Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 образец

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗОДСТВУ

 № 1-И

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с действующим законодательством РФ и является локальным нормативным актом ООО «Бета».

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в ООО «Бета» и направлена на совершенствование кадровой работы в ООО «Бета».

1.3. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в ООО «Бета» возлагаются на начальника отдела кадров ООО «Бета».

1.4. Начальник отдела кадров ООО «Бета» определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в отделе кадров, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников отдела кадров с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству.

1.5. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают начальнику отдела кадров ООО «Бета».

1.6. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства ООО «Бета» определяются его должностной инструкцией.

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. В соответствии с действующим законодательством в ООО «Бета» создаются следующие кадровые документы:
– приказы (распоряжения);
– инструкции;
– договоры (контракты);
– акты;
– протоколы;
– письма;
– должностные инструкции;
– документы по личному составу;
– другие документы.

2.2. Кадровые документы ООО «Бета» должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, не допускающими различных толкований, отредактированными.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.

2.3. Бланки организационно-распорядительных кадровых документов. Все виды организационно-распорядительных документов в ООО «Бета» печатаются на бланках установленного образца:
– на бланке приказа (см. );
– общем бланке ООО «Бета» (см. приложение № 2).

2.4. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом ООО «Бета», – дата его принятия; для утверждаемого документа ООО «Бета» – дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

2.5. Согласование кадрового документа ООО «Бета». Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Кадровый документ обязательно согласовывается с юристом.
Согласование кадрового документа ООО «Бета» оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в кадровой службе ООО «Бета», на левой стороне последнего листа кадрового документа. Приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

2.6. Подписание кадровых документов ООО «Бета». Кадровые документы подписывает генеральный директор или лицо, исполняющее его обязанности. В структурных подразделениях ООО «Бета» кадровые документы подписывает руководитель структурного подразделения при наличии доверенности, выданной генеральным директором, или лицо, исполняющее его обязанности.

2.7. Удостоверение печатью. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать ООО «Бета».

3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Приказом оформляются решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы ООО «Бета».
Приказ оформляется на бланке ООО «Бета» (см. ) или на бланке унифицированной формы. Приказ подписывает генеральный директор ООО «Бета» или уполномоченное им лицо. В структурных подразделениях ООО «Бета» приказ при наличии доверенности, выданной генеральным директором, подписывает руководитель структурного подразделения ООО «Бета» или лицо, исполняющее его обязанности.

3.2. Ход обсуждения вопросов и принятых решений в ООО «Бета» фиксируется в протоколе. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии.

3.3. Акт – документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события, происходящие в ООО «Бета». Акт оформляется на общем бланке ООО «Бета» (см. ). Акт подписывают члены комиссии по актированию и утверждает начальник отдела кадров ООО «Бета».

3.4. Деловая переписка – средство взаимосвязи, делового общения с другими организациями. По содержанию и назначению письма подразделяются на гарантийные, письма-запросы, письма-ответы и другие.

3.5. Должностная инструкция – локальный нормативный акт, в котором определены функции, права и должностные (трудовые) обязанности работника ООО «Бета». На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником ООО «Бета».
Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:
– «Общие положения»;
– «Функции»;
– «Должностные обязанности»;
– «Права»;
– «Ответственность».

3.6. Документация по личному составу – совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников ООО «Бета». К таким документам относятся:
– трудовые договоры;
– приказы по личному составу;
– трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
– личные карточки по форме № Т-2;
– личные дела;
– лицевые счета по зарплате.

3.7. Приказы по личному составу – это распорядительные документы, издаваемые генеральным директором ООО «Бета» или руководителем структурного подразделения в соответствии с Уставом, по вопросам регулирования трудовых правоотношений работников с работодателем.
Приказы по личному составу ООО «Бета» оформляются в соответствии с Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г. на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.
Приказами по личному составу документируют такие кадровые процедуры:
– прием на работу (формы № Т-1, № Т-1а);
– перевод на другую работу (формы № Т-5, № Т-5а);
– увольнение (формы № Т-8, № Т-8а);
– предоставление отпусков (формы № Т-6, № Т-6а);
– поощрение (формы № Т-11, № Т-11а).

3.8. Трудовая книжка и/или сведения о трудовой деятельности – основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, утв. Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. В случае если в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется, основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника формируется в электронном виде (сведения о трудовой деятельности) и представляется для хранения в территориальное отделение Социального фонда России (СФР).

4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ И ПРЕКРАЩЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя в отделе кадров.
Трудовые договоры могут заключаться:
– на неопределенный срок (см. );
– на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) (см. ).

Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу в ООО «Бета».

4.3. Личный листок по учету кадров (см. ) является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике. Личный листок, поступающий на работу, заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу.
Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.

4.4. Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике.
Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в свободной форме, но в хронологической последовательности.

4.5. Приказ о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой № Т-1 (№ Т-1а).
Форма № Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема, а форма № Т-1а – для документирования одновременного приема группы работников. Содержательная часть приказа о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: Ф.И.О., табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок.
Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранении в отделе кадров ООО «Бета», копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления зарплаты.
Унифицированная форма приказа № Т-1 является основанием для заполнения отделом кадров личной карточки работника по форме № Т-2, внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).

Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) о приеме на работу работника направляются в территориальное отделение Социального фонда России (СФР) по месту регистрации страхователя (работодателя) сведения о приеме по форме из подраздела 1.1 раздела 1 единой формы ЕФС-1.

4.6. Приказ о переводе оформляется по унифицированной форме № Т-5 (№ Т-5а).
Форма № Т-5 предназначена для оформления индивидуального перевода на другую работу, а форма № Т-5а – для документирования одновременного перевода группы работников.
Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность (другое структурное подразделение). На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений ООО «Бета» – по-прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя ООО «Бета».
Основанием для издания приказа может также служить докладная записка или служебная записка непосредственного руководителя работника, которая составляется в свободной форме. Она должна содержать предложение о переводе работника с обоснованием целесообразности данной кадровой процедуры. Докладная или служебная записка должна содержать следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (докладная записка, служебная записка), текст, подпись и дата.
Приказ о переводе объявляется работнику ООО «Бета» под подпись. Подлинник приказа остается на хранении в отделе кадров ООО «Бета», копия передается в бухгалтерию.

Не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором издан приказ (распоряжение) о переводе работника направляются в территориальное отделение Социального фонда России (СФР) по месту регистрации страхователя (работодателя) сведения о переводе по форме из подраздела 1.1 раздела 1 единой формы ЕФС-1.

4.7. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется генеральному директору ООО «Бета». В тексте излагается просьба работника об увольнении, указываются причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.

4.8. Увольнение работника ООО «Бета», то есть прекращение трудового договора, документируют приказом об увольнении по форме № Т-8 (№ Т-8а).
Форма № Т-8 предназначена для оформления индивидуального увольнения, а форма № Т-8а – для документирования одновременного увольнения группы работников.
В приказе об увольнении указываются дата увольнения, Ф.И.О., табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст. 77 Трудового кодекса РФ).
Проект приказа об увольнении визируют начальник отдела кадров ООО «Бета», руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если увольнение производится по инициативе работодателя. Приказ подписывает генеральный директор ООО «Бета» или лицо, им уполномоченное, или директор структурного подразделения при наличии доверенности, выданной генеральным директором. Первый экземпляр приказа остается в отделе кадров, второй – передается в бухгалтерию для расчета с работником.

Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) об увольнении работника направляются в территориальное отделение Социального фонда России (СФР) по месту регистрации страхователя (работодателя) сведения об увольнении по форме из подраздела 1.1 раздела 1 единой формы ЕФС-1.

4.9. Приказ о предоставлении отпуска работнику оформляется по унифицированной форме № Т-6 (№ Т-6а).
Форма № Т-6 предназначена для оформления индивидуального предоставления отпуска, а форма № Т-6а – для документирования одновременного предоставления отпуска группе работников.
Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в ООО «Бета». По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Согласно ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ до истечения шести месяцев работы работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск по заявлению работника:
– женщине – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
– работникам в возрасте до 18 лет;
– работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
– в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
В приказе о предоставлении отпуска указывают Ф.И.О. работника, табельный номер, профессию, должность и структурное подразделение, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течение которых работник находится в отпуске, дату ухода в отпуск и возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.

4.10. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, составленным по форме № Т-7, утверждаемым генеральным директором ООО «Бета» или лицом, им уполномоченным, или руководителем структурного подразделения ООО «Бета» при наличии доверенности, выданной генеральным директором, не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений ООО «Бета» на календарный год по месяцам. При его составлении учитывается действующее законодательство, специфика деятельности ООО «Бета» и пожелания работников.
График отпусков составляется работниками отдела кадров ООО «Бета», визируется руководителями структурных подразделений и с учетом мнения профсоюзного комитета утверждается генеральным директором ООО «Бета» или лицом, им уполномоченным, или руководителем структурного подразделения ООО «Бета» при наличии доверенности, выданной генеральным директором ООО «Бета».
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

4.11. Приказ о поощрении работника ООО «Бета» оформляется по унифицированной форме № Т-11 (№ Т-11а).
Форма № Т-11 предназначена для оформления индивидуального поощрения работника, а форма № Т-11а – для документирования одновременного поощрения группы работников.
Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). За особые трудовые заслуги перед ООО «Бета» и государством работники ООО «Бета» могут быть представлены к государственным наградам.
Основаниями для издания подобных приказов служат представления руководителей структурных подразделений при наличии доверенности, выданной генеральным директором, докладные записки, акты, . Работник отдела кадров на основании представления и резолюции генерального директора или руководителя структурного подразделения при наличии доверенности, выданной генеральным директором, готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).
Подлинник приказа остается на хранение в отдел кадров ООО «Бета». На его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, личную карточку работника ООО «Бета».

4.12. Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции генерального директора ООО «Бета» или лица, им уполномоченного, объяснительной и докладной записок. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника ООО «Бета» возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.
Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.
За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.
Первый экземпляр приказа остается на хранение в отдел кадров ООО «Бета».

4.13. До применения взыскания от работника ООО «Бета» должно быть затребовано объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины произошедшего – нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется работником собственноручно в одном экземпляре.

4.14. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения ООО «Бета» на основании объяснительной записки работника ООО «Бета». Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору ООО «Бета» или директору структурного подразделения при наличии доверенности, выданной генеральным директором, для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

4.15. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку оформляется по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а).
Форма № Т-9 предназначена для оформления индивидуального оформления командировки, а форма № Т-9а – для документирования одновременного направления в командировку группы работников.
Приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку оформляются на основании , подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, должности (специальности, профессии) командируемых, а также цель, время и место командировки, .

4.16. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 5 ст. 80, ч. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ).

4.17. Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления без требования с работника платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

4.18. Удостоверение копий, связанных с работой, может производиться в зависимости от вида того или иного документа отделом кадров, или бухгалтерией ООО «Бета», или другим структурным подразделением.

5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ. ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ

5.1. Журналы (книги) учета служат для документирования (регистрации) основных операций по движению личного состава и предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе ООО «Бета».
К учетным документам относятся:
– личные карточки;
– журнал регистрации приказов по личному составу;
– журнал регистрации трудовых договоров;
– журнал регистрации листков нетрудоспособности;
– журнал регистрации приказов на отпуск;
– журнал регистрации входящей документации;
– журнал регистрации исходящей документации;
– журнал проведения инструктажей по охране труда;
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

5.2. Личная карточка работника ООО «Бета» оформляется по унифицированной форме № Т-2. Личная карточка заполняется работником отдела кадров ООО «Бета» в одном экземпляре, от руки (разборчиво), сведения формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.).
Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника ООО «Бета» должны своевременно отражаться в личной карточке.

5.3. Работник отдела кадров ООО «Бета» в учетные журналы (книги) вносит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

6.1. Регистрации подлежат документы, которые требуют учета, исполнения, использования в справочных целях. Регистрация проводится в целях:
– обеспечения учета (систематизации, идентификации) документов, контроля над их исполнением;
– придания документам юридической силы;
– обеспечения сохранности документов;
– организации быстрого поиска документов;
– формирования статистических данных по документам.

6.2. Входящие документы.
6.2.1. Вся поступающая в отдел кадров ООО «Бета» корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.
6.2.2. Работники почтового отдела ООО «Бета» выполняют следующие операции с поступающими документами:
– первичную обработку – вскрытие конвертов с документами (в т. ч. заказных), проверку правильности доставки, целостности упаковки документов;
– предварительное рассмотрение – оценку содержания документов и распределение их по назначению (на рассмотрение генеральному директору ООО «Бета» либо исполнителям). Без предварительного рассмотрения передаются документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или работникам ООО «Бета»;
– регистрацию – проставление регистрационного штампа на документе;
– доставку исполнителям. Если исполнителей несколько, то документы передаются им поочередно или одновременно в копиях (подлинник передается ответственному исполнителю);
– контроль исполнения документов (для документов, требующих исполнения).
6.2.3. Письма с грифом «Лично» не вскрываются и сразу передаются по назначению. Если на конверте не было пометки «Лично», но при вскрытии письма выяснилось, что корреспонденция носит личный характер, конверт от такого письма не уничтожается. Его нужно хранить вместе с поступившими документами до решения вопроса о передаче письма адресату.
6.2.4. Конверты от поступающих документов подлежат уничтожению, за исключением случаев, когда:
– только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа (в самом документе не указаны эти сведения). Например, дата почтового штемпеля может быть необходима для подтверждения времени отправки и получения документа;
– документы носят личный характер, но на конверте не было грифа “Лично”, и он был вскрыт (при наличии такого грифа письмо не вскрывается, а сразу передается адресату);
– поступившее письмо требует доплаты.

6.3. Внутренние документы.
6.3.1. Работа с внутренней документацией организуется следующим образом:
– разработчик (исполнитель) готовит проект (черновой вариант) документа;
– проект (черновой вариант) согласовывается с руководителем организации (заинтересованными лицами);
– разработчик (исполнитель) дорабатывает проект (черновой вариант) до готового документа в соответствии с замечаниями (предложениями) руководителя (заинтересованных лиц);
– руководитель утверждает документ (ставит свою подпись). Заинтересованные лица могут поставить на нем визу;
– документ регистрируется в одном из журналов (книг) внутренних документов и передается на исполнение (работникам, в структурные подразделения), если он требует исполнения.

6.4. Исходящие документы.
6.4.1. Запросы, которые поступают в отдел кадров ООО «Бета», можно обрабатывать следующим образом:
– начальник отдела кадров распределяет запросы по исполнителям;
– исполнитель готовит ответ на запрос. Если ответ невозможно сделать сразу, разрабатывается его черновой вариант (проект), который идет на согласование (корректировку) к генеральному директору ООО «Бета» (заинтересованным лицам);
– исполнитель дорабатывает ответ на запрос, если это требуется с точки зрения генерального директора ООО «Бета» (заинтересованных лиц);
– исполнитель регистрирует готовый ответ на запрос (присваивает ему номер, указывает дату и вносит соответствующую запись в регистрационную форму, например в журнал);
– генеральный директор ООО «Бета» (при необходимости – и исполнитель) подписывает ответ на запрос. Заинтересованные лица проставляют на нем визу;
– с ответа на запрос снимается копия (при необходимости снимается копия и с запроса);
– ответ на запрос (при необходимости – и сам запрос) помещается в конверт и готовится далее для отправления.
6.4.2. Документы, предназначенные для отправки в сторонние организации, передаются в почтовый отдел ООО «Бета», где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке (сортировка, упаковка, оформление почтового отправления) и отправка.
Перед упаковкой документов нужно проверить правильность их оформления, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные (неправильно оформленные) документы возвращаются на доработку исполнителю.
6.4.3. Копии отправляемой кадровой корреспонденции с визами подшиваются в дела отдела кадров ООО «Бета».

6.5. Личные дела работников. Обработка и хранение персональных данных работников.

6.5.1. Личные дела работников оформляются и ведутся работником отдела кадров ООО «Бета», ответственным за кадровое делопроизводство, на всех работников по установленной форме.

6.5.2. При формировании личного дела работника работник отдела кадров ООО «Бета», ответственный за кадровое делопроизводство, должен руководствоваться следующим:
– получать персональные данные у работника лично;
– получать письменное согласие работника на обработку персональных данных;
– определить конкретные, законные цели обработки персональных данных;
– обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
– содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки.

6.5.3. В личное дело работника подшиваются следующие документы и сведения:
– паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность;
– копия трудовой книжки (в случае, если на работника ведется трудовая книжка);
– копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
– копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
– копия приказа о приеме на работу;
– экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
– копии приказов о переводе работника на другую работу;
– копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
– копия приказа об увольнении работника;
– аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
– копии документов о присвоении работнику разряда, класса;
– копии приказов о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
– документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;
– копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
– копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории России;
– копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
– медицинское заключение (произвольная форма) об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу;
– бланк описи документов, имеющихся в личном деле работника.

6.6. Личные дела работников хранятся 50—75 лет.

6.7. Личные карточки работников, приказы по личному составу, справки, отражающие социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом, анкеты работников, другие документы, содержащие персональные данные работников и информацию, касающуюся непосредственно работника, хранятся в специально отведенных запираемых шкафах.

6.8. Ознакомление с личным делом работника осуществляется только в помещении, где хранятся личные дела.

6.9. Передача персональных данных третьей стороне не допускается без письменного согласия работника, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

7.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в архив ООО «Бета» в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

7.2. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в ООО «Бета», с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Работник  отдела кадров ООО «Бета» составляет номенклатуру дел по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 2 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. При разработке номенклатуры дел должны учитываться сроки хранения документов, установленные Перечнем, утв. Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г.7.3. Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.

7.4. В номенклатуре дел должны предусматриваться заголовки дел, отражающие все документируемые участки и заголовки дел:
– содержащих как электронные документы, так и документы на бумажном носителе;
– содержащие наименования баз данных информационных систем.

При этом в графе «Примечания» указываются особенности формирования дела и вид носителя информации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
– помещать в дело только исполненные документы;
– помещать в дело только правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
– помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
– помещать приложения вместе с основными документами;
– группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. ;
– раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
– не помещать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
– в сформированном деле количество листов не должно превышать 250.

7.5. Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
– изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;
– подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
– нумерацию листов дела;
– составление и подшивку листа-заверителя дела по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 4 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., в конце дела;
– составление и подшивку внутренней описи документов дела по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 5 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., в начале дела (при необходимости);
– оформление обложки дела по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 6 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023г.;
– лист использования (при необходимости) по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 20 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.
Документы прошиваются на четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Электронные архивные документы нужно хранить на физически обособленных носителях и (или) в спецсистеме СХЭД.
При подготовке электронных дел составляются документы постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков хранения по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 12 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.
Аудиовизуальные документы также включаются в архивный фонд.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

7.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются частично: документы в них не подшиваются, листы не нумеруются. Документы в таких делах хранятся в скоросшивателях.

7.7. С момента заведения и до передачи в архив ООО «Бета» дела хранятся по месту их формирования.

7.8. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения начальника отдела кадров ООО «Бета». Сторонним организациям дела выдаются по актам о выдаче дел во временное пользование, которые оформляются по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 21 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.
На место выдаваемых документов и описей дел нужно помещать (подкладывать) карту-заместитель по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 22 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. При возвращении документов карта-заместитель изымается и хранится, пока в ней есть необходимость.

7.9. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения генерального директора ООО «Бета» или начальника отдела кадров ООО «Бета» с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

8.1. Для определения ценности кадровых документов в целях отбора их на хранение в архив ООО «Бета» и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов.
Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ООО «Бета» путем полистного просмотра дел (для электронных документов – подокументного осмотра).
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.2. На завершенные дела постоянного, временного хранения документов по личному составу ООО «Бета», прошедшие экспертизу ценности, работники отдела кадров ООО «Бета» ежегодно составляют описи.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
– заголовки дел вносятся в опись на основе номенклатуры дел;
– каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под порядковым номером);
– графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;
– графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий;
– в конце описи за последней описательной статьей заполняется итоговая запись. В ней указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров);
– перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

8.3. Документы, образовавшиеся в деятельности отдела кадров ООО «Бета», имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на хранение в .

8.4. Передача дел в архив ООО «Бета» производится по описям.
Каждое дело принимает работник архива (ответственный за архив) в присутствии работника отдела кадров ООО «Бета». При приемке дел на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива (ответственного за архив) и работника, передавшего дела.
Если принимаются особо ценные дела, проверяется количество листов в них.
Регистрационные картотеки на документы передаются в архив вместе с делами. Наименование каждой картотеки включается в опись.
Дела постоянного и долговременного хранения по личному составу нужно передавать в архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела уволенных государственных и муниципальных работников передаются в архив по истечении 10 лет со дня увольнения.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в отделе кадров ООО «Бета» и по истечении сроков хранения после проведения экспертизы ценности подлежат уничтожению. Если нет условий для их хранения, то они по решению руководителя организации подлежат передаче в архив для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков хранения.
Дела постоянного (в т. ч. со сроком хранения «до ликвидации организации») и временных (свыше 10 лет) сроков хранения по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов).

8.5. Передаче на архивное хранение также подлежат аудиовизуальные и электронные документы отдела кадров ООО «Бета» в порядке п. 132-171 Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.

Электронные документы передаются в архив на основании описей электронных дел, документов отдела кадров ООО «Бета» по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 12 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.:
– по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы);
– или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

Прием электронных документов в архив оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями работника архива и работника отдела кадров ООО «Бета», передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.
После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в отделе кадров ООО «Бета», заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

Инструкцию составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Смежные документы

• Инструкция: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Инструкция» по всему сайту
• «Инструкция по ведению кадрового делопроизводства».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Внутриорганизационная инструкция по получению оборудования (товара) с разных складов организации
• Временная должностная инструкция сотрудника органов внутренних дел
• Действия операторов комплекса для электронного голосования (КЭГ) при нарушении функционирования КЭГ в ходе голосования на выборах и референдумах, проводимых на территории Российской Федерации
• Документация об открытом аукционе на право заключения муниципального контракта на поставку товара, (выполнение работ, оказание услуг) в г. Протвино Московской области. Инструкция для участников аукциона
• Должностная инструкция контролера музыкальных инструментов 6-го разряда
• Должностная инструкция агента торгового
• Должностная инструкция аудитора
• Должностная инструкция охранника по охране объектов (примерная форма)
• Должностная инструкция архивариуса
• Должностная инструкция пожарного Государственной противопожарной службы

По мере роста организации количество кадровых документов в ней увеличивается, а маршруты становятся более сложными. Часть обязанностей по оформлению кадровых процедур постепенно переходит к руководителям подразделений, и появляется необходимость ввести единые правила кадрового делопроизводства. Для этих целей разрабатывают инструкцию по кадровому делопроизводству (далее – Инструкция по КД).

В цикле статей расскажем, чем полезна эта инструкция, как ее составить и оформить, приведем пример самого документа.

Какие проблемы может решить Инструкция по КД

Когда организация вырастает, появляются трудности не только с корректным оформлением кадровых документов[1], но и с документированием кадровых процедур. Инструкция по КД может помочь, если в вашей организации есть такие проблемы.

1. Кадровые документы приходится переделывать, на их составление уходит много времени

В Инструкции по КД нужно установить единые правила оформления различных видов документов. Для типовых заявлений (на предоставление отпуска, прием на работу и пр.) и приказов, не имеющих унифицированной формы, целесообразно утвердить бланки. Для других документов можно определить набор обязательных реквизитов и правила их оформления. Если какой-либо документ оформляется часто, поможет рекомендуемый в Инструкции по КД образец.

2. Руководители подразделений не знают порядок оформления документов в сложной ситуации

В Инструкции по КД можно прописать порядок оформления типовых кадровых процедур. Например, при необходимости отстранить работника от работы целесообразно установить, кто, в каких случаях (на основании чего) и в какой срок издает распоряжение об отстранении. А при появлении работника в состоянии алкогольного опьянения – кто, в какой срок составляет акт, кого можно привлекать как свидетелей.

3. Не знаете, нужно ли согласовывать документ и кто должен это делать

В средних и крупных компаниях некоторые кадровые документы проходят стадию согласования. Инструкция по КД позволяет точно зафиксировать, в каких случаях какой документ требует согласования, какое должностное лицо и в какой срок визирует документ, какой аспект документа проверяет. Например, главный бухгалтер согласовывает финансовую сторону вопроса при издании приказа о выплате материальной помощи работнику.

4. Ознакомлением с кадровыми документами под подпись не налажено

Инструкция по КД позволяет четко установить, кого и с какими документами нужно ознакамливать, в какой форме фиксируется факт ознакомления, кто именно доводит до работника содержание документа.

5. В компании нет понятной системы регистрации документов

Ни один нормативный правовой акт (далее – НПА) не устанавливает необходимость и правила регистрации кадровых документов. Поэтому в Инструкции по КД очень важно определить, какие документы имеет смысл регистрировать (например, приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления работников), а какие нет, а также правила присвоения регистрационных номеров. Один из разделов инструкции можно посвятить вопросам регистрации различных документов: кто и в какой срок обязан регистрировать изданный или полученный документ, в какой регистрационной форме (возможно, привести бланк этой формы).

6. Не можете определить сроки хранения кадровых документов, испытываете затруднения при оформлении дел на длительное хранение

Если в компании нет локального нормативного акта (далее – ЛНА), в котором установлены правила работы архива, то в Инструкции по КД целесообразно подробно расписать процесс оформления дел на архивное хранение (долгосрочное и краткосрочное). Имеет смысл указать сроки хранения дел, которые образуются в кадровой службе, правила пользования архивными делами.

7. Нет системы обучения новичков вопросам кадрового делопроизводства

Инструкция по КД позволяет новичкам быстрее разобраться с правилами ведения документации. И речь не только о работниках службы кадров, для которых Инструкция по КД станет и обучающим инструментом, и руководством в работе. Этот документ поможет также руководителям структурных подразделений, их замам, другим должностным лицам быстрее адаптироваться к локальным требованиям кадрового делопроизводства. 

Кто разрабатывает Инструкцию по КД 

Кадровая служба в первую очередь заинтересована в появлении Инструкции по КД. Ведь именно это подразделение ответственно за правильное и своевременное документирование кадровых процедур. Однако и все другие подразделения выигрывают от того, что в компании налажен четкий и понятный кадровый документооборот:

• руководители структурных подразделений в этом случае знают, когда и какие документы требовать от работников, как им оформить или инициировать какую-либо кадровую процедуру, ориентируются в сроках и способах передачи документов в кадровую службу;
• специалист, который ведет табель учета рабочего времени, имеет возможность без ошибок и своевременно вносить данные об отработанном времени;
• бухгалтерия вовремя получает табель и документы, на основании которых можно корректно рассчитать заработную плату;
• работники не волнуются, что их заявления не будут рассмотрены вовремя или они не узнают о решении работодателя.

Инициировать разработку Инструкции по КД можно на любом этапе развития компании. Не обязательно ждать, когда проблемы кадрового документооборота приобретут размах. Как правило, инициатива исходит от кадровой службы, работники которой и занимаются составлением этого документа. На этапе разработки очень полезно привлекать к обсуждению проекта руководителей или должностных лиц, которые будут участвовать в проведении кадровых процедур или оформлении (получении, передаче) кадровых документов. Важно учесть все высказанные ими пожелания и обсудить возражения, чтобы исполнение уже принятого документа никто не саботировал.

Оформление Инструкции по КД 

При оформлении любого документа используется определенный набор реквизитов. Поскольку Инструкция по КД относится к ЛНА, набор реквизитов может быть следующий (Таблица).

Картинка с сайта: www.profiz.ru