номер. В появившемся окне нажмите на кнопку «Перерегистрировать».

Заполните заявление о перерегистрации ККТ, указав причину перерегистрации (замена фискального накопителя) и введя данные из сформированных отчётов. В предложенном списке выберите модель нового ФН и введите его заводской номер. Подпишите заявление усиленной квалифицированной электронной подписью и отправьте документ.

Сотрудники налоговой проверят заявление на замену ФН в течение пяти рабочих дней. После его обработки статус техники в вашем Личном кабинете на сайте ФНС изменится на «ККТ перерегистрирована».

Как перерегистрировать кассу в Личном кабинете Астрал.ОФД после замены ФН

Пользователи онлайн-сервиса Астрал.ОФД после замены фискального накопителя могут перерегистрировать ККТ, используя только Личный кабинет сервиса.

1. Перейдите в раздел «Кассы», выберите нужное устройство и нажмите на кнопку «Перерегистрация».


Картинка с сайта: astral.ru

2. В открывшемся окне нажмите на кнопку «Далее».


Картинка с сайта: astral.ru

3. Выберите причину перерегистрации — «Замена ФН».


Картинка с сайта: astral.ru

4. Система проверит, доступны ли отчёты о закрытии накопителя и об изменении параметров регистрации. Когда документы будут найдены, нажмите на кнопку «Далее».


Картинка с сайта: astral.ru

5. Выберите сертификат электронной подписи и нажмите на кнопку «Отправить».


Картинка с сайта: astral.ru

6. Заявление о перерегистрации будет обрабатываться в течение суток. Ответ налоговой поступит в ЛК Астрал.ОФД.

Чем опасна работа на кассе с просроченным ФН

Согласно закону № 54-ФЗ, регламентирующему использование контрольно-кассовой техники, работа без ФН недопустима. Если налоговая обнаружит, что кассир использует ККТ без накопителя, компанию привлекут к ответственности согласно статье 14.5 КоАП РФ. Сумма штрафа будет зависеть от того, как именно инспектор классифицирует это нарушение:

После замены фискального накопителя на кассе специалисты АТОЛ Онлайн отправят на вашу контактную электронную почту два отчета:

• В отчете о закрытии архива содержится информация по старому ФН.
• В отчете о перерегистрации ККТ — информация по новому ФН.

После получения отчетов вам нужно самостоятельно перерегистрировать кассу в ФНС в связи с заменой фискального накопителя.

Какие действия необходимо совершить на стороне ФНС?

1. Получите отчет о закрытии фискального накопителя (ФН) от наших специалистов, после перейдите на сайт ФНС и войдите в свой личный кабинет.

2. В личном кабинете ФНС на главной странице перейдите в раздел «УЧЕТ ККТ», если вы юридическое лицо или «Мои кассы», если вы ИП.

3. Выберите кассу, которую необходимо перерегистрировать в связи с заменой ФН.

4. Наведите курсор мыши на «РНМ» необходимой кассы и нажмите левой клавишей мыши на него.

Картинка с сайта: help.atol.online

5. Нажмите на клавишу «Перерегистрировать».

6. Укажите данные из полученных вами отчетов. В качестве причины перерегистрации выберите «Перерегистрация ККТ в связи с заменой фискального накопителя».

Картинка с сайта: help.atol.online

7. Нажмите на клавишу «Подписать и отправить».

На этом перерегистрация кассы будет завершена. Более подробные инструкции вы можете найти в библиотеке АТОЛ Онлайн.

Если за организацией зарегистрировано несколько касс, ФН в них меняют по очереди. Поэтому пока одна касса выключена для замены, остальные работают.

Рекомендуем после замены фискального накопителя ограничить передачу чеков на облачную кассу до момента ее перерегистрации.

Если вы этого не сделаете, то нарушите 54-ФЗ, что, в свою очередь, влечёт последствия по п.4 ст. 14.5 КоАП РФ.

Пока перерегистрация облачной кассы не будет выполнена, ОФД будет продолжать принимать чеки от кассы, но такие чеки будут в «мягком карантине».

В таком режиме касса может работать до 30 дней. После ККТ будет снята с учета в ФНС в одностороннем порядке, и все чеки попадут в «жесткий карантин», что повлечет за собой проверки со стороны ФНС.

Подробное описание процесса замены ФН на облачной кассе читайте в статье.

Мы будем рады ответить на любые ваши вопросы по телефону 8 (800) 505-47-47, 

по электронной почте 1@atol.ru или в чате поддержки.

Закон 54-ФЗ в обязательном порядке требует использовать фискальный накопитель (ФН) при работе с онлайн-кассой. ФН – это память кассы. Он хранит информацию в зашифрованном виде о каждой продаже, обрабатывает ее и передает в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия и ограниченный объем памяти, поэтому периодически устройство меняют. Звучит просто, но есть нюанс – действовать надо заранее. Как только ФН перестанет работать, не будет работать и касса, и у вашего бизнеса появятся проблемы. Ведь замена ФН всегда сопровождается процессом перерегистрации ККТ.

Давайте разберемся, в каких случаях и как правильно менять ФН.

Причины замены и перерегистрации фискального накопителя

Итак, перечислим возможные причины замены ФН:

1. Истек срок службы ФН. Срок работы ФН всегда ограничен по времени – 13, 15 или 36 месяцев. Срок службы вашего ФН указан в паспорте устройства (выдается при покупке). Также его должен сообщить продавец кассы или компания, которая проводила регистрацию кассы в ФНС.

2. Переполнена память ФН. Память ФН рассчитана на определенное количество фискальных документов и зависит от срока службы. Она может закончиться раньше даты завершения работы ФН, поэтому существует вероятность замены устройства раньше срока.

3. Изменились данные владельца (ИНН). Если вы открываете новое юрлицо (новую фирму) и хотите оставить старую ККТ, придется проводить замену ФН.

4. Ошибка при регистрации ККТ. Если проводите регистрацию самостоятельно, следите внимательно за тем, какие данные вы вводите. Старайтесь не допустить ошибку в поле ИНН. Иначе вам придется заново купить новый накопитель и перерегистрировать кассу.

5. Заводской брак. В этом случае необходимо обратиться к производителю ФН, чтобы провести экспертизу и сохранить данные с нерабочего ФН.

6. Поломка ФН. ФН сломался физически и перестал работать (сгорел, залит соком, на него что-то упало и т. д.).

Как правило, главными причинами являются первые два пункта.

Если изменились данные, внесенные в карточку регистрации ККТ (например, название организации, адрес установки ККТ), произошла смена оператора фискальных данных или переход на другой режим работы (например, автономный), то ФН менять не надо. Достаточно перерегистрации ККТ вместе с ФН.

Действия перед заменой ФН

Перед тем как приступить к замене накопителя убедитесь в двух моментах:

Во-первых, что замена ФН необходима. В большинстве случаев кассовый аппарат сам напоминает владельцу о замене фискального накопителя с помощью соответствующих уведомлений. Если такого нет, то проверьте самостоятельно, когда точно заканчивается срок действия вашего ФН и сколько в нем еще свободной памяти:

• в ЛК налогоплательщика или ЛК ОФД,

• либо на самой кассе с помощью отчета о закрытии смены. В нем появятся сообщения: «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена» (если занято 99%).

Во вторых, что касса с вашим регистрационным номером не снята с учета в ФНС. Для этого загляните в ЛК ФНС на сайте nalog.ru или сюда. Такое может произойти, если срок действия ФН давно закончился, и касса не использовалась долгое время.

Замена ФН. Пошаговая инструкция

Обозначим основные шаги процедуры замены ФН:

1. Покупка ФН.

2. Закрытие архива старого ФН.

3. Замена старого ФН на новый.

4. Активация нового ФН.

5. Перерегистрация ККТ в ФНС.

Какую бы модель кассового аппарата вы не использовали, схема будет единой.

Далее опишем каждый шаг подробно.

Покупка ФН

При покупке накопителя обращайте внимание на срок действия (13, 15 или 36 месяцев). Выбор зависит от системы налогообложения и особенностей работы.

Накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев используется при оказании услуг и плательщиками, применяющими УСН, ЕСХН и ПСН. Организации и ИП, которые торгуют подакцизными товарами, имеют сезонный (временный) характер работы, одновременно применяют УСН или ПСН и общий режим налогообложения, а также работают на автономной кассе, вправе использовать ФН с любым сроком действия.

О том, как выбрать фискальный накопитель, читайте здесь.

Поэтому покупать надо только модель ФН-1.1М. Другие модели с этой даты недействительны.

Закрытие архива старого ФН

Прежде чем физически извлечь старый накопитель из кассы, необходимо закрыть смену. Убедитесь, что все чеки с кассы переданы в ОФД. Проверить наличие неотправленных фискальных документов можно с помощью Z-отчета, который формируется при закрытии смены. При корректной синхронизации с ОФД, в строке Непереданных ФД значение должно быть равно нулю.

Далее в кассовом оборудовании надо сформировать отчет о закрытии ФН. Для этого перейдите в настройки кассы, выберите пункт меню «оборудование» и нажмите «закрыть архив ФН». Важно! Данное действие является необратимым. Подтверждением того, что все прошло благополучно, станет чек с названием «отчет о закрытии ФН». Отчет автоматически отправится в ОФД, дождитесь его появления в ЛК.

Описание процедуры вы найдете в инструкции производителя ККТ.

Замена старого ФН на новый

После закрытия архива отключите питание кассы и переходите к физическому извлечению старого ФН. Законодательство не запрещает пользователям делать это самостоятельно. Как правило, ФН расположен удобно для извлечения.

Редко, но бывает, что касса опломбирована. В этом случае вам надо иметь специальное разрешение на ее вскрытие, иначе вы потеряете гарантию на кассовый аппарат, если она у вас есть.

Процесс замены ФН прописан в руководстве по эксплуатации вашей модели кассы. При желании, обратитесь к техническому специалисту.

Важно! Ни в коем случае не выбрасывайте старый ФН. В соответствии с п.2 ст.5 ФЗ-54 пользователь обязан обеспечить сохранность накопителя в течение 5 лет с момента окончания его использования в составе ККТ. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать ФН для проверки.

Активация нового ФН

Следующий шаг – активация нового ФН. Для этого вы открываете смену и переходите в настройки кассы. Выбираете подпункт «оборудование», далее опцию «по сценарию перерегистрации с заменой», вносите по порядку изменения сведений относительно ФН и нажимаете ОК.

В результате ККТ выдаст вам чек о перерегистрации (иначе – отчет «об изменении параметров регистрации»), данные которого необходимо сообщить в налоговую.

Перерегистрация ККТ в ФНС

И, наконец, финишная прямая – формирование заявление о перерегистрации ФН в налоговой, или иначе, о перерегистрации кассы по причине замены ФН. У вас есть два варианта:

• подготовить заявление через ЛК налогоплательщика на сайте налоговой,

• либо через ЛК на сайте ОФД.

В обоих случаях для подписания документа в обязательном порядке потребуется действующая квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет ЭЦП, то все подробности ее получения можно узнать из нашей статьи.

Перейдем к заполнению заявления. Ваши действия в личном кабинете (ЛК) ФНС:

Заходите в ЛК, выбираете пункт меню «мои кассы» (либо «учет ККТ»), выбираете нужную кассу, нажимаете кнопку «перерегистрировать» и начинаете заполнять:

1. Указываете причину перерегистрации. В данном случае – «в связи с заменой ФН».

2. Во втором пункте заявления заполняете сведения из чека о закрытии ФН: дата и время получения фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. В части отчета об изменении параметров перерегистрации возьмите данные из чека о перерегистрации кассы. Также здесь необходимо указать новые сведения о накопителе (модель ФН).

3. В завершении подпишите и отправьте заявление – кнопка для этого так и называется «подписать и отправить».

Если проведение перерегистрации прошло удачно, то через некоторое время вам придет ответ из налоговой – новая электронная карточка регистрации ККТ. Далее не забудьте подтвердить, что карточка ККТ получена, нажав на соответствующую строку в ЛК. И только после перерегистрация будет завершена.

При отказе карточку регистрации придется дорабатывать. Кассой можно будет пользоваться, когда налоговая примет исправления.

Пользователи кассы Лайтбокс могут перерегистрировать ККТ в ФНС через интерфейс кассы. Подробно об этом читайте здесь.

Если вы решили подать заявление через ЛК ОФД, то:

1. Зайдите в ЛК, выберите вкладку «кассы», выберите нужную кассу, нажмите кнопку «перерегистрировать в ФНС».

2. Далее вы указываете код налоговой (ИФНС), причину перерегистрации (замена ФН), вносите сведения о новом ФН (модель и заводской номер), нажимаете кнопку «отправить заявление в ФНС».

3. Через некоторое время после отправки данных вам придет уведомление из налоговой. Чтобы завершить перерегистрацию, в нем вас попросят внести данные из чека о закрытии ФН, а также данные из чека о перерегистрации.

Заявление о перерегистрации кассы нужно отправить не позднее, чем на следующий рабочий день после замены ФН.

Чем грозит работа на кассе с просроченным ФН?

Если вовремя не заменить ФН, налоговая может оштрафовать предпринимателя по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ – за неприменение онлайн-кассы. Штраф составит:

• для ИП – от четверти до половины суммы расчета, но не менее 10 тысяч рублей,

• для юридических лиц – не менее 30 тысяч рублей.

При повторном нарушении и сумме расчетов более 1 млн рублей: для ИП и юрлиц – приостановление деятельности до 90 суток.

Также, если использовать ККТ без ее перерегистрации, можно нарваться на штраф за нарушение выполнения требований к онлайн- кассе (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):

• для ИП – от 1,5 до 3 тысяч рублей,

• для юридических лиц – от 5 до 10 тысяч.

Почему предприниматели выбирают для работы кассу Лайтбокс?

Многие предприниматели выбирают кассу Лайтбокс как доступную и современную кассовую технику, которая не требует в дальнейшем каких-либо вложений.

• Здесь есть предложения по рассрочке и аренде. Услуги по регистрации кассы в ФНС и подключение к ОФД.

• Кассы Лайтбокс бесплатно и автоматически обновляются под любые изменения закона и могут работать в офлайн-режиме.

• Есть функция экономия чековой ленты. Вы можете отменить печать бумажного чека, если покупателю он не нужен, или включить функцию экономию чековой ленты, чтобы на бумажном чеке реквизиты были размещены компактно и он стал короче.

• В кассы встроен функционал по приему безналичных переводов через Систему быстрых платежей (СБП). Комиссия здесь ниже, чем по эквайрингу – всего 0,4%-0,7%. Не нужно покупать терминал эквайринга, а платежи поступают на ваш расчетный счет за 15 секунд.

• Товарный учет в кассу Лайтбокс уже встроен, поэтому вам не придется подключать отдельный сервис для этого.

• Функционал в кассах Лайтбокс гораздо шире, чем требует 54-ФЗ. Он доступен даже в базовом тарифе.

• Круглосуточная техподдержка.

Хотите узнать подробнее про кассы Лайтбокс? Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами в ближайшее рабочее время.

Оставить заявку

Дата публикации: 10.09.2021