- Главная
- Постановления
- 2006
- Июнь
- 1
- Постановление Губернатора Саратовской области от 01.06.2006 № 88
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области
ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 1 июня 2006 года N 88
г.Саратов
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти Саратовской области
В целях совершенствования работы с документами в Правительствеобласти, министерствах и иных органах исполнительной власти областиПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органахисполнительной власти Саратовской области.
2. Должностным лицам органов исполнительной власти областиобеспечить строгое выполнение Инструкции по делопроизводству в органахисполнительной власти Саратовской области, утвержденной настоящимпостановлением.
3. Рекомендовать администрациям муниципальных образований областипривести в соответствие с настоящим постановлением правовые акты,регламентирующие работу с документами, и оказать содействие окружнымадминистрациям в разработке соответствующих документов.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор области П.Л.ИпатовПриложение к постановлениюГубернатора области от1 июня 2006 года N 88
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
Содержание
Основные термины, употребляемые в делопроизводстве
I. Общие положения
II. Прием поступающей корреспонденции
III. Регистрация входящих документов
IV. Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов
V. Регистрация и отправка документов
VI. Общие требования к составлению и оформлению документов
VII. Подготовка проектов законов области, постановлений областной Думы, постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области
VIII. Машинописные и копировально-множительные работы.
Звукозапись мероприятий
IX. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний
X. Основные положения работы с обращениями граждан
XI. Составление номенклатуры дел
XII. Формирование и оформление дел
XIII. Организация оперативного хранения документов
XIV. Порядок передачи дел на хранение в архив
XV. Обеспечение сохранности печатей и бланков
Приложения
Основные термины, употребляемые в делопроизводстве
Делопроизводство; документационное обеспечение управления -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организациюработы с официальными документами;
документ; документированная информация - зафиксированная наматериальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ееидентифицировать;
внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размердокумента, носитель информации, способ записи, элементы оформления;
текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию,зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
письменный документ - текстовой документ, информация которогозафиксирована любым типом письма;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшеедокумент;
официальный документ - документ, созданный юридическим илифизическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленномпорядке;
служебный документ - официальный документ, используемый в текущейдеятельности организации;
подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени иместе создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленныеиным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
подлинник (официального) документа - первый или единичныйэкземпляр официального документа;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа,имеющий юридическую силу;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информациюподлинного документа и все его внешние признаки или часть их, неимеющий юридической силы;
заверенная копия документа - копия документа, на которой всоответствии с установленным порядком проставляют необходимыереквизиты, придающие ей юридическую силу;
документирование - запись информации на различных носителях поустановленным правилам;
правила документирования - требования и нормы, устанавливающиепорядок документирования;
унифицированная система документации (УСД) - системадокументации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащаяинформацию, необходимую для управления в определенной сфередеятельности;
организационно-распорядительный документ - вид письменногодокумента, в котором фиксируют решение административных иорганизационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений,предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
реквизит документа - обязательный элемент оформления официальногодокумента;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автораофициального письменного документа;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов,установленных правилами документирования;
организация работы с документами - организация документооборота,хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
документооборот - движение документов в организации с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения или отправления;
объем документооборота - количество документов, поступивших ворганизацию и созданных ею за определенный период;
входящий документ - документ, поступивший в учреждение;
исходящий документ - официальный документ, отправляемый изучреждения;
внутренний документ - официальный документ, не выходящий запределы подготовившей его организации;
регистрация документа - запись учетных данных о документе поустановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления илиполучения;
регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровоеобозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
контроль исполнения документов - совокупность действий,обеспечивающих своевременное исполнение документов;
срок исполнения документа - срок, установленныйнормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документомили резолюцией;
дело - совокупность документов или документ, относящихся к одномувопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело всоответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутридела;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел,заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке;
номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела вноменклатуре дел организации, наносимое на его обложку;
архив - организация или ее структурное подразделение,осуществляющее прием и хранение архивных документов с цельюиспользования.
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в органахисполнительной власти Саратовской области (далее - Инструкция)регламентирует организацию делопроизводства и рациональногодокументооборота, порядок создания и оформления документов, порядокработы с документами в аппарате Губернатора области, секретариатахвице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителя Председателя Правительства области - руководителяаппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительстваобласти, управляющего делами Правительства области, министерствахобласти и иных органах исполнительной власти области. Инструкцияопределяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления,размножения, хранения, рассылки документов, контроля за ихпрохождением и списания "В дело". В развитие отдельных положенийнастоящей Инструкции управление делопроизводства управления деламиПравительства области (далее - управление делопроизводства) можетразрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контрольза исполнением документов осуществляется на основании соответствующегонормативного акта.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативнымиправовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основнымиположениями Государственной системы документационного обеспеченияуправления (ГСДОУ), действующими государственными и национальнымистандартами, Регламентом Правительства Саратовской области.
1.3. Организация, ведение и совершенствование системыдокументационного обеспечения управления на основе единой техническойполитики и применение современных технических средств в работе сдокументами, методическое руководство и контроль за соблюдениемустановленного порядка работы с документами осуществляются службойдокументационного обеспечения управления.
В аппарате Губернатора области, секретариатах вице-губернатора -первого заместителя Председателя Правительства области, заместителяПредседателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатораобласти, заместителей Председателя Правительства области, управляющегоделами Правительства области эти функции выполняет управлениеделопроизводства.
В министерствах и комитетах области, других органахисполнительной власти области ответственность за организацию исостояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящейИнструкцией правил и порядка работы с документами и обращениямиграждан возлагается на их руководителей, которые определяют службу,или своим приказом назначают должностных лиц, отвечающих заделопроизводство. Эта служба (лицо) обеспечивает организациюделопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией и типовойдолжностной инструкцией ответственного за делопроизводство,утвержденной постановлением Губернатора Саратовской области от 2февраля 2005 года N 15.
1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно длявсех работников органов исполнительной власти области и их структурныхподразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены всвоих структурных подразделениях со структурой органов исполнительнойвласти области и с настоящей Инструкцией.
Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принциповорганизации делопроизводства, имеют характер прямого действия иподлежат обязательному исполнению должностными лицами.
Работники аппарата Губернатора области, секретариатоввице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителя Председателя Правительства области - руководителяаппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительстваобласти, управляющего делами Правительства области, министерствобласти и иных органов исполнительной власти области, независимо отзанимаемых должностей, несут персональную ответственность завыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся уних служебных документов и содержащейся в них информации.
Разделы и отдельные пункты Инструкции, содержание которыхотражает специфику работы аппарата Губернатора области, секретариатоввице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителей Председателя Правительства области, управляющегоделами Правительства области, применяются в органах исполнительнойвласти области в соответствии с практикой и спецификой работы этихорганов с обязательным соблюдением основных положений общих принциповорганизации делопроизводства.
Изменения в Инструкцию могут быть внесены только по согласованиюс управлением делопроизводства управления делами Правительстваобласти.
1.5. Об утрате служебных документов, проектов постановлений ираспоряжений Губернатора области и Правительства области,корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается руководителюсоответствующего органа исполнительной власти области и лицу,отвечающему за делопроизводство, которые организуют проведениеслужебного расследования. О результатах расследования и принятых мерахинформируется управление делопроизводства.
В целях сохранности и своевременного исполнения документов приувольнении работника или уходе в отпуск, на учебу и т.д. всенаходящиеся в его ведении служебные документы по указаниюсоответствующего руководителя передаются другому лицу.
1.6. Передача служебных документов и материалов в средствамассовой информации осуществляется министерством информации иобщественных отношений области или управлением по взаимодействию сосредствами массовой информации и информационного обеспеченияПравительства области - пресс-службой Губернатора области. Передачаинформации другим путем запрещается.
1.7. Проекты писем, постановлений, распоряжений, порученийГубернатора области и Правительства области, наградных листов настадии их подготовки являются конфиденциальными.
1.8. Требования настоящей Инструкции распространяются как натрадиционное делопроизводство на бумажных носителях, так и наэлектронное.
1.9. Правила ведения делопроизводства, приведенные в Инструкции,распространяются только на служебные документы несекретного характера.
II. Прием поступающей корреспонденции
2.1. Корреспонденция, адресованная Губернатору области,вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительстваобласти, заместителю Председателя Правительства области - руководителюаппарата Губернатора области и руководителям структурных подразделенийаппарата Губернатора области, заместителям Председателя Правительстваобласти, управляющему делами Правительства области, принимается крегистрации и дальнейшей обработке в отделе обработки документовуправления делопроизводства (далее - отдел обработки документов).
2.2. Входящая корреспонденция поступает фельдъегерской, заказнойи обычной почтой, нарочным, через отдел специальной документальнойсвязи управления специальных программ и мобилизационной подготовкиПравительства области (далее - отдел специальной документальнойсвязи), а также в виде телеграмм, телефонограмм и факсимильныхсообщений, электронной почтой. Вся корреспонденция регистрируетсяединым установленным порядком как входящий документ, независимо отвида поступления.
2.3. Вся входящая корреспонденция принимается с соблюдениемнеобходимых требований: получение заказной корреспонденции под росписьв почтовом отделении по оформленной доверенности, соответствующихросписях в реестрах, росписью в журнале специальной документальнойсвязи, на квитанциях телеграмм и т.д.
2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге(реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документаставится дата и подпись работника, принявшего документ. Для доставкинарочными в комплекс зданий Правительства области (ул.Московская, 72)используется шкаф для корреспонденции, установленный в проходнойПравительства области. Выемка корреспонденции производится дважды вдень: в 9 часов и 14 часов. Разовый пропуск для доставкикорреспонденции непосредственно в отдел обработки документов можетбыть оформлен работникам органов исполнительной власти и ихструктурных подразделений и работникам учреждений связи.
К корреспонденции, доставляемой нарочным, устанавливаютсяследующие требования:
доставляемая до 14 часов, принимается с исходящей датой текущегоили предыдущего дня;
доставляемая после 14 часов, принимается с исходящей датой толькотекущего дня;
в пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов.
2.5. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в выходные ипраздничные дни, принимается дежурными специалистами управленияделопроизводства или в секретариатах Губернатора области,вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителя Председателя Правительства области - руководителяаппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительстваобласти, управляющего делами Правительства области. Если текстпредполагает незамедлительное исполнение, дежурный специалиступравления делопроизводства производит регистрацию путем проставленияштампа входящего документа и даты (без присвоения входящего номера),оставляет себе копию, а оригинал передает для информированиясоответствующих должностных лиц в секретариат адресата дежурномуработнику с проставлением на копии даты, времени и фамилии получившегодокумент. В первый рабочий день работник секретариата передаетдокумент (с резолюцией или без нее) в отдел обработки документов длярегистрации и дальнейшей обработки.
При поступлении аналогичных документов в органы исполнительнойвласти области дежурные работники принимают все меры для доведениядокументов до руководителей.
2.6. При приеме корреспонденции проверяется правильность ееадресации и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличиевложенных в них документов, правильность оформления (наличиерегистрационных номеров, подписи, печати, приложений). При обнаруженииотсутствия документов или других нарушений, если невозможно ихоперативное устранение (мятые, подмоченные, рваные), составляется акт,один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщаетсяк поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденцияпересылается отправителю или по назначению. Если нарушение возможноустранить в течение 1-3 дней путем оперативной доставки недостающих(испорченных) документов, заполнения реквизитов исполнителем илидругим способом оперативного реагирования, документ регистрируетсяпосле устранения нарушений. Телефонограммы принимаются, передаются,регистрируются и обрабатываются в органах исполнительной властиобласти.
2.7. Корреспонденция на иностранном языке незамедлительнопередается для перевода соответствующим структурам.
III. Регистрация входящих документов
3.1. Регистрация служебных документов - это фиксация фактапоступления документа от корреспондента адресату.
3.2. Входящие документы делятся на регистрируемые инерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся периодические издания,книги, рекламные материалы, поздравительные письма и телеграммы,пригласительные билеты, анонимная корреспонденция. Они передаются попринадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденциярегистрируется в установленном порядке.
3.3. Обращения граждан, поступившие заказной почтой в отделобработки документов, регистрируются путем записи в журнал споследующей передачей под роспись работнику управления по работе собращениями граждан Правительства области. Аналогичные письма,полученные обычной почтой, передаются туда же без регистрации.
В органах исполнительной власти области обращения гражданрегистрируются и обрабатываются в установленном порядке.
3.4. Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются поданным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресату.
3.5. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:
регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения(контрольные документы);
регистрируемая без постановки на контроль.
3.6. К регистрируемым документам с постановкой на контрольотносятся письма Президента Российской Федерации, членов СоветаФедерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатовГосударственной Думы, федеральных органов исполнительной власти,руководителей федеральных округов, руководителей субъектов РоссийскойФедерации, депутатов областной Думы, а также письма, содержащиеуказание или просьбу и предполагающие получение ответа.
3.7. К регистрируемым документам без постановки на контрольотносятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы,не предполагающие получение ответа.
В случае затруднений в определении целесообразности постановкиписьма на контроль допускается его передача адресату и принятиерешения о постановке на контроль, исходя из содержания резолюции.
3.8. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в томслучае, когда только по ним можно установить адрес отправителя иливремя отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всехостальных случаях они уничтожаются.
Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основнымдокументом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документомс левой стороны (на месте углового штампа).
3.9. Входящие контрольные документы регистрируются путемпроставления в нижнем правом углу первой страницы документарегистрационного штампа с указанием даты поступления и индексасекретариата руководителя Правительства области. Далее контрольныйдокумент проходит электронную регистрацию, заполняется регистрационнаякарточка с автоматическим присвоением регистрационного номера.
3.10. Корреспонденция на иностранном языке регистрируется послеее перевода на русский язык; входящий номер и дата проставляются надень окончания перевода и поступления ее в отдел обработки документов.Дальнейшая работа с документом происходит в соответствии с порядкомпрохождения входящей корреспонденции.
3.11. Служебная корреспонденция с пометкой "Лично" регистрируетсяпутем проставления входящего штампа на конверте, записывается в журналвходящих документов и передается под роспись в соответствующийсекретариат в нераспечатанном виде.
3.12. Регистрационная карточка заполняется по установленной форме(приложение N 1) и распечатывается в одном экземпляре для ведениякартотеки в отделе обработки документов.
Секретариаты Губернатора области, вице-губернатора - первогозаместителя Председателя Правительства области, заместителяПредседателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатораобласти и структурных подразделений аппарата Губернатора области,заместителей Председателя Правительства области, управляющего деламиПравительства области могут вести аналогичные картотеки.
3.13. Зарегистрированная надлежащим образом корреспонденцияраспределяется по рабочим папкам руководителей для последующейпередачи в соответствующие секретариаты. При этом учитывается тематикаизложенных проблем, ссылки на предыдущие обращения, если они имелиместо, содержание предыдущих резолюций, а также соответствиераспределению обязанностей, утвержденному постановлением Губернатораобласти.
Принимая во внимание, что большая часть корреспонденции,независимо от содержания, адресуется Губернатору области, работникотдела обработки документов имеет право распределять корреспонденцию ввышеприведенном порядке вне зависимости от фамилии адресата.
3.14. Губернатору области направляется корреспонденция от:
Президента Российской Федерации;
Председателя Федерального Собрания Российской Федерации и егозаместителей;
Председателя Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации и его заместителей;
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РоссийскойФедерации, избранных от Саратовской области;
федеральных министров и руководителей федеральных агентств;
полномочного представителя Президента Российской Федерации вПриволжском федеральном округе;
глав администраций регионов Российской Федерации;
иерархов религиозных конфессий;
руководителей партий и крупных общественных организаций, деятелейнауки, культуры, искусства и т.д.;
письма, исполнение которых предполагает координацию действийнескольких министерств, ведомств, отраслей, должностных лиц;
письма, содержащие личное приглашение Губернатору области,предложение лично выступить на предполагаемом мероприятии;
письма, в которых содержится ссылка на имевшуюся ранее личнуюдоговоренность;
письма, касающиеся вопросов обеспечения безопасности в сфереправопорядка, радиационной и химической защиты, экологии,природопользования и др.
В органах исполнительной власти области руководитель можетпринимать к рассмотрению корреспонденцию согласно требованиям,установленным в данном органе власти.
3.15. В период отсутствия Губернатора области и исполнения егообязанностей вице-губернатором - первым заместителем ПредседателяПравительства области или другим должностным лицом ежедневнаякорреспонденция Губернатору области комплектуется в отделе обработкидокументов в установленном порядке и в полном объеме в отдельной папкепередается в секретариат должностного лица, исполняющего в данныймомент обязанности Губернатора области.
Если необходимо личное ознакомление Губернатора области снекоторыми документами и принятие по ним соответствующих решений (приусловии соблюдения сроков рассмотрения), то документ возвращается вотдел обработки документов с пометкой "Ознакомить Губернатора" суказанием даты и подписи должностного лица, исполняющего обязанностиГубернатора области. В день, когда Губернатор области приступит кисполнению своих обязанностей, эти документы передаются ему вместе стекущей корреспонденцией в отдельной папке.
Если документ требует незамедлительного исполнения, и в то жевремя должностное лицо, исполняющее в данный момент обязанностиГубернатора области, считает целесообразным личное ознакомлениеГубернатора области с этим документом, после его рассмотренияисполнителю направляется копия документа, а подлинник остается удолжностного лица, исполняющего обязанности Губернатора области, дляличного доклада Губернатору области.
В период отсутствия кого-либо из заместителей ПредседателяПравительства области, заместителя Председателя Правительства области- руководителя аппарата Губернатора области, управляющего деламиПравительства области и исполнения их обязанностей другимидолжностными лицами в соответствии с распределением обязанностейежедневная корреспонденция систематизируется в отделе обработкидокументов в установленном порядке и передается на рассмотрение всекретариаты, в том числе и в секретариат отсутствующего должностноголица. Предложения о дальнейшем прохождении документов готовятсяруководителем секретариата по согласованию с заинтересованнымидолжностными лицами. Контроль за исполнением документов остается задолжностным лицом, в секретариат которого направлен документнепосредственно из отдела обработки документов.
3.16. При передаче контрольного документа из отдела обработкидокументов в секретариаты руководителей получатель расписывается вправом нижнем углу регистрационной карточки. Кроме того,регистрационная карточка направляется в секретариат руководителя вэлектронном виде посредством программного комплекса единой системыэлектронного документооборота и делопроизводства "Служебнаякорреспонденция" сразу после ее регистрации.
3.17. После рассмотрения корреспонденции руководителемсекретариат вносит резолюцию руководителя в электроннуюрегистрационную карточку документа посредством программного комплексаединой системы электронного документооборота и делопроизводства"Служебная корреспонденция" и в соответствии с резолюцией пересылаетэлектронную карточку исполнителю и ставит документ на контроль. Затемдокумент с резолюцией направляется исполнителю через экспедицию отделаобработки документов.
3.18. На документы без постановки на контроль регистрационныекарточки не заводятся. Такие документы записываются в "Журнал входящихдокументов" с указанием порядкового номера и даты поступления,наименования отправителя, исходящего номера, даты и краткогосодержания. Зарегистрированные таким образом документы передаются подроспись в журнале в соответствующие секретариаты.
3.19. Правительственная почта, поступившая по каналамфельдъегерской связи: федеральные законы, правовые акты и порученияПрезидента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации,поручения руководителя Администрации Президента Российской Федерации,постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации,постановления и протоколы комиссий при Правительстве РоссийскойФедерации, выписки из протоколов заседаний Правительства РоссийскойФедерации, регистрируется в отделе обработки документов. На каждыйдокумент независимо от отправителя, адресата и содержания заполняетсярегистрационная карточка установленной формы (приложение N 2).
После регистрации вся правительственная почта вместе срегистрационными карточками передается в секретариат заместителяПредседателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатораобласти, а после рассмотрения - через отдел обработки документов - вотдел контрольной работы аппарата Губернатора области для дальнейшейобработки в соответствии с Положением об организации контроляисполнения документов в аппарате Губернатора и ПравительствеСаратовской области, утвержденным постановлением ГубернатораСаратовской области от 23 июня 2005 года N 185. За каждый документполучатель расписывается в реестре. Электронные регистрационныекарточки документов передаются в отдел контрольной работы аппаратаГубернатора области автоматически в момент их регистрации в отделеобработки документов.
3.20. Договоры и соглашения, заключенные Правительством области иподписанные Губернатором области, вице-губернатором - первымзаместителем Председателя Правительства области, заместителямиПредседателя Правительства области, регистрируются в отделе обработкидокументов, их тексты хранятся там же и передаются в установленномпорядке в архив Правительства области. Регистрация осуществляетсяпутем присвоения порядкового номера согласно записи в "Журналерегистрации договоров и соглашений"; номер и дата регистрациирасполагаются под подписью должностного лица Правительства области.
IV. Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов
4.1. Корреспонденция, поступившая в Правительство области, вминистерства области или иные органы исполнительной власти области,должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.
4.2. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углупервой страницы ставится штамп "Подлежит возврату".
4.3. Запрещается направлять в подведомственные организацииподлинники документов, поступивших из Администрации ПрезидентаРоссийской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерациии Правительства Российской Федерации, а также подлежащие возврату.
4.4. Порядок и сроки представления документов для рассмотрения ипринятия по ним решения определяется руководителем органаисполнительной власти. В ежедневных планах работы руководитель обязанпредусмотреть время, необходимое для работы с документами. Срокрассмотрения документа не должен превышать, как правило, одни сутки.
4.5. Документы должны исполняться в сроки, указанные в этихдокументах или в резолюциях. В случаях, если не указан срокисполнения, документ должен быть исполнен не более чем втридцатидневный срок со дня его поступления. В случае, если окончаниесрока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнениядокумента является первый, следующий за ним, рабочий день. Продлениесрока исполнения разрешается соответствующим руководителем пописьменному ходатайству исполнителя.
4.6. Контроль за своевременным исполнением документовосуществляется секретариатами руководителей, куда первоначальнонаправлен документ из отдела обработки документов, либо поступил всоответствующий секретариат с резолюцией Губернатора области. Еслидокумент с резолюцией Губернатора области адресован несколькимдолжностным лицам, контроль осуществляется секретариатом должностноголица, фамилия которого стоит первой.
4.7. Если резолюция Губернатора области адресовананепосредственно в органы исполнительной власти области или структурныеподразделения аппарата Губернатора области, то отдел обработкидокументов передает в секретариат курирующего руководителя копиюписьма (без приложений) с резолюцией Губернатора для оперативногоконтроля за исполнением документа.
4.8. При получении руководителем информации от исполнителя овыполнении резолюции, руководитель вправе дать указание о закрытииделопроизводством документа или же о его направлении на повторноерассмотрение.
4.9. Закрытие документа и его списание "В дело" производится всекретариатах вице-губернатора - первого заместителя ПредседателяПравительства области, заместителя Председателя Правительства области- руководителя аппарата Губернатора области, заместителей ПредседателяПравительства области, управляющего делами Правительства области наосновании письменной информации исполнителя, рассмотренной иодобренной автором резолюции. Автор резолюции на документе ставитотметку "В дело", а работник секретариата переносит реквизиты ответа вэлектронную карточку посредством программного комплекса единой системыэлектронного документооборота и делопроизводства "Служебнаякорреспонденция".
V. Регистрация и отправка документов
5.1. Исходящие документы, изготовленные на бланках Губернатораобласти или Правительства области, подлежат регистрации в отделеобработки документов. Документы, изготовленные на бланкахвице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителя Председателя Правительства области - руководителяаппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительстваобласти, управляющего делами Правительства области регистрируется всоответствующих секретариатах в журнале учета исходящейкорреспонденции.
5.2. Перед регистрацией и отправкой документов исполнитель обязанпроверить наличие всех страниц документа и правильность ихрасположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений,ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и толькопосле этого передать документ в отдел обработки документов.
При получении документов для отправки работники отдела обработкидокументов проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а такжеприложений, о которых указано в основном или сопроводительномдокументе.
5.3. Исходящая корреспонденция регистрируется в отделе обработкидокументов на электронных карточках (приложение N 1). Исходящие номераэтих документов состоят из индекса приемной, номера дела пономенклатуре и порядкового регистрационного номера, например:1-07-03-845.
5.4. Ксерокопия (второй экземпляр) зарегистрированного документас указанием исполнителя остается в отделе обработки документов.Первичные материалы к письму (проекты письма, соответствующие визы,тексты изменений и дополнений и т.д.) хранятся в установленном порядкеу исполнителя.
После регистрации документы передаются в экспедицию отделаобработки документов для отправки адресату. Способ отправки документаадресату (фельдсвязь, спецсвязь, заказная или простая почта)определяется сотрудником отдела обработки документов по согласованию сотправителем. Если документ отправляется адресату нарочным, то навтором экземпляре документа, остающегося в отделе обработкидокументов, делается запись "Первый экземпляр получил|" с указаниемфамилии и инициалов, должности, даты, а в необходимых случаях потребованию работника отдела - времени получения документа.
Копии вторых экземпляров писем, хранящихся в отделе обработкидокументов или переданных на хранение в архив, в случае необходимостимогут быть выданы по требованию руководителей секретариатовГубернатора области, вице-губернатора - первого заместителяПредседателя Правительства области, заместителя ПредседателяПравительства области - руководителя аппарата Губернатора области,заместителей Председателя Правительства области, управляющего деламиПравительства области или исполнителем соответствующего письма. Другимлицам передавать копии писем не разрешается.
5.5. В муниципальные образования области корреспонденцияотправляется специальной связью два раза в неделю (среда, пятница). Вдень отправки специальной связи документы принимаются в экспедицииотдела обработки документов до 13 часов.
При отправке специальной связью оформляется реестр с занесением внего всех номеров исходящих документов.
5.6. В предприятия, учреждения и организации, находящиеся в чертегорода, документы рассылаются почтой в течение двух дней.
Исходящая корреспонденция, передаваемая в отдел обработкидокументов для отправки простой и заказной почтой, должна бытьисполнителем запечатана в конверты с указанием адресата и номераотправляемого документа.
Адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услугпочтовой связи и включает в себя: почтовый индекс, наименованиенаселенного пункта, улицы, номер дома, фамилию, имя и отчествоадресата; в необходимых случаях - полное наименование организации идолжности адресата.
В случае отправки одновременно трех и более писем отправителемсоставляется реестр с перечнем организаций и лиц, указанных наконвертах.
При отправке корреспонденции через почтовое отделение связи N 42составляется реестр по форме, утвержденной органами почтовой связи.
5.7. Доставка корреспонденции Губернатору области,вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительстваобласти, заместителю Председателя Правительства области - руководителюаппарата Губернатора области, заместителям Председателя Правительстваобласти и управляющему делами Правительства области осуществляетсяработниками соответствующих секретариатов, которые получают документыпод расписку в журнале или реестре.
Допускается вызов в отдел обработки документов работников органовисполнительной власти области для вручения срочной корреспонденции.
5.8. Документы, изготовленные на бланках областных министерств,комитетов, управлений, регистрируются, отправляются и контролируются всоответствующих органах исполнительной власти. Переписка междуобластными министерствами, комитетами, управлениями осуществляетсясамостоятельно.
5.9. Органы исполнительной власти области, пользующиесямаркировальной техникой отдела обработки документов, отправляют своюкорреспонденцию самостоятельно через почтовое отделение связи N 42.
5.10. Телеграммы за подписью должностных лиц посылаются вслучаях крайней необходимости передачи срочных сообщений, когда другиевиды отправки не обеспечивают своевременного получениякорреспонденции.
Элементы телеграммы оформляются в порядке и последовательности,установленной Правилами оказания услуг телеграфной связи.
Право подписи телеграмм категории "Правительственная",отправляемых за пределы Саратовской области, принадлежит Губернаторуобласти, вице-губернатору - первому заместителю ПредседателяПравительства области.
Право подписи обычных телеграмм и телеграмм категории"Правительственная", отправляемых в пределах Саратовской области,принадлежит Губернатору области, вице-губернатору - первомузаместителю Председателя Правительства области, заместителюПредседателя Правительства области - руководителю аппарата Губернатораобласти, заместителям Председателя Правительства области, управляющемуделами Правительства области. Телеграммы без личной подписи указанныхдолжностных лиц к отправке не принимаются.
При направлении телеграмм в несколько адресов к тексту заподписью исполнителя прикладывается реестр рассылки с указанием полныхадресов, фамилии, имени и отчества получателя.
5.11. Для эффективного использования всего массива документов(входящих и исходящих) создаются поисковые системы. Они существуют какв традиционном, так и электронном виде.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимоеколичество карточек, из которых можно составить следующие картотеки:
справочные (по корреспондентам, видам документов, авторамдокументов и т.д.);
контрольно-справочные (по срокам исполнения, по исполнителям ит.д.);
а также алфавитные, по обращениям граждан, тематические,кодификационные и другие, в зависимости от поставленных задач.
Помимо обязательной номенклатуры дел для удобства поиска можноразрабатывать классификационные справочники: классификатор вопросовдеятельности органа исполнительной власти, классификатор видовдокументов, классификатор корреспондентов, классификатор резолюций,классификатор исполнителей, классификатор результатов исполнениядокументов и т.д.
Электронный поиск осуществляется по реквизитам: заголовку, видудокумента, дате принятия, номеру, по ключевому слову, фразе или полюбой комбинации реквизитов.
VI. Общие требования к составлению и оформлению документов
6.1. Нормативные, организационно-распорядительные, информационныеи иные документы (постановления, распоряжения, поручения, приказы,протоколы, акты, письма и др.) (далее - документы), которые готовятсяв органах исполнительной власти области и регламентируютадминистративные и организационные вопросы, а также вопросыуправления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельностиструктурных подразделений органов исполнительной власти области,должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии сдействующими государственными и национальными стандартами пооформлению организационно-распорядительных документов и настоящейИнструкцией.
6.2. При подготовке и оформлении служебных документов всоответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации" могут использоваться следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб Саратовской области;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код органа исполнительной власти области или Правительстваобласти, подготовившего документ;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации, подготовившей документ;
09 - справочные данные об организации, подготовившей документ;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
6.3. Требования к оформлению реквизитов документов (приложения N 3, 4):
6.3.1. Для изготовления документов Губернатора области иПравительства области используются номерные бланки с гербомСаратовской области. Структурные подразделения аппарата Губернатора,управления делами Правительства области, министерства и иные органыисполнительной власти области имеют собственные бланки. Проектыдокументов изготавливаются на обычных листах.
6.3.2. Воспроизведение Государственного герба РоссийскойФедерации осуществляется в соответствии с Федеральным Конституционнымзаконом "О Государственном гербе Российской Федерации" и на бланкахорганов исполнительной власти области и должностных лиц недопускается.
6.3.3. Предприятия, организации, учреждения, не являющиесяструктурными подразделениями органов исполнительной власти области,изготавливают документы на бланках с эмблемой организации или товарнымзнаком.
6.3.4. Код подразделения органа исполнительной власти области,подготовившего документ, проставляют по Общероссийскому классификаторупредприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскомуклассификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
6.3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица, а также идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии сдокументами, выдаваемыми налоговыми органами.
6.3.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскомуклассификатору управленческой документации (ОКУД).
6.3.7. Наименование организации, подготовившей документ, должносоответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (Основном Законе)Саратовской области или в Положении о соответствующем органеисполнительной власти области (о его структурном подразделении).
Сокращенное наименование организации приводится на бланкедокумента (в скобках, после указания полного наименования данногоподразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в Положениио данной организации.
Над наименованием органа исполнительной власти области указываютнаименование вышестоящей организации - Правительство Саратовскойобласти, над наименованием структурной единицы (управления, комитета)соответствующего органа исполнительной власти области - наименованиеэтого органа.
6.3.8. Справочные данные об организации - авторе документавключают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номерафаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес(WWW-сервер) в сети Интернет и др.). Элементы почтового адресауказываются в последовательности, установленной правилами оказанияуслуг почтовой связи.
6.3.9. Наименование вида документа указывается на всех, кромеписем, документах: постановлениях, распоряжениях, приказах,протоколах, справках, заключениях и т.д. и печатается прописнымибуквами.
6.3.10. Датой документа является дата его подписания илиутверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), дляакта - дата события. Если авторами документа являются несколькоорганизаций, то датой документа является наиболее поздняя датаподписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяцоформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2005 года следуетоформлять 15.05.2005 (в конце точка не ставится).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:15 мая 2005 года, а также оформление даты в следующейпоследовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.05.15(приложение N 5).
6.3.11. Регистрационный номер документа состоит из егопорядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организациииндексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте,исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов,индексом тематического классификатора вопросов, содержащихся вдокументе (если в соответствующем подразделении такой классификаторутвержден) и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя иболее организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе.
6.3.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включаетв себя регистрационный номер и дату документа, на который даетсяответ.
6.3.13. Место составления или издания документа указывают, еслизатруднено его определение по реквизитам "Наименование авторадокумента" и "Справочные данные об авторе документа". В таком случаеуказывают, как правило, город Саратов.
В случае, если документ составлен в ином населенном пункте,находящемся вне границ города Саратова, в документе указываютнаименование соответствующего населенного пункта.
6.3.14. Гриф ограничения доступа к документу ("Секретно","Конфиденциально" и др.) свидетельствует об особом характереинформации, ограничивает круг пользователей. Определяетсяисполнителем, проставляется без кавычек на первом листе документа ипри необходимости дополняется данными, предусмотреннымизаконодательством об информации, отнесенной к государственной тайнеили конфиденциальной информации.
6.3.15. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углудокумента. В качестве адресата могут быть органы государственнойвласти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектовРоссийской Федерации), их структурные подразделения; органы местногосамоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения,организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане.Адресат, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. Приадресовании документа должностному лицу инициалы указываются передфамилией, физическому лицу - после фамилии.
Допускается центрирование каждой строки реквизита "Адресат" поотношению к его самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Если документ направляется нескольким разным адресатам, тоадресаты указываются в документе один под другим и основной адресатподчеркивается чертой. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертымадресатами не указывается.
При большем количестве адресатов составляют список рассылкидокумента.
Если документ является ответным, первым (основным) адресатомуказывается автор инициативного документа, на который дается ответ,вне значимости остальных адресатов.
Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующемколичеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа).Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем,изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа,содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланкадокумента, если документ оформляется на бланке) и остается в делеотправителя.
Наименование органа государственной власти, органа местногосамоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующегоструктурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указываютв дательном падеже, например:
ЗАО "Торговый мир"
Бухгалтерия
Главному бухгалтеру
Л.П.Николаевой
или
Генеральному директору
ОАО "Энергия"
А.А.Галкину
Если документ отправляется в несколько однородных организаций илив несколько структурных подразделений одной организации, то их следуетуказывать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти
Саратовской области
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входитьпочтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают впоследовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовойсвязи.
Если документ адресуется органу государственной власти, органуместного самоуправления, предприятию, учреждению, организации,соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее)наименование, а затем почтовый адрес.
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию иинициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:
Борисовой В.А.
ул.Московская, д.45, кв.4,
г.Саратов, 410000
6.3.16. Гриф утверждения - реквизит, придающий нормативный илиправовой характер содержанию документа. Документ утверждаетсядолжностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемымдокументом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнемуглу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждениядокумента должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО "Полюс К"
_______________ В.С.Попов
(личная подпись)
7 августа 2005 года
При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА,УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа втворительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом министра финансов
Саратовской области
от 15.05.2005 N 12
Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрированиеэлементов относительно его самой длинной строки.
6.3.17. Резолюция является организующим началом рассматриваемогодокумента. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом надокументе в верхней его части на свободном поле между реквизитами"Адресат" и "Текст" и содержит принятое им решение. При отсутствиисвободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе(специальном бланке формата А6), скрепляемом с документом.
Резолюция обязательно включает фамилию исполнителя(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (принеобходимости), подпись и дату, например:
Н.Н.Жукову
Прошу подготовить проект распоряжения
Губернатора области по данному вопросу
к 24.08.2005
Личная подпись
20.08.2005
Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левомверхнем углу бланка резолюции указываются реквизиты (регистрационныйномер и дата либо заголовок) документа, к которому относится даннаярезолюция.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственнымисполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым.Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация ихработы.
Если документ направляется на исполнение в подведомственноеподразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этогоподразделения (управления, комитета, отдела, сектора).
На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюцииуказываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
6.3.18. Заголовок составляется исполнителем документа.
Все документы, оформленные на бланках формата А4, должны иметьзаголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах,извещениях заголовок к тексту не составляется.
Заголовок к тексту должен кратко, в нескольких словах раскрыватьсодержание документа и предназначен для эффективного поиска,проведения регистрации документа без предварительного прочтения всеготекста.
Заголовок начинается с указания управленческого действия, затемуказывается объект, на который оно направлено. Используетсяконструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным,например: "О направлении договора", "Об изменении штатногорасписания".
Заголовок должен грамматически согласовываться с названиемдокумента, например: приказ (о чем?) "О создании комиссии",распоряжение (о чем?) "О назначении Петрова Н.И.".
Заголовок, начиная с заглавной, печатается строчными буквами отграницы левого поля. Объем заголовка не должен превышать 5 строкмашинописного текста по 28 печатных знаков. Допускается продлеватьзаголовок при большом его объеме до границы правого поля.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документамашинописным способом должно быть равно 2-3 интервалам, при выполнениирукописным способом - 15 мм.
В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний,соответствующие правилам орфографии и пунктуации, требованиямгосударственных стандартов. Рекомендуется избегать переносов слов. Вконце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается полужирнымшрифтом через один межстрочный интервал.
6.3.19. Отметка о контроле - это отметка о контроле заисполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом"КОНТРОЛЬ".
6.3.20. Текст документа составляется на русском языке (с учетомособенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, какправило, оформляется в виде связного текста.
Содержание и структура текста документа определяетсяфункциональным назначением документа.
Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность,ясность и точность его изложения, недопустимость двоякого толкования.Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии сФедеральным законом "О государственном языке Российской Федерации",действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловомстиле.
При подготовке документов в электронном виде применяетсятекстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованиемшрифта Times New Roman размером 14 через 1 интервал.
При оформлении текста документа (приложения к документу) на двухи более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) ненумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центруверхнего (нижнего) поля или в правом верхнем (нижнем) углу документабез знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется каксамостоятельный документ.
Терминология, употребляемая в документах, должна соответствоватьтерминологии, установленной законодательными и другими нормативнымиактами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применениекоторых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения вскобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранныхслов.
В тексте документа допускается использование общепринятыхсокращений, установленных действующими правилами орфографии,стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатурынаименований федеральных органов государственной власти, органовгосударственной власти Саратовской области и иных субъектов РоссийскойФедерации, органов местного самоуправления области, предусмотренных всоответствующих правовых актах (положениях).
Инициалы располагаются перед фамилией в реквизитах "Адрес"(юридическому лицу), "Подпись". В протоколах при перечислении фамилийв порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.
Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой(вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и целисоставления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы,просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть. Например,приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления- просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов,выводы.
В тексте документа, подготовленного на основании документовдругих организаций или ранее изданных документов, указывают ихреквизиты: наименование документа, наименование организации,подготовившей документ, дату документа, регистрационный номердокумента, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то егоследует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруютарабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой.
В положениях, программах, инструкциях и других подобныхдокументах подразделы нумеруют в пределах раздела парой чисел,разделенных точкой, первая из которых - номер соответствующегораздела, вторая - номер подраздела. Перечисление внутри пунктов,подпунктов (например, действия однородного характера) не нумеруются.
В распорядительных документах (распоряжение, приказ и т.д.)организаций, действующих на принципах единоначалия, а такжедокументах, адресованных руководству организации, изложение текстадолжно идти от первого лица единственного числа ("приказываю","предлагаю", "прошу" и т.п.).
В распорядительных документах коллегиальных органов текстизлагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"и т.п.).
В совместных распорядительных документах текст излагают отпервого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа("слушали", "выступили", "решили" и т.п.).
В документах, устанавливающих права и обязанности органовисполнительной власти области, их структурных подразделений(положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактовили выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложениятекста от третьего лица единственного или множественного числа("комитет осуществляет функции", "в состав отдела входят", "комиссияустановила", "министерство полагает").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного лица ("просим направить","направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошупредоставить");
от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает","Правительство Саратовской области направляет").
Документ с ограниченным сроком действия должен иметьсоответствующую ссылку в тексте.
Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий)помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделенысамостоятельным предложением (без абзаца).
Оформление рукописного текста документов должно соответствоватьустановленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукописьпишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, недопускается писать карандашом, очень мелким почерком и делатьмногочисленные вставки, сноски, исправления.
6.3.21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте,печатается от левого поля через 2 интервала после основного текста ивключает в себя указание количества листов и количества экземпляров,например:
Приложение: на 4 л. в 2-х экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, тоуказывают его наименование, количество листов и количествоэкземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:Приложение: 1. Положение о комитете по управлению имуществом
Саратовской области на 12 л. в 1 экз.
2. Структура и штатная численность комитета по управлению
имуществом Саратовской области на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющийприложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:Приложение: Инструкция по пожарной безопасности в министерстве
транспорта области и приложения к ней,
всего на 3 л. в 1 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документеадреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:Приложение: на 3 л. в 2-х экз. в первый адрес.
В приложении к постановлениям, распоряжениям Губернатора(Правительства) области, к распоряжениям и приказам руководителейорганов исполнительной власти области на первом его листе в правомверхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименованиявида документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение к распоряжению
Губернатора области от
14 июля 2005 года N 458-р
Допускается слово ПРИЛОЖЕНИЕ печатать прописными буквами, а такжецентрировать это слово, наименование документа, его дату ирегистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита.
Приложения подписываются или визируются в порядке, определенном впункте 6.3.24.
6.3.22. Подпись является обязательным реквизитом документа ирасполагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстомдокумента. Подпись, как правило, выделяется жирным шрифтом иликурсивом.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи.Наименование должности печатается от левого поля. Допускаетсяцентрировать наименование должности относительно самой длинной строки.
Проекты документов представляются на подпись соответствующимдолжностным лицам полностью оформленными, проверенными,согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основаниикоторых документ готовился.
Документы информационно-справочного или аналитического характерамогут быть подписаны непосредственным составителем документа, еслирешаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.
Подписывается только экземпляр документа, отсылаемый адресату, аэкземпляр документа, который остается в деле отправителя, визируетсяисполнителем.
При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, илисовместного документа, издаваемого от имени двух или несколькихорганов (организаций), подписываются все экземпляры документа.
При массовой рассылке копий документа подписывается толькоэкземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатамрассылаются размноженные и заверенные его копии.
При оформлении документа на бланке должностного лица должностьэтого лица в реквизите "Подпись" не указывается, а если документоформлен не на бланке, приводится полное наименование должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель комитета Личная подпись В.А.Казаков
Заместитель председателя комитета Личная подпись Е.И.Кравцова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей ихподписи располагают на одном уровне, например:
Министр культуры Министр транспорта
Саратовской области Саратовской области
Личная подпись Личная подпись
А.В.Сидоров В.М.Петров
В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц,подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Б.Д.Никольский
Заместитель
председателя комиссии Личная подпись Т.Н.Кожевникова
Секретарь комиссии Личная подпись И.Е.Миронова
Члены комиссии Личная подпись А.И.Алексеев
Личная подпись Б.Б.Бочкарев
Личная подпись В.В.Комарова
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностноголица с указанием его фактической должности и фамилии.
При этом перед наименованием должности не допускается ставитьпредлог "За" или косую черту.
В подписанные документы не допускается вносить какие-либоизменения или дополнения.
6.3.23. Подготовленный проект документа (с имеющимисяприложениями) подлежит при необходимости согласованию.
Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проектадокумента) проводится до подписания (утверждения) проекта.
Цель согласования - подготовить качественный документ,соответствующий действующему законодательству, имеющийорганизационное, финансовое и материально-техническое обеспечение.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем(ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, гдеготовился проект документа. Согласование проекта документа оформляетсявизой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования(внешнее согласование).
Обязательному согласованию подлежат проекты законов Саратовскойобласти, вносимых Губернатором и Правительством области, проектыпостановлений и распоряжений Губернатора, Правительства области,распоряжений и приказов руководителей органов исполнительной властиобласти, договоров и соглашений, заключаемых от имени Правительстваобласти или органов исполнительной власти области.
Проект документа должен быть согласован с подведомственнымиструктурными подразделениями (должностными лицами) организации -автора документа, а также с другими органами исполнительной властиобласти или организациями по вопросам, входящим в компетенцию илизатрагивающим интересы соответствующих подразделений, организаций.
Согласование проекта документа оформляется грифом согласования.Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, визы,которая включает наименование должности лица, с которымсогласовывается документ (включая наименование организации), еголичной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и датысогласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Председателя
Правительства области
Личная подпись
И.И.Иванов
26.08.2003
Для согласования проектов документов может оформляться листсогласования. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются иприлагаются к документу.
6.3.24. Виза включает должность и подпись визирующего документ,расшифровку подписи и дату подписания.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визыпроставляются в нижней части оборотной стороны последнего листаподлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации,визы проставляются в нижней части лицевой стороны проекта (копии)оправляемого документа.
В необходимых случаях осуществляется полистное визированиедокумента и его приложения.
6.3.25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица надокументах, предусмотренных специальными нормативными актами,удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовымисредствами.
Документы заверяются печатью организации.
6.3.26. При заверении соответствия копии документа подлинникуниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно:"должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностноголица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,например:
Подпись
Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись О.В.Волкова
26.07.2002
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой поусмотрению организации.
Органы исполнительной власти области и их структурныеподразделения, как правило, могут выдавать копии только издаваемых имидокументов.
6.3.27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию,имя, отчество) исполнителя документа и номер телефона, по которому сним можно связаться.
Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотнойстороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
6.3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает следующие данные: ссылку на дату и номер исходящегодокумента, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствиитакого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело N..."(указывается номер дела, в котором будет храниться документ).
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должнабыть подписана и датирована исполнителем документа или руководителемструктурного подразделения, в котором исполнен документ.
6.3.29. Отметка о поступлении документа содержит порядковый номери дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углупервого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлениидокумента в виде штампа.
6.3.30. Идентификатором электронной копии документа являетсяотметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждойстраницы документа и содержащая наименование файла, дату и другиенеобходимые поисковые данные.
6.4. Бланки документов.
6.4.1. Документы оформляются на бланках установленного образцаформата А4.
6.4.2. Устанавливаются следующие виды бланков:
бланк постановления Губернатора Саратовской области;
бланк распоряжения Губернатора Саратовской области;
бланк постановления Правительства Саратовской области;
бланк распоряжения Правительства Саратовской области;
бланк письма Губернатора Саратовской области;
бланк письма Правительства Саратовской области;
бланк письма вице-губернатора - первого заместителя ПредседателяПравительства Саратовской области;
бланк письма заместителя Председателя Правительства Саратовскойобласти - руководителя аппарата Губернатора Саратовской области;
бланк письма заместителя Председателя Правительства Саратовскойобласти;
бланк письма аппарата Губернатора Саратовской области;
бланк письма управления делами Правительства Саратовской области;
бланк письма секретариатов вице-губернатора - первого заместителяПредседателя Правительства Саратовской области, заместителяПредседателя Правительства Саратовской области - руководителя аппаратаГубернатора Саратовской области, заместителей ПредседателяПравительства Саратовской области, управляющего делами ПравительстваСаратовской области;
бланк письма органа исполнительной власти Саратовской области;
бланк письма самостоятельного структурного подразделения органаисполнительной власти Саратовской области;
бланк письма самостоятельного государственного органа;
бланк распоряжения органа исполнительной власти Саратовскойобласти;
бланк приказа органа исполнительной власти Саратовской области;
бланк резолюции (формат А6).
Допускается изготовление номерных бланков.
Бланки писем Губернатора области, Правительства области могутбыть в цветном и черно-белом исполнении.
6.4.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге илибумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощьюсредств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью компьютеранепосредственно при изготовлении конкретного документа.
6.4.4. Макеты бланков документов проектируют в соответствии сформами (образцами) бланков, утвержденными Губернатором области.Макеты разрабатываются управлением делопроизводства и управлениеминформационных технологий и связи управления делами Правительстваобласти.
При разработке макетов бланков должны быть соблюдены требованиядействующих государственных и национальных стандартов.
6.4.5. При оформлении многостраничных документов на бланкепечатается первый лист документа, последующие - на обычной бумагеодинакового с бланком формата, цвета и качества.
6.4.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так ибез него, должен иметь поля не менее (мм):
левое - 30;
правое - 10;
верхнее - 20;
нижнее - 20.
6.4.7. На бланках постановлений и распоряжений применяетсяпродольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланкахрезолюций допускается два варианта расположения реквизитов - угловой ипродольный.
6.4.8. Бланки хранятся в надежных шкафах и подлежат строгомуучету.
6.4.9. Контроль за использованием и хранением бланков вуправлении делопроизводства осуществляет начальник управленияделопроизводства, в органе исполнительной власти области - служба илидолжностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства.
6.5. Особенности оформления документов по исполнению поручений,данных Губернатором области на постоянно действующих, выездных идругих совещаниях с участием Губернатора области.
6.5.1. Заголовок к тексту должен содержать номер поручения, видсовещания, дату его проведения, номер протокола, например: "О ходеисполнения п.1.2 протокола постоянно действующего совещания уГубернатора области от 15 апреля 2006 года N 25".
6.5.2. В первой части документа необходимо указать содержаниепоручения, например: "Во исполнение поручения "Подготовить предложенияо...." сообщаю".
6.5.3. Заключительная часть текста документа должна содержатьходатайство о снятии поручения с контроля или о продлении срокаисполнения поручения, например: "Прошу снять поручение с контроля" или"Прошу продлить срок исполнения поручения до 1 июня 2006 года".Исключением является документ по исполнению поручения о периодическомпредставлении информации (еженедельно, ежеквартально и т.п.).
6.6. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж.
6.6.1. Служебные письма.
В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствамии представительствами иностранных государств) оформление служебных иличных писем имеет одинаковый характер.
Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либона стандартных листах бумаги.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка(при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (приоформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адресаполучателя письма, вступительного обращения, основного текста,заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оноимеется.
При переписке без применения бланков оформление писемосуществляется следующим образом.
В правом верхнем углу письма печатаются название города и датаотправления, например: Москва, 8 августа 2005 года; Варшава, 23августа 2003 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляетсяна подлиннике и копии письма, остающейся в деле.
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресованоминистру, то в зависимости от конкретного случая и местной практикиследует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. Вобращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно впорядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). Взависимости от местной практики и в порядке взаимности слово"господин" на иностранных языках может писаться полностью илисокращенно.
После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийсясловами: "Имею честь...".
Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения.Могут использоваться следующие комплименты:
Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас,господин Президент (господин Посол, господин Министр), принятьуверения в моем весьма (самом) высоком уважении;
Генеральному директору Германского фонда международного развития- Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком(или глубоком) уважении (или почтении).
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется впорядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются суверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечатьрекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно:"С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "Суважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразноупотребить такой же комплимент.
Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которогопосылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы(программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указываетсяприложение.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных странстандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, какправило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количествастраниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию,полное наименование официальной должности лица, которому направляетсяписьмо, и название города, например:
Господину К.Брауну
Председателю Правления
фонда "Призыв совести"
г.Вашингтон
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основевзаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо,указывается его титул, например:
Его Превосходительству
господину М.Андерсу
Чрезвычайному и Полномочному Послу
(официальное название страны)
г.Москва
На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.
При переписке с использованием бланков оформление писемосуществляется следующим образом.
Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнемуглу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита недолжна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.
Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составныечасти: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее)Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименованиеорганизации, фирмы, должность адресата, название города и страны.
Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал.
Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать какстрочными, так и прописными буквами.
Обращение и первая строка текста письма начинаются с краснойстроки.
6.6.2. Частные письма полуофициального характера.
Такого рода письма посылаются знакомым официальным лицам вслучаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения(благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо повопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров,с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или дляускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияниялица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться ипо другим вопросам, постановка которых в официальном порядкенежелательна по тем или иным причинам.
Частные письма полуофициального характера пишутся на обычнойпочтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная стороналиста не используется.
Обращение в таком письме обычно бывает следующим:
Уважаемый господин Министр,
Уважаемый господин Директор,
Уважаемый господин Сенатор
и т.п.
Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит отслужебного или общественного положения адресата и характера отношенийавтора с адресатом.
Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся толькона конверте.
К каждому письму зарубежному адресату прилагаетсясопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерстваиностранных дел Российской Федерации.
Упомянутые виды писем являются официальными документами.Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма,исходя при этом из содержания.
Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника.Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ состороны того, кому они направлены.
6.6.3. Оформление документов, направляемых по линиям факсимильнойсвязи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка.Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языкеадресата.
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) иликратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзявместо Федеративная Республика Германия или ФРГ писать Германия).
6.6.4. Заголовок к тексту не составляется.
6.6.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежногопартнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ,например: "На Ваше письмо от ... числа".
6.6.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж,регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся вделе. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания.
6.6.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт дляотправки данного документа с указанием адресных данных адресата иадреса отправителя. При этом адрес может быть написан как наанглийском языке, так и на языке страны - адресата.
VII. Подготовка проектов законов области,
постановлений областной Думы, постановлений и распоряжений
Губернатора области и Правительства области
7.1. Правовые акты органов исполнительной власти области издаютсяна основе и во исполнение федерального законодательства, законовСаратовской области, а также иных нормативных правовых актов всоответствии с действующим законодательством.
7.2. Под нормативным правовым актом понимается письменныйофициальный документ, принятый в определенной форме органом власти впределах его компетенции и направленный на установление, изменение илиотмену правовых норм. Он содержит правовые нормы, общие установления,рассчитанные, как правило, на длительное применение ираспространяющиеся на широкий круг лиц. Нормативными правовыми актамиявляются законы области, постановления областной Думы, постановленияГубернатора области, постановления Правительства области.
7.3. Под ненормативным правовым актом понимается правовой акт,адресованный конкретному субъекту, применяющийся однократно и несохраняющий свое действие после того, как прекратились конкретныеотношения, предусмотренные данным актом. Ненормативными правовымиактами могут быть постановления областной Думы, распоряженияГубернатора области, распоряжения Правительства области.
7.4. Проекты законов области, постановлений областной Думы,постановлений, распоряжений Губернатора области и Правительстваобласти вправе вносить вице-губернатор - первый заместительПредседателя Правительства области, заместитель ПредседателяПравительства области - руководитель аппарата Губернатора области,заместители Председателя Правительства области, министры области,руководители иных органов исполнительной власти области, а такжеруководители структурных подразделений аппарата Губернатора области.Ответственность за качество проектов, их согласование несутдолжностные лица, вносящие проект.
Порядок подготовки и внесения проектов постановлений ираспоряжений Правительства области определяются также РегламентомПравительства Саратовской области.
7.5. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, воисполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти,законов Саратовской области, правовых актов Губернатора области иПравительства области, то вводная часть правового акта должнасодержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты,номера и наименования.
При согласовании проекта такого правового акта к нему необходимоприлагать копию правового акта, на который делается ссылка. Если объемправового акта превышает 5 страниц, то к проекту правового актаприлагается копия части (главы, статьи) правового акта, имеющегоотношение к проекту, с указанием вида акта, даты, номера и заголовка.
В случае упоминания в проекте правового акта какой-либоорганизации - юридического лица, при его согласовании в правовоеуправление Правительства области вместе с проектом акта представляютсяучредительные документы этой организации, а в случае необходимости, потребованию правового управления Правительства области, - нотариальнозаверенная копия учредительных документов этой организации.
7.6. Проекты правовых актов, направляемые на соответствующеесогласование, изготавливают на чистом листе бумаги с использованиемреквизитов 08, 10, с обязательным указанием в правом верхнем углуслова "Проект".
7.7. Текст правового акта содержит, как правило, вводную(преамбулу) и распорядительную части. Если содержание правового актане нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует.
Тексты правовых актов Губернатора области, Правительства области,органов исполнительной власти области (постановлений, распоряжений,приказов) в распорядительной части должны содержать пункты,предусматривающие:
конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков ихисполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указыватьпромежуточные (контрольные) сроки). При указании срока используетсясловесно-цифровой способ оформления даты;
точное наименование организаций - исполнителей задания;
порядок обеспечения выполнения заданий материально-техническойбазой и финансированием;
поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельныхпунктов с указанием, на кого возложен контроль;
указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта вслучае его выполнения или принятия нового правового акта взамен ранеепринятого;
указание о сроке вступления в силу правового акта, если такоеуказание необходимо;
указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовыхактов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий илипринимается в дополнение (изменение) действующего акта.
7.8. Предписания, адресуемые подведомственным подразделениям(министерствам, комитетам, управлениям, отделам, секторам),формулируются в категоричной форме. Текст распоряжений и приказов какправовых актов, издаваемых на основе единоначалия, излагается отпервого лица единственного числа и начинается словами: "В целях...","В связи с...", "В соответствии...", "Приказываю...". В отношенииорганизаций, не находящихся в подчинении органов исполнительной властиобласти, но расположенных на подведомственной территории, применяютсяглаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаяхвозможна и категоричная форма обращения, если правовой акт(распоряжение, приказ) издается по тем вопросам компетенцииГубернатора области, Правительства области, по которым они вправедавать общеобязательные указания.
Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемогодействия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить,внести, предложить, указать, считать и т.д.). Использоватьформулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т.д. в правовыхактах не рекомендуется.
7.9. Содержание издаваемых правовых актов Губернатора области,Правительства области не должно противоречить изданным ранее илидублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранееизданный акт.
7.10. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается сослов: "Признать утратившим (утратившими) силу...".
7.11. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указаниемдаты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологическойпоследовательности.
Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, можетбыть оформлен как приложение к основному правовому акту. В этом случаепункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом:"Признать утратившими силу постановления (распоряжения) Губернатора(Правительства) Саратовской области согласно приложению".
7.12. Пункт об изменении отдельного положения действующегоправового акта строится по схеме:
"Пункт 3 распоряжения Губернатора Саратовской области от..... N... "О ..." изложить в новой редакции:
"3. ...(текст новой редакции пункта).".
7.13. Пункт о дополнении отдельного положения действующегоправового акта строится по схеме:
"Пункт 4 распоряжения Губернатора Саратовской области от...... N... "О ..." после слов "..." дополнить словами "....".
7.14. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях)действующий правовой акт Губернатора (Правительства) области, какправило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в которыйвключаются все необходимые положения из ранее действовавшего.
7.15. В случае, когда к правовому акту Губернатора(Правительства) области приобщается другой документ, он указывается втексте этого правового акта как приложение.
Приложение к правовому акту Губернатора (Правительства) области,поясняющее или дополняющее содержание этого правового акта, может бытьоформлено в виде таблицы, перечня, списка и т.п.
7.16. Если правовым актом Губернатора (Правительства) областиутверждается какой-то документ (положение, устав, правила,инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового актаоформляется следующим образом: "Утвердить Положение о ...".
7.17. Проекты должны пройти согласование. Оно оформляется визой,которая включает дату поступления и визирования документа, должность,личную подпись визирующего с расшифровкой. Визы проставляются на листесогласования, который оформляется на оборотной стороне последнеголиста проекта.
Перед направлением проекта на согласование в листе согласованияделается запись с указанием даты и органа исполнительной властиобласти или структурного подразделения аппарата Губернатора области,который вносит проект на рассмотрение. Например: "Проект внесен 20июля 2005 года министерством культуры области.".
7.18. Проекты законов области, постановлений (распоряжений)Губернатора области и Правительства области визируются руководителеморгана исполнительной власти области или структурного подразделенияаппарата Губернатора области, вносящим проект, регистрируются впротокольном отделе управления делопроизводства управления деламиПравительства области (далее - протокольный отдел), после чегонаправляются на согласование.
7.19. Допускается в исключительных случаях тиражирование проектавместе с листом согласования для ускорения согласования, но не болеетрех экземпляров, при этом в протокольном отделе регистрируется толькоодин экземпляр.
7.20. Проекты законов области и нормативных правовых актовобластной Думы, разработанные органами исполнительной власти области,проекты постановлений (распоряжений) Губернатора области иПравительства области согласовываются в нижеприведеннойпоследовательности в обязательном порядке (приложение N 6) с:
а) руководителем органа исполнительной власти, вносящим проект;
б) руководителями заинтересованных органов исполнительной властиобласти, структурных подразделений аппарата Губернатора области, иныхгосударственных органов и организаций или, в случае их отсутствия,лицами, их замещающими (располагаются в алфавитном порядке,пофамильно);
в) начальником правового управления Правительства области;
г) управляющим делами Правительства области;
д) заместителями Председателя Правительства области (позакрепленным за ними вопросам);
е) заместителем Председателя Правительства области -руководителем аппарата Губернатора области;
ж) вице-губернатором - первым заместителем ПредседателяПравительства области.
7.21. Проекты распоряжений Губернатора области о командированиивице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителей Председателя Правительства области,руководителей органов исполнительной власти области, за исключениемкомандирования за рубеж, а также проекты распоряжений Губернатораобласти о предоставлении отпусков указанным и другим лицамсогласовываются первым заместителем руководителя аппарата Губернатораобласти - начальником управления кадровой политики и государственнойслужбы Правительства области и начальником правового управленияПравительства области.
Проекты постановлений (распоряжений) Губернатора области оназначении на должность и об освобождении от должности государственныхслужащих государственной службы области, а также о наложении и снятиидисциплинарных взысканий согласовываются в нижеприведеннойпоследовательности:
а) первым заместителем руководителя аппарата Губернатора области- начальником управления кадровой политики и государственной службыПравительства области;
б) начальником правового управления Правительства области;
в) заместителем Председателя Правительства области -руководителем аппарата Губернатора области.
7.22. Дополнительно проекты документов в обязательном порядкесогласовываются следующими должностными лицами:
первым заместителем руководителя аппарата Губернатора области -руководителем представительства Губернатора области и Правительстваобласти в органах власти - проекты законов Саратовской области ипостановлений Саратовской областной Думы;
первым заместителем руководителя аппарата Губернатора области -начальником управления кадровой политики и государственной службыПравительства области - по кадровым вопросам;
министром финансов области - по финансовым вопросам;
министром экономического развития и торговли области - посоциально-экономическим вопросам, по вопросам инвестиций икапиталовложений, программам развития отраслей экономики;
начальником управления специальных программ и мобилизационнойподготовки Правительства области - по вопросам режима секретности,обеспечения защиты сведений, составляющих государственную тайну,военно-мобилизационной подготовки.
Одновременно с согласованием проектов законов области,разработанных структурными подразделениями аппарата Губернатораобласти, министерство финансов области готовит финансово-экономическоеобоснование к законопроекту.
7.23. Проекты распоряжений Губернатора области об опубликованиизаконов области и постановлений областной Думы согласовываются внижеприведенной последовательности в обязательном порядке с:
представительством Губернатора области и Правительства области ворганах власти;
правовым управлением Правительства области.
7.24. Приложения к документу визируются руководителем органаисполнительной власти области или подразделения аппарата Губернатораобласти, которым вносится проект.
К проекту документа прилагается реестр рассылки, составленный иподписанный исполнителем.
7.25. В случае необходимости, а также по требованию должностноголица, с которым производится согласование, к проекту прилагаетсясправка с изложением доводов о необходимости и целесообразностипринятия представленного проекта.
При согласовании проектов законов области и постановленийобластной Думы к их текстам прилагаются следующие документы:
а) пояснительная записка с обоснованием необходимости принятиязаконопроекта, проекта постановления областной Думы, характеристикойих целей и основных положений;
б) перечень законов и иных нормативных правовых актов, изменения,дополнения или принятия которых потребует принятие такого проекта;
в) финансово-экономическое обоснование проекта.
Проекты ответов на обращения областной Думы согласовываются внижеприведенной последовательности в обязательном порядке с:
а) руководителем органа исполнительной власти, вносящим проект;
б) заместителями Председателя Правительства области (позакрепленным за ними вопросам);
в) заместителем Председателя Правительства области -руководителем аппарата Губернатора области.
7.26. В случаях, когда проект предусматривает обращения сходатайством в другие органы государственной власти, к немуприлагается проект письма по данному вопросу. Письмо после подписаниявместе с постановлением (распоряжением) Губернатора (Правительства)области направляется соответствующему адресату.
7.27. Проекты, подготовленные во исполнение документоввышестоящих органов государственной власти, должны в обязательномпорядке в преамбуле содержать ссылку на эти документы, при этомуказывается дата принятия, номер и полное наименование в настоящейпоследовательности.
7.28. Срок согласования проектов постановлений (распоряжений)Губернатора или Правительства области не должен превышать 1 рабочегодня (для правового управления Правительства области - 2 рабочих дней).
Данное положение не распространяется на проекты целевых программ.
Срок согласования проектов законов области и постановленийобластной Думы для правового управления Правительства области,министерства финансов области и министерства экономического развития иторговли области не должен превышать 4 дней, для иных государственныхорганов и организаций - 2 рабочих дней.
Имеющиеся у должностного лица возражения и замечания по текстуизлагаются в заключении, которое прилагается к проекту. В текстепроекта допускаются правки стилистических и грамматических ошибок.
Срок согласования срочных проектов постановлений, распоряженийГубернатора, Правительства области (срочность определяетсязаместителем Председателя Правительства области - руководителемаппарата Губернатора области) составляет от 3 часов до 1 рабочего дня(для правового управления Правительства области - 1 рабочий день).Данное положение не распространяется на проекты областных целевыхпрограмм.
7.29. В секретариатах и приемных руководителей органовисполнительной власти области поступающие на согласование проектызаконов области, постановлений, распоряжений Губернатора области иПравительства области записываются в специальный регистрационныйжурнал по форме:----------------------------------------------------------------------| N | Дата | Название | Наименование | Результат | Роспись ||п/п| | документа | органа, | рассмотрения | исполнителя || | | | внесшего | (подписано - | в получении || | | | проект, ФИО, | не подписано,| и дата || | | | телефон | исх. номер | || | | | исполнителя | заключения) | |----------------------------------------------------------------------
Проекты законов, постановлений, распоряжений формируются вотдельную от других документов папку и представляются на рассмотрениеруководителю не реже 1 раза в день.
7.30. Если в процессе согласования в материалах подготовкипроекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания ипозиции, то должностное лицо, вносящее проект, должно принять меры кустранению таких противоречий до представления проекта на юридическуюэкспертизу в правовое управление Правительства области. Если замечанияне принимаются, составитель проекта документа готовит заключение(отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту.
7.31. Должностные лица, указанные в подпунктах в) - ж) пункта7.20 настоящей Инструкции, вправе в письменной форме отказать впринятии проекта на рассмотрение при наличии в проекте противоречийдействующему законодательству. В этом случае проект подлежитпереработке.
7.32. Право окончательной редакции текстов проектов постановленийи распоряжений Губернатора области и Правительства областипредоставлено вице-губернатору - первому заместителю ПредседателяПравительства области, которому проекты документов представляются вокончательном чистовом варианте.
7.33. Подготовленные и согласованные в установленном порядкепроекты постановлений и распоряжений Губернатора области,Правительства области поступают в отдел компьютерного оформлениядокументов управления делопроизводства (далее - отдел компьютерногооформления документов), где корректируются, переносятся на номерныегербовые бланки, регистрируются в специальных журналах, после чегопакет документов передается отделом компьютерного оформлениядокументов в секретариат заместителя Председателя Правительстваобласти - руководителя аппарата Губернатора области для представленияна подпись Губернатору области.
Подготовленные и согласованные в установленном порядке проектызаконов области, постановлений областной Думы и ответов на обращенияобластной Думы со всеми прилагаемыми документами в двухдневный срокнаправляются разработчиками в представительство Губернатора области иПравительства области в органах власти с одновременным представлениемтекстов проектов в электронном виде.
7.34. Совместный правовой акт может быть оформлен насоответствующем бланке Губернатора области или Правительства области суказанием наименования органа или должностного лица, совместно скоторым издается данный правовой акт, либо на чистом листе бумаги суказанием, от имени каких органов (должностных лиц) принимается(издается) правовой акт.
7.35. Не оформленные в соответствии с настоящей Инструкциейпроекты постановлений и распоряжений управлением делопроизводства кпереносу на номерной гербовый бланк не принимаются.
При наличии дополнительных вопросов и замечаний по проекту,перенесенному на гербовый бланк, руководитель секретариата заместителяПредседателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатораобласти или лицо, отвечающее за прием документов, вправе возвратитьматериалы в управление делопроизводства либо исполнителю дляразрешения вопросов. При передаче материалов исполнителю гербовыйбланк с текстом возвращается в управление делопроизводства.
7.36. Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются впротокольном отделе посредством программного комплекса единой системыэлектронного документооборота и делопроизводства "Система регистрациинормативных актов", после чего тексты зарегистрированных нормативныхдокументов становятся доступными пользователям корпоративной сетиПравительства области. Постановлениям Правительства присваиваютсяпорядковые регистрационные номера с буквой "П", распоряжениямПравительства - с буквами "Пр", распоряжениям Губернатора области - сбуквой "р". Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно длякаждого вида документов.
7.37. Все подписанные постановления и распоряжения тиражируютсяпротокольным отделом в соответствии с реестром рассылки, которыйопределяется ответственным исполнителем при подготовке проекта этогоправового акта. Допускается корректировка реестра рассылки работникамипротокольного отдела. Затем управлением делопроизводства копиидокументов в трехдневный срок рассылаются всем заинтересованнымминистерствам и ведомствам. При необходимости документы в города ирайоны области могут быть направлены электронной почтой.
7.38. Размноженные экземпляры постановлений, распоряженийзаверяются печатью управления делами Правительства области N 1 (висключительных случаях - гербовой печатью). Приложения кпостановлениям и распоряжениям удостоверяются подписью начальникауправления делопроизводства и также заверяются печатью управленияделами Правительства области N 1.
7.39. Постановления и распоряжения Губернатора и Правительстваобласти систематизируются протокольным отделом, с ежемесячнымсоставлением оглавлений.
7.40. Если в органах исполнительной власти области, участвующих впроцессе согласования проектов нормативных актов, установлен и внедренпрограммный комплекс единой системы электронного документооборота иделопроизводства "Контроль согласования проектов правовых актов",параллельно ведется электронное согласование проектов нормативныхдокументов.
VIII. Машинописные и копировально-множительные работы.
Звукозапись мероприятий
8.1. Согласованные с заинтересованными лицами служебные документыпереносятся в отделе компьютерного оформления документов на бланки ипередаются на подпись.
До переноса документа на бланк исполнитель обязан проверитьправильность его составления и оформления, наличие виз и приложений.Подготовленный документ представляется на подпись вместе сматериалами, на основании которых он готовился.
8.2. Печатание служебных документов за подписью Губернатораобласти, вице-губернатора - первого заместителя ПредседателяПравительства области, заместителя Председателя Правительства области- руководителя аппарата Губернатора области, заместителей ПредседателяПравительства области и управляющего делами Правительства областипроизводится в отделе компьютерного оформления документов.
Остальные машинописные работы должны выполняться непосредственнов органах исполнительной власти области с соблюдением установленныхправил печатания.
8.3. Для печатания принимаются только служебные материалы.Печатание под диктовку не допускается.
8.4. Печатание производится в порядке очередности поступления изначимости материалов. Порядок печатания внеочередных документовопределяется начальником управления делопроизводства либо начальникомотдела компьютерного оформления документов.
8.5. Все документы до печатания и после него проходят черезначальника отдела компьютерного оформления документов для проверкиправильности оформления текста. Он должен быть тщательноотредактирован. Перед сдачей в отдел компьютерного оформлениядокументов исполнитель обязан проверить рукопись документа. Особоевнимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написаниефамилий, специальных терминов, иностранных слов, географическихназваний, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения словприменяются только общепринятые.
Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или краснымичернилами, к печатанию не принимаются.
Документы, изготовленные на компьютере, передаются в отделкомпьютерного оформления документов вместе с дискетой с записью текстав последнем варианте или электронной почтой.
8.6. Документы за подписью руководителей органов исполнительнойвласти области, руководителей структурных подразделений аппаратаГубернатора области, которым предоставлено право самостоятельно вестипереписку, печатаются на местах на соответствующих бланках.
8.7. Служебные документы, подлежащие размножению, должны бытьтщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на белой бумаге.
8.8. Копировально-множительные работы (тиражирование документов)для аппарата Губернатора области, управления делами Правительстваобласти, комитета по работе с органами местного самоуправления итерриториями, управления специальных программ и мобилизационнойподготовки Правительства области, правового управления Правительстваобласти, комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав приПравительстве области, секретариатов Губернатора области,вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителей Председателя области, управляющего деламиПравительства области осуществляет управление делопроизводства.
На тиражирование сдаются только служебные документы и материалы.Объемные материалы (свыше 100 печатных листов формата А-4)размножаются в типографии.
8.9. Тиражирование документов производится по заявке, подписаннойруководителем не ниже заместителя начальника управления. Заявкивыполняются в порядке очередности их поступления. Учет количествакопий ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальныхмашин.
8.10. Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором области,осуществляется управлением по эксплуатации и ремонту зданий исооружений управления делами Правительства области.
Расшифровка звукозаписи заседаний Правительства областиосуществляется отделом компьютерного оформления документов иоформляется в виде полных стенограмм заседаний Правительства области,после чего стенограммы передаются в протокольный отдел для дальнейшейсдачи их на хранение в архив.
IX. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний
9.1. Организационно-техническое и документационное обеспечениезаседаний и совещаний, проводимых Губернатором области, осуществляетсясоответствующими отраслевыми органами исполнительной власти области,аппаратом Губернатора области с участием управления деламиПравительства области.
9.2. Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним иоформление протоколов (при необходимости) осуществляют соответствующиеорганы исполнительной власти области.
9.3. В протоколе указываются дата, время и место проведения,состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должностьпредседательствующего.
9.4. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываютсявыступающие, содержание принятого решения, ответственные заисполнение, срок реализации.
9.5. Общие требования к оформлению протокола совещания, а такжепротокола заседания Правительства области (приложение N 7).
9.5.1. В заголовок текста протокола следует включать наименованиесовещательного органа, которым проводится совещание, или указание нато, что данный документ является протоколом заседания Правительстваобласти.
9.5.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной иосновной.
9.5.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом"Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствовали","Повестка дня", а в тексте протокола заседаний Правительства областимогут быть также разделы "Постоянные участники заседаний" и"Приглашенные".
В разделе "Председатель" протокола указываются инициалы ифамилия, должность председателя совещания или председательствующего назаседании Правительства области.
В разделе "Присутствовали" протокола совещания при количествеучастников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количествоприсутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист)участников совещания. При количестве участников до 15 человек впротоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилиивсех участников совещания в последовательности, соответствующейзанимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня.
В разделе "Присутствовали" протокола заседания Правительстваобласти указываются присутствовавшие на заседании члены Правительстваобласти. Если на соответствующее заседание Правительства областиприглашаются постоянные участники заседаний, то в разделе "Постоянныеучастники заседаний" указываются в алфавитном порядке их фамилии иинициалы, а справа от фамилий - должности участников. Остальныеприсутствовавшие на заседании Правительства области указываются вразделе "Приглашенные".
В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащиерассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядкеих важности или сложности и установленного времени рассмотрения.Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или сиспользованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос "О чем?",например: "Об итогах...", "О деятельности...".
9.5.4. Основная часть текста протокола делится на разделы,нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повесткидня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме:
1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ;
2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д.
Содержание разделов зависит от формы изложения протокола -краткой или полной.
Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведениястенограммы совещания (заседания).
В протоколе краткой формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ"указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ"фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. Приэтом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в которомделают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "ВЫСТУПИЛИ" можетотсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.
В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ"излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. Вразделах "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросуповестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них(слова "Вопрос" и "Ответ" указывать не следует, вместо нихпроставляются инициалы и фамилия спрашивающего и отвечающего).
В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании(заседании) решений с указанием при необходимости конкретныхисполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного законтроль исполнения.
9.6. Протоколы заседаний Правительства области составляются,нумеруются и датируются отделом организационной работы аппаратаГубернатора области, подписываются Губернатором области либодолжностным лицом, уполномоченным вести заседание Правительстваобласти. Затем протоколы передаются в протокольный отдел длядальнейшей сдачи их на хранение в архив.
Протоколы заседаний Правительства области являются протоколамикраткой формы изложения, так как одновременно оформляются полныестенограммы заседаний Правительства области.
X. Основные положения работы с обращениями граждан
10.1. Обращения граждан (заявления, предложения, жалобы),поступившие в адрес Губернатора области, вице-губернатора - первогозаместителя Председателя Правительства области, заместителейПредседателя Правительства области и управляющего делами Правительстваобласти, регистрируются в управлении по работе с обращениями гражданПравительства области (далее - управление).
10.2. Регистрация обращений граждан производится вавтоматизированном режиме на компьютере по специальной программе.
10.3. Все зарегистрированные обращения граждан проверяются наповторность поступления.
10.4. Повторным считается обращение, поступившее от одного и тогоже лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращенияистек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен сответом на его обращение.
10.5. Зарегистрированные обращения, в зависимости от ихсодержания, исполняются в управлении или докладываются Губернаторуобласти, вице-губернатору - первому заместителю ПредседателяПравительства области, заместителю Председателя Правительства области- руководителю аппарата Губернатора области, либо направляются длярассмотрения другим должностным лицам. Копии поручений с обращениемграждан и материалами по результатам исполнения поручений (с копиямиответов гражданам) возвращаются в обработанном виде в управление дляучета и хранения.
10.6. Если поручение по обращению дано нескольким исполнителям,то работу по его рассмотрению осуществляет и координирует указанный врезолюции первым.
10.7. Обращения граждан не направляются на рассмотрениеорганизациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.
10.8. Обращения граждан, поступившие с поручением руководителейвысших органов государственной власти, регистрируются и контролируютсяв управлении.
10.9. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотренывсе поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответзаявителю в письменной или устной форме и, если требуется,организации, из которой поступило заявление.
10.10. Прием граждан Губернатором области, вице-губернатором -первым заместителем Председателя Правительства области, заместителямиПредседателя Правительства, а также другими должностными лицамипроводится в управлении согласно графику, утверждаемому Губернаторомобласти.
10.11. Предварительная запись на прием осуществляется вуправлении в соответствии с распределением обязанностей междудолжностными лицами, по вопросам, отнесенным к их компетенции, изавершается за два дня до приема.
10.12. Заявления от граждан, полученные на приеме, регистрируютсяна компьютере и в соответствии с резолюцией направляются исполнителю.
10.13. Контроль за исполнением поручений по результатам приемаграждан осуществляется в управлении.
XI. Составление номенклатуры дел
11.1. Номенклатура дел органа исполнительной власти области - этосистематизированный перечень наименований дел с указанием сроков иххранения, заводимых в органе исполнительной власти области, иоформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, определения сроков их хранения и является основойдля составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения, а в архиве органа исполнительной власти области используетсядля учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоватьсяположениями об органе исполнительной власти и его структурныхподразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указаниемсроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Номенклатура дел включает в себя все виды документов,образующихся в деятельности органа исполнительной власти области и егоструктурных подразделений.
В номенклатуру дел также включаются дела временно действующихорганов, документы которых служат правовым основанием дляподтверждения полномочий органа исполнительной власти области илипрекращения его деятельности (например, дела ликвидационной комиссииоргана исполнительной власти области включаются в номенклатуру делликвидируемого органа исполнительной власти области).
11.3. В органах исполнительной власти области составляютсяноменклатуры дел структурных подразделений (приложение N 8) и своднаяноменклатура дел органа исполнительной власти области (приложение N9), которая оформляется на общем бланке органа исполнительной властиобласти.
11.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляетсялицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписываетсяруководителем подразделения и представляется в службу делопроизводстваоргана исполнительной власти области для составления своднойноменклатуры дел.
Вновь созданный орган исполнительной власти области или егоструктурное подразделение обязано в месячный срок разработатьноменклатуру дел и представить ее в службу делопроизводства органаисполнительной власти области.
11.5. Сводная номенклатура дел органа исполнительной властиобласти на предстоящий календарный год составляется в последнемквартале текущего года службой делопроизводства органа исполнительнойвласти области, подписывается руководителем службы делопроизводстваоргана исполнительной власти области, согласовывается с экспертнойкомиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти области, сэкспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления по деламархивов Правительства области, утверждается руководителем органаисполнительной власти области и вводится в действие с 1 январяследующего календарного года.
Согласовывается номенклатура дел с управлением по делам архивовПравительства области не реже одного раза в 5 лет, если не былокоренных изменений в функциях и структуре органа исполнительной властиобласти.
11.6. Сводная номенклатура дел аппарата Губернатора области,секретариатов вице-губернатора - первого заместителя ПредседателяПравительства области, заместителя Председателя Правительства области- руководителя аппарата Губернатора области, заместителей ПредседателяПравительства области, управления делами Правительства областиежегодно составляется, уточняется управлением делопроизводствауправления делами Правительства области, подписывается начальникомуправления делопроизводства, согласовывается с ЭК при управленииделами Правительства области, с ЭПК управления по делам архивовПравительства области (не позднее 25 декабря) и утверждаетсяуправляющим делами Правительства области.
В течение года по согласованию с управлением делами Правительстваобласти и управлением по делам архивов Правительства области вутвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
11.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурныеподразделения органа исполнительной власти области получают выпискисоответствующих ее разделов для использования в работе.
11.8. Графы номенклатуры дел органа исполнительной власти областии его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного ворганизации цифрового обозначения структурного подразделения ипорядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределахструктурного подразделения.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разных структурных подразделений; дляпереходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, которыедолжны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание исостав документов дела.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) илиразновидности документов (протоколы, поручения и т.д.); названиеоргана исполнительной власти или структурного подразделения (автордокумента); название органа исполнительной власти, которому будутадресованы или от которого будут получены документы (адресат иликорреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата(период), к которой относятся документы дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разное", "разные материалы", "общая переписка" и т.п.),а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида делаупотребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
"Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы,списки, доклады, информации)".
Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащихдокументы - приложения к какому-либо документу (например: "Документы кпротоколам заседания коллегии министерства").
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и покакому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями окомплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-техническойдокументацией".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка онаграждении работников, присвоении почетных званий".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним, например: "Переписка с Государственнойфинансовой академией при Правительстве Российской Федерации повопросам подготовки кадров".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальныхединиц учитывается следующее: если содержание дела касается несколькиходнородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела неуказываются их конкретные названия, а указывается их общее видовоеназвание, например: "Переписка с главами администраций областей осоциальной защите населения".
Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)название указывается в заголовке дела например: "Переписка с Учебнымцентром Федеральной налоговой службы (г.Нижний Новгород) по вопросамподготовки кадров".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы(отчеты), например: "Годовые планы финансовых мероприятий", "Годовыестатистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, тосоставляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержаниезаголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том,должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовкидел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов,частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей поперечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовойили примерной отраслевой номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срокхранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнямидокументов, срок их хранения устанавливается ЭПК управления по деламархивов Правительства области по представлению архива и ЭК органаисполнительной власти области.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действияноменклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящихделах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел куничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передачедел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
11.9. Если в течение года в органе исполнительной властивозникают новые документированные участки работы, непредусмотренныедела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимыхдел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
11.10. По окончании делопроизводственного года в конценоменклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел(томов).
XII. Формирование и оформление дел
12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документоввнутри дела.
В органах исполнительной власти области дела формируются, какправило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
12.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии сзаголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, заисключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временныхсроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общихоснованиях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,лишние экземпляры, черновики;
проверять правильность оформления документов, т.е. наличиенеобходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписейдолжностных лиц, заверяющих копии;
по объему дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм). Прибольшом количестве документов, относящихся к данному делу, формируетсянесколько томов (частей). В этом случае номер (индекс) и заголовокдела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
12.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз вхронологической, вопросно-логической последовательности или ихсочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. При этом приложениябольшого объема должны выделяться в отдельные тома.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решенияколлегии; документы к заседаниям коллегии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работыорганов исполнительной власти области и все документы по ихрассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений гражданпо личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного годаи систематизируется в хронологической последовательности; документ -ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении перепискипо определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документывключаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущегогода.
12.4. Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает всебя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерациилистов и составлению заверительной надписи. Оформление делпроизводится работниками, в обязанности которых входит заведение иформирование дел, при методической помощи и под контролем архиваоргана исполнительной власти области.
12.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплетдела; нумерацию листов дела; составление листа - заверителя;составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнениеназвания организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела,заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежатчастичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, непроводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,заверительные надписи не составлять.
12.6. Документы, составляющие дела, прошиваются на 4 прокола втвердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможностисвободного чтения текста всех документов, дат, виз ирезолюций на них.При подготовке дел к подшивке (переплету)металлические скрепления(булавки, скрепки) из документов удаляются.
12.7. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения составляется и оформляется по установленной форме (приложениеN 10), в которой указываются наименование органа исполнительной властиобласти, наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела,заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле,срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующимобразом:
наименование органа исполнительной власти области указываетсяполностью, в именительном падеже, с указанием официально принятогосокращенного наименования, которое указывается в скобках после полногонаименования;
наименование структурного подразделения записывается всоответствии с утвержденной структурой органа исполнительной властиобласти;
номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела пономенклатуре дел органа исполнительной власти области;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органаисполнительной власти области, согласованной с ЭПК управления по деламархивов Правительства области;
дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела вделопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию,а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайниедаты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации(составления) самого раннего и самого позднего документов, включенныхв дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том,является дата регистрации основного документа, приложение к которомупомещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскимицифрами, название месяца пишется полностью словами;
срок хранения дела - переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. Наделах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";
архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи иномера дела по описи) на обложках дел постоянного храненияпроставляется в архиве органа исполнительной власти области чернымичернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводныхописей, утвержденных ЭПК управления по делам архивов Правительстваобласти (до этого он проставляется карандашом).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место длянаименования государственного архива, в который будут передаватьсядела органа исполнительной власти области, обозначения кодовгосударственного архива и органа исполнительной власти области поОбщероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) иОбщероссийскому классификатору органов государственной власти иуправления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: принесоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документовв заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
12.8. Внутренняя опись документов дела составляется для учетадокументов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учеткоторых вызывается спецификой данной документации (особо ценные,личные дела и т.д.).
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленнойформе (приложение N 11), в которой содержатся сведения о порядковыхномерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерахлистов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, вкоторой указываются цифрами и прописью количество включенных в неедокументов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если делопереплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, тосоставленная по установленной форме опись подклеивается к внутреннейстороне лицевой обложки дела.
12.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листазаверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простымкарандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углулиста.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как одинлист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатныеиздания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруютсяпо каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначалаконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются каксамостоятельный том и нумеруются отдельно.
12.10. В конце каждого дела постоянного срока храненияподшивается чистый бланк листа - заверителя дела по установленнойформе (приложение N 12), где указываются цифрами и прописью количествопронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи,оговариваются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии ит.п.), дата и разборчивая подпись сотрудника, оформлявшего дело.
Запрещается выносить лист - заверитель на обложку дела или чистыйоборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетенобез бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листана внутренней стороне обложки.
12.11. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, нахранение в архив не принимаются, а возвращаются исполнителю длядооформления.
XIII. Организация оперативного хранения документов
13.1. С момента заведения и до передачи в архив органаисполнительной власти области дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающиеза делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов идел.
В целях повышения оперативного поиска документов деларасполагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел.Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней сторонешкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
13.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешенияруководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникамподразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное делозаводится карта - заместитель. В ней указывается структурноеподразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, датаего возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении иприеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурныхподразделений на срок не более одного месяца. После истеченияуказанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменныхзапросов с разрешения руководителя органа исполнительной властиобласти или его заместителя, курирующего службу делопроизводства, поактам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения руководителя органаисполнительной власти области с оставлением в деле заверенной копиидокумента и акта о причинах выдачи подлинника.
XIV. Порядок передачи дел на хранение в архив
14.1. В архив органа исполнительной власти области передаютсядела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения, включая документы по личному составу, не позднее чем черезтри года после завершения их в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче вархив органа исполнительной власти области, как правило, не подлежат.Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроковхранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
14.2. В ведомственный архив Правительства области передаются делапостоянного и временного хранения (свыше 10 лет), включая документы поличному составу, через год после завершения их в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архивПравительства области не сдаются, а хранятся в структурныхподразделениях аппарата Губернатора области, управления деламиПравительства области и уничтожаются по истечении соответствующихсроков.
14.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив органаисполнительной власти области включает работу по проведению экспертизыценности документов.
14.4. Экспертиза ценности документов - изучение документов наосновании критериев их ценности в целях определения сроков хранениядокументов и отбора их для включения в состав Архивного фондаРоссийской Федерации.
14.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документовв органе исполнительной власти создается постоянно действующаяэкспертная комиссия (далее - ЭК). Функции и права ЭК, а такжеорганизация ее работы определяются положением об ЭК, котороеутверждается руководителем органа исполнительной власти.
14.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временногохранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органаисполнительной власти области непосредственно лицами, ответственнымиза ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственнымметодическим руководством архива.
14.7. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранениядля передачи в архив органа исполнительной власти;
отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "Доминования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурныхподразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранениякоторых истекли.
14.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится наосновании перечней документов с указанием сроков их хранения иноменклатуры дел органа исполнительной власти путем полистногопросмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения иуничтожения только на основании заголовков дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетныеэкземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и неотносящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Некоторые виды документов имеют по типовым перечням срок храненияс отметкой "ЭПК". Отметка "ЭПК", поставленная в перечне рядом суказанным сроком хранения к конкретным видам документов, означает, чточасть таких документов может иметь научно-историческое значение и вустановленном порядке должна передаваться на архивное хранение.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения,подлежат переформированию. Выделенные из их состава документыпостоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляютсяв самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производитсятолько после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценностидокументов принимает ЭК органа исполнительной власти области.
14.9. По результатам экспертизы ценности документов составляютсяописи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированныйперечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для ихучета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собойперечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченнойнумерацией.
14.10. Описи дел структурных подразделений органа исполнительнойвласти области составляются по установленной форме (приложение N 13) втрех экземплярах отдельно на дела постоянного хранения, делавременного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу ипредставляются в архив органа исполнительной власти области через годпосле завершения дел в делопроизводстве.
По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительнойвласти области.
14.11. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями,служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительнойвласти области, которую готовит архив органа и по которой он сдаетдела на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.
14.12. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемойсистематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждыйтом или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишетсяполностью заголовок первого дела, а все остальные однородные делаобозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовоквоспроизводится полностью);
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел,особенностях их физического состояния, о передаче дел другимструктурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличиикопий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняетсяитоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количестводел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваютсяособенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенныхномеров).
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности иутверждается руководителем органа исполнительной власти области.
14.13. Акты о выделении документов и дел к уничтожению(приложение N 14) рассматриваются на заседании ЭК органаисполнительной власти одновременно с описями дел и утверждаютсяруководителем органа исполнительной власти области после утвержденияЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этогоорган исполнительной власти области имеет право уничтожать дела,включенные в данные акты.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок храненияистек к 1 января года, в котором составляется акт. Например,законченные в 2005 году дела с трехлетним сроком хранения, могут бытьвключены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению,составляется на дела всего органа исполнительной власти области,структурного подразделения. Если в акте указаны дела несколькихподразделений, то название каждого подразделения указывается передгруппой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел,отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком суказанием количества дел, отнесенных к данной группе.
14.14. Дела, подлежащие уничтожению, сдаются на переработку(утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, вкоторой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и весбумажной макулатуры.
14.15. Передача дел в архив органа исполнительной власти областиосуществляется по графику, составленному архивом, согласованному сруководителями структурных подразделений, передающих документы вархив, и утвержденному руководителем органа исполнительной властиобласти.
14.16. Передача дел в ведомственный архив Правительства областиосуществляется по графику, составленному архивом и утвержденномуначальником управления делопроизводства управления деламиПравительства области.
14.17. В период подготовки дел структурным подразделением кпередаче в архив органа исполнительной власти области сотрудникомархива предварительно проверяется правильность их формирования,оформления и соответствие количества дел, включенных в опись,количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органаисполнительной власти области. Все выявленные при проверке недостаткив формировании и оформлении дел работники органа исполнительной властиобласти или его структурного подразделения обязаны устранить.
14.18. Прием каждого дела производится лицом, ответственным заархив, в присутствии работника органа исполнительной власти областиили его структурного подразделения. При приеме особо ценных делпроверяется количество листов в делах.
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела,включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописьюколичество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел,дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив(сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
14.19. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив органаисполнительной власти области сотрудниками структурных подразделений.
14.20. В случае ликвидации или реорганизации структурногоподразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное заведение делопроизводства данного структурного подразделения, в периодпроведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиесядокументы в дела, оформляет дела и передает их в архив органаисполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача делосуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
14.21. До передачи в государственный архив документы, подлежащиегосударственному хранению, хранятся в ведомственном архивеПравительства области в течение 5 лет, а материалы по личному составу- согласно номенклатуре дел. По истечении указанных сроков эти делапередаются в государственный архив Саратовской области в установленномпорядке.
14.22. Дела и копии документов, хранящиеся в ведомственном архивеПравительства области, предоставляются работникам Правительстваобласти, министерств области и иных органов исполнительной властиобласти для работы в помещении архива или под расписку во временноепользование (не более одного дня) вне архива.
Подлинники постановлений, распоряжений, протоколы заседанийПравительства области и указатели рассылок не выдаются, кроме случаев,установленных действующим законодательством.
14.23. При выдаче дел во временное пользование каждое делозаносится в книгу выдачи дел. Состояние возвращаемых в архив делдолжно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.
XV. Обеспечение сохранности печатей и бланков
15.1. Все печати, штампы и факсимиле регистрируются впротокольном отделе управления делопроизводства управления деламиПравительства области и выдаются под роспись в специальном журнале.
15.2. Губернатором области и Правительством области используютсяследующие печати:
круглая гербовая печать Губернатора области - ставится на подписьГубернатора области (с указанием должности);
круглая гербовая печать Правительства области - ставится наподпись Губернатора области (с указанием должности) в связи сосуществлением им полномочий по руководству Правительством области;вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителя Председателя Правительства области - руководителяаппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительстваобласти, управляющего делами Правительства области в договорах,свидетельствах, актах, лицензиях, при оформлении финансовых документовна получение денежных средств;
круглая гербовая печать с изображением герба Саратовской области- ставится для заверения подписи должностного лица, подписавшегокомандировочное удостоверение;
малая гербовая печать Губернатора области - ставится наудостоверения должностных лиц аппарата Губернатора и Правительстваобласти и на удостоверениях к орденам и медалям;
круглая печать аппарата Губернатора области - ставится на подписьзаместителя Председателя Правительства области - руководителя аппаратаГубернатора области;
круглые печати "Управление делами", "Управление делами N 2" -ставятся на гарантийных письмах, актах, доверенностях, пропусках вадминистративное здание, платежных поручениях и других финансовыхдокументах;
круглая печать "Управление делами N 1" - ставится на копияхпостановлений, распоряжений Губернатора области и Правительстваобласти;
круглые печати "Для пакетов", "Для телеграмм", "Для командировок"- ставятся соответственно на пакетах и реестрах при получении иотправлении корреспонденции через фельдъегерскую и специальную связьпри оформлении телеграмм и командировочных удостоверений;
круглая печать "Управление кадровой политики и государственнойслужбы Правительства Саратовской области" - ставится на документах поличному составу;для проставления оттиска о получении, регистрации, прохождении иисполнении документов, других отметок справочного характераприменяются мастичные штампы.
15.3. Факсимиле подписи ставится на документах только по личномууказанию руководителя, которому оно принадлежит. На факсимильнуюподпись гербовые печати не ставятся.
15.4. На документах, требующих особого удостоверения ихподлинности (удостоверениях, договорах, доверенностях, уставах,титульных списках, финансовых документах и в других предусмотренныхзаконодательством случаях), ставится гербовая печать.
15.5. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах илидолжен захватывать часть наименования должности лица, подписавшегодокумент, и часть подписи.
15.6. Изготовление печатей, штампов, факсимиле для аппаратаГубернатора области, управления делами Правительства области, комитетапо работе с органами местного самоуправления и территориями,управления специальных программ и мобилизационной подготовкиПравительства области, правового управления Правительства области,комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав приПравительстве области производится по указанию управляющего деламиПравительства области с обязательным согласованием проекта печати справовым управлением Правительства области.
15.7. Ответственность за хранение и правильное использованиевозлагается:
круглых гербовых печатей Губернатора области и Правительстваобласти с изображением Государственного герба Российской Федерации -на начальника управления делопроизводства;
круглой гербовой печати Правительства области с изображениемгерба Саратовской области, малых гербовых печатей "ГубернаторСаратовской области", "Правительство Саратовской области", "АппаратГубернатора Саратовской области" - на первого заместителя руководителяаппарата Губернатора области - начальника управления кадровой политикии государственной службы Правительства области;
круглых печатей органов исполнительной власти области -соответственно на их руководителей;
бланков писем, постановлений, распоряжений Губернатора области иПравительства области - на начальника отдела компьютерного оформлениядокументов.Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах илиметаллических шкафах.
15.8. О случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится визвестность начальник управления делопроизводства.
15.9. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампысдаются в управление делопроизводства управления делами Правительстваобласти для списания и уничтожения в установленном порядке.
Контроль за изготовлением, правильностью хранения и использованиябланков, печатей и штампов осуществляет управление делопроизводства.Приложение N 1к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Регистрационная карточка входящего документа
--------------------------------------------------------------
| Срок выполнения Вид документа |
| Корреспондент |
| |
--------------------------------------------------------------
| Дата поступления и входящий | Дата и номер документа |
| номер | |
| | |
--------------------------------------------------------------
| Краткое содержание |
| |
| |
| |
|————————————————————————————————————————————————————————————|
| Резолюция |
| |
| |
| |
|————————————————————————————————————————————————————————————|
| Результат выполнения |
| |
--------------------------------------------------------------
Регистрационная карточка исходящего документа
--------------------------------------------------------------
| Исходящий рег.номер | от |
| | |
--------------------------------------------------------------
| Куда направлен документ | Кому |
| | |
|—————————————————————————————————|——————————————————————————|
| Откуда | От кого |
--------------------------------------------------------------
| Вид документа |
| |
|————————————————————————————————————————————————————————————|
| Содержание |
| |
| |
| |
--------------------------------------------------------------
| Исполнитель | |
| | |
--------------------------------------------------------------
| Кто подписал тел./факс |
--------------------------------------------------------------
| Вид отправления | Примечание |
| | |
--------------------------------------------------------------Приложение N 2к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Регистрационная карточка правительственной почты----------------------------------------------------------------------| | || | ||————————————————————————————————————————————————————————————————|———|| | ||————————————————————————————————————————————————————————————————|———|| | || Регистрационная карточка | || | |----------------------------------------------------------------------| Срок выполнения: | Вид документа: | || | | |----------------------------------------------------------------------| Корреспондент: | || | |----------------------------------------------------------------------| Дата поступл. и входящ. номер: | Дата и номер документа: | || | | |----------------------------------------------------------------------| Краткое содержание: | || | || | || | ||————————————————————————————————————————————————————————————————|———|| Резолюция руководства: | || | || | || | ||————————————————————————————————————————————————————————————————|———|| | || | || | || | ||————————————————————————————————————————————————————————————————|———|| Подпись: | || | || | || | ||————————————————————————————————————————————————————————————————|———|| Результат выполнения: | || | || | || | |----------------------------------------------------------------------Приложение N 3к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Расположение реквизитов и границы зон
на формате А4 углового бланка
(графический объект)
(не приводится)Приложение N 4к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Расположение реквизитов и границы зон
на формате А4 продольного бланка
(графический объект)
(не приводится)Приложение N 5к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Особенности написания
дат, чисел и употребляемых сокращений слов
I. Написание дат и чисел
1. Способы датирования документов.
Для подписания, утверждения и согласования документовиспользуются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написаниидат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовыхдокументов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября1996 года).
Цифровой способ датирования используется при визировании,написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнениидокумента, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножениедокументов и в иных случаях. При этом дата оформляется арабскимицифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Деньмесяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделеннымиточкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2001года следует оформлять 15.05.2001 (в конце точка не ставится).Допускается оформление даты в следующей последовательности: год,месяц, день месяца, например: 2001.05.15.
2. Оформление дат в текстах документов.
Даты и календарные сроки в тексте проектов документоврекомендуется писать следующим образом:
3 ноября 1996 года, в ноябре 1996 года, в первом полугодии 1996года,в I квартале 1996 года, за 11 месяцев 1996 года, в 1996 году,бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993-1996 годах.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквыпишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год,День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написаноцифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово.Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы всловосочетаниях типа: представители Российской Федерации навосемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутсяс наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные,обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередьстроительства.
Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенныхарабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом,падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс;9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственнойслужбы 2-го и 3-го классов.
Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенныхарабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается толькоу последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референтыгосударственной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами,написаны через тире, то падежное окончание наращивается только увторого, например: 8-10-е классы, 50-60-е годы, в 20-30-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковыечислительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав,страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое словопредшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице85, на рисунке 15, в таблице N 8, из приложения N 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений итаблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав,страниц, например: приложение N 2, таблица N 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традициипринято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций,конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивныхсостязаний, например:
XX век, ХIХ-ХХ века, XX столетие
I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал
Х Международный астрономический съезд
XII Олимпийские игры
XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.
3. Написание чисел.
Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущиемашины), цифровая (20 печатных листов) и буквенно-цифровая(130-тысячный) формы чисел.
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначениякрупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн,млрд: 5 тыс. рублей, 12 млн рублей, 20 млрд рублей.
Составные количественные числительные пишутся раздельно в полнойили сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысячшестьсот сорок один рубль (1945641 рубль).
В тексте составные количественные числительные рекомендуетсяписать цифрами, а в начале абзаца - словами.
Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения,число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л,12 г, 580 кг.
Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются имногозначные количественные числительные, в целях унификации следует иоднозначные количественные числительные писать цифрами, за исключениемчислительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 5компьютеров, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, вархиве - двух.
Названия единиц измерения в тексте постановлений, распоряженийрекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб.метров, 20 млн тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной егочастью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей неупотребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не 10 штукавтомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Нопишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составечислительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный,3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычнорекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: ...приувеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в1,5 раза...(но не "в полтора раза").
Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте,рекомендуется писать словами, например: ... получено пачек двестибумаги..., ... человек триста.
В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом)справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10,123-45-12 (или 45 12, . . ., 123 45 12).
В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисомили разделяются пробелом, например:, 17-98 ММТ или 15 51 ОЛМ.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта,например: ул.Ильинка, д.90/2.
Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер.,д.7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секундыставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовкахграф табличных форм.
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов ит.п. также пишутся словами.
Знаки N, $, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда ониобозначают соответствующие понятия во множественном числе) неудваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел.
Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускаетсяприменять только в формулах; в тексте документов их необходимопередавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус.
При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, атакже в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуетсяотрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другуюстроку или страницу.
Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа,процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.
В этих целях между цифровыми и словесными выражениямипроставляется жесткий пробел.
II. Написание часто употребляемых сокращений слов
4. Требования к употреблению сокращений слов и наименований.
В постановлениях и распоряжениях Губернатора (Правительства)области следует избегать употребления сокращенных слов, наименованияупоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полномсоответствии с их официальным наименованием.
В официальных документах не допускается употребление сокращения"РФ" вместо слов "Российская Федерация".
При необходимости многократного употребления наименования органа,его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документапри первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенноенаименование.
5. Написание буквенных аббревиатур.
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутсяпрописными буквами. Например: МВД, МГУ, ООН.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:
прописными буквами, если образованы от имени собственного,например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом);
строчными буквами, если образованы от имени нарицательного,например: вуз (вуза).
6. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин.
Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, аих написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются:
названия единиц измерения (при цифрах):
метр - м тонна - т миллиметр - мм
гектар - га килограмм - кг грамм - г
секунда - с центнер - ц
различные обозначения:
область - обл. миллион - млн
район - р-н (при названии) миллиард - млрд
город - г. рубль - руб.
поселок - пос. железнодорожный - ж.д.
село - с. (при названии) страница - с. (при цифрах)
проспект - просп. площадь - пл.
таблица - табл. улица - ул.
проезд - пр. рисунок - рис.
дом - д. другой (другие) - др.
корпус - корп. смотри - см.
подъезд - под. прочее - пр.
этаж - эт. и тому подобное - и т.п.
и так далее - и т.д. то есть - т.е.
кабинет - каб. пункт - п.
комната - к. годы - гг. (при цифрах)
тысяча - тыс. лист - л. (при цифрах)
Округление числовых значений величин до первого, второго,третьего и последующих десятичных знаков для различных типов,размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым.Например: 89,775; 16,323.
В написании имен, географических названий, терминов, должностей,учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и формсокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы,необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающихстолетия.
Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами,например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она и в дальнейшем должнаписаться так же.
Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии,переносить их на другую строку или страницу.Приложение N 6к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Образец листа согласования
к постановлениям и распоряжениям Губернатора области
и Правительства областиПроект внесен ____________________________________________________
(дата, название органа исполнительной власти)СОГЛАСОВАНО:
Дата и время
полу- согла-
чения сования
Вице-губернатор - первый
заместитель Председателя инициалы,
______ ______ Правительства области фамилия
Заместитель Председателя
Правительства области -
руководитель аппарата
______ ______ Губернатора области
Заместители Председателя
Правительства области
______ ______ (по закрепленным за ними
вопросам)
Управляющий делами
______ ______ Правительства области
Начальник правового
управления
______ ______ Правительства области
Руководители заинтересованных
органов исполнительной власти
______ ______ области (в алфавитном порядке)
Руководитель органа
исполнительной власти области,
______ ______ вносящего проект
Руководители заинтересованных
организаций области
______ _______ (в алфавитном порядке)
Исполнитель:Телефон:Файл:Приложение N 7к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
ПРОТОКОЛ N
заседания (наименование организации)Дата Место проведенияПрисутствовали: (перечисляются фамилии в алфавитном порядке безуказания должностей).Приглашенные: (перечисляются фамилии приглашенных в алфавитном порядкес указанием должностей).
Повестка дня:
1. О работе отдела информатизации по обеспечению деятельностиучреждения.
Доклад начальника отдела Сергеева К.И.
2. О представлении Кузнецова А.А. к присвоению Почетного звания"Заслуженный работник культуры Российской Федерации".
Доклад начальника отдела Титова М.С.
1. СЛУШАЛИ:
Сергеева К.И. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Яковлев С.Л. - ставит вопрос о дополнительном выделениикомпьютеров отделу.
Соколов А.С. - предлагает передать отделу массив имеющихся вдругих подразделениях информационных карточек.
Зайцева О.А. - сообщает об имеющихся в отделе новых разработкахпо улучшению организации информационных процессов.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Одобрить основные направления работы отдела.
1.2. Разрешить административно-хозяйственной службе приобрестидля нужд отдела информатизации три компьютера.
2. СЛУШАЛИ:
Титова М.С. - текст выступления прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Семенов Ф.М. - поддерживает предложение о выдвижении Кузнецова А.А. на присвоение почетного звания "Заслуженный работник культуры Российской Федерации".
Лукьянов И.Н. - говорит о серьезных заслугах Кузнецова А.А. вделе развития отечественной культуры.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Выдвинуть Кузнецова А.А. на присвоение ему Почетного звания"Заслуженный работник культуры Российской Федерации".
Председатель подпись А.В.Иванов
Секретарь подпись Л.Ф.ПетроваПриложение N 8к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Форма номенклатуры дел структурного подразделенияНаименование органаисполнительной властиНаименование структурногоподразделенияНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ____________ N _____________________________(место составления)на ________ год----------------------------------------------------------------------| Индекс | Заголовок дела | Кол-во | Срок хранения | Примечание || дела | | ед.хр. | и N статей по | || | | | перечню | ||————————|——————————————————|——————————|———————————————|—————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |----------------------------------------------------------------------| Наименование раздела |----------------------------------------------------------------------| | | | | |----------------------------------------------------------------------Наименование должностируководителя структурногоподразделения Подпись Расшифровка подписиДатаСОГЛАСОВАНО(1)Протокол ЭК структурного подразделенияот ___________________ N ____________Наименование должностируководителя архива(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписиДата_________________________(1) При наличии ЭК структурного подразделенияПриложение N 9к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Форма номенклатуры дел органа исполнительной власти областиНаименование органаисполнительной властиНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ____________ N _______ Наименование должности______________________ руководителя органа(место составления) исполнительной властина ________ год----------------------------------------------------------------------| Индекс | Наименование | Кол-во | Срок хранения | Примечание || дела | структурных | ед.хр. | и N статей по | || | подразделений, | | перечню | || | разделов и | | | || | заголовки дел | | | ||————————|—————————————————|———————————|———————————————|—————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |----------------------------------------------------------------------| Наименование раздела |----------------------------------------------------------------------| | | | | |----------------------------------------------------------------------Наименование должности руководителяслужбы делопроизводства органаисполнительной власти Подпись Расшифровка подписиДатаВиза руководителя архива(лица, ответственного за архив)СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК Протокол ЭПК управленияоргана исполнительной власти по делам архивов
Правительства областиот ___________ N _____ от ____________ N _____Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ годув ________________________________________________________________----------------------------------------------------------------------| По срокам хранения | Всего | В том числе: |----------------------------------------------------------------------| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" ||———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 ||———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————|| Постоянного | | | ||———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————|| Временного (свыше 10 лет) | | | ||———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————|| Временного | | | || (до 10 лет включительно) | | | ||———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————|| ИТОГО: | | | |----------------------------------------------------------------------Наименование должности руководителяслужбы делопроизводства органаисполнительной власти Подпись Расшифровка подписиДатаИтоговые сведения переданы в архив.Наименование должностипередавшего сведения Подпись Расшифровка подписиДатаПриложение N 10к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Код гос.архива __________
Код органа исполнительной
власти области __________
-------------------__________________________________________________ | Ф. N _________ |
| |__________________________________________________ | ОП. N ________ |
| |__________________________________________________ | Д. N _________ |
-------------------________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(Наименование органа исполнительной власти области и структурного
подразделения)
ДЕЛО N _________ ТОМ N ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(Заголовок дела)______________________________________________________________________
(Дата дела)
На __________ листах
Хранить ____________-------------------| Ф. N _________ || || ОП. N ________ || || Д. N _________ |-------------------Приложение N 11к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ____----------------------------------------------------------------------| N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание || п/п | документа | документа | документа | листов | || | | | | дела | ||———————|———————————|———————————|————————————|—————————|—————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||———————|———————————|———————————|————————————|—————————|—————————————|| | | | | | || | | | | | || | | | | | || | | | | | |----------------------------------------------------------------------Итого __________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)Наименование должности лица,составившего внутреннюю описьдокументов дела Подпись Расшифровка подписиДатаПриложение N 12к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____В деле подшито и пронумеровано _______________________________________
(цифрами и прописью)______________________________________________________________ листов,в том числе:литерные номера листов _______________________________________________пропущенные номера листов ____________________________________________+ листов внутренней описи ____________________________________________---------------------------------------------------------------------- | Особенности физического состояния | Номера листов || и формирования дела | ||—————————————————————————————————————————————————|——————————————————|| 1 | 2 ||—————————————————————————————————————————————————|——————————————————|| | || | || | || | |----------------------------------------------------------------------Наименование должности лица,составившего лист - заверитель дела Подпись Расшифровка подписиДатаПриложение N 13к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу структурного подразделения
__________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти области)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ N ___
___________________________________________________----------------------------------------------------------------------| N | Индекс | Заголовок | Крайние | Кол-во | Срок |Примечание || п/п | дела | дела | даты | листов | хранения | ||—————|————————|———————————|—————————|————————|——————————|———————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6(1) | 7 |----------------------------------------------------------------------| Название раздела |----------------------------------------------------------------------| | | | | | | ||—————|————————|———————————|—————————|————————|——————————|———————————|| | | | | | | |----------------------------------------------------------------------В данную опись внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)с N ______________________ по N ______________________, в том числе:литерные номера: _________________________________________________пропущенные номера: _____________________________________________Наименование должностисоставителя описи Подпись Расшифровка подписиДатаСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО(2)Наименование должности Протокол ЭК структурногоруководителя службы подразделенияделопроизводстваоргана исполнительной власти от ____________ N _____Подпись Расшифровка подписиДата_________________________(1) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.(2) При наличии ЭК структурного подразделенияПриложение N 14к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области----------------------------------------------------------------------| Наименование структурного | УТВЕРЖДАЮ || подразделения | (Руководитель структурного || | подразделения) || | || | подпись (расшифровка) || | || | Дата |----------------------------------------------------------------------
А К Т N ________
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих дальнейшему хранению
На основании______________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков
их хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение документы: ________________________________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)----------------------------------------------------------------------| N |Заголовок |Крайние| Номера | Индекс |Кол-во| Сроки | Приме-||п/п|дела или | даты | описей | дела по | дел |хранения| чание || |групповой | | |номенклатуре| |и номера| || |заголовок | | |или N дела | | статей | || |документов| | | по описи | | по | || | | | | | |перечню | ||———|——————————|———————|————————|————————————|——————|————————|———————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 ||———|——————————|———————|————————|————————————|——————|————————|———————|| | | | | | | | |----------------------------------------------------------------------Итого дел за _______годы __________________________________________
(цифрами и прописью)Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены,по личному составу согласованы с ЭПК _______________________________
(наименование архивного учреждения)(протокол от __________ N ____ )Наименование должности лица,проводившего экспертизуценности документов Подпись Расшифровка подписиДатаСОГЛАСОВАНОПротокол ЭКот ________ N ____Документы в количестве ________________________________________ дел
(цифрами и прописью)весом ______ кг сданы в: ___________________________________________
(наименование организации)на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ N ____Наименование должности работника,сдавшего документы Подпись Расшифровка подписиДата
- Главная
- Постановления
- 2006
- Июнь
- 1
- Постановление Губернатора Саратовской области от 01.06.2006 № 88
- Главная
- Правовые ресурсы
- Обзоры законодательства
- Региональное законодательство
- Саратовская область: список измененных документов
- Выпуск за 25 октября 2024 года
Саратовская область: список измененных документов
Обзор подготовлен специалистами ООО «КОНСМАРТ», производителя регионального выпуска системы КонсультантПлюс
Разделы:
- ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
- ПРАВИТЕЛЬСТВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
- ИНЫЕ ОРГАНЫ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
- ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА САРАТОВА
- ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ЭНГЕЛЬССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
- ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ИНЫХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Постановление Губернатора Саратовской области от 23.01.2024 N 13
(ред. от 08.10.2024)
«О создании межведомственной рабочей группы по организации деятельности в сфере социальной и культурной адаптации и интеграции иностранных граждан на территории Саратовской области»
(вместе с «Положением о межведомственной рабочей группе по организации деятельности в сфере социальной и культурной адаптации и интеграции иностранных граждан на территории Саратовской области»)
Распоряжение Губернатора Саратовской области от 01.08.2017 N 545-р
(ред. от 01.10.2024)
«Об утверждении Плана-графика («дорожной карты») по осуществлению мер по восстановлению прав граждан, чьи денежные средства привлечены для строительства многоквартирных домов и (или) иных объектов недвижимости, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, включенных в единый реестр проблемных объектов, предусмотренный частью 1.1 статьи 23.1 Федерального закона «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации»
Постановление Губернатора Саратовской области от 22.03.2013 N 113
(ред. от 08.10.2024)
«О Совете при Губернаторе Саратовской области по развитию физической культуры и спорта»
(вместе с «Положением о Совете при Губернаторе Саратовской области по развитию физической культуры и спорта»)
Постановление Губернатора Саратовской области от 01.06.2006 N 88
(ред. от 15.10.2024)
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах Саратовской области»
Постановление Губернатора Саратовской области от 02.02.2005 N 15
(ред. от 15.10.2024)
«О мерах по улучшению делопроизводства в исполнительных органах Саратовской области»
(вместе с «Примерной должностной инструкцией ответственного за делопроизводство в исполнительном органе Саратовской области»)
ПРАВИТЕЛЬСТВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Постановление Правительства Саратовской области от 16.09.2024 N 757-П
(ред. от 10.10.2024)
«О выделении средств из резервного фонда Правительства Саратовской области, методике распределения и порядке предоставления из областного бюджета иных межбюджетных трансфертов бюджетам муниципальных районов, городских округов и поселений области на мероприятия по обеспечению неотложных аварийно-восстановительных работ общего имущества в многоквартирных домах, пострадавших в результате атак беспилотных воздушных судов и их последствий на территории Саратовской области в связи с проведением специальной военной операции»
(вместе с «Положением о методике распределения и порядке предоставления из областного бюджета иных межбюджетных трансфертов бюджетам муниципальных районов, городских округов и поселений области на мероприятия по обеспечению неотложных аварийно-восстановительных работ общего имущества в многоквартирных домах, пострадавших в результате атак беспилотных воздушных судов и их последствий на территории Саратовской области в связи с проведением специальной военной операции»)
Постановление Правительства Саратовской области от 31.07.2024 N 638-П
(ред. от 10.10.2024)
«О дополнительной единовременной денежной выплате гражданам, поступившим на военную службу по контракту для участия в специальной военной операции»
(вместе с «Положением о порядке предоставления дополнительной единовременной денежной выплаты гражданам, поступившим на военную службу по контракту в период с 1 августа по 31 декабря 2024 года включительно для участия в специальной военной операции на территориях Украины, Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей и комплектования вновь формируемых воинских частей»)
Постановление Правительства Саратовской области от 17.04.2024 N 310-П
(ред. от 16.10.2024)
«О выделении средств из резервного фонда Правительства Саратовской области, методике распределения и порядке предоставления из областного бюджета иных межбюджетных трансфертов бюджетам муниципальных районов, городских округов и поселений области на проведение работ по восстановлению систем водоснабжения населения и (или) водоотведения»
(вместе с «Положением о методике распределения и порядке предоставления из областного бюджета иных межбюджетных трансфертов бюджетам муниципальных районов, городских округов и поселений области на проведение работ по восстановлению систем водоснабжения населения и (или) водоотведения»)
Постановление Правительства Саратовской области от 29.02.2024 N 141-П
(ред. от 08.10.2024)
«Об утверждении Положения о предоставлении из областного бюджета субсидий, в том числе грантов в форме субсидий на развитие сельскохозяйственного производства и перерабатывающей промышленности»
Постановление Правительства Саратовской области от 18.08.2023 N 747-П
(ред. от 11.10.2024)
«О мерах по оказанию содействия избирательным комиссиям в реализации их полномочий при подготовке и проведении выборов в органы местного самоуправления Саратовской области»
Постановление Правительства Саратовской области от 22.08.2022 N 781-П
(ред. от 16.10.2024)
«О внесении изменений в некоторые постановления Правительства Саратовской области»
Распоряжение Правительства Саратовской области от 26.08.2021 N 241-Пр
(ред. от 18.10.2024)
«Об утверждении плана-графика перевода государственных услуг Саратовской области в электронный формат»
(вместе с «Перечнем мер, осуществляемых на этапах перехода на предоставление государственных услуг в электронной форме органами исполнительной власти области»)
Постановление Правительства Саратовской области от 09.09.2020 N 766-П
(ред. от 08.10.2024)
«О межведомственной комиссии по снятию с учета (изменению типа) защитных сооружений гражданской обороны, находящихся в государственной собственности Саратовской области и собственности муниципальных образований Саратовской области»
(вместе с «Положением о межведомственной комиссии по снятию с учета (изменению типа) защитных сооружений гражданской обороны, находящихся в государственной собственности Саратовской области и в собственности муниципальных образований Саратовской области»)
Постановление Правительства Саратовской области от 07.08.2020 N 669-П
(ред. от 15.10.2024)
«О методике распределения и порядке предоставления из областного бюджета иных межбюджетных трансфертов бюджетам муниципальных районов и городских округов области на снос аварийных, расселенных домов, помещений, нежилых зданий, сооружений, иных объектов жилищного фонда»
(вместе с «Положением о методике распределения и порядке предоставления из областного бюджета иных межбюджетных трансфертов бюджетам муниципальных районов и городских округов области на снос аварийных, расселенных домов, помещений, нежилых зданий, сооружений, иных объектов жилищного фонда»)
Постановление Правительства Саратовской области от 24.01.2020 N 33-П
(ред. от 18.10.2024)
«О показателях результативности и эффективности деятельности контрольных (надзорных) исполнительных органов Саратовской области»
(изменения, внесенные постановлением Правительства Саратовской области от 18.10.2024 N 861-П, вступают в силу с 01.03.2025)
Постановление Правительства Саратовской области от 22.11.2019 N 820-П
(ред. от 16.10.2024)
«О порядке определения и установления предельного уровня софинансирования Саратовской областью (в процентах) объема расходного обязательства муниципального образования Саратовской области»
Постановление Правительства Саратовской области от 25.07.2019 N 516-П
(ред. от 08.10.2024)
«О подготовке населения Саратовской области в области гражданской обороны»
Постановление Правительства Саратовской области от 29.12.2018 N 760-П
(ред. от 18.10.2024)
«О государственной программе Саратовской области «Развитие образования в Саратовской области»
(вместе с «Перечнем утративших силу постановлений Правительства Саратовской области»)
Постановление Правительства Саратовской области от 29.12.2018 N 750-П
(ред. от 18.10.2024)
«О государственной программе Саратовской области «Развитие сельского хозяйства и регулирование рынков сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия в Саратовской области»
(вместе с «Перечнем утративших силу постановлений Правительства Саратовской области»)
Постановление Правительства Саратовской области от 27.05.2016 N 258-П
(ред. от 21.10.2024)
«Об оплате труда работников областных казенных и бюджетных учреждений, в отношении которых министерство здравоохранения Саратовской области выполняет функции и полномочия учредителя»
(вместе с «Положением об оплате труда работников областных казенных и бюджетных учреждений, в отношении которых министерство здравоохранения Саратовской области выполняет функции полномочия учредителя»)
Постановление Правительства Саратовской области от 11.04.2016 N 157-П
(ред. от 16.10.2024)
«Об утверждении Положения о предоставлении субсидий из областного бюджета на возмещение части затрат сельскохозяйственных товаропроизводителей на уплату страховой премии, начисленной по договору сельскохозяйственного страхования, и признании утратившими силу отдельных положений постановления Правительства Саратовской области от 6 марта 2015 года N 111-П»
Постановление Правительства Саратовской области от 28.06.2013 N 320-П
(ред. от 23.10.2024)
«О проведении областного ежегодного конкурса на звание «Самое благоустроенное муниципальное образование Саратовской области»
(вместе с «Положением о проведении областного ежегодного конкурса на звание «Самое благоустроенное муниципальное образование Саратовской области»)
Постановление Правительства Саратовской области от 30.12.2011 N 800-П
(ред. от 10.10.2024)
«О создании комиссии по разработке территориальной программы обязательного медицинского страхования Саратовской области»
Постановление Правительства Саратовской области от 20.09.2010 N 433-П
(ред. от 11.10.2024)
«Об утверждении Положения о порядке и условиях предоставления государственным гражданским служащим Саратовской области единовременной субсидии на приобретение жилого помещения»
Постановление Правительства Саратовской области от 01.06.2010 N 197-П
(ред. от 15.10.2024)
«Об утверждении Перечня должностей государственной гражданской службы Саратовской области в исполнительных органах Саратовской области, исполнение должностных обязанностей по которым связано с использованием сведений, составляющих государственную тайну, назначение на которые осуществляется без проведения конкурса»
Постановление Правительства Саратовской области от 12.02.2010 N 50-П
(ред. от 15.10.2024)
«Вопросы предоставления детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, лицам из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, социальной выплаты на обустройство предоставленного жилого помещения»
(вместе с «Положением о порядке предоставления детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, лицам из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, социальной выплаты на обустройство предоставленного жилого помещения»)
Постановление Правительства Саратовской области от 18.04.2008 N 163-П
(ред. от 10.10.2024)
«Об утверждении Положения о порядке использования бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства Саратовской области»
(вместе с «Положением о порядке подготовки и предоставления документов для выделения бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства Саратовской области на финансовое обеспечение мероприятий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера»)
Постановление Правительства Саратовской области от 17.07.2007 N 268-П
(ред. от 11.10.2024)
«О разработке административных регламентов»
(вместе с «Перечнем государственных услуг, предоставляемых исполнительными органами области», «Перечнем государственных услуг, предоставляемых органами местного самоуправления области при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных законами Саратовской области», «Перечнем государственных услуг исполнительных органов области, предоставляемых государственными учреждениями (организациями), подведомственными этим исполнительным органам области», «Перечнем государственных услуг, предоставляемых Фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации при осуществлении отдельных государственных полномочий»)
Постановление Правительства Саратовской области от 17.11.2006 N 356-П
(ред. от 10.10.2024)
«О некоторых вопросах предоставления молодым семьям социальных выплат на приобретение жилья»
(вместе с «Порядком и условиями признания молодой семьи, имеющей достаточные доходы, позволяющие получить кредит, либо иные денежные средства для оплаты расчетной (средней) стоимости жилья в части, превышающей размер предоставляемой социальной выплаты», «Порядком формирования списка молодых семей — участников мероприятия по обеспечению жильем молодых семей ведомственной целевой программы «Оказание государственной поддержки гражданам в обеспечении жильем и оплате жилищно-коммунальных услуг» государственной программы Российской Федерации «Обеспечение доступным и комфортным жильем и коммунальными услугами граждан Российской Федерации», «Порядком распределения свидетельств при высвобождении средств, выделенных на софинансирование мероприятий ведомственной целевой программы «Оказание государственной поддержки гражданам в обеспечении жильем и оплате жилищно-коммунальных услуг» и предназначенных для предоставления социальных выплат молодым семьям — претендентам на получение социальных выплат»)
Распоряжение Правительства Саратовской области от 11.11.2005 N 329-Пр
(ред. от 08.10.2024)
«О мерах по сохранению и рациональному использованию защитных сооружений и других объектов гражданской обороны Саратовской области»
ИНЫЕ ОРГАНЫ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Приказ Минздрава Саратовской области от 28.04.2023 N 50-п
(ред. от 10.09.2024)
«Об утверждении Перечня вакантных должностей медицинских работников»
Приказ Минздрава Саратовской области от 20.12.2018 N 253-п
(ред. от 12.09.2024)
«Об утверждении Положения о закупках товаров, работ, услуг для нужд государственного учреждения здравоохранения «Медицинский информационно-аналитический центр»
Приказ Минкультуры Саратовской области от 19.06.2001 N 1-10/177
(ред. от 26.09.2024)
«Об утверждении списка вновь выявленных объектов историко-культурного наследия, расположенных на территории Саратовской области»
Приказ министерства природных ресурсов и экологии Саратовской области от 26.10.2015 N 383-к
(ред. от 23.08.2024)
«Вопросы предоставления сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера»
Приказ министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Саратовской области от 29.06.2023 N 279
(ред. от 15.10.2024)
«Об утверждении Положения о порядке сообщения лицами, замещающими должности государственной гражданской службы области, представителем нанимателя которых является министр строительства и жилищно-коммунального хозяйства Саратовской области, о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов»
Приказ министерства труда и социальной защиты Саратовской области от 15.03.2024 N 256
(ред. от 14.10.2024)
«О внесении изменений в некоторые приказы министерства»
Приказ министерства труда и социальной защиты Саратовской области от 27.02.2024 N 194
(ред. от 14.10.2024)
«О внесении изменений в некоторые приказы министерства»
Приказ министерства труда и социальной защиты Саратовской области от 14.02.2024 N 154
(ред. от 14.10.2024)
«О внесении изменений в некоторые приказы министерства»
Приказ министерства труда и социальной защиты Саратовской области от 13.02.2024 N 145
(ред. от 02.09.2024)
«О создании Общественного совета при министерстве труда и социальной защиты Саратовской области»
(вместе с «Положением об Общественном совете при министерстве труда и социальной защиты Саратовской области»)
Приказ министерства труда и социальной защиты Саратовской области от 29.01.2024 N 70
(ред. от 14.10.2024)
«О внесении изменений в некоторые приказы министерства»
Приказ министерства труда и социальной защиты Саратовской области от 05.06.2023 N 602
(ред. от 14.10.2024)
«О внесении изменений в некоторые приказы министерства»
Приказ министерства труда и социальной защиты Саратовской области от 13.01.2023 N 12
(ред. от 14.10.2024)
«О внесении изменений в некоторые приказы министерства»
Приказ министерства труда и социальной защиты Саратовской области от 11.10.2022 N 1177
(ред. от 14.10.2024)
«О внесении изменений в некоторые приказы министерства»
Приказ министерства труда и социальной защиты Саратовской области от 04.10.2022 N 1149
(ред. от 14.10.2024)
«О внесении изменений в некоторые приказы министерства»
Приказ министерства труда и социальной защиты Саратовской области от 23.06.2022 N 726
(ред. от 14.10.2024)
«О внесении изменений в некоторые приказы министерства»
(вместе с «Административным регламентом предоставления министерством труда и социальной защиты Саратовской области государственной услуги по выплате ежегодной денежной выплаты гражданам, награжденным знаком «Почетный донор России» или «Почетный донор СССР», «Административным регламентом предоставления министерством труда и социальной защиты Саратовской области государственной услуги по выплате государственного единовременного пособия, ежемесячной денежной компенсации гражданам при возникновении у них поствакцинальных осложнений»)
Приказ министерства труда и социальной защиты Саратовской области от 12.05.2022 N 513
(ред. от 14.10.2024)
«О внесении изменений в некоторые приказы министерства»
Приказ министерства труда и социальной защиты Саратовской области от 27.12.2021 N 1645
(ред. от 09.10.2024)
«Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги»
(вместе с «Административным регламентом предоставления министерством труда и социальной защиты Саратовской области государственной услуги по выплате государственного единовременного пособия, ежемесячной денежной компенсации гражданам при возникновении у них поствакцинальных осложнений»)
Приказ Минфина Саратовской области от 02.12.2013 N 201
(ред. от 17.10.2024)
«Об утверждении Порядка определения перечня и кодов целевых статей расходов бюджетов муниципальных образований области, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет межбюджетных субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, предоставляемых из областного бюджета, и о детализации кода подвида доходов бюджетов муниципальных образований области по безвозмездным поступлениям из областного бюджета»
Приказ управления делами Правительства Саратовской области от 24.04.2020 N 132
(ред. от 23.09.2024)
«Об утверждении Порядка рассмотрения вопросов правоприменительной практики в целях профилактики коррупции»
Приказ управления по охране объектов культурного наследия Правительства Саратовской области от 27.12.2017 N 114
(ред. от 11.09.2024)
«Об утверждении границ территорий и правового режима использования территорий объектов культурного наследия регионального значения»
Приказ комитета культурного наследия Саратовской области от 28.06.2024 N 01-04/151
(ред. от 19.08.2024)
«Об утверждении границ территории и требований к осуществлению деятельности в границах территории объекта культурного наследия регионального значения «Обелиск воинам, погибшим в годы Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.», 1941 — 1945 гг., 1968 г., расположенного по адресу: Саратовская область, г. Саратов, с. Дубки, ул. Рахова, 22а»
Приказ комитета культурного наследия Саратовской области от 27.07.2023 N 01-04/287
(ред. от 05.09.2024)
«О создании общественного научно-методического совета по культурному наследию при комитете культурного наследия Саратовской области»
(вместе с «Положением об общественном научно-методическом совете по культурному наследию при комитете культурного наследия Саратовской области»)
Приказ комитета культурного наследия Саратовской области от 04.04.2023 N 01-04/141
(ред. от 11.09.2024)
«Об утверждении предмета охраны объекта культурного наследия регионального значения, расположенного по адресу: Российская Федерация, Саратовская обл., г.о. город Саратов, г. Саратов, ул. им. Киселева Ю.П., д. 2»
ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА САРАТОВА
Решение Саратовской городской Думы от 26.04.2012 N 13-155
(ред. от 27.09.2024)
«О структуре и штатной численности контрольно-счетной палаты муниципального образования «Город Саратов»
Постановление администрации муниципального образования «Город Саратов» от 15.08.2024 N 3896
(ред. от 10.10.2024)
«О Порядке предоставления дополнительной меры социальной поддержки граждан, поступивших на военную службу по контракту для участия в специальной военной операции»
Постановление администрации муниципального образования «Город Саратов» от 26.02.2024 N 740
(ред. от 26.09.2024)
«О создании и утверждении состава комиссий по делам несовершеннолетних и защите их прав при администрациях районов и администрации муниципального образования «Город Саратов»
Постановление администрации муниципального образования «Город Саратов» от 29.01.2024 N 282
(ред. от 20.09.2024)
«Об утверждении порядка предоставления из бюджета муниципального образования «Город Саратов» субсидий на иные цели муниципальным бюджетным учреждениям, в отношении которых администрация Заводского района муниципального образования «Город Саратов» осуществляет функции и полномочия учредителя»
Постановление администрации муниципального образования «Город Саратов» от 27.12.2023 N 5965
(ред. от 11.10.2024)
«О предоставлении субсидий на финансовое обеспечение затрат в рамках мер по предупреждению банкротства и восстановлению платежеспособности муниципальных унитарных предприятий муниципального образования «Город Саратов»
(вместе с «Положением о предоставлении субсидий на финансовое обеспечение затрат в рамках мер по предупреждению банкротства и восстановлению платежеспособности муниципальных унитарных предприятий муниципального образования «Город Саратов»)
Постановление администрации муниципального образования «Город Саратов» от 19.12.2023 N 5690
(ред. от 30.09.2024)
«Об определении на 2024 год мест отбывания наказания гражданами, осужденными по приговору суда к исправительным работам»
(вместе с «Перечнем мест отбывания наказания гражданами, осужденными по приговору суда к исправительным работам, на 2024 год»)
Постановление администрации муниципального образования «Город Саратов» от 13.10.2023 N 4739
(ред. от 11.10.2024)
«Об утверждении муниципальной программы «Переселение граждан из аварийного жилищного фонда на территории муниципального образования «Город Саратов» на 2024 — 2026 годы»
Постановление администрации муниципального образования «Город Саратов» от 13.10.2023 N 4736
(ред. от 10.10.2024)
«Об утверждении муниципальной программы «Благоустройство территории муниципального образования «Город Саратов» на 2024 — 2026 годы»
Постановление администрации муниципального образования «Город Саратов» от 06.10.2022 N 4037
(ред. от 10.10.2024)
«Об утверждении муниципальной программы «Развитие физической культуры и массового спорта в муниципальном образовании «Город Саратов» на 2023 — 2025 годы»
Постановление администрации муниципального образования «Город Саратов» от 18.12.2020 N 2607
(ред. от 30.09.2024)
«Об утверждении схем размещения нестационарных торговых объектов и открытых оборудованных площадок по оказанию услуг общественного питания сезонными (летними) кафе на территории муниципального образования «Город Саратов»
Постановление администрации муниципального образования «Город Саратов» от 14.10.2013 N 2523
(ред. от 17.10.2024)
«Об утверждении перечня муниципальных программ муниципального образования «Город Саратов»
(изменения, внесенные постановлением администрации муниципального образования «Город Саратов» от 17.10.2024 N 4029, вступают в силу с 01.01.2025)
Постановление администрации муниципального образования «Город Саратов» от 02.06.2010 N 1442
(ред. от 16.10.2024)
«Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление согласия на передачу части занимаемого жилого помещения или всего жилого помещения, предоставленного по договору социального найма, в поднаем»
Постановление администрации муниципального образования «Город Саратов» от 19.05.2010 N 1377
(ред. от 18.10.2024)
«Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление разрешения на право организации розничного рынка»
ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ЭНГЕЛЬССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Решение Собрания депутатов Энгельсского муниципального района от 22.12.2021 N 191/18-2021
(ред. от 26.09.2024)
«Об утверждении Положения о муниципальном контроле на автомобильном транспорте, городском наземном электрическом транспорте и в дорожном хозяйстве вне границ населенных пунктов в границах Энгельсского муниципального района»
Решение Собрания депутатов Энгельсского муниципального района от 22.12.2021 N 190/18-2021
(ред. от 26.09.2024)
«Об утверждении Положения о муниципальном жилищном контроле в границах поселений, входящих в состав Энгельсского муниципального района»
Решение Собрания депутатов Энгельсского муниципального района от 29.09.2021 N 124/14-2021
(ред. от 26.09.2024)
«Об утверждении Положения о муниципальном земельном контроле в границах поселений, входящих в состав Энгельсского муниципального района»
Решение Собрания депутатов Энгельсского муниципального района от 22.12.2016 N 89/08-05
(ред. от 26.09.2024)
«Об утверждении Положений об органах администрации Энгельсского муниципального района, наделенных статусом юридического лица»
Решение Собрания депутатов Энгельсского муниципального района от 23.06.2016 N 1082/118-04
(ред. от 26.09.2024)
«О Порядке проведения конкурса по отбору кандидатур на должность главы Энгельсского муниципального района»
Решение Собрания депутатов Энгельсского муниципального района от 28.02.2013 N 408/44-04
(ред. от 26.09.2024)
«О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей руководителей муниципальных учреждений Энгельсского муниципального района, и лицами, замещающими должности руководителей муниципальных учреждений Энгельсского муниципального района, сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера»
(вместе с «Положением о представлении гражданами, претендующими на замещение должностей руководителей муниципальных учреждений Энгельсского муниципального района, и лицами, замещающими должности руководителей муниципальных учреждений Энгельсского муниципального района, сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера»)
Решение Собрания депутатов Энгельсского муниципального района от 29.04.2010 N 1111/91-03
(ред. от 26.09.2024)
«О возмещении расходов, связанных со служебными командировками»
Постановление администрации Энгельсского муниципального района от 29.05.2023 N 2959
(ред. от 14.10.2024)
«Об утверждении Положения об инвестиционном уполномоченном в Энгельсском муниципальном районе»
Постановление администрации Энгельсского муниципального района от 08.12.2016 N 5258
(ред. от 14.10.2024)
«Об утверждении плана развития регулярных перевозок транспортом общего пользования на территории Энгельсского муниципального района»
ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ИНЫХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Постановление администрации Балаковского муниципального района от 02.11.2018 N 4039
(ред. от 08.10.2024)
«Об утверждении Порядка дачи согласия муниципальным учреждениям и предприятиям Балаковского муниципального района на распоряжение закрепленным за ними муниципальным имуществом, находящимся в собственности Балаковского муниципального района»
Постановление администрации Балаковского муниципального района от 31.01.2017 N 299
(ред. от 28.08.2024)
«Об утверждении Положения об оплате труда работников муниципальных учреждений дополнительного образования Балаковского муниципального района, подведомственных комитету образования администрации Балаковского муниципального района»
«Устав Дергачевского муниципального района Саратовской области»
(принят на Референдуме 22.12.1996)
(ред. от 13.08.2024)
(Зарегистрировано в ГУ Минюста РФ по Приволжскому федеральному округу 20 октября 2005 г. N RU645100002005001)
Постановление администрации Ершовского муниципального района от 02.08.2024 N 657
(ред. от 30.09.2024)
«О единовременной денежной выплате гражданам, поступившим на военную службу по контракту в период с 1 августа по 31 декабря 2024 года включительно для участия в специальной военной операции»
(вместе с «Положением о порядке предоставления единовременной денежной выплаты гражданам, поступившим на военную службу по контракту в период с 1 августа по 31 декабря 2024 года включительно для участия в специальной военной операции на территориях Украины, Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей и комплектования вновь формируемых воинских частей»)
«Устав Ивантеевского муниципального района Саратовской области»
(принят Решением районного Собрания ОМО Ивантеевского района от 24.12.2021 N 38)
(ред. от 09.08.2024)
(Зарегистрировано в Минюсте РФ по Саратовской области 08.02.2022 N RU645140002022001)
Решение Собрания Марксовского муниципального района от 26.10.2023 N 32/289
(ред. от 31.07.2024)
«О прогнозном плане (Программе) приватизации муниципального имущества Марксовского муниципального района Саратовской области на 2024 год»
Постановление администрации Марксовского муниципального района от 01.11.2022 N 2112-н
(ред. от 08.10.2024)
«О создании Штаба по организации оказания помощи военнослужащим, добровольно оказывающим содействие Вооруженным Силам РФ, и членам их семей»
Решение Собрания Новоузенского муниципального района от 23.10.2014 N 543
(ред. от 01.10.2024)
«Об утверждении Положения о межбюджетных отношениях в Новоузенском муниципальном районе Саратовской области»
«Устав Озинского муниципального района Саратовской области»
(принят на Референдуме 22.12.1996)
(ред. от 08.08.2024)
(Зарегистрировано в ГУ Минюста РФ по Приволжскому федеральному округу 28.12.2005 N RU645190002005001)
Постановление администрации городского округа ЗАТО Светлый от 16.02.2024 N 80
(ред. от 17.09.2024)
«О дополнительных мерах поддержки лиц, поступивших на военную службу по контракту, проходящих военную службу в воинских частях и организациях, подведомственных Министерству обороны Российской Федерации, расположенных на территории Саратовской области, для участия в специальной военной операции территориях Украины, Донецкой Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей, и членов их семей»
«Устав Турковского муниципального района Саратовской области»
(принят решением Районного Совета ОМО Турковского района Саратовской области от 30.06.2005 N 45/1)
(ред. от 16.08.2024)
(Зарегистрировано в ГУ Минюста РФ по Приволжскому федеральному округу 28.12.2005 N RU645350002005001)
Решение Энгельсского городского Совета депутатов от 20.12.2013 N 76/01
(ред. от 25.09.2024)
«Об утверждении Положения о предоставлении иных межбюджетных трансфертов из бюджета муниципального образования город Энгельс Энгельсского муниципального района Саратовской области»
ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 августа 2020 года N 273
г. Саратов
О внесении изменений в постановление
Губернатора Саратовской области
от 1 июня 2006 года N 88
На основании Устава (Основного
Закона) Саратовской области ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Внести в постановление
Губернатора Саратовской области от 1 июня
2006 года N 88 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
органах исполнительной власти Саратовской области» следующие изменения:
в приложении:
в разделе I «Общие положения»:
в пункте 1.1 первое
предложение изложить в следующей редакции:
«Настоящая Инструкция по
делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области (далее –
Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального
документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с
документами в аппарате Губернатора области, секретариатах вице-губернатора
области – руководителя аппарата Губернатора области, вице-губернатора области –
Председателя Правительства области, первого заместителя Председателя
Правительства области – министра финансов области, заместителя Председателя
Правительства области – министра труда и социальной защиты области, заместителей
Председателя Правительства области, министерствах области и иных органах
исполнительной власти области.»;
часть вторую пункта 1.3
изложить в следующей редакции:
«В аппарате Губернатора
области, секретариатах вице-губернатора области – руководителя аппарата
Губернатора области, вице-губернатора области – Председателя Правительства
области, первого заместителя Председателя Правительства области – министра
финансов области, заместителя Председателя Правительства области – министра
труда и социальной защиты области, заместителей Председателя Правительства
области эти функции выполняет управление делопроизводства и контроля.»;
в пункте 1.4:
части третью-четвертую
изложить в следующей редакции:
«Работники аппарата
Губернатора области, секретариатов вице-губернатора области – руководителя
аппарата Губернатора области, вице-губернатора области – Председателя
Правительства области, первого заместителя Председателя Правительства области –
министра финансов области, заместителя Председателя Правительства области – министра
труда и социальной защиты области, заместителей Председателя Правительства
области, министерств области и иных органов исполнительной власти области,
независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за
выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них
служебных документов и содержащейся в них информации.
Разделы и отдельные пункты
Инструкции, содержание которых отражает специфику работы аппарата Губернатора
области, секретариатов вице-губернатора области – руководителя аппарата
Губернатора области, вице-губернатора области – Председателя Правительства
области, первого заместителя Председателя Правительства области – министра
финансов области, заместителя Председателя Правительства области – министра труда
и социальной защиты области, заместителей Председателя Правительства области,
применяются в органах исполнительной власти области в соответствии с практикой
и спецификой работы этих органов с обязательным соблюдением основных положений
общих принципов организации делопроизводства.»;
в разделе II «Прием поступающей корреспонденции»:
пункт 2.1 изложить в следующей
редакции:
«2.1. Корреспонденция,
адресованная Губернатору области, вице-губернатору области – руководителю
аппарата Губернатора области, вице-губернатору области – Председателю
Правительства области, первому заместителю Председателя Правительства области –
министру финансов области, заместителю Председателя Правительства области –
министру труда и социальной защиты области, заместителям Председателя
Правительства области, управляющему делами Правительства области, принимается к
регистрации и дальнейшей обработке в отделе документооборота управления
делопроизводства и контроля (далее – отдел документооборота).»;
в пункте 2.5 первое
предложение изложить в следующей редакции:
«Корреспонденция,
поступающая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается
дежурными специалистами управления делопроизводства и контроля или в
секретариатах Губернатора области, вице-губернатора области – руководителя
аппарата Губернатора области, вице-губернатора области – Председателя
Правительства области, первого заместителя Председателя Правительства области –
министра финансов области, заместителя Председателя Правительства области –
министра труда и социальной защиты области, заместителей Председателя
Правительства области.»;
в разделе III «Регистрация входящих документов»:
в пункте 3.15:
в части первой слова
«вице-губернатором области или» заменить словами
«вице-губернатором области – руководителем аппарата Губернатора области
или»;
в части четвертой первое
предложение изложить в следующей редакции:
«В период отсутствия
вице-губернатора области – руководителя аппарата Губернатора области,
вице-губернатора области – Председателя Правительства области, первого заместителя
Председателя Правительства области – министра финансов области, заместителя
Председателя Правительства области – министра труда и социальной защиты
области, заместителей Председателя Правительства области и исполнения их
обязанностей другими должностными лицами в соответствии с распределением
обязанностей ежедневная корреспонденция систематизируется в отделе
документооборота в установленном порядке и передается на рассмотрение в
секретариаты, в том числе и в секретариат отсутствующего должностного
лица.»;
часть вторую пункта 3.19
изложить в следующей редакции:
«После регистрации вся
правительственная почта передается в секретариат Губернатора области (в
отсутствие Губернатора области – в секретариат вице-губернатора области –
руководителя аппарата Губернатора области) или в секретариат вице-губернатора
области – Председателя Правительства области и после рассмотрения возвращается
в управление делопроизводства и контроля для дальнейшей работы в соответствии с
требованиями Положения об организации контроля исполнения документов в аппарате
Губернатора Саратовской области и Правительстве Саратовской области,
утвержденного постановлением Губернатора Саратовской области от 3 июня 2019
года N 121. За каждый документ получатель расписывается в реестре.»;
в разделе IV «Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов»:
пункт 4.9 изложить в следующей
редакции:
«4.9. Закрытие
документа и его списание «В дело» производится в секретариатах
вице-губернатора области – руководителя аппарата Губернатора области,
вице-губернатора области – Председателя Правительства области, первого
заместителя Председателя Правительства области – министра финансов области,
заместителя Председателя Правительства области – министра труда и социальной
защиты области, заместителей Председателя Правительства области на основании
письменной информации исполнителя, рассмотренной и одобренной автором
резолюции.»;
в разделе V «Регистрация и отправка документов»:
части первую-вторую пункта 5.1
изложить в следующей редакции:
«5.1. Исходящие документы,
изготовленные на бланках Губернатора области или Правительства области,
подлежат регистрации в отделе документооборота. Документы, изготовленные на
должностных бланках вице-губернатора области – руководителя аппарата
Губернатора области, вице-губернатора области – Председателя Правительства
области, первого заместителя Председателя Правительства области – министра
финансов области, заместителя Председателя Правительства области – министра
труда и социальной защиты области, заместителей Председателя Правительства
области, регистрируются в соответствующих секретариатах в журнале учета
исходящей корреспонденции.
В период отсутствия
вице-губернатора области – руководителя аппарата Губернатора области,
вице-губернатора области – Председателя Правительства области, первого
заместителя Председателя Правительства области – министра финансов области,
заместителя Председателя Правительства области – министра труда и социальной
защиты области, заместителей Председателя Правительства области и исполнения их
обязанностей другими должностными лицами в соответствии с распределением
обязанностей исходящие письма подписываются на бланке должностного лица,
который временно исполняет обязанности. При этом применяется регистрация
документов, используемая секретариатом этого же должностного лица.»;
в части третьей пункта 5.4
первое предложение изложить в следующей редакции:
«Копии вторых экземпляров
писем, хранящихся в отделе документооборота или переданных на хранение в архив,
в случае необходимости могут быть выданы по требованию руководителей
секретариатов Губернатора области, вице-губернатора области – руководителя
аппарата Губернатора области, вице-губернатора области – Председателя
Правительства области, первого заместителя Председателя Правительства области –
министра финансов области, заместителя Председателя Правительства области –
министра труда и социальной защиты области, заместителей Председателя
Правительства области или исполнителя соответствующего письма.»;
часть первую пункта 5.7
изложить в следующей редакции:
«5.7. Доставка
корреспонденции Губернатору области, вице-губернатору области – руководителю
аппарата Губернатора области, вице-губернатору области – Председателю
Правительства области, первому заместителю Председателя Правительства области –
министру финансов области, заместителю Председателя Правительства области –
министру труда и социальной защиты области, заместителям Председателя
Правительства области и управляющему делами Правительства области
осуществляется работниками соответствующих секретариатов, а также сотрудниками
управления делами Правительства области, ответственными за ведение
делопроизводства, которые получают документы под расписку в журнале или
реестре.»;
в пункте 5.10:
части третью-четвертую
изложить в следующей редакции:
«Право подписи телеграмм
категории «Правительственная», отправляемых за пределы Саратовской
области, принадлежит Губернатору области, вице-губернатору области –
руководителю аппарата Губернатора области, вице-губернатору области –
Председателю Правительства области.
Право подписи обычных
телеграмм и телеграмм категории «Правительственная», отправляемых в
пределах Саратовской области, принадлежит Губернатору области, вице-губернатору
области – руководителю аппарата Губернатора области, вице-губернатору области –
Председателю Правительства области, первому заместителю Председателя
Правительства области – министру финансов области, заместителю Председателя
Правительства области – министру труда и социальной защиты области,
заместителям Председателя Правительства области, управляющему делами
Правительства области. Телеграммы без личной подписи указанных должностных лиц
к отправке не принимаются.»;
в разделе VI «Требования к составлению и оформлению документов»:
подпункт 6.6.5 изложить в
следующей редакции:
«6.6.5. Бланки
Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области –
руководителя аппарата Губернатора области, вице-губернатора области –
Председателя Правительства области, первого заместителя Председателя
Правительства области – министра финансов области, заместителя Председателя
Правительства области – министра труда и социальной защиты области,
заместителей Председателя Правительства области и их секретариатов, бланки
аппарата Губернатора области и его структурных подразделений оформляются в
соответствии с образцами, представленными в приложении N 16 к настоящей
Инструкции.»;
в подпункте 6.6.9:
в части первой:
абзац десятый изложить в
следующей редакции:
«бланк письма
вице-губернатора Саратовской области – руководителя аппарата Губернатора
Саратовской области (должностной бланк);»;
дополнить абзацем тринадцатым
следующего содержания:
«бланк письма заместителя
Председателя Правительства Саратовской области – министра труда и социальной
защиты Саратовской области;»;
абзацы тринадцатый – двадцать
первый считать соответственно абзацами четырнадцатым – двадцать вторым;
абзац пятнадцатый изложить в
следующей редакции:
«бланк письма
секретариатов Губернатора Саратовской области, вице-губернатора Саратовской
области – руководителя аппарата Губернатора Саратовской области,
вице-губернатора Саратовской области – Председателя Правительства Саратовской
области, первого заместителя Председателя Правительства Саратовской области –
министра финансов Саратовской области, заместителя Председателя Правительства
Саратовской области – министра труда и социальной защиты Саратовской области,
заместителей Председателя Правительства Саратовской области;»;
часть вторую подпункта 6.6.11
изложить в следующей редакции:
«Вице-губернатор области
– руководитель аппарата Губернатора области, вице-губернатор области –
Председатель Правительства области, первый заместитель Председателя
Правительства области – министр финансов области, заместитель Председателя
Правительства области – министр труда и социальной защиты области, заместители Председателя
Правительства области, министерства, комитеты и иные органы исполнительной
власти области, их структурные подразделения и самостоятельные государственные
органы используют бланки без номеров.»;
в разделе VII «Подготовка проектов законов области, постановлений областной
Думы, постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства
области»:
часть первую пункта 7.4
изложить в следующей редакции:
«7.4. Проекты
законов области, постановлений областной Думы, постановлений, распоряжений Губернатора
области и Правительства области вправе вносить вице-губернатор области –
руководитель аппарата Губернатора области, вице-губернатор области –
Председатель Правительства области, первый заместитель Председателя
Правительства области – министр финансов области, заместитель Председателя
Правительства области – министр труда и социальной защиты области, заместители
Председателя Правительства области, министры области, руководители иных органов
исполнительной власти области, а также руководители структурных подразделений
аппарата Губернатора области.»;
в пункте 7.7:
части второй:
абзац шестой изложить в
следующей редакции:
«указание на
опубликование в официальных изданиях (в постановлениях Губернатора области и
Правительства области);»;
дополнить абзацем седьмым
следующего содержания:
«в необходимых случаях
указание на опубликование в официальных изданиях (в распоряжениях Губернатора
области и Правительства области);»;
абзацы седьмой-восьмой считать
соответственно абзацами восьмым-девятым;
пункт 7.18 дополнить частью
следующего содержания:
«Проекты законов области,
правовых актов Губернатора области, Правительства области, договоров и
соглашений, заключаемых от имени Правительства области, оформленные с
нарушением требований настоящей Инструкции, к регистрации не
принимаются.»;
пункт 7.20 изложить в
следующей редакции:
«7.20. Проекты
законов области и постановлений областной Думы, разработанные органами
исполнительной власти области, проекты постановлений (распоряжений) Губернатора
области и Правительства области согласовываются в нижеприведенной
последовательности в обязательном порядке (приложение N 6) с:
а) руководителем органа
исполнительной власти, вносящим проект;
б) руководителями
заинтересованных органов исполнительной власти области, структурных подразделений
аппарата Губернатора области, иных государственных органов и организаций или, в
случае их отсутствия, лицами, их замещающими (располагаются в алфавитном
порядке, пофамильно);
в) начальником управления
по взаимодействию с правоохранительными органами и противодействию коррупции
Правительства области – в пределах компетенции;
г) заместителем
руководителя аппарата Губернатора области – начальником правового управления
Правительства области;
д) управляющим делами
Правительства области;
е) первым заместителем
Председателя Правительства области – министром финансов области, заместителем
Председателя Правительства области – министром труда и социальной защиты
области, заместителями Председателя Правительства области (по закрепленным за
ними вопросам);
ж) вице-губернатором области –
Председателем Правительства области (в отношении проектов законов области,
постановлений областной Думы, постановлений и распоряжений Губернатора
области);
з) вице-губернатором
области – руководителем аппарата Губернатора области.»;
в пункте 7.21:
часть первую изложить в
следующей редакции:
«7.21. Проекты
правовых актов Губернатора области о назначении
на должность и об освобождении от должности вице-губернатора области –
руководителя аппарата Губернатора области, вице-губернатора области –
Председателя Правительства области, первого заместителя Председателя
Правительства области – министра финансов области, заместителя Председателя
Правительства области – министра труда и социальной защиты области,
заместителей Председателя Правительства области, руководителей органов
исполнительной власти области, государственных гражданских служащих области,
помощников депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации и члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации,
о возложении обязанностей, предоставлении отпусков, командировании, назначении
и проведении служебных проверок, наложении и снятии дисциплинарных взысканий в
отношении указанных лиц согласовываются в нижеприведенной последовательности:
а) первым заместителем
руководителя аппарата Губернатора области – начальником управления кадровой
политики и государственной службы Правительства области;
б) заместителем
руководителя аппарата Губернатора области – начальником правового управления
Правительства области;
в) вице-губернатором области –
руководителем аппарата Губернатора области.»;
в части третьей слова
«вице-губернатором области» заменить словами «вице-губернатором
области – руководителем аппарата Губернатора области»;
часть шестую изложить в
следующей редакции:
«Проекты распоряжений
Губернатора области об утверждении решений постоянно действующего
координационного совещания по обеспечению правопорядка в Саратовской области согласовываются
начальником управления по взаимодействию с правоохранительными органами и
противодействию коррупции Правительства области, заместителем руководителя
аппарата Губернатора области – начальником правового управления Правительства
области, первым заместителем Председателя Правительства области – министром
финансов области, вице-губернатором области – Председателем Правительства
области, вице-губернатором области – руководителем аппарата Губернатора
области.»;
в части седьмой:
подпункт «г» изложить
в следующей редакции:
«г) вице-губернатором
области – руководителем аппарата Губернатора области, вице-губернатором области
– Председателем Правительства области (в соглашениях за подписью Губернатора
области), первым заместителем Председателя Правительства области – министром
финансов области, заместителем Председателя Правительства области – министром
труда и социальной защиты области или заместителем Председателя Правительства
области, курирующим соответствующее направление деятельности.»;
в части восьмой:
подпункт «д»
изложить в следующей редакции:
«д) заместителем
Председателя Правительства области – министром труда и социальной защиты
области или заместителем Председателя Правительства области, курирующим
соответствующее направление деятельности;»;
в части девятой:
подпункт «д»
изложить в следующей редакции:
«д) заместителем
Председателя Правительства области – министром труда и социальной защиты
области или заместителем Председателя Правительства области, курирующим
соответствующее направление деятельности;»;
в пункте 7.22:
абзац второй признать
утратившим силу;
абзацы третий-четвертый
изложить в следующей редакции:
«руководителем
представительства Губернатора области и Правительства области в органах власти
– проекты законов Саратовской области
и постановлений Саратовской областной Думы;
первым заместителем
руководителя аппарата Губернатора области – начальником управления кадровой
политики и государственной службы Правительства области – по вопросам кадровой
политики и государственной службы, в том числе по вопросам награждения;»;
абзац восьмой признать
утратившим силу;
в абзаце одиннадцатом перед
словом «заместителем» дополнить словом «первым»;
в части шестой пункта 7.28
слова «министром области» заменить словами «вице-губернатором
области»;
в пункте 7.32 слова
«вице-губернатор области» в различных падежах заменить словами
«вице-губернатор области – руководитель аппарата Губернатора области»
в соответствующих падежах;
в пункте 7.33:
дополнить частью второй
следующего содержания:
«В соответствии с Техническими
требованиями к размещению (опубликованию) законов и иных правовых актов
субъектов Российской Федерации на «Официальном интернет-портале правовой
информации» (www.pravo.gov.ru) в
отдел компьютерного оформления документов проекты правовых актов Губернатора
области и Правительства области в электронном виде представляются в форматах .doc, .docx, .rtf.»;
части вторую-четвертую считать
соответственно частями третьей-пятой;
в разделе VII.I «Подготовка проектов писем Губернатора области и
Правительства области»:
в пункте 7.1.3:
части первую-вторую изложить в
следующей редакции:
«7.1.3. Подготовленный проект письма Губернатора области визируется:
а) руководителем органа
исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата
Губернатора области, подготовившего проект;
б) вице-губернатором
области – руководителем аппарата Губернатора области, первым заместителем
Председателя Правительства области – министром финансов области, заместителем
Председателя Правительства области – министром труда и социальной защиты
области или заместителем Председателя Правительства области, курирующим
соответствующее направление деятельности;
в) вице-губернатором
области – Председателем Правительства области.
Подготовленный проект письма
Правительства области визируется:
а) руководителем органа
исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата
Губернатора области, подготовившего проект;
б) вице-губернатором
области – руководителем аппарата Губернатора области, первым заместителем
Председателя Правительства области – министром финансов области, заместителем
Председателя Правительства области – министром труда и социальной защиты
области или заместителем Председателя Правительства области, курирующим
соответствующее направление деятельности.»;
в части третьей слова
«вице-губернатором области» заменить словами «вице-губернатором
области – руководителем аппарата Губернатора области»;
часть четвертую изложить в
следующей редакции:
«Проекты ответов на
запросы областной Думы и запросы депутатов областной Думы (депутатские запросы)
согласовываются в нижеприведенной последовательности в обязательном порядке с:
а) руководителем органа
исполнительной власти, вносящим проект;
б) первым заместителем
Председателя Правительства области – министром финансов области, заместителем
Председателя Правительства области – министром труда и социальной защиты
области, заместителями Председателя Правительства области (по закрепленным за
ними вопросам);
в) вице-губернатором области –
Председателем Правительства области;
г) вице-губернатором области –
руководителем аппарата Губернатора области.»;
абзац третий пункта 7.1.4 изложить в следующей редакции:
«справка о рассмотрении
запроса депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
или депутата Саратовской областной Думы, подписанная вице-губернатором области
– руководителем аппарата Губернатора области, первым заместителем Председателя
Правительства области – министром финансов области, заместителем Председателя
Правительства области – министром труда и социальной защиты области или
заместителем Председателя Правительства области, курирующим соответствующее
направление деятельности, – если проект письма является ответом на депутатский
запрос по обращениям граждан.»;
пункт 7.1.7 дополнить частью
следующего содержания:
«Проекты писем
Губернатора области и Правительства области, оформленные с нарушением
требований настоящей Инструкции, для переноса на номерной бланк не
принимаются.»;
в разделе VIII «Машинописные и копировально-множительные работы. Звукозапись
мероприятий»:
часть первую пункта 8.8
изложить в следующей редакции:
«8.8.
Копировально-множительные работы (тиражирование документов) для аппарата
Губернатора области, управления делами Правительства области, министерства по
делам территориальных образований области, управления специальных программ
Правительства области, министерства внутренней политики и общественных
отношений области, комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при
Правительстве области, секретариатов Губернатора области, вице-губернатора
области – руководителя аппарата Губернатора области, вице-губернатора области –
Председателя Правительства области, первого заместителя Председателя
Правительства области – министра финансов области, заместителя Председателя
Правительства области – министра труда и социальной защиты области,
заместителей Председателя Правительства области осуществляет управление
делопроизводства и контроля.»;
в разделе Х «Основные
положения работы с обращениями граждан»:
в пункте 10.3 слова
«министром области» заменить словами «вице-губернатором
области»;
пункт 10.4 изложить в
следующей редакции:
«10.4. Обращения,
зарегистрированные в управлении, ежедневно передаются: под роспись в
секретариаты Губернатора области, вице-губернатора области – руководителя
аппарата Губернатора области, вице-губернатора области – Председателя
Правительства области, первого заместителя Председателя Правительства области –
министра финансов области, заместителя Председателя Правительства области –
министра труда и социальной защиты области, заместителей Председателя
Правительства области; через реестр рассылки в управление делопроизводства и
контроля для последующего направления в органы государственной власти области,
органы местного самоуправления области, должностным лицам; под роспись курьерам
и сотрудникам органов исполнительной власти области, органов местного
самоуправления области, должностным лицам.»;
часть третью пункта 10.5
изложить в следующей редакции:
«Ответы на запросы
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и
депутатов Саратовской областной Думы, касающиеся обращений граждан,
подписываются Губернатором области. К письму прилагается справка о рассмотрении
запроса, подписанная вице-губернатором области – руководителем аппарата
Губернатора области, вице-губернатором области – Председателем Правительства
области, первым заместителем Председателя Правительства области – министром
финансов области, заместителем Председателя Правительства области – министром
труда и социальной защиты области или заместителем Председателя Правительства
области, курирующим соответствующее направление деятельности.»;
в разделе XI «Документальный фонд органа исполнительной власти
области»:
пункт 11.7 изложить в
следующей редакции:
«11.7. Сводная
номенклатура дел Губернатора области, Правительства области ежегодно
составляется, уточняется управлением делопроизводства и контроля, подписывается
начальником управления делопроизводства и контроля, согласовывается с ЭК
аппарата Губернатора области, государственных органов области и органов
исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, с ЭПК
уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела (не
позднее 25 декабря) и утверждается вице-губернатором области – руководителем
аппарата Губернатора области.»;
в разделе XV «Обеспечение сохранности печатей и бланков»:
в пункте 15.2:
в абзаце третьем после слов
«первого заместителя Председателя Правительства области – министра
финансов области,» дополнить словами «заместителя Председателя
Правительства области – министра труда и социальной защиты области,»;
в абзаце шестом слова
«министра области – руководителя аппарата Губернатора области»
заменить словами «вице-губернатора области – руководителя аппарата Губернатора
области»;
абзац десятый изложить в
следующей редакции:
«круглые печати
«Аппарат Губернатора Саратовской области. Для заверения копий
документов» – ставятся при заверении копий документов (в том числе
электронных документов), подписанных вице-губернатором области – руководителем
аппарата Губернатора области, вице-губернатором области – Председателем
Правительства области, первым заместителем Председателя Правительства области –
министром финансов области, заместителем Председателя Правительства области –
министром труда и социальной защиты области, заместителями Председателя
Правительства области, руководителями секретариатов Губернатора области,
вице-губернатора области – руководителя аппарата Губернатора области,
вице-губернатора области – Председателя Правительства области, первого
заместителя Председателя Правительства области – министра финансов области,
заместителя Председателя Правительства области – министра труда и социальной
защиты области, заместителей Председателя Правительства области, структурных
подразделений аппарата Губернатора области;»;
в абзаце третьем части первой
пункта 15.7 слова «на заместителя» заменить словами «на первого
заместителя»;
приложение N 6 к
Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской
области изложить в редакции согласно приложению.
2. Министерству
информации и печати области опубликовать настоящее постановление в течение
десяти дней со дня его подписания.
3. Настоящее постановление
вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор
Саратовской области
В.В.
Радаев
Приложение к постановлению
Губернатора Саратовской области
от 24 августа 2020 года N 273
«Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
Образец листа согласования
к проектам постановлений и распоряжений Губернатора области
и Правительства области, проектам законов области и постановлений областной
Думы, проектам соглашений и договоров, заключаемых от имени Правительства
области
Проект
внесен ____________________________________________________________________________
.
(наименование органа исполнительной власти
области)
СОГЛАСОВАНО:
|
Дата |
||||
|
получения |
согласования |
|||
|
______ |
______ |
Вице-губернатор |
подпись |
инициалы, фамилия |
|
______ |
______ |
Вице-губернатор |
||
|
______ |
______ |
Первый |
||
|
______ |
______ |
Заместитель министр труда и заместители (по (в алфавитном |
||
|
______ |
______ |
Управляющий |
||
|
______ |
______ |
Первый области – и (по |
||
|
______ |
______ |
Руководитель |
||
|
______ |
______ |
Заместитель |
||
|
______ |
______ |
Начальник (в отношении |
||
|
______ |
______ |
Министр |
||
|
______ |
______ |
Первый заместитель министра финансов области (по финансовым вопросам) |
||
|
______ |
______ |
Руководители заинтересованных органов исполнительной власти |
||
|
______ |
______ |
Руководители заинтересованных организаций области (в алфавитном порядке сверху вниз) |
||
|
______ |
______ |
Руководитель органа исполнительной власти области, вносящего проект |
Иванов Иван Иванович
00-00-00″.
- МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
- МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
- ОБЛАСТИ
от 15.05.2024 г. № 40
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования Марксовского муниципального района Саратовской области
В целях совершенствования работы с документами в администрации муниципального района, в соответствии с Постановлением Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года № 88 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области», руководствуясь Уставом Приволжского муниципального образования:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования Марксовского муниципального района согласно приложению.
2. Должностным лицам администрации Приволжского муниципального образования Марксовского муниципального района обеспечить строгое выполнение Инструкции, утвержденной настоящим распоряжением.
3. Признать утратившим силу постановление от 29.12.2017г. № 96 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования».
Глава Приволжского МО Т.Ж. Джусубалиев
Приложение
к постановлению администрации Приволжского муниципального образования
от 15.05.2024 г. № 40
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования Марксовского муниципального района
Основные термины, употребляемые в делопроизводстве
Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации Марксовского муниципального района (далее администрация);
отдел делопроизводства – структурное подразделение администрации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях администрации;
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
официальный документ- документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота – количество документов, поступивших в администрацию и созданных ей за определенный период;
документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности администрации;
вид документа – классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
автор документа – организация, должностное лицо или гражданин, создавшее документ;
оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;
реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
согласование документа, визирование – оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами;
лист согласования (визирования) документа – часть официального документа с отметками (визами) о согласовании;
гриф согласования – реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием;
виза – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
подписание (документа) – заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме;
подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
регистрационно-учетная форма – документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;
утверждение документа – способ придания документу правового статуса;
гриф утверждения – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа;
гриф ограничения доступа к документу – реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему;
дата документа – реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события;
место составления (издания) документа – реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации документа;
резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;
текст документа – основная содержательная часть документа;
адресат – реквизит, содержащий информацию о получателе документа;
отметка о наличии приложения – реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах);
отметка о поступлении документа – реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним;
отметка о заверении копии – реквизит, используемый для придания копии правового статуса;
печать – устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ;
контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;
индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;
копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
выписка из документа – копия части документа, заверенная в установленном порядке;
официальное опубликование документа – первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном печатном издании;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации, помещенное в отдельную обложку;
номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение;
заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела;
внутренняя опись – документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;
лист-заверитель дела – документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;
индекс дела – цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;
информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение, доступ к ним, а также регистрацию документов;
включение документа в систему электронного документооборота – осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота;
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме;
электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным способом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронное дело – электронный документ или совокупность электронных документов (данных, описывающих контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающих управление документами в информационной системе), сформированные в соответствии с номенклатурой дел;
архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;
архив – структурное подразделение администрации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;
архивохранилище – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;
архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой;
документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
критерии экспертизы ценности документов – признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов;
срок хранения документов – период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;
постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их уничтожения;
временное хранение документов – хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
оперативное хранение документов – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив (или архивохранилище) администрации или уничтожения;
перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения;
документ временного срока хранения – документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;
хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;
обеспечение сохранности документов – комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов;
единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
архивный шифр – обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета;
опись дел, документов – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета;
выделение документов к уничтожению – выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения;
уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке;
информационно-телекоммуникационная сеть – технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
официальный сайт органа местного самоуправления (далее — официальный сайт) – сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, содержащий информацию о деятельности органа местного самоуправления, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат органу местного самоуправления;
сетевой адрес – идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему.
Иные понятия и термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, соответствуют понятиям и терминам, определенным в законодательстве Российской Федерации.
- Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации (далее – Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в администрации и ее структурных подразделениях. Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания «В дело». В развитие отдельных положений Инструкции отдел по обеспечению документооборота (далее — канцелярия) администрации может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контроль исполнения документов осуществляется на основании данной Инструкции.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными и национальными стандартами.
1.3. Методическое руководство работой по организации и ведению делопроизводства в администрации, ее структурных подразделениях, а также контроль соблюдения требований Инструкции осуществляет канцелярия администрации.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работ с документами и обращениями граждан в структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей.
Работники администрации, ее структурных подразделений ведут делопроизводство в соответствии с Инструкцией.
1.4. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников администрации и ее структурных подразделений. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены в своих структурных подразделениях с Инструкцией и со структурой администрации.
Требование Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство на бумажных носителях, так и на электронное.
Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению должностными лицами. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
Об утрате служебных документов немедленно сообщается руководителю структурного подразделения и начальнику канцелярии администрации, которые организуют проведение служебного расследования. Результаты расследования представляются заместителю главы администрации, руководителю аппарата администрации.
В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении сотрудников от работы или при уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу.
1.5. Передача документов из канцелярии осуществляется по реестру (рассылке), составленному исполнителем документа. Передача документов, их копий в организации, не указанных в реестре, допускается с разрешения исполнителя или заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации.
1.6. Проекты писем, постановлений, распоряжений, наградных листов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.
1.7. Правила ведения делопроизводства, приведенные в Инструкции, распространяются только на служебные документы несекретного характера.
- Прием поступающей корреспонденции
2.1. К регистрации в канцелярии администрации принимаются документы, адресованные главе муниципального района. Документы, адресованные другим должностным лицам, регистрируются в соответствующих приемных и структурных подразделениях администрации.
2.2. Корреспонденция принимается и учитывается в канцелярии администрации. При приеме корреспонденции лично в руки, в разносной книге отправителя или на втором экземпляре документа ставится дата и подпись сотрудника, принявшего документ. Если текст предполагает незамедлительное исполнение, специалист передает главе муниципального образования оригинал, а копию передает для информирования в приемную заместителя главы администрации, курирующего соответствующее направление.
2.3. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и доставка, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, при обнаружении отсутствия документов или других нарушений составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой – приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. Если нарушение возможно устранить в течение 1-3 дней путем оперативной доставки недостающих (испорченных) документов, заполнения реквизитов исполнителем или другим способом оперативного реагирования, документ регистрируется после устранения нарушений.
- Регистрация входящих документов
3.1. Регистрация служебных документов – это фиксация факта поступления документа от корреспондента адресату.
3.2. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, анонимная корреспонденция. Они передаются по принадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденция регистрируется в установленном порядке.
3.3. В администрации обращения граждан регистрируются и обрабатываются в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Саратовской области от 29 июля 2010 года № 142-ЗСО «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в государственные органы Саратовской области и органы местного самоуправления».
Пакеты с надписью «Лично» не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, и передается без вскрытия главе муниципального образования. На не вскрываемых письмах штамп проставляется на конвертах.
Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:
— регистрируемая с поставкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);
— регистрируемая без постановки на контроль.
К регистрируемым документам с постановкой на контроль относятся письма Губернатора Саратовской области, Правительства Саратовской области, депутатов областной Думы, а также письма, содержащие указание или просьбу и предполагающие получение ответа.
В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятия решения о постановке на контроль, исходя из содержания резолюции.
3.4. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, если по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются.
3.5. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны (на месте углового штампа).
3.6. На документах, поступивших до 17 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 17 часов – регистрационный номер с датой следующего дня, на поступивших после 17 часов в пятницу или в выходные и праздничные дни – дата первого следующего за ними рабочего дня. Входящая корреспонденция регистрируется в системе электронного документооборота «Практика» (далее СЭД «Практика»).
3.7. Входящая корреспонденция регистрируется путем проставления штампа либо отметки о поступлении в нижнем правом углу первой страницы с указанием даты поступления и регистрируемого номера (при необходимости – часы и минуты). Номер регистрации состоит из номера приемной адресата и порядкового входящего номера.
3.8. Договоры и соглашения, заключенные администрацией и подписанные главой муниципального района, регистрируются в соответствующих структурных подразделениях администрации, их тексты хранятся там же и передаются в установленном порядке в архив администрации.
Передача документов специалистами приемных на рассмотрение руководителям производится в день их получения. Документы с грифом «Срочно», особо важные документы и телеграммы передаются незамедлительно после их получения.
Контроль за исполнением и списание документа «В дело» осуществляется специалистом приемной, в который первоначально направлен документ.
3.9. Доставка корреспонденции в здании администрации осуществляется сотрудниками администрации, ответственными за ведение делопроизводства, которые вручают документы под роспись в реестре входящих документов.
- Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов
4.1. Корреспонденция, поступившая в администрацию, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.
4.2. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп «подлежит возврату».
4.3. Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также подлежащие возврату.
4.4. Документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюциях.
В случае если, не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня его поступления. В случае, если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является первый следующий за ним, рабочий день.
Документ с пометкой либо наличием в тексте слов:
«немедленно», «незамедлительно», «срочно», «весьма срочно» – исполняется в течение 3 рабочих дней;
«в кратчайший срок», «в возможно короткий срок», «оперативно» – в течение 10 рабочих дней.
Контроль за своевременным исполнением документов осуществляется секретариатом заместителя главы администрации, куда первоначально направлен документ из канцелярии администрации.
Если документ с резолюцией главы муниципального образования адресован нескольким должностным лицам, контроль осуществляется секретариатом должностного лица, фамилия которого стоит первой.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Продление срока исполнения разрешается соответствующим руководителем по письменному ходатайству исполнителя. При получении руководителем информации от исполнителя о выполнении резолюции, руководитель вправе дать указание о закрытии делопроизводством документа или же о его направлении на повторное рассмотрение.
Закрытие документа и его списание «В дело» производится на основании письменной информации исполнителя, рассмотренной и одобренной автором резолюции. Автор резолюции на документе ставит отметку «В дело».
4.5. Отметка об исполнении и списании документа «В дело» помещается на нижнем поле первого листа этого документа. Отметка «В дело» свидетельствует о том, что работа над документом завершена.
- Регистрация и отправка документов
5.1. Исходящая корреспонденция подлежит регистрации. Исходящие номера этих документов состоят из номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера.
5.2. Исходящие документы, подписанные главой муниципального образования, подлежат регистрации в канцелярии на электронных карточках в СЭД «Практика». Документы, подписанные заместителем главы администрации, заместителем главы администрации, руководителем аппарата администрации регистрируются в соответствующих приемных в карточках регистрации документов в СЭД «Практика».
Исходящие номера этих документов состоят из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера.
5.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, ссылки на номер и дату запроса. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп «подлежит возврату». Ксерокопия (второй экземпляр) зарегистрированного документа с указанием исполнителя остается в канцелярии администрации. Первичные материалы к письму (проекты письма, соответствующие визы, тексты изменений и дополнений и т.д.) хранятся в установленном порядке у исполнителя.
Копии вторых экземпляров писем, хранящихся в канцелярии администрации в случае необходимости могут быть выданы по требованию главы муниципального района, заместителя главы администрации. Заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации или исполнителем соответствующего письма. Другим лицам передавать копии писем не разрешается.
Исходящие документы за подписью главы муниципального образования, заместителя главы администрации, администрации отправляются АО «Почта России» исполнителем. В конце текущего месяца исполнитель документа сдает реестр отравленной корреспонденции АО «Почта России» в канцелярию.
Адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года № 234, в следующем порядке:
для юридического лица – полное или краткое наименование,
для гражданина – фамилия, имя, отчество;
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В случае отправки одновременно трех и более писем отправителем составляется реестр с перечнем организаций и лиц, указанных на конвертах.
5.4. Исходящая корреспонденция рассылается в течение двух рабочих дней, срочная корреспонденция отправляются в течение рабочего дня.
5.5. Для эффективного использования всего массива документов (входящих и исходящих) создаются поисковые системы.
В целях учета документов в системе электронного документооборота в администрации используются обязательные сведения о документах:
адресант (автор);
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
дата поступления документа;
регистрационный номер входящего документа;
сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
индекс дела по номенклатуре дел;
сведения о переадресации документа;
количество листов основного документа;
отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);
отметка о контроле;
гриф ограничения доступа;
сведения об электронной подписи;
проверка электронной подписи;
подразделение – ответственный исполнитель документа;
файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).
Электронный поиск осуществляется по реквизитам: заголовку, виду документа, дате принятия, номеру, по ключевому слову, фразе или по любой комбинации реквизитов.
- Общие требования к составлению и оформлению документов
6.1. Нормативные, распорядительные, информационные и иные документы (постановления, поручения, распоряжения, протоколы, акты, письма и др.) (далее документы), которые готовятся в администрации, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов Инструкцией.
6.2. При подготовке и оформлении служебных документов в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» могут использоваться следующие реквизиты:
02 – герб Муниципального образования;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код администрации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации, подготовившей документ;
09 – справочные данные об организации, подготовившей документ;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
6.3. Требования к оформлению реквизитов документов:
6.3.1. Для изготовления документов администрации используют бланки.
6.3.2. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным Конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» и на бланках администрации района и должностных лиц не допускается.
6.3.3. Код администрации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
6.3.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, а также идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
6.3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
6.3.7. Наименование организации, структурного подразделения, подготовившего документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе Приволжского муниципального образования Марксовского муниципального района или в Положении о соответствующем структурном подразделении.
Над наименованием структурного подразделения (управления, комитета) указывают наименование органа местного самоуправления.
6.3.8. Справочные данные об организации – авторе документа включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес (WWW-сервер) в сети Интернет и др.). Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
6.3.9. Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах: постановлениях, распоряжениях, протоколах, справках, заключениях и т.д. и печатается прописными буквами.
6.3.10. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дат события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2005 года следует оформлять 15 мая 2005 года (в конце точка не ставится).
Допускается словесно – цифровой способ оформления даты, например: 15 мая 2005 года (приложение № 3 Инструкции).
6.3.11. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов, индексом тематического классификатора вопросов, содержащихся в документе (если в соответствующем подразделении такой классификатор утвержден), и др.
6.3.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
6.3.13. Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование автора документа» и «Справочные данные об авторе документа». В таком случае указывают, как правило, город Маркс.
В случае если, документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ города Маркса, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.
6.3.14. Гриф ограничения доступа к документу («Конфиденциально» и др.) свидетельствует об особом характере информации, ограничивает круг пользователей. Определяется исполнителем, проставляется без кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняется данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации
6.3.15. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть органы государственной власти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане. Адресат, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, физическому лицу – после фамилии.
Реквизит «Адресат» располагается на уровне реквизита 08 «Наименование организации, подготовившей документ». Исключение составляет объемный реквизит «Адресат», который может быть расположен на одну строку выше.
Допускается центрирование каждой строки реквизита «Адресат» по отношению к его самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.
Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст России Управление систематизации законодательства
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ЗАО «Торговый мир» Главному бухгалтеру Л.П.Николаевой
или
Генеральному директору ОАО «Энергия» А.А.Галкину
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям органов исполнительной власти Саратовской области
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес, например:
Правительство
Саратовской области,
410042, г. Саратов,
ул. Московская, д. 72
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:
Борисовой В.А. 410000, г. Саратов,
ул. Московская, д. 45, кв. 4
6.3.16. Гриф утверждения – реквизит, придающий нормативный или правовой характер содержанию документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
|
УТВЕРЖДАЮ: Директор ОАО «Полюс К» ____________ В.С.Попов (личная подпись) 7 августа 2005 года |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО: приказом министра финансов Саратовской области от 15 мая 2005 года № 12
Допускается в реквизите «Гриф утверждения» центрирование элементов относительно его самой длинной строки.
6.3.17. Резолюция является организующим началом рассматриваемого документа. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом на документе в верхней его части на свободном поле между реквизитами «Адресат» и «Текст» и содержит принятое им решение. При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе (специальном бланке формата А6), скрепляемом с документом.
Резолюция обязательно включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:
Н.Н.Жукову Прошу подготовить проект распоряжения по данному вопросу к 5 мая 2005года Личная подпись 20 апреля 2005 года
Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левом верхнем углу бланка резолюции указываются реквизиты (регистрационный номер и дата либо заголовок) документа, к которому относится данная резолюция.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Если документ направляется на исполнение в подведомственное подразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этого подразделения (управления, комитета, отдела, сектора).
На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
6.3.18. Заголовок составляется исполнителем документа.
Все документы, оформленные на бланках формата А4, должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях заголовок к тексту не составляется.
Заголовок к тексту должен кратко, в нескольких словах раскрывать содержание документа и предназначен для эффективного поиска, проведения регистрации документа без предварительного прочтения всего текста.
Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом «о» или «об» и отглагольным существительным, например: «О направлении договора», «Об изменении штатного расписания».
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) «О создании комиссии», распоряжение (о чем?) «О назначении Петрова Н.И.».
Заголовок начинается с заглавной буквы, печатается строчными буквами от границы левого поля. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста по 28 печатных знаков. Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границы правого поля.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 2-3 интервалам, при выполнении рукописным способом – 15 мм.
В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний, соответствующие правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.
6.3.19. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которая обозначается буквой «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».
6.3.20. Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связного текста.
Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа.
Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения, недопустимость двоякого толкования. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с Федеральным законом «О государственном языке Российской Федерации», действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
При подготовке документов в электронном виде применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером 14 через 1 интервал. Абзацный отступ в тексте документа начинается с красной строки и располагается на расстоянии 1,25 см от левого поля. Текст печатается с выравниванием по ширине.
При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего (нижнего) поля или в правом верхнем (нижнем) углу документа без знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется как самостоятельный документ.
Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках.
В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Саратовской области и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления области, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях).
Инициалы располагаются перед фамилией в реквизитах «Адрес» (юридическому лицу), «Подпись». В протоколах при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.
Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть. Например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой.
В положениях, программах, Инструкциях и других подобных документах подразделы нумеруют в пределах раздела парой чисел, разделенных точкой, первая из которых — номер соответствующего раздела, вторая – номер подраздела. Перечисление внутри пунктов, подпунктов (например, действия однородного характера) не нумеруются.
В распорядительных документах, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу» и т.п.).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил» и т.п.).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («решили», «постановили» и т.п.).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили» и т.п.).
В документах, устанавливающих права и обязанности органов местного самоуправления, их структурных подразделений (положения, Инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («комитет осуществляет функции», «в состав отдела входят», «комиссия установила», «администрация полагает»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного лица («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («прошу подготовить», «прошу предоставить»);
от третьего лица единственного числа («комитет не возражает», «Комитет направляет).
Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.
Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).
Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.
6.3.21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, печатается от левого поля через 2 интервала после основного текста и включает в себя указание количества листов и количества экземпляров, например:
Приложение: на 4 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Положение о комитете образования администрации на 12 л. в 1 экз.
2. Структура и штатная численность комитета образования администрации на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: рекомендации по пожарной безопасности в отделе по делам гражданской обороны и приложения к ней, на 3 л. в 1 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
В приложении к постановлениям, распоряжениям администрации на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименования вида документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение к распоряжению
администрации
от 14 июля 2005 года № 458-р
Допускается слово ПРИЛОЖЕНИЕ печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита. Приложения подписываются или визируются в порядке, определенном в пункте 6.3.24.
6.3.22. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Наименование должности печатается от левого поля. Допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки.
Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.
Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.
Подписывается только экземпляр документа, отсылаемый адресату, а экземпляр документа, который остается в деле отправителя, визируется исполнителем.
При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, подписываются все экземпляры документа.
При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в реквизите «Подпись» не указывается, а если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
|
Председатель комитета |
Личная подпись |
В.А.Казаков |
|
Заместитель председателя комитета |
Личная подпись |
Е.И.Кравцова |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
|
Председатель комитета образования администрации |
Личная подпись |
А.В.Сидоров |
|
Председатель комитета культуры, спорта и молодежной политики администрации |
Личная подпись |
В.М.Петров |
В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
|
Председатель комиссии Б.Д. Никольский |
Личная подпись |
|
Заместитель председателя комиссии Т.Н. Кожевникова |
Личная подпись |
|
Секретарь комиссии И.Е. Миронова |
Личная подпись |
|
Члены комиссии: |
|
|
А.И. Алексеев |
Личная подпись |
|
Б.Б. Бочкарев |
Личная подпись |
|
В.В. Комарова |
Личная подпись |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог «За» или косую черту.
В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.
6.3.23. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию.
Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проекта документа) проводится до подписания (утверждения) проекта.
Цель согласования – подготовить качественный документ, соответствующий действующему законодательству, имеющий организационное, финансовое и материально-техническое обеспечение.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Согласование проекта документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, визы, которая включает наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО:
Заместитель главы администрации
Личная подпись
И.И.Иванов
26.08.2003 года
Для согласования проектов документов может оформляться лист согласования. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
6.3.24. Виза включает должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны проекта (копии) оправляемого документа.
6.3.25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Документы заверяются печатью организации.
6.3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно:» должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
|
Верно: |
Начальник отдела по обеспечению документооборота |
|
И.И. Иванов |
|
|
26.07.2012 года |
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Администрация и ее структурные подразделения, как правило, могут выдавать копии только издаваемых ими документов.
6.3.27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер телефона, по которому с ним можно связаться.
Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
6.3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер исходящего документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело №…» (указывается номер дела, в котором будет храниться документ).
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
6.3.29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие необходимые поисковые данные.
6.4. Бланки документов.
6.4.1. Документы оформляются на бланках установленного образца формата А4.
6.4.1. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Устанавливаются следующие виды бланков:
– бланк распоряжения главы Приволжского муниципального образования;
– бланк постановления администрации;
– бланк распоряжения администрации;
– бланк письма администрации;
6.4.2. При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью компьютера непосредственно при изготовлении конкретного документа.
6.4.3. Макеты бланков документов проектируют в соответствии с формами (образцами) бланков, утвержденными Главой муниципального образования.
При разработке макетов бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных и национальных стандартов.
При подготовке документов в системе электронного документооборота в администрации области могут использоваться электронные шаблоны бланков документов.
6.4.4. При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие – на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.
6.4.5. Для бланков применяются следующие поля (мм):
левое – 30;
правое – 15;
верхнее – 7;
нижнее – 20.
Второй и последующие листы документа должны иметь следующие поля (мм):
левое – 30;
правое – 15;
верхнее – 20;
нижнее – 20.
6.4.6. На бланках постановлений и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках резолюций допускается два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный.
6.4.7. Бланки хранятся в прочных металлических шкафах и подлежат строгому учету.
6.5. На бланках проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в учетно-регистрационных журналах.
Учетно-регистрационный журнал включается в номенклатуру дел.
6.6. Документы по исполнению поручений, данных главой муниципального района на постоянно-действующих, выездных и других совещаниях с участием главы муниципального образования оформляется следующим образом:
– заголовок к тексту должен содержать номер поручения, вид совещания, дату его проведения, номер протокола, например: «О ходе исполнения п.1.2. протокола постоянно-действующего совещания у главы администрации от 15 апреля 2006 года № 25»;
– в первой части документа необходимо указать содержание поручения, например: Во исполнение поручения «Подготовить предложения о …» сообщаю»;
– заключительная часть текста документа должна содержать ходатайство о снятии поручения с контроля или о продлении срока исполнения поручения, например: «Прошу продлить срок исполнения поручения до 1 июня 2006 года».
- Подготовка проектов постановлений и распоряжений
администрации
7.1 Муниципальные правовые акты администрации издаются на основе и во исполнение федерального законодательства, законодательства Саратовской области, а также иных нормативных правовых актов в соответствии с действующим законодательством.
7.2. Под нормативным муниципальным правовым актом понимается письменный официальный документ, принятый в определенной форме органом местного самоуправления в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Он содержит правовые нормы, общие установления, рассчитанные, как правило, на длительное применение и распространяющиеся на широкий круг лиц. Нормативными муниципальными правовыми актами являются постановления администрации.
7.3. Под ненормативным муниципальным правовым актом понимается правовой акт, адресованный конкретному субъекту, применяющийся однократно и не сохраняющий свое действие после того, как прекратились конкретные отношения, предусмотренные данным актом. Ненормативными муниципальными правовыми актами могут быть постановления и распоряжения администрации.
Проекты постановлений (распоряжений) вправе вносить заместители главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата администрации, управляющий делами администрации, руководители структурных подразделений администрации. Проекты решений Собрания Марксовского муниципального района оформляются в соответствии с регламентом Собрания муниципального района, утвержденным решением Собрания муниципального района от 13 мая 2006 года № 4129.
Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект.
7.4. Если правовые акты принимаются на основе (во исполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти, законов Саратовской области, правовых актов Губернатора области и Правительства области, то вводная часть правового акта должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты, номера и наименования.
При согласовании проекта такого правового акта к нему необходимо прилагать копию правового акта, на который делается ссылка. Если объем правового акта превышает 5 страниц, то к проекту правового акта прилагается копия части (главы, статьи) правового акта, имеющего отношение к проекту, с указанием вида акта, даты, номера и заголовка.
В случае упоминания в проекте правового акта какой-либо организации (юридического лица), при его согласовании в отдел по правовому обеспечению администрации вместе с проектом акта представляются учредительные документы этой организации, а в случае необходимости, нотариально заверенная копия учредительных документов этой организации.
7.5. Проекты правовых актов, направляемые на соответствующее согласование, изготавливают на чистом листе бумаги с использованием реквизитов 08, 10, с обязательным указанием в правом верхнем углу слова «Проект».
7.6. Текст правового акта содержит, как правило, вводную (преамбулу) и распорядительную части. Если содержание правового акта не нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует.
Тексты муниципальных правовых актов (постановлений, распоряжений) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:
– конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки). При указании срока используется словесно-цифровой способ оформления даты;
– точное наименование организаций – исполнителей задания;
– порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием;
– поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;
– в необходимых случаях указание на опубликование в официальных изданиях органов местного самоуправления;
– указание о сроке вступления в силу правового акта, если такое указание необходимо;
– указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта.
Текст распоряжения администрации о создании рабочих групп и комиссий должен содержать преамбулу, включающую цель создания рабочей группы (комиссии), конкретное (однозначно трактуемое) задание с конкретным сроком исполнения, состав рабочей группы (комиссии), пункт о возложении контроля за исполнением данного документа на конкретное должностное лицо.
7.7. Предписания, адресуемые подведомственным подразделениям (комитетам, управлениям, отделам), формулируются в категоричной форме. Текст распоряжений, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа и начинается словами: «В целях…», «В связи с…», «В соответствии…», «Приказываю…». В отношении организаций, не находящихся в подчинении органов исполнительной власти области, но расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы такие как «предложить», «рекомендовать». В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (распоряжение, приказ) издается по тем вопросам компетенции администрации, по которым они вправе давать общеобязательные указания.
Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т.д.). Использовать формулировки: «решить вопрос», «обратить внимание» и т.д. в правовых актах не рекомендуется.
7.8. Содержание издаваемых правовых актов администрации не должно противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.
7.9. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается со слов: «Признать утратившим (утратившими) силу…».
7.10. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.
Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть оформлен как приложение к основному правовому акту. В этом случае пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: «Признать утратившими силу постановления (распоряжения) администрации согласно приложению».
7.11. Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:
«Пункт 3 распоряжения администрации от………. № …… «О …» изложить в следующей редакции:
«3. …(текст новой редакции пункта).».
7.12. Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:
«Пункт 4 распоряжения администрации от……… № ….. «О …» после слов «…» дополнить словами «….».
7.13. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.
7.14. В случае, когда к правовому акту администрации приобщается другой документ, он указывается в тексте этого правового акта как приложение.
Приложениями могут быть положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, схемы, графические объекты, образцы документов и т.д.
7.15. Если правовым актом утверждается какой-то документ (положение, устав, правила, Инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: «Утвердить Положение о …».
7.16. Перед направлением проекта на согласование в листе согласования делается запись с указанием структурного подразделения, который вносит проект на рассмотрение. Например: «Проект внесен отделом …..»
7.17. Проекты постановлений и распоряжений администрации должны пройти согласование. Согласование оформляется визой, которая включает должность, личную подпись визирующего с расшифровкой. Визы проставляются на оборотной стороне первого листа проекта (приложение 4).
7.18. Проекты документов визируются:
– заместителем главы администрации (по закрепленным за ним вопросам);
– исполнителем, вносящим проект.
7.19. Приложения к документу визируются заместителем главы администрации, курирующим структурное подразделение, вносящее проект, заместителем главы администрации.
К проекту документа прилагается реестр рассылки, составленный и подписанный исполнителем проекта.
7.20. Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностное лицо, вносящее проект, должно принять меры к устранению таких противоречий до представления проекта на юридическую экспертизу. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечание и прилагает его к этому проекту.
Проекты соглашений и договоров согласовываются:
– заместителем главы администрации;
– исполнителем, вносящим проект.
7.21. При согласовании проектов муниципальных программ (изменений в муниципальные программы) прилагается пояснительная записка с обоснованием необходимости принятия муниципальной программы (внесения изменений в муниципальную программу) и финансово-экономическое обоснование, включающее расчеты объемов финансового обеспечения программы за счет средств местного бюджета на весь период ее реализации (расчеты изменения объемов финансового обеспечения муниципальной программы за счет средств местного бюджета в соответствующем периоде и их влияние на изменение целевых показателей муниципальной программы ), а также в случае увеличения обязательств – указание источников их финансового обеспечения.
Ответственность за нарушение сроков согласования несут должностные лица, участвующие в согласовании проектов документов.
Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) не должен превышать 1 рабочего дня.
Срок согласования для отдела по правовому обеспечению администрации, в случае проведения антикоррупционной экспертизы, не должен превышать 5 рабочих дней. В исключительных случаях, с учётом особой срочности, срок согласования составляет 2 рабочих дня.
При направлении с учётом приказа Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 2 ноября 2007 года № 155 «Об организации прокурорского надзора за законностью нормативных правовых актов органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления» копию проекта в Марксовскую межрайонную прокуратуру, проект возвращается разработчику. После получения из Марксовской межрайонной прокуратуры заключения о соответствии указанного проекта законодательству разработчик проекта принимает меры по устранению обоснованных замечаний, изложенных в заключении (при их наличии), и представляет доработанный проект в отдел по правовому обеспечению администрации на согласование.
Срок согласования срочных проектов постановлений, распоряжений администрации (срочность определяется заместителем главы администрации, руководителем аппарата администрации) составляет от 3 часов до 1 рабочего дня (для отдела по правовому обеспечению – 1 рабочий день).
В процессе согласования проекта в тексте документа допускаются правки стилистических и грамматических ошибок.
Имеющиеся у должностного лица замечания и возражения по тексту излагаются в заключении. Если замечания не принимаются, составитель проекта готовит отзыв на заключение с обоснованием своей позиции. Если замечания принимаются, также пишется отзыв на заключение с указанием, что замечания учтены.
Отзыв на заключение готовится в двух экземплярах, один из которых прилагается к проекту документа, а второй экземпляр в обязательном порядке направляется в структурное подразделение администрации, подготовившее заключение, для дальнейшей работы с ним.
7.22. Окончательный чистовой вариант готовится с учетом поправок, должностным лицом, вносящим проект.
7.23. Электронный вариант документа должен соответствовать документу на бумажном носителе. В случае их несоответствия учитывается текст проекта на бумажном носителе.
7.24. Подготовленные и согласованные проекты документов исполнителем передаются в канцелярию для представления на подпись главе муниципального образования.
7.25. После подписания главой муниципального образования постановления и распоряжения, присваиваются порядковые регистрационные номера.
7.26. Все подписанные постановления и распоряжения регистрируются и рассылаются канцелярией в соответствии со списком рассылки, который определяется исполнителем, не позднее 3-х дневного срока.
7.27. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений и приложений к ним удостоверяются круглой печатью «Для документов № 1».
7.28. Оригиналы постановлений и распоряжений администрации хранятся в канцелярии администрации до передачи в архив.
VII.I. Подготовка проектов писем администрации
7.1.1. Проекты писем разрабатываются структурными подразделениями администрации.
7.1.2. Письмо печатается на чистом листе бумаги формата А4, иметь поля (мм):
левое – 30;
правое – 15;
верхнее – 20;
нижнее – 20.
При подготовке проекта письма в части написания адресата, заголовка, текста и приложений необходимо руководствоваться положениями пунктов 6.3.15, 6.3.18, 6.3.20, 6.3.21 Инструкции.
Подпись располагается под текстом письма на расстоянии 3-4 интервалов
7.1.3. Подготовленный проект письма визируется:
– исполнителем;
– заместителем главы администрации.
7.1.4. К проекту письма должны быть приложены следующие документы:
– копия письма, на которое дается ответ – если проект письма является ответным;
– справка о рассмотрении запроса депутата Государственной Думы Российской Федерации или депутата Саратовской областной Думы, подписанная курирующим соответствующее структурное подразделение, заместителем главы администрации, если проект письма является ответом на депутатский запрос по обращениям граждан.
VII.II. Работа с проектами нормативных правовых актов администрации
7.2.1. Нормативные правовые акты администрации издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Саратовской области, постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области, а также по инициативе исполнительных органов в пределах их компетенции.
7.2.2. Нормативные правовые акты, в том числе об утверждении правил, положений, регламентов и т. п., могут издаваться исполнительными органами в виде постановлений, распоряжений.
Структурные подразделения администрации не вправе издавать нормативные правовые акты.
7.2.3. Обязательными реквизитами нормативных правовых актов администрации являются: герб Марксовского муниципального района, наименование органа, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись.
Реквизиты проектов нормативных правовых актов администрации оформляются в соответствии с требованиями раздела VI Инструкции.
7.2.4. Проекты нормативных правовых актов администрации подлежат обязательному согласованию.
7.2.5. Согласование проекта акта с государственными органами и организациями производится в случае, если в проекте содержатся нормы, рекомендации, поручения, касающиеся других, государственных органов и организаций.
7.2.6. Проекты нормативных правовых актов подлежат антикоррупционной экспертизе в соответствии с положением (правилами, порядком) о проведении антикоррупционной экспертизы в администрации.
7.2.7. Нормативные правовые акты администрации подписываются главой муниципального образования (лицом, исполняющим его обязанности).
VIII. Машинописные работы
8.1. Согласованные проекты постановлений и распоряжений оформляются на бланки на бумажном и электронном носителе.
Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
8.2. Машинописные работы должны выполняться непосредственно в администрации с соблюдением установленных правил печатания.
8.3. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов.
8.4. До переноса документа на бланк исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие приложений. Особое внимание должно быть обращено на правильное написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые.
Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются.
8.5. Документы за подписью руководителей структурных подразделений администрации, которым предоставлено право самостоятельно вести переписку, печатаются на местах на соответствующих бланках.
IX. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний
9.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых главой муниципального образования, осуществляется отделом по организационной работе, обращениям граждан и взаимодействию с территориями администрации.
9.2. Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним и оформление протоколов (при необходимости) осуществляют соответствующие структурные подразделения администрации.
9.3. В протоколе указываются дата, время и место проведения, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.
9.4. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются выступающие, содержание принятого решения, ответственные за исполнение, срок реализации.
9.5. Общие требования к оформлению протокола совещания, а также протокола заседания администрации.
9.5.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание.
9.5.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
9.5.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом «Заголовок», состоит из разделов: «Председатель», «Присутствовали», «Повестка дня». В разделе «Председатель» протокола указываются инициалы и фамилия, должность председателя совещания или председательствующего на заседании.
В разделе «Присутствовали» протокола заседания указываются присутствовавшие на заседании.
В разделе «Повестка дня» перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос «О чем?», например: «Об итогах…», «О деятельности…».
9.5.4. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ.
В разделе «РЕШИЛИ» излагается текст, принятых на совещании (заседании) решений с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения.
9.6. Протоколы заседаний администрации при главе муниципального образования составляются, нумеруются и датируются отделом по организационной работе, обращениям граждан и взаимодействию с территориями (далее организационный отдел), подписываются главой муниципального образования либо должностным лицом, уполномоченным вести данное заседание.
9.7. Проколы еженедельных оперативных и рабочих совещаний главы муниципального образования оформляются в виде таблицы:
в графе 1 – порядковый номер;
в графе 2 – наименование поручений;
в графе 3 – исполнитель;
в графе 4 – сроки исполнения.
Протокол утверждается главой муниципального образования, подписывается должностным лицом, который вел протокол.
X. Основные положения работы с обращениями граждан
10.1. Обращения граждан, поступившие в администрацию, регистрируются и подлежат обязательному рассмотрению в соответствии с законодательством.
10.2. Работа с обращениями граждан включает прием, регистрацию, учет, рассмотрение письменных и устных обращений, поступивших по почте, факсу, в форме электронного документа, в ходе личного приема, на «Телефон доверия».
10.3. Прием граждан проводится главой муниципального образования, должностными лицами администрации, в соответствии с графиком, утвержденным главой муниципального образования. Предварительная запись на прием прекращается за два рабочих дня до приема граждан руководителем. Перенос даты, времени приема, замена руководителей, указанных в графике, возможны в случае изменения их графика работы и по письменному согласованию с заместителем главы администрации.
10.4. Обращения, зарегистрированные, ежедневно передаются под роспись главе муниципального образования.
10.5. Ответы на обращения должны содержать конкретную и четкую информацию о принятых мерах и результатах рассмотрения по всем вопросам, поставленным в обращении, а также соответствовать требованиям к оформлению документов. Если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, обращение возвращается исполнителю для дополнительного рассмотрения.
Ответы на запросы депутатов Государственной Думы Российской Федерации и депутатов Саратовской областной Думы, касающиеся обращений граждан, подписываются главой муниципального образования.
X.I. Основные положения работы с запросами областной Думы
и запросами депутатов областной Думы (депутатскими запросами)
10.1.1. Депутатский запрос, поступающий в канцелярию, к которому прилагается заявление гражданина (граждан), передается в отделе по организационной работе и обращениям граждан и взаимодействию с территориями администрации, где регистрируется и контролируется в установленном порядке.
Другие запросы областной Думы и депутатские запросы, поступающие в адрес главы муниципального образования, регистрируются в канцелярии. После наложения резолюции главы муниципального образования документ передается указанному в адресе должностному лицу. Контроль исполнения документа проводит приемная должностного лица, ответственного за исполнение документа.
Запросы областной Думы и депутатские запросы, поступающие непосредственно заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений регистрируются и исполняются в указанных приемных и структурных подразделениях.
10.1.2. Если поручение по запросу областной Думы и депутатскому запросу дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению осуществляет и координирует исполнитель, указанный в резолюции первым.
10.1.3. Ответы на запросы областной Думы и депутатские запросы даются не позднее 15 календарных дней со дня получения запроса либо иные сроки, указанные в запросах. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, в адрес которого направлен запрос областной Думы или депутатский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
10.1.4. Запросы областной Думы и депутатские запросы считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответ заявителю в письменной форме.
XI. Документальный фонд администрации
11.1. Формирование документального фонда администрации осуществляется администрации путем составления номенклатуры дел. Формирование и оформление дел, обеспечение их сохранности, учета и передачи дел в отдел по делам архивов администрации осуществляется руководителями структурных подразделений.
11.2. Номенклатура дел администрации — это систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, заводимых в администрации, и оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а в архиве администрации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом муниципального образования , перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в деятельности администрации (включая электронные документы).
В номенклатуру дел также включаются дела временно действующих структурных подразделений, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий администрации о прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии администрации включаются в номенклатуру дел ликвидируемого органа).
11.4. В администрации составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 5) и сводная номенклатура дел администрации (приложение № 6), которая оформляется на общем бланке администрации.
11.5 Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в администрацию для составления сводной номенклатуры дел.
11.6. Сводная номенклатура дел администрации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, подписывается руководителем администрации, согласовывается с экспертной комиссией (далее – ЭК) администрации, с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) администрации в сфере архивного дела, утверждается главой муниципального образования и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Согласовывается номенклатура дел с архивом администрации не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре администрации.
В течение года по согласованию с канцелярией в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
11.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
11.8. Графы номенклатуры дел администрации и его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, которые должны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, поручения и т.д.); названия структурного подразделения (автор документа); название органа местного самоуправления, исполнительной власти либо организации, которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разное», «разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «Документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Термин «Документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу (например: «Документы к протоколам заседания коллегии …»).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Марксовского района научно-технической документацией».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Министерством образования по вопросам подготовки кадров».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с главами администраций о социальной защите населения».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые планы финансовых мероприятий», «Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной отраслевой номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК администрации в сфере архивного дела по представлению архива и ЭК органа исполнительной власти области.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.
11.9. Если в течение года в администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
11.10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
XII. Формирование и оформление дел
12.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В администрации дела формируются децентрализовано, то есть в структурных подразделениях.
12.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
проверять правильность оформления документов, то есть наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии;
по объему дело не должно превышать 250 листов (30-35 мм). При большом количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов (частей). В этом случае номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.
12.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической последовательности.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. При этом приложения большого объема должны выделяться в отдельные тома.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
12.4. Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел производится работниками, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем отдела по делам архивов администрации.
12.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
12.6. Документы, составляющие дела, прошиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
12.7. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется и оформляется по установленной форме (приложение № 7), в которой указываются наименование органа исполнительной власти области, наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование структурного подразделения администрации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой администрации;
номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел администрации;
заголовок дела – переносится из номенклатуры дел администрации, согласованной с ЭПК администрации в сфере архивного дела;
дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами;
срок хранения дела – переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»;
архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве администрации черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК администрации уполномоченного в сфере архивного дела (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
12.8. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 8), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
12.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
12.10. В конце каждого дела постоянного срока хранения подшивается чистый бланк.
12.11. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, на хранение в архив не принимаются, а возвращаются исполнителю для дооформления.
XIII. Организация оперативного хранения документов
13.1. С момента заведения и до передачи в отдел по делам архивов администрации дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
13.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, отвечающего за сохранность документов. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы муниципального образования или заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы муниципального образования с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
XIV. Порядок передачи дел на хранение в архив
14.1. В отдел по делам архивов администрации передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, не позднее чем через пять лет после завершения их в делопроизводстве.
14.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
14.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов.
14.4. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда муниципального района.
14.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК). Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением об ЭК, которое утверждается главой муниципального образования.
14.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архива.
14.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации;
отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истекли.
14.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Некоторые виды документов имеют по типовым перечням срок хранения с отметкой «ЭПК». Отметка «ЭПК», поставленная в перечне рядом с указанным сроком хранения к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться на архивное хранение.
Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК администрации.
14.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
14.10. Описи дел структурных подразделений администрации составляются по установленной форме (приложение № 9) в трех экземплярах отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу и представляются в архив администрации через год после завершения дел в делопроизводстве.
По этим описям документы сдаются в отдел по делам архивов администрации.
14.11. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации, которую готовит отдел по делам архивов администрации.
14.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи – валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения администрации.
14.13. Акты о выделении документов и дел к уничтожению (приложение № 10) рассматриваются на заседании ЭК администрации одновременно с описями дел и утверждаются главой муниципального образования, после утверждения ЭПК администрации описей дел постоянного хранения; после этого администрация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего структурного подразделения. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
14.14. Дела, подлежащие уничтожению, сдаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
14.15. Передача дел в архив администрации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному главой муниципального образования.
14.16. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив администрации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники администрации или его структурного подразделения обязаны устранить.
14.17. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения администрации. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
14.18. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив администрации сотрудниками структурных подразделений.
14.19. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
14.20. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве администрации, предоставляются работникам администрации для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного дня) вне архива.
Подлинники постановлений, распоряжений, протоколы администрации не выдаются, кроме случаев, установленных действующим законодательством.
14.21. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.
XV. Обеспечение сохранности печатей и бланков
15.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой.
15.2. Все печати, штампы и факсимиле регистрируются в журнале и выдаются под расписку.
15.3. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах или должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ и часть подписи.
На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся.
15.3.1. Круглая гербовая печать администрации ставится на подпись главы муниципального образования, а также на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в договорах, свидетельствах, актах, лицензиях, при оформлении финансовых документов на получение денежных средств, в трудовых книжках работников администрации.
15.3.2. Круглая печать «Для документов» ставится на подпись руководителей структурных подразделений администрации (кроме структурных подразделений, имеющих собственную печать), на размноженные экземпляры распоряжений, постановлений администрации и приложений к ним, при выдаче заверенных копий постановлений, распоряжений администрации и приложений к ним, писем и иных документах, требующих заверения.
15.4. Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах или металлических шкафах.
15.5. О случае потери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность глава муниципального образования, заместитель главы администрации.
15.6. Контроль за правильность хранения и использования круглой гербовой печати администрации, бланков, штампов администрации, круглой печати «Для документов» осуществляет заместитель главы администрации.
Контроль за правильность хранения и использования бланков, печатей и штампов структурных подразделений возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.
XVI. Особенности работы с электронными
документами в администрации
16.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации.
16.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
16.3. В администрации используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
16.4. Состав электронных документов, создаваемых в администрации, определяется в соответствии с постановлением администрации от 19 мая 2014 года № 1058 «О документах, создаваемых и подписываемых в электронной форме в системе электронного документооборота».
16.5. Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица администрации в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
16.6. В системе электронного документооборота администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
16.7. Получение и отправка электронных документов осуществляются канцелярией, секретарями приемных заместителей главы администрации.
16.8. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, канцелярия, секретари приемных заместителей главы администрации осуществляют проверку действительности электронной подписи.
16.9. После включения электронных документов в систему электронного документооборота в администрации формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
17. Порядок подготовки доверенностей от имени администрации, главы Приволжского муниципального образования
17.1. Подготовка доверенностей от имени администрации, главы Приволжского муниципального образования осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом Приволжского муниципального образования, Инструкцией по делопроизводству в администрации.
17.2. Доверенности от имени администрации, главы Приволжского муниципального образования выдаются для представления интересов администрации, главы Приволжского муниципального образования в судах, составляющих судебную систему Российской Федерации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, в федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, организациях, предприятиях и учреждениях всех форм собственности.
Данное действие в администрации не распространяется на доверенности на получение товарно-материальных ценностей, выдаваемых в порядке, предусмотренном постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 года № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
17.3. Форма и содержание доверенности должны соответствовать требованиям Гражданского кодекса Российской Федерации, Инструкции по делопроизводству в администрации.
17.4. Доверенность, выдаваемая от имени администрации, выдается за подписью Приволжского муниципального образования или иного лица, уполномоченного на это Уставом Приволжского муниципального образования или иным муниципальным правовым актом, оформляется на бланке администрации с приложением оттиска печати администрации.
Доверенность, выдаваемая от имени Приволжского муниципального образования, выдается за подписью Приволжского муниципального образования и оформляется на бланке администрации Приволжского муниципального образования.
17.5. Доверенность должна содержать следующие сведения:
1) регистрационный номер;
2) место составления;
3) дата совершения;
4) сведения о представителе:
— занимаемая должность (при выдаче доверенности лицу, не являющимся сотрудником администрации, указывать его должность не обязательно);
— фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
— паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, кем выдан).
5) сведения об объеме предоставленных полномочий;
6) срок действия доверенности;
7) подписи представителя и Приволжского муниципального образования или иного уполномоченного лица.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
17.6. Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено, передоверие по доверенности не допускается.
17.7. Доверенность должна содержать полномочия, передаваемые представителю, которые должны быть изложены полно и ясно с тем, чтобы они не вызывали различное понимание.
17.8. Доверенность может быть оформлена только на совершение правомерных действий, содержание её не может противоречить требованиям нормативных правовых актов, а также муниципальных правовых актов.
17.9. Доверенность может иметь разовый характер, то есть в ней могут быть предусмотрены полномочия на совершение представителем разового действия (например, однократное получение определенных документов, заключение договора и т.д.).
17.10. Доверенность может иметь специальный характер, содержать полномочия на совершение нескольких совокупных или длящихся действий, неразрывно связанных общей целью, общим предметом и (или) общей процедурой и направленных на достижение одного юридического результата (например, доверенность на приобретение и (или) управление автомобилем, представительство в органах внутренних дел, налоговых органах и т.д.).
17.11. Доверенность для выполнения конкретных поручений, оформляется исходя из содержания поручений.
17.12. Подчистки, приписки и исправления в доверенности не допускаются.
17.13. Для подготовки доверенности на представление интересов администрации, Приволжского муниципального образования заинтересованное лицо разрабатывает проект доверенности в соответствии с пунктом 17.5 раздела 17 Инструкции по делопроизводству в администрации.
Проект доверенности визируется:
— заместителем главы администрации, руководителем аппарата администрации;
— курирующим заместителем главы администрации исполнителя, вносящего проект;
— начальником отдела по правовому обеспечению администрации;
— исполнителем, вносящим проект.
17.14. Проект доверенности изготавливается в двух экземплярах. Один экземпляр используется представителем, второй экземпляр с отметкой «Экземпляр администрации» хранится в отделе по правовому обеспечению администрации.
17.15. Подготовленный и согласованный проект доверенности передается Приволжского муниципального образования или иному уполномоченному лицу на подпись.
17.16. Доверенность на представление интересов администрации после подписания Приволжского муниципального образования заверяется печатью администрации.
На доверенности от имени Приволжского муниципального образования печать администрации не ставится.
17.17. Подготовленная доверенность регистрируется в журнале учета доверенностей, в котором присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года.
Журнал учета доверенностей содержит в себе следующие сведения:
— получатель доверенности,
— регистрационный номер доверенности,
— дата выдачи доверенности,
— срок действия доверенности,
— перечень полномочий представителя,
— дата и подпись о получении доверенности,
— отметка о прекращении доверенности,
— дата возврата доверенности, подпись в получении.
Структурным подразделением администрации, ответственным за ведение журнала учета доверенностей, является отдел по правовому обеспечению администрации.
17.18. Действие доверенности прекращается в следующих случаях:
1) истечения срока действия доверенности;
2) отмены доверенности главой Приволжского муниципального образования или уполномоченным лицом; путем издания соответствующего распоряжения администрации;
3) изменения сведений о представителе, указанных в доверенности;
4) отказа представителя от выданной доверенности;
5) увольнение лица, являющегося сотрудником администрации;
6) возникновения иных фактов, которые в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации влекут прекращение доверенности.
В случае прекращения действия доверенности по основаниям указанным в подпунктах 2 – 4 пункта 17.18 раздела 17 Инструкции в администрации сторона должна письменно уведомить другую сторону в разумные сроки.
17.19. На курирующего заместителя главы администрации, исполнителя, вносящего проект доверенности, возлагается персональная ответственность за действия (бездействия) представителя при реализации полномочий, определенных выданной доверенностью.
Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»
Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»
Приложение № 3
к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования
1. Способы датирования документов.
Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября 1996 года).
Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2001 года следует оформлять 15.05.2001 года (в конце точка не ставится).
2. Оформление дат в текстах документов.
Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:
3 ноября 1996 года, в ноябре 1996 года, в первом полугодии 1996 года, в I квартале 1996 года, за 11 месяцев 1996 года, в 1996 году, бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993-1996 годах.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.
Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов.
Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8-10-е классы, 50-60-е годы, в 20-30-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице № 8, из приложения № 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение № 2, таблица № 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:
XX век, XIX-ХХ века, XX столетие
I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал
X Международный астрономический съезд
XII Олимпийские игры
XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.
3. Написание чисел.
Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины), цифровая (20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей.
Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 рубль).
В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца — словами.
Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг.
Если в предложении наряду с однозначными часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 5 компьютеров, а в архив – 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве – двух.
Названия единиц измерения в тексте постановлений, распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв.м, 60 куб.м, 20 млн. т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: …при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза… (но не «в полтора раза»).
Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например: … получено пачек двести бумаги…, … человек триста.
В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или 45 12, …, 123 45 12).
В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисом или разделяются пробелом, например: 17-98 ММТ или 15 51 ОЛМ.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Ильинка, д. 90/2.
Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм.
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел.
Математические обозначения =, <, >, +, — и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус.
При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.
В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.
4. Написание часто употребляемых сокращений слов.
В постановлениях и распоряжениях администрации следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием.
В официальных документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование.
5. Написание буквенных аббревиатур.
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МГУ, ООН.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:
— прописными буквами, если образованы от имени собственного, например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом);
— строчными буквами, если образованы от имени нарицательного, например: вуз (вуза).
6. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание – унифицировано. Например, сокращенно записываются: названия единиц измерения (при цифрах):
|
метр – м |
тонна – т |
миллиметр – мм |
|
гектар – га |
килограмм – кг |
грамм – г |
|
секунда – с |
центнер – ц |
различные обозначения:
|
область – обл. |
миллион – мл. |
|
район – р-н (при названии) |
миллиард – млрд. |
|
город – г. |
рубль – руб. |
|
поселок – пос. |
село – с. (при названии) |
|
страница – с. (при цифрах) |
проспект – просп. |
|
площадь – пл. |
таблица – табл. |
|
улица – ул. |
проезд – пр. |
|
рисунок – рис. |
дом – д. |
|
другой (другие) – др. |
корпус – корп. |
|
прочее – пр. |
этаж – эт. |
|
и тому подобное – и т.п. |
и так далее – и т.д. |
|
и так далее – и т.д. |
то есть – т.е. |
|
кабинет – каб. |
пункт – п. |
|
статей – ст.ст. |
подпункт – пп. |
|
тысяча – тыс. |
лист – л. |
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Например: 89,775; 16,323.
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия.
Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она и в дальнейшем должна писаться так же.
Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу.
Приложение № 4
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Приволжского муниципального образования
к проектам постановлений и распоряжений администрации Приволжского муниципального образования
Проект внесен _____________________________________________________ (наименование структурного подразделения)
|
Дата приема |
Дата подписи |
|||
|
Заместитель главы администрации, |
||||
|
Исполнитель |
Приложение № 5
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Приволжского муниципального образования
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Администрация Приволжского муниципального образования
Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
____________№_______
_____________________
(место составления)
на _______________ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество единиц хранения |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование раздела |
||||
|
Наименование должности руководителя структурного подразделения |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
|
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
Приложение № 6
к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования
Форма номенклатуры дел администрации Приволжского муниципального образования
|
Администрация Приволжского муниципального образования |
УТВЕРЖДАЮ: Глава Приволжского муниципального образования |
|
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
|
|
___________№_____________ |
|
|
__________________________ (место составления) |
|
|
на _______________ год |
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество единиц хранения |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование раздела |
||||
|
Наименование должности руководителя структурного подразделения |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
СОГЛАСОВАНО:
Протокол ЭПК отдела
по делам архивов администрации Приволжского муниципального образования
от_____________№_____________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
Итого |
|
Начальник по обеспечению документооборота |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
|
Итоговые сведения переданы в архив |
|
|
Наименование должности передавшие сведения |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
Приложение № 7
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Приволжского муниципального образования
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Ф. №________________
Оп. № ________________
Д. № ________________
_______________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование архива)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование органа местного самоуправления)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Дело № _________ Том № _______
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(заголовок дела)
_______________________
(крайние даты)
На _________ листах
Хранить __________
Ф. №________________
Оп. № ________________
Д. № ________________
Приложение № 8
к Инструкции по делопроизводству в администрации Приволжского муниципального образования
Внутренняя опись документов дела № __________
|
№ |
Регистрационный индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого __________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, составившего
внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 9
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Приволжского муниципального образования
Форма описи дел структурного подразделения
Администрация Приволжского муниципального образования
Наименование структурного
подразделения
Опись № __________
дел ________________________________________________
|
№ |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения* |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела |
||||||
В данную опись внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________ по № _______________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________
Наименование должности
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО:
Начальник отдела по делам
архивов администрации
муниципального района
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал _______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Принял ________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата___________________________
* Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения
** При наличии ЭК структурного подразделения
Приложение № 10
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Приволжского муниципального образования
|
Наименование структурного подразделения |
УТВЕРЖДАЮ: (Руководитель структурного подразделения) Подпись (расшифровка) Дата |
АКТ № ___________
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
дальнейшему хранению
На основании ____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы: _________________________
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
|
№ |
Заголовок дела или групповой заголовок документов |
Крайние даты |
Номер описи |
Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи |
Кол-во дел |
Сроки хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого дел за ______ годы ____________________________________________
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК __________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________ № _______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО:
Протокол ЭК
от __________ № _______
Документы в количестве _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом _______ кг сданы в: _________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемно-сдаточной накладной от __________ № ________
Наименование должности
работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
* При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти области графы 4, 5 не заполняются.
|
Глава Приволжского МО |
Т.Ж. Джусубалиев |
На
основании Приказа № 536 от 08.11.2005г. Министерства культуры и массовых
коммуникаций РФ «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти», постановления Губернатора области № 88 от 01.06.2006г.
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти
Саратовской области».
В целях совершенствования работы с документами в
администрации муниципального образования город Балашов, и её структурных
подразделениях постановляю:
1. Утвердить прилагаемую инструкцию по ведению
делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов и
структурных подразделениях (Приложение).
2. Должностным лицам администрации
муниципального образования город Балашов и руководителям структурных
подразделений обеспечить строгое выполнение Инструкции утверждённой настоящим
постановлением.
3. Постановление № 1 от 01.03.2007 г. «Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в администрации
Балашовского муниципального образования», признать утратившим силу.
4. Контроль за исполнением настоящего
постановления оставляю за собой.
Глава администрации
муниципального образования
город Балашов
И.В.
Талалайкин
Приложение к постановлению
администрации
муниципального образования
город
Балашов
от «01»
июля 2010 г. № 29-п
Инструкция
по ведению делопроизводства в
администрации
муниципального образования город Балашов
Основные термины, употребляемые в
делопроизводстве
Делопроизводство;
документационное обеспечение управления — отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
документами;
документ; документированная
информация — зафиксированная на материальном носителе информация
с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
внешние признаки документа — признаки,
отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи,
элементы оформления;
текстовой документ — документ,
содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой
системой звукозаписи;
письменный документ — текстовой
документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
автор документа — физическое или
юридическое лицо, создавшее документ;
официальный документ — документ,
созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в
установленном порядке;
служебный документ — официальный
документ, используемый в текущей деятельности организации;
подлинный документ — документ,
сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом
документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его
происхождения;
подлинник (официального)
документа — первый или единичный экземпляр официального
документа;
дубликат документа — повторный
экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
копия документа — документ,
полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние
признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
заверенная копия документа — копия
документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют
необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
документирование — запись
информации на различных носителях по установленным правилам;
правила документирования — требования и
нормы, устанавливающие порядок документирования;
унифицированная система
документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам
и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной
сфере деятельности;
организационно-распорядительный
документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение
административных и организационных вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,
учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
реквизит документа — обязательный элемент оформления официального
документа;
бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа;
оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных
правилами документирования;
организация работы с
документами — организация
документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности
учреждения;
документооборот — движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления;
объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и
созданных ею за определенный период;
входящий документ — документ, поступивший в учреждение;
исходящий документ — официальный
документ, отправляемый из учреждения;
внутренний документ — официальный
документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;
регистрация документа — запись учетных
данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания,
отправления или получения;
регистрационный номер
документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение,
присваиваемое документу при его регистрации;
контроль исполнения
документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное
исполнение документов;
срок исполнения документа — срок,
установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным
документом или резолюцией;
дело — совокупность
документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку
деятельности, помещенных в отдельную обложку;
формирование дела — группирование
исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и
систематизация документов внутри дела;
номенклатура дел —
систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
номер дела — цифровое и/или
буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на
его обложку;
архив — организация или ее структурное подразделение,
осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в
администрации муниципального образования город Балашов (далее Инструкция)
регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота,
порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в администрации
муниципального образования город Балашов и структурных подразделениях.
Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления,
размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и
списания «В дело». В развитие отдельных положений настоящей Инструкции сектор
по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального
образования город Балашов может разрабатывать конкретизирующие их требования и
рекомендации. Контроль за исполнением документов осуществляется на основании
соответствующего нормативного акта.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативно-правовыми
актами РФ, Саратовской области, основными положениями Государственной системы
документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными
и национальными стандартами.
1.3. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения управления на основе единой технической политики
и применение современных технических средств в работе с документами,
методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка
работы с документами осуществляются сектором по кадровой, организационно-контрольной
работе администрации муниципального образования город Балашов.
В аппарате главы администрации муниципального
образования город Балашов эти функции выполняет сектор по кадровой,
организационно-контрольной работе.
Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и
порядка работ с документами и обращениями граждан в структурных подразделениях
администрации муниципального образования город Балашов возлагается на их
руководителей
1.4. Выполнение требований настоящей
Инструкции обязательно для всех работников аппарата администрации
муниципального образования город Балашов и ее структурных подразделений. Вновь
принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.
Разделы и отдельные пункты Инструкции,
касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого
действия и подлежат обязательному исполнению должностными лицами.
Работники администрации муниципального
образования город Балашов, структурных подразделений, независимо от занимаемых
должностей, несут персональную ответственность за выполнение требований
настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и
содержащейся в них информации.
Разделы и отдельные пункты Инструкции,
содержание которых отражает специфику работы аппарата администрации
муниципального образования город Балашов применяются в органах исполнительной
власти муниципального образования в соответствии с практикой и спецификой
работы этих органов с обязательным
соблюдением основных положений общих принципов организации делопроизводства.
Изменения в инструкцию могут быть внесены только по
согласованию с сектором по кадровой, организационно-контрольной работе
администрации муниципального образования город Балашов.
1.5. Об утрате служебных документов, проектов
постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город
Балашов, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается заместителю главы
и лицу, отвечающему за делопроизводство, которые организуют проведение
служебного расследования. О результатах расследования и принятых мерах
информируется глава администрации муниципального образования город Балашов.
В целях сохранности и своевременного
исполнения документов при увольнении работника или уходе в отпуск, на учебу и
т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы, по указанию
соответствующего руководителя передаются другому лицу.
1.6. Передача служебных документов и материалов в
средства массовой информации осуществляется отделом по социальным вопросам по
согласованию с заместителем главы администрации. Передача информации другим
путем запрещается.
1.7. Проекты писем, постановлений, распоряжений,
поручений администрации муниципального образования город Балашов период
отсутствия главы администрации муниципального образования город Балашов,
наградных листов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.
1.8. Требования настоящей Инструкции распространяются
как на традиционное делопроизводство на бумажных носителях, так и на
электронное.
1.9. Правила ведения делопроизводства, приведенные в
Инструкции, распространяется только на служебные документы несекретного
характера.
II. Прием
поступающих документов
2.1. Корреспонденция
адресованная главе администрации муниципального образования город Балашов принимается
к регистрации и дальнейшей обработке в секторе по кадровой,
организационно-контрольной работе администрации.
2.2. Входящая
корреспонденция поступает фельдъегерской, заказной и обычной почтой, нарочным,
через сектор по кадровой, организационно-контрольной работе, а также в
электронном виде, в виде телеграмм, телефонограмм и факсимильных сообщений. Вся
корреспонденция регистрируется единым установленным порядком как входящий
документ, независимо от вида поступления.
2.3. Вся входящая корреспонденция принимается с
соблюдением необходимых требований: получение заказной корреспонденции под
роспись в почтовом отделении по оформленной доверенности, соответствующих
росписях в реестрах, росписью в журнале специальной документальной связи, на
квитанциях телеграмм и т.д.
2.4. При приеме
документов от нарочных, в разносной книге отправителя или на втором экземпляре
(копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ.
К корреспонденции, доставляемой
нарочным, устанавливаются следующие требования:
доставляемая до 14 часов, принимается с исходящей датой
текущего дня или предыдущего дня;
доставляемая после 14 часов,
принимается с исходящей датой только текущего дня;
в пятницу корреспонденция от нарочных
принимается до 14 часов.
2.5. При приеме корреспонденции проверяется
правильность ее адресации и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия,
наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие
регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). При обнаружении
отсутствия документов или других нарушений, если невозможно их оперативное
устранение (мятые, подмоченные, рваные), составляется акт, один экземпляр
которого направляется отправителю, другой — приобщается к поступившему
документу. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или
по назначению. Если нарушение возможно устранить в течение 1-3 дней путем
оперативной доставки недостающих (испорченных) документов, заполнения
реквизитов исполнителем или другим способом оперативного реагирования, документ
регистрируется после устранения нарушений.
2.6. Корреспонденция на иностранном языке
незамедлительно передается для перевода соответствующим структурам.
III. Регистрация входящих документов
3.1. Регистрация
служебных документов – это фиксация факта поступления документа от
корреспондента адресату.
3.2. Входящие
документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым
относятся периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные
письма и телеграммы, пригласительные билеты, анонимная корреспонденция. Они
передаются по принадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденция
регистрируется в установленном порядке.
3.3. Пакеты
с надписью «Лично» не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на
конверте с последующей передачей адресату.
3.4. Вся
регистрируемая корреспонденция делится на две категории:
регистрируемая с постановкой на
контроль со сроком исполнения (контрольные документы);
регистрируемая без постановки на
контроль.
3.5. К регистрируемым документам с
постановкой на контроль относятся письма Президента Российской Федерации,
членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов
Государственной Думы, Губернатора Саратовской области, Правительства
Саратовской области, депутатов Саратовской областной Думы, руководителей федеральных
и областных органов исполнительной власти, министерств комитетов и ведомств,
депутатов всех уровней, а также письма, содержащие указание, просьбу и предполагающие
получение ответа.
3.6. К регистрируемым документам без
постановки на контроль относятся ответы, информационные письма, повестки и
другие документы, не требующие получения ответа.
В случае затруднений в определении целесообразности
постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие
решения о постановке на контроль исходя из содержания резолюции.
3.7. Конверты
сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно
установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по
почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются.
Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с
основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом
с левой стороны (на месте углового штампа).
3.8. Все
входящие документы регистрируются путем проставления в нижнем правом углу
первой страницы документа регистрационного штампа с указанием даты поступления,
порядкового регистрационного номера и при необходимости заводится карточка
учета документа, которая хранится в картотеке сектора по кадровой,
организационно-контрольной работе администрации муниципального образования
город Балашов.
3.9. Служебная
корреспонденция с пометкой «Лично» регистрируется путем проставления
входящего штампа на конверте, записывается в журнал входящих документов и
передается под роспись в соответствующий отдел в нераспечатанном виде.
3.10. Регистрационная
карточка заполняется по установленной форме (Приложение №1) и распечатывается в
одном экземпляре для ведения картотеки в отделе обработки документов.
3.11. Принимая во внимание, что большая
часть документов, независимо от содержания, адресуется главе администрации
муниципального образования город Балашов, специалист сектора, занимающийся
вопросами обращения граждан, имеют право распределять корреспонденцию в
соответствующем порядке, вне зависимости от фамилии должностного лица, которому
адресована корреспонденция, а зарегистрированная надлежащим образом
корреспонденция направленная конкретному должностному лицу или начальнику
отдела администрации муниципального образования город Балашов разносится
непосредственно адресату.
3.12. Главе администрации муниципального образования
город Балашов для рассмотрения направляется корреспонденция от:
Губернатора области;
Правительства области;
депутатов Государственной Думы;
депутатов Областной Думы;
депутатов Собрания Балашовского муниципального
района;
депутатов Совета муниципального
образования город Балашов;
иерархов религиозных конфессий;
руководителей партий и крупных
общественных организаций и т.д.;
письма, исполнение которых предполагает
координацию действий нескольких отделов, либо должностных лиц;
письма, содержащие личное приглашение
для участия в каких-либо мероприятиях;
письма, в которых содержится ссылка на имевшуюся ранее
личную договоренность;
письма, касающиеся вопросов обеспечения
безопасности в сфере правопорядка, радиационной и химической защиты, экологии,
природопользования, мобилизационной подготовки и др.
3.13. В период отсутствия главы администрации
муниципального образования город Балашов, его обязанности исполняет заместитель
главы администрации муниципального образования город Балашов, в соответствии с
возложенными на него обязанностями, согласно принятого в данный период
распоряжения и в соответствии с п.3.11. рассматривает полученную
корреспонденцию и подписывает нормативные и правоприменительные акты.
Если необходимо личное ознакомление главы администрации
муниципального образования город Балашов с некоторыми документами и принятие по
ним соответствующих решений (при условии соблюдения сроков рассмотрения), то
документ возвращается в сектор по кадровой, организационно-контрольной работе с
пометкой «Ознакомить главу» с указанием даты и подписи заместителя главы
администрации муниципального образования город Балашов. В день, когда Глава
администрации приступит к исполнению своих обязанностей, эти документы
передаются ему вместе с текущей корреспонденцией в отдельной папке.
Если документ требует незамедлительного исполнения, а заместитель
главы администрации, исполняющий в данный момент обязанности главы администрации
муниципального образования город Балашов, считает целесообразным личное
ознакомление главы администрации с этим документом, после его рассмотрения
исполнителю направляется копия документа, а подлинник остается у исполняющего
обязанности главы администрации, для личного доклада главе администрации.
3.14. На
документы без постановки на контроль регистрационные карточки не заводятся.
Такие документы записываются в «Журнал входящих документов» с
указанием порядкового номера и даты поступления, наименования отправителя,
исходящего номера, даты и краткого содержания. Зарегистрированные таким образом
документы передаются под роспись в журнале в соответствующие отделы.
3.15. В
период отсутствия заместителя главы администрации муниципального образования город
Балашов исполнение обязанностей возлагается на должностных лиц согласно
распоряжению о возложении обязанностей.
3.16. Договоры и соглашения, связанные с
трудовыми правоотношениями, заключенные с администрацией муниципального
образования город Балашов, подписываются главой администрации и регистрируются
у заведующего сектором по кадровой, организационно-контрольной работе администрации,
путем присвоения порядкового номера и записи в «Журнале регистрации договоров и
соглашений», номер и дата регистрации располагается под подписью должностного
лица, подписавшего документ.
3.17.
Муниципальные контракты и договоры гражданско-правового характера, заключенные с
администрацией муниципального образования город Балашов, подписываются главой
администрации и регистрируются отделом по экономике администрации, путем присвоения
порядкового номера и записи в «Реестре муниципальных закупок», номер и дата
регистрации располагается под подписью должностного лица, подписавшего
документ.
IV. Порядок и
сроки рассмотрения документов
4.1. Корреспонденция, поступившая в администрацию
муниципального образования город Балашов и в структурные подразделения, должна
рассматриваться в день ее получения.
4.2. На
документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп
«Подлежит возврату», либо надпись «Подлежит возврату» с датой, должностью,
подписью и расшифровкой подписи должностного лица.
4.3. Запрещается направлять в
подведомственные организации подлинники документов, поступивших из
Администрации Президента РФ, Губернатора области, Правительства области, а
также подлежащие возврату.
4.4. Порядок и
сроки представления документов для рассмотрения и принятия по ним решения
определяется главой администрации. В ежедневных планах работы глава администрации
муниципального образования город Балашов обязан предусмотреть время,
необходимое для работы с документами. Срок рассмотрения документа не должен
превышать, как правило, одни сутки.
4.5. Документы должны исполняться в
сроки, указанные в этих документах или в резолюциях. Если не указан срок
исполнения, документ должен исполняться в соответствии с законодательством в
тридцатидневный срок со дня его поступления. В случае, если окончание срока
приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является
первый, следующий за ним рабочий день. Продление срока исполнения разрешается
соответствующим руководителем по письменному ходатайству.
4.6. Контроль за
своевременным исполнением документов осуществляется сектором по кадровой,
организационно-контрольной работе. Информация предоставляется главе администрации
муниципального образования город Балашов по пятницам в случае необходимости.
Если окончание срока исполнения
приходится на выходные дни, то срок исполнения приходится на первый, следующий
за ним рабочий день.
4.7. Если документ с резолюцией главы администрации
муниципального образования город Балашов адресован нескольким должностным
лицам, координацию по исполнению и контролю за ним осуществляет должностное
лицо, фамилия которого стоит первой. Если резолюция главы администрации
муниципального образования город Балашов адресована непосредственно
руководителю структурного подразделения администрации муниципального
образования город Балашов, то специалист сектора по кадровой,
организационно-контрольной работе передает копию документа (без приложений) в
соответствующие структурные подразделения, курирующие данные вопросы.
4.8. При
получении главой администрации муниципального образования город Балашов
информации от исполнителя о выполнении резолюции, глава администрации вправе
дать указание о закрытии делопроизводством документа или же о его направлении
на повторное рассмотрение.
4.9. Закрытие документа и его списание
«В дело» производится главой администрации муниципального образования город
Балашов и заместителем Главы администрации.
V.
Регистрация и отправка документов
5.1. Исходящие документы, изготовленные
на бланках администрации, подлежат регистрации
в секторе по кадровой, организационно-контрольной работе администрации
муниципального образования город Балашов в журнале регистрации учета исходящей
корреспонденции.
5.2.
Перед регистрацией и отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие
всех страниц документов и правильность их расположения, оформления и адресования,
наличие подписей, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ
на запрос) и только после этого передать документ в сектор по кадровой,
организационно-контрольной работе.
При получении документов
для отправки специалист сектора по кадровой,
организационно-контрольной работе,
проверяет наличие всех необходимых подписей, а также приложений, о которых
указано в основном или сопроводительном
документе.
5.3. Исходящая
корреспонденция регистрируется в секторе по кадровой,
организационно-контрольной работе в журнал «Исходящая документация», а в случае
необходимости на регистрационной карточке исходящего документа (Приложение №1).
Исходящие номера этих документов состоят из индекса приемной, номера дела по
номенклатуре и порядкового регистрационного номера.
5.4. Ксерокопия зарегистрированного документа с
указанием исполнителя остается в секторе. Первичные материалы к письму
(проекты письма, соответствующие визы тексты изменений и дополнений и т.д.)
хранятся у в установленном порядке у исполнителя.
После регистрации
документ передается специалисту сектора по кадровой, организационно-контрольной
работе для отправки адресату. Способ отправки документа адресату (фельдсвязь,
спецсвязь, заказная или простая почта) определяется сотрудником сектора,
отвечающим за данное направление в работе по согласованию с исполнителем. Если документ отправляется адресату нарочным,
то на втором экземпляре документа, остающегося в секторе по кадровой,
организационно-контрольной работе делается запись «Первый экземпляр получил…»
с указанием фамилии и инициалов, должности, даты, а в необходимых случаях, по
требованию работника отдела, времени получения документа.
Копии вторых экземпляров
писем, хранящихся в секторе по кадровой, организационно-контрольной работе или переданных на хранение в архив, в случае
необходимости документы могут выдаваться по требованию начальников отделов или
исполнителем соответствующего письма. Другим лицам передавать копии писем не
разрешается.
5.5. В предприятия, учреждения и организации,
находящиеся в черте города, документы рассылаются почтой в течение двух дней.
Исходящая
корреспонденция, передаваемая в сектор по кадровой, организационно-контрольной
работе для отправки простой и заказной почтой, должна быть исполнителем
запечатана в конверты с указанием адресата и номера отправляемого документа.
Адрес оформляется в
соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи и включает в себя:
почтовый индекс, наименование населенного пункта, улицы, номер дома, фамилию,
имя и отчество адресата; в необходимых случаях — полное наименование
организации и должности адресата.
В случае отправки
одновременно трех и более писем отправителем составляется реестр с перечнем
организаций и лиц, указанных на конвертах.
При отправке
корреспонденции через центральное почтовое отделение связи № 9 составляется
реестр по форме, утвержденной органами почтовой связи.
5.6. Телеграммы за подписью
должностных лиц отправляются в случаях крайней необходимости передачи срочных
сообщений или поздравлений, когда другие виды отправки не обеспечивают
своевременного получения корреспонденции.
Элементы телеграммы оформляются в порядке
и последовательности, установленной Правилами оказания услуг телеграфной связи.
Право подписи телеграмм принадлежит главе
администрации муниципального образования город Балашов. Телеграммы без личной
подписи указанных должностных лиц к отправке не принимаются.
При направлении телеграмм в несколько
адресов за подписью исполнителя прикладывается реестр рассылки с указанием
полных адресов, фамилий, имен и отчеств получателей.
VI. Общие требования
к составлению и формированию документов
6.1. Нормативные, организационно-распорядительные,
информационные и иные документы (постановления,
распоряжения, поручения, протоколы, акты, письма и др.) (далее – документы),
которые готовятся отделами, сектором и структурными подразделениями
администрации муниципального образования город Балашов и регламентируют
административные и организационные вопросы, а также вопросы управления,
взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности отделов, сектора и структурных
подразделений администрации, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены
в соответствии с действующими государственными и национальными стандартами по
оформлению организационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией.
6.1. При подготовке и оформлении служебных документов в соответствии
с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированная
система организационно распорядительной документации могут использоваться
следующие реквизиты:
01 – герб города Балашов;
02 – код администрации муниципального образования
город Балашов подготовивший документ;
03 – основной государственный
регистрационный номер (ОГРН юридического лица;
04 – идентификационный номер
налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
05 – код формы документа;
06 – наименование организации,
подготовивший документ;
07 – справочные данные об организации,
подготовившей документ;
08 – наименование вида документа;
09 – дата документа;
10 – регистрационный номер документа;
11 – ссылка на регистрационный номер и
дату документа;
12 – место
составления или издания документа;
13 – адресат;
14 – гриф утверждения документа;
15 – резолюция;
16 – заголовок к тексту;
17 – отметка о контроле;
18 – текст документа;
19 – отметка о наличии приложения;
20 – подпись;
21 – гриф согласования документа;
22 – визы согласования документа;
23 – оттиск печати;
24 – отметка о заверении копии;
25 – отметка об исполнителе;
26
– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
27
– отметка о поступлении документа в организацию;
28
– идентификатор электронной копии документа.
6.3. Требования к оформлению обязательных реквизитов
документов (приложения № 4,5):
6.3.1. Для изготовления документов администрации
муниципального образования город Балашов используются бланки с использованием
герба города Балашова. Структурные подразделения администрации муниципального
образования город Балашов имеют собственные бланки. Проекты документов
изготавливаются на обычных листах.
6.3.2. Воспроизведение Государственного герба Российской
Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным
законом «О Государственном гербе
Российской Федерации», герба Саратовской области на бланках администрации
муниципального образования город Балашов не допускается.
6.3.3. Предприятия, организации, учреждения, не являющиеся
структурными подразделениями администрации муниципального образования город
Балашов, изготавливают документы на бланках с эмблемой организации или товарным
знаком.
6.3.4. Код подразделения муниципального образования город
Балашов, подготовившего документ, проставляют по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскому классификатору
органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
6.3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица, а также идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами,
выдаваемыми налоговыми органами.
6.3.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).
6.3.7. Наименование
организации, подготовившей документ, должно соответствовать наименованию,
закрепленному в Уставе (Основном Законе) муниципального образования город
Балашов.
Сокращенное наименование
организации приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного
наименования данного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено
в Уставе о данной организации.
6.3.8. Справочные данные об организации – авторе документа включают почтовый адрес, номера телефона и другие
сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты,
адрес (WWW — сервер) в сети Интернет и др.). Элементы почтового
адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг
почтовой связи.
6.3.9. Наименование вида документа указывается на всех,
кроме писем, документах: постановлениях, распоряжениях, протоколах, справках,
заключениях и т.д. и печатается
прописными буквами.
6.3.10. Датой документа является дата его подписания или
утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата
события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой
документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата
документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день
месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских
цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15
мая 2005 года следует оформлять 15.05.2005 (в конце точка не ставится). Допускается
словесно-цифровой способ оформления даты (Приложение
№5), например: 15 мая 2005 года, а также оформление даты в следующей
последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.05.15.
6.3.11. Регистрационный номер документа состоит из его
порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом
дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, номером
журнала регистрации исходящих документов, индексом тематического классификатора
вопросов, содержащихся в документе (если в соответствующем подразделении такой
классификатор утвержден) и др.
Регистрационный номер
документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из
регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания авторов в документе.
6.3.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает
в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
6.3.13. Место
составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по
реквизитам «Наименование автора документа» и «Справочные данные
об авторе документа». В таком случае указывают, как правило, город Балашов.
В случае, если документ составлен в ином
населенном пункте, находящемся вне границ города Балашова, в документе
указывают наименование соответствующего населенного пункта.
6.3.14. Гриф
ограничения доступа к документу («Секретно»,
«Конфиденциально» и др.) свидетельствует об особом характере
информации, ограничивает круг пользователей. Определяется исполнителем,
проставляется без кавычек на первом листе документа и при необходимости
дополняется данными, предусмотренными законодательством об информации,
отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации.
6.3.15. Реквизит
«Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. В качестве
адресата могут быть органы государственной власти (Российской Федерации,
Саратовской области, иных субъектов Российской Федерации), их структурные
подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения;
предприятия, учреждения организации, их
структурные подразделения; должностные лица; граждане. Адресат, как
правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. При направлении документа
должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, физическому лицу – после
фамилии.
Допускаются
центрирование каждой строки реквизита «Адресат» по отношению к его
самой длинной строке.
Один документ не должен содержать более
четырех адресатов.
Если документ направляется
нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под
другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово «Копия» перед
вторым, третьим, четвертым адресатами не указываются.
При большем количестве адресатов
составляют список рассылки документа.
Если документ является ответным, первым
(основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который
дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
Документ печатается в
количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один
(последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный
исполнителем, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом)
документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка
документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.
Наименование органа
государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия,
учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают
в именительном падеже, например:
Минюст
России
Управление
систематизации
законодательства
Должность и фамилию лица,
которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ЗАО «Торговый мир»
Бухгалтерия
Главному бухгалтеру
Л.П. Николаевой
или
Генеральному директору
ОАО «Энергия»
А.А. Галкину
Если документ
отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Начальникам
отделов администрации муниципального образования
город Балашов
В состав реквизита
«Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы
почтового адреса указывают в последовательности
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Если документ
адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления,
предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному
подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес.
При адресации документа физическому лицу указывают
фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:
Борисову В.
А.
ул.
Московская, д. 45, кв. 4
г. Балашов,
412309
6.3.16. Гриф
утверждения – реквизит, придающий нормативный или правовой характер содержанию
документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или
специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагается в
правом верхнем углу документа.
При утверждении документа
должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слов УТВЕРЖДАЮ
(без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его
подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО «Плюс К»
____________В.С.
Попов
(личная подпись)
7
августа 2005 года
При утверждении
документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном
уровне.
При утверждении
документа постановлением, решением, протоколом
гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ),
наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера,
например:
УТВЕРЖДЕНО
постановление администрации
муниципального района город Балашов
от 15.05.2005 №12
Допускается в реквизите
«Гриф утверждения» центрирование элементов относительно его самой
длинной строки.
6.3.17. Резолюция
является организующим началом рассматриваемого документа. Резолюция пишется
соответствующим должностным лицом на документе в верхней его части на свободном
поле между реквизитами «Адресат» и «Текст» и содержит
принятое им решение. При отсутствии свободного поля на документе резолюция
оформляется на отдельном листе (специальный бланк формата А 6), скрепляемом с
документом.
Резолюция обязательно
включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок
исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:
Н.Н.Жукову
Прошу подготовить
проект распоряжения
администрации
муниципального района
город Балашов по
данному вопросу
к 24.08.2005
Личная подпись
20.08.2005
Если резолюция оформляется на
специальном бланке, то в левом верхнем углу бланка резолюции указываются
реквизиты (регистрационный номер и дату либо заголовок) документа, к которому
относится данная резолюция.
При наличии в резолюции
нескольких исполнителей ответственным исполнителем является должностное лицо,
названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и
координация их работы.
Если документ
направляется на исполнение в подведомственное подразделение, в резолюции
обязательно указывается наименование этого подразделения (управления,
комитета).
На документах, не
требующих указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись
автора резолюции, дата.
6.3.18. Заголовок составляется исполнителем документа.
Все документы, оформленные на бланке
формата А 4 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А 5,
телефонограммах, извещениях заголовок к тексту не составляется.
Заголовок к тексту должен кратко, в нескольких
словах раскрывать содержание документа и предназначен, для эффективного поиска,
проведения регистрации документа без предварительного прочтения всего текста.
Заголовок начинается с
указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно
направлено. Используется конструкция с предлогом «о» или
«об» и отглагольным существительным, например: «О направлении
договора», «Об изменении штатного расписания».
Заголовок должен
грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?)
«О создании комиссии», распоряжение (о чем?) «О назначении Петрова
Н.И.»
Заголовок, начиная с
заглавной, печатается строчными буквами от границы левого поля. Объем заголовка
не должен превышать 5 строк машинописного текста по 28 печатных знаков.
Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границы правого поля.
Расстояние между
заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть
равно 2-3 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм.
В заголовке допускается
сокращение слов и словосочетаний, соответствующие правилам орфографии и
пунктуации, требованиям государственных стандартов. Рекомендуется избегать
переносов слов. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается
полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.
6.3.19. Отметка о
контроле – это отметка за исполнением документа, которую обозначают буквой
«К» или штампом «КОНТРОЛЬ».
6.3.20. Текст
документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления
документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связного
текста.
Содержание и структура
текста документа определяется функциональным назначением документа.
Общими требованиями к
тексту документа являются лаконичность, ясность, и точность его изложения,
недопустимость двоякого толкования. Текст документа должен быть изложен
грамотно в соответствии с Федеральным Законом «О государственном языке
Российской Федерации» действующими правилами орфографии и пунктуации, в
официально-деловом стиле.
При подготовке документа в электронном
виде применяется текстовый редактор Мicrosoft
Word for Windows версия 6.0 и выше с использованием шрифта Тimes New Roman размером 14 через 1 интервал.
При оформлении текста
документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница
документа (имеющегося приложения) не нумеруется, а вторая и последующие
страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются
арабскими цифрами по центру верхнего (нижнего) поля или в правом верхнем
(нижнем) углу документа без знака точки. Многостраничное приложение к документу
нумеруется, как самостоятельный документ.
Терминология,
употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной
законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть
непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны
быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления
иностранных слов.
В тексте документа
допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими
правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и
аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов
государственной власти Саратовской области и иных субъектов Российской
Федерации, органов местного самоуправления образования, предусмотренных в
соответствующих правовых актах (положениях).
Инициалы располагаются перед
Фамилией в реквизитах «Адрес» (юридическому лицу),
«Подпись». В протоколах при перечислении фамилий в порядке алфавита
инициалы следует располагать после фамилии.
Текст документа состоит, как
правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают
причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) – решения,
выводы, просьба, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну
заключительную, часть. Например: письма, заявления – просьбы без пояснения;
справки, докладные записки – оценку фактов, выводы.
В тексте документа,
подготовленного на основании документов других организации или ранее изданных
документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование
организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер
документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько
решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы,
пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами,
буквами со скобкой.
В положениях, программах,
инструкциях и других подобных документах подразделы нумеруют в пределах раздела
парой чисел, разделенных точкой, первая из которых – номер соответствующего
раздела, вторая – номер подраздела. Перечисление внутри пунктов, подпунктов
(например, действия одного характера) не нумеруются.
В распорядительных
документах организаций, действующих на
принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству
организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа
(«приказываю», «предлагаю», «прошу» и т.п.).
В распорядительных
документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного
числа («постановляет», «решил» и т.п.).
В совместных
распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа
(«решили», «постановили» и т.п.).
Текст протокола излагают от третьего лица
множественного числа («слушали», » выступили»,
«решили» и т.п.).
В документах,
устанавливающих права и обязанности администрации муниципального образования
город Балашов, ее структурных подразделений (положения, инструкции), а также
содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения),
используют форму изложения текста от третьего лица единственного или
множественного числа («администрация осуществляет функции», «в
состав отдела входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы
изложения:
от первого лица
множественного числа («просим направить», «направляем на
рассмотрение»);
от первого лица
единственного числа («прошу подготовить», «прошу
предоставить»);
от третьего лица
единственного числа («администрация муниципального образования город
Балашов направляет»).
Документ с ограниченным сроком действия
должен иметь соответствующую ссылку в тексте.
Сведения о сроке исполнения каких-либо
действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть
выделены самостоятельным предложением (без абзаца).
Оформление рукописного текста документов
должно соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых
документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги,
не допускается писать карандашом, очень мелким подчерком и делать
многочисленные вставки, сноски, исправления.
6.3.21. Отметка о
наличии приложения, названного в тексте, печатается от левого поля через 2
интервала после основного текста и включает в себя указание количества листов и
количества экземпляров, например:
Приложение: на 4 л. в 2-х экз.
Если документ имеет
приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество
листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют,
например:
Приложение: 1. Положение об отделе по
управлению муниципальным имуществом, землепользованию, архитектуре и
градостроительству администрации муниципального образования город Балашов на 12 л. в 1 экз.
2. Структура и штатная
численность администрации муниципального образования город Балашов на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы,
то количество листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ,
также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим
образом:
Приложение: Инструкция по пожарной
безопасности в администрации муниципального образования город Балашов и
приложения к ней, всего на 3 л.
в 1 экз.
Если приложение направляют не
во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют
следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2-х экз. в первый адрес.
В приложении к постановлениям,
распоряжениям администрации муниципального образования город Балашов на первом
его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием
наименования вида документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение к распоряжению администрации муниципального
образования город Балашов
от 14 июля 2005 года № 458-р
Допускается слово
ПРИЛОЖЕНИЕ печатать прописными буквами, а также центрировать это слово,
наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой
длинной строки реквизита.
Приложения подписываются и визируются в порядке,
определенном в пункте 6.3.24.
6.3.22. Подпись
является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не
менее двух сантиметров под текстом документа. Подпись, как правило, выделяется
жирным шрифтом или курсивом.
В состав реквизита
«Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная
подпись, расшифровка подписи. Наименование должности печатается от левого поля.
Допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной
строки.
Проекты документов
представляются на подпись соответствующим должностным лицам полностью
оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и
материалами, на основании которых документ готовился.
Документы
информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны
непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за
пределы его компетенции.
Подписывается только
экземпляр документа, отсылаемый адресату, а экземпляр документа, который
остается в деле отправителя, визируется исполнителем.
При оформлении
документа, направляемого нескольким адресатам, или совместного документа,
издаваемого от имени двух или нескольких органов (организаций), подписываются все
экземпляры документа.
При массовой рассылке
копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле
отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.
При оформлении
документа на бланке должностного лица должность этого лица в реквизите
«Подпись» не указывается, а если документ оформлен не на бланке, приводится
полное наименование должности.
При подписании документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель комитета Личная
подпись В.А. Карпов
Заместитель председателя
Комитета Личная
подпись Е.И. Кривко
При подписании документа несколькими
лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:
Директор
ООО «Экран» Директор
ОАО «Восток»
Г.
Балашова г.Балашова
Личная
подпись Личная подпись
А.В.Сидоров В.М.Петров
В документе,
составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а
их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Б.Д. Никольский
Заместитель председателя
комиссии Личная подпись И.Е. Миронова
Члены комиссии Личная подпись А.И. Алексеев
Личная
подпись Б.Б.Бочкарев
Личная
подпись В.В.Комарова
Документ может быть
подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической
должности и фамилии.
При этом перед
наименованием должности не допускается ставить предлог «ЗА» или косую черту.
В подписанные документы не
допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.
6.3.23.
Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при
необходимости согласованию.
Согласование (предварительное
рассмотрение и оценка проекта документа) проводится до подписания (утверждения)
проекта.
Цель согласования — подготовить
качественный документ, соответствующий действующему законодательству, имеющий
организационное, финансовое и материально-техническое обеспечение.
Представляемые на подпись
документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем
подразделения, где готовился проект документа. Согласование проекта документа
оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом
согласования (внешнее согласование).
Обязательному
согласованию подлежат проекты постановлений, распоряжений вносимых администрацией
муниципального образования город Балашов, а также договоров и соглашений,
заключаемых от имени администрации муниципального образования город Балашов.
Согласование проекта документа оформляется грифом согласования. Гриф
согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, визы, которая включает
наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов,
фамилий) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы администрации
муниципального образования
город Балашов
Личная подпись
С.А. Горнаев
26.08.2003
Для согласования проектов документов
может оформляться лист согласования. Замечания излагаются на отдельном листе,
подписываются и прилагаются к документу.
6.3.24. Виза включает
должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату
подписания.
Для документа, подлинник которого
остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны
последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого
отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны
проекта (копии) отправляемого документа.
В необходимых случаях осуществляется
полистное визирование документа и его приложения.
6.3.25. Печать заверяет подлинность
подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными
нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами.
Документы заверяются печатью администрации
муниципального образования город Балашов.
6.3.26. Копию
документа заверяют штампом «Копия верна» подписью или факсимиле главы
администрации муниципального образования город Балашов. Администрация
муниципального образования город Балашов и ее структурные подразделения, могут
выдавать копии только принимаемых ими документов.
6.3.27. Отметка об
исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа
и номер телефона, по которому с ним можно связаться.
Отметка об исполнителе
располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу.
6.3.28. Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер исходящего документа,
свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа
краткие сведения об исполнении: слова « В дело» № …» (указывается номер дела,
в котором будет храниться документ).
Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована главой администрации
муниципального образования город Балашов, или его заместителем.
6.3.29. Отметка о поступлении документа содержит
порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и
минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу
первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении
документа в виде штампа.
6.3.30. Идентификатором электронной копии документа
является отметка (колонтитул) проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы
документа и содержащая наименование файла, дату и другие необходимые поисковые
данные.
6.4. Бланки документов.
6.4.1. Документы
оформляются на бланках установленного образца формата А 4.
6.4.2. Устанавливаются
следующие виды бланков:
бланк постановления администрации
муниципального образования город Балашов (Приложение № 6);
бланк распоряжения администрации
муниципального образования город Балашов (Приложение № 7);
бланк письма администрации муниципального
образования город Балашов (Приложение № 8).
6.4.3. Бланки
документов администрации муниципального образования город Балашов могут быть в
цветном и черно-белом исполнении на белой бумаге или бумаге светлых тонов
формата А 4. Бланки изготавливаются типографическим способом, с помощью средств
оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью компьютера непосредственно
при изготовлении конкретного документа.
6.4.4. Макеты бланков документов проектируют в соответствии с
формами (образцами) бланков, утвержденными главой администрации муниципального
образования город Балашов. Макеты разрабатываются сектором по кадровой,
организационно-контрольной работе.
При разработке макетов бланков
должны быть соблюдены требования действующих государственных и национальных
стандартов.
6.4.5. При оформлении
многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа,
последующие – на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и
качества.
6.4.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без
него, должен иметь поля не менее (мм):
левое – 30
правое – 10
верхнее – 20
нижнее – 20
6.4.7. На бланках постановлений и распоряжений применяется
продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках
резолюций допускается два варианта расположения реквизитов – угловой и
продольный.
6.5. Особенности оформления документов по исполнению поручений, данных главой
администрации муниципального образования город Балашов на постоянно
действующих, выездных и других совещаниях с участием главы администрации
муниципального образования город Балашов.
6.5.1. Заголовок к тексту должен содержать номер поручения, вид
совещания, дату его проведения, номер протокола, например: «О ходе исполнения
п. 1.2 протокола постоянно действующего совещания у главы администрации муниципального
образования город Балашов от 15 апреля 2006 года № 25».
6.5.2.
В первой части документа необходимо указать содержание поручения, например: «Во
исполнение поручения «Подготовить предложения о…» сообщаю».
6.5.3. Заключительная часть текста документа должна содержать ходатайство о
снятии поручения с контроля или о продлении срока исполнения поручения,
например: «Прошу снять поручение с контроля» или «Прошу продлить срок
исполнения поручения до 1 июня 2006 года». Исключением является документ по
исполнению поручения о периодическом предоставлении информации (еженедельно,
ежеквартально и т.д.).
6.6.
Особенности оформления документов, направляемых за рубеж.
6.6.1.
Служебные письма.
В переписке с иностранными
адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных
государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.
Служебные письма оформляются
на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.
Служебное письмо состоит из
следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия
города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги),
наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного
текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.
При переписке без применения
бланков оформление писем осуществляется следующим образом.
В правом верхнем углу письма
печатаются название города и дата отправления, например: Балашов, 8 августа
2005 года; Варшава, 23 августа 2003 года. Длина максимальной строки не должна
превышать 9-10 см
и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на
подлиннике и копии письма, остающейся в деле.
Текст письма начинается с
обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая
и местной практики следует писать — Господин Министр, Ваше Превосходительство.
В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в
порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от
местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на
иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.
После обращения идет текст, в
большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь…».
Письмо заканчивается
комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие
комплименты:
Президенту, Послу или Министру
иностранных дел — Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин
Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;
Генеральному директору
Германского фонда международного развития — Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер,
принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).
Если пишется ответное письмо,
то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном
письме обращаются с уверениями «… в весьма высоком уважении», то и
отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться
другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением»,
«С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С
уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно
употребить такой же комплимент.
Под текстом письма следуют
личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность,
инициал имени и фамилия.
Если в тексте письма дается
ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце
текста указывается приложение.
В соответствии с принятыми в
большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента
располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от
количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию,
полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и
название города, например:
Господину К.Брауну
Председателю Правления
фонда «Призыв совести»
г. Вашингтон
В ряде случаев, в зависимости
от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому
посылается письмо, указывается его титул, например:
Его Превосходительству
господину М.Андерсу
Чрезвычайному и Полномочному Послу
(официальное название страны)
г. Балашов
На конверте указывается адрес,
напечатанный на письме.
При переписке с использованием
бланков оформление писем осуществляется следующим образом.
Адрес зарубежного
корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма.
Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым
полем.
Реквизит «Адресат»
должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину»
(«Госпоже») или титул (например, «Его (Ее)
Превосходительству»), имя и фамилию адресата, наименование организации,
фирмы, должность адресата, название города и страны.
Титул или имя и фамилия в
адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части
печатаются через 1 интервал.
Составные части реквизита
«Адресат» допускается печатать как строчными, так и прописными
буквами.
Обращение и первая строка
текста письма начинаются с красной строки.
6.6.2.
Частные письма полуофициального характера.
Такого рода письма посылаются
знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного
одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по
вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью
подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения
какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется
письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых
в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.
Частные письма
полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа),
иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.
Обращение в таком письме
обычно бывает следующим:
Уважаемый господин Министр,
Уважаемый господин Директор,
Уважаемый господин Сенатор
и т.п.
Заключительный комплимент в
письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения
адресата и характера отношений автора с адресатом.
Наименование должности и
полная фамилия адресата пишутся только на конверте.
К каждому письму зарубежному
адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат
Министерства иностранных дел Российской Федерации.
Упомянутые виды писем являются
официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая
вид письма, исходя при этом из содержания.
Не допускаются исправления и
подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и
предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.
6.6.3. Оформление
документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом
листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на
русском языке либо языке адресата.
Название страны может быть
полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно
быть официально принятым (нельзя вместо Федеративная Республика Германия или
ФРГ писать Германия).
6.6.4.
Заголовок к тексту не составляется.
6.6.5. При
ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте
сделать ссылку на этот документ, например: «На Ваше письмо от …
числа».
6.6.6. При
регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер
проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр документа
имеет только дату подписания.
6.6.7.
Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного
документа с указанием адресных данных адресата и адреса отправителя. При этом
адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке
страны-адресата.
VII. Подготовка
проектов постановлений, распоряжений администрации муниципального образования
город Балашов.
7.1.
Правовые акты администрации
муниципального образования город Балашов издаются на основе и во исполнение
федерального законодательства, законов Саратовской области, а также иных
нормативных правовых актов в соответствии с действующим законодательством.
7.2.
Под нормативным
правовым актом принимается письменный
официальный документ, принятый в определенной форме органом исполнительной власти
в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену
правовых норм. Он содержит правовые нормы, общие установления рассчитанные, как
правило, на длительное применение и распространяется на широкий круг лиц. Нормативно
–правовым актом является – постановление администрации муниципального
образования город Балашов.
7.3.
Под ненормативным
(правоприменительным) правовым актом понимается правовой акт, адресованный
конкретному субъекту – это распоряжение, применяющееся однократно и не сохраняющее
свое действие после того, как прекратились конкретные отношения,
предусмотренные данным актом.
7.4.
Проекты
постановлений, распоряжений, администрации муниципального образования город
Балашов вправе вносить заместитель главы администрации муниципального образования,
начальники отделов, секторов и специалисты администрации муниципального образования
город Балашов, руководители структурных подразделений. Ответственность за
качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект.
7.5. Если
правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов
федеральных органов государственной власти, законов Саратовской области,
правовых актов Губернатора и Правительства области, то вводная часть правового
акта должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты,
номера и наименования.
В случае
упоминания в проекте правового акта какой-либо организации – юридического лица,
при его согласовании в юридический отдел администрации муниципального образования
город Балашов вместе с проектом акта представляются учредительные документы
этой организации, а в случае необходимости, по требованию юридического отдела –
нотариально заверенная копия учредительных документов этой организации.
7.6. Проекты
правовых актов, направляемые на соответствующее согласование, изготавливают на
чистом листе бумаги с использованием реквизитов 08, 10, с обязательным
указанием в правом верхнем углу слова «Проект».
7.7. Текст
правового акта содержит, как правило, вводную (преамбулу) и распорядительную
части. Если содержание правового акта не нуждается в пояснении, то вводная
часть отсутствует.
Тексты правовых актов администрации
муниципального образования город Балашов (постановлений, распоряжений) в распорядительной
части должны содержать пункты, предусматривающие:
конкретные задания
исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения (при длительных сроках
исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки). При
указании срока используется словесно-цифровой способ оформления даты;
точное наименование
организаций-исполнителей задания;
порядок обеспечения
выполнения заданий материально-технической базой и финансированием;
поручения по контролю
исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого
возложен контроль;
указания о снятии с
контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия
нового правового акта взамен ранее принятого;
указание об отмене,
изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой
акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего
акта;
указание о сроке вступления в силу
правового акта, если такое оказание необходимо.
7.8. Предписания,
адресуемые подведомственным подразделениям, формулируются в категоричной форме.
Текст распоряжений как правовых актов, издаваемых на основе единоначалия,
излагается от первого лица единственного числа и начинается словами: «В
целях…», «В связи с…», «В соответствии». В
отношении организаций, не находящихся в подчинении администрации муниципального
образования город Балашов, но расположенных на подведомственной территории,
применяются глаголы типа «предложить», «рекомендовать». В
отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт
(распоряжение) издается по тем вопросам компетенции главы администрации
муниципального образования город Балашов, по которым он вправе давать
общеобязательные указания.
Каждый пункт, как правило, должен
начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной
формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т.д.). Использовать
формулировки: «решить вопрос», «обратить внимание» и т.д. в
правовых актах не рекомендуется.
7.9. Содержание
издаваемых правовых актов администрацией муниципального образования город
Балашов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их, если при
этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.
7.10. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается со
слов: «Признать утратившим силу….»
7.11. Перечень отменяемых правовых актов приводится с
указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической
последовательности. Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов,
может быть оформлен, как приложение к основному правовому акту. В этом случае
пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: «Признать
утратившими силу постановления (распоряжения) администрации муниципального образования
город Балашов согласно приложению».
7.12. Пункт об изменении отдельного положения действующего
правового акта строится по схеме:
«Пункт 3 распоряжения
администрации муниципального образования город Балашов от…. №…. «О ….»
изложить в новой редакции:
«3. …(текст новой редакции
пункта).».
7.13. Пункт о дополнении отдельного положения действующего
правового акта строится по схеме:
«Пункт 4 распоряжения
администрации муниципального образования город Балашов от… №…. «О ….»
после слов «…» дополнить словами «….».
7.14. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях)
действующий правовой акт администрации муниципального образования город Балашов,
как правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который
включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.
7.15. В случае, когда к правовому акту администрации муниципального
образования город Балашов приобщается другой документ, он указывается в тексте
этого правового акта как приложение и может быть оформлено как таблица,
перечень, список и др.
7.16. Если правовым актом администрации муниципального образования
город Балашов утверждается какой-то документ (положение, устав, правила,
инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется
следующим образом: «Утвердить Положение о …».
7.17. Проекты нормативно-правовых актов проходят процедуру согласования
документа, путем оформления визы, которая включает дату, должность и личную
подпись визирующего с расшифровкой. Визы проставляются на листе согласования,
который оформляется на обратной стороне последнего листа проекта.
Перед направлением проекта на
согласование в листе согласования делается запись с указанием даты, отдела,
сектора администрации муниципального образования город Балашов или структурного
подразделения администрации муниципального образования город Балашов, который
вносит проект на рассмотрение. Например: «Проект внесен юридическим
отделом».
7.18. Проекты нормативно-правовых актов администрации
муниципального образования город Балашов согласовываются в следующей
последовательности в обязательном порядке (Приложение № 9):
заместителем главы администрации муниципального
образования город Балашов;
начальником
юридического отдела;
руководителем
структурного подразделения;
начальником
отдела по экономике;
начальником
отдела по финансам;
исполнителем.
7.19. Проекты распоряжений по личному составу проходят согласование
(Приложение №10):
заместителя главы администрации муниципального
образования город Балашов;
заведующего сектором по кадровой, организационно – контрольной работе
начальника отдела по финансам;
руководителя
структурного подразделения;
исполнителя.
7.20. При необходимости проекты нормативных и
правоприменительных актов администрации муниципального образования город
Балашов в установленном порядке согласовываются со следующими должностными
лицами:
начальником отдела по,
управлению муниципальным имуществом, землепользованию, архитектуре и градостроительству;
начальником отдела по жилищно-коммунальному
хозяйству;
начальником по
социальным вопросам;
начальником отдела по
учету и отчетности;
заведующим сектором по
кадровой, организационно-контрольной работе.
Согласованные в установленном
порядке проекты постановлений и распоряжений, передаются в сектор по кадровой, организационно-контрольной
работе для согласования их с заместителем главы администрации и подписания главой
администрации муниципального образования город Балашов, регистрации, доведения
до исполнителей.
7.21. Приложения к нормативно-правовому акту визируются
(подписываются) заместителем главы администрации муниципального образования
город Балашов.
7.22. При необходимости к проекту документа прилагается:
перечнем законов или других
правовых актов, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие такого
проекта;
пояснительная записка с
обоснованием необходимости принятия проекта постановления администрацией
муниципального образования город Балашов, характеристикой их целей и основных
положений
финансово-экономическое обоснование
проекта.
7.23. В случаях, когда проект предусматривает обращения с
ходатайством в другие органы государственной власти, к нему прилагается проект
письма по данному вопросу. Письмо после подписания вместе с постановлением
(распоряжением) администрации муниципального
образования город Балашов направляется соответствующему адресату.
7.24. Проекты, подготовленные во исполнение документов вышестоящих
органов государственной власти, должны в обязательном порядке в преамбуле
содержать ссылку на эти документы, при этом указывается дата принятия, номер и
полное наименование в настоящей последовательности.
7.25. Срок согласования проектов распоряжений администрации
муниципального образования город Балашов не должен превышать 1 рабочий день,
для юридического отдела 2 рабочих дней.
Срок согласования проектов
нормативных актов для юридического отдела, отдела по финансам, отдела по экономике,
отдела по управлению муниципальным
имуществом, землепользованию, архитектуре и градостроительству, отдела по жилищно-коммунальному
хозяйству, отдела по социальным вопросам, отдела по кадровой,
организационно-контрольной работе – 4 рабочих дня.
Срок согласования срочных
проектов постановлений, распоряжений администрации муниципального образования
город Балашов составляет от 3 часов до 1 рабочего дня (срочность определяется –
заместителем главы администрации муниципального образования город Балашов). Данное
положение не распространяется на проекты целевых программ.
При направлении с учетом
приказа Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 2 октября
2007 года N 155 «Об организации прокурорского надзора за
законностью нормативных правовых актов органов государственной власти субъектов
Российской Федерации и местного самоуправления» администрацией
муниципального образования город Балашов копии проекта в органы прокуратуры
проект возвращается разработчику. После получения из прокуратуры города
Балашова заключения о соответствии указанного проекта законодательству администрация
муниципального образования город Балашов направляет копию заключения
разработчику. Составитель проекта принимает меры по устранению обоснованных
замечаний, изложенных в заключении (при их наличии), и представляет
доработанный проект на согласование и подпись главе администрации
муниципального образования город Балашов.
7.26. В приемной главы администрации муниципального
образования город Балашов поступающие на согласование проекты постановлений и
распоряжений администрации муниципального района город Балашов записываются в
специальный регистрационный журнал по форме:
|
№ п/п |
Дата |
Название |
Наименование |
Результат |
Роспись |
Проекты постановлений,
распоряжений формируются в отдельную от других документов папку и
представляются на рассмотрение главе администрации не реже 1 раза в день
7.27. В случае выезда за пределы города должностного лица,
сроки согласования продляются, но не белее одного дня.
Имеющиеся у должностного лица
возражения и замечания по тексту проекта излагаются в заключении, которое
прилагается к проекту.
В тексте проекта допускаются
правки стилистических и грамматических ошибок.
7.28. Подготовленные,
согласованные и подписанные главой администрации муниципального образования
город Балашов проекты постановлений и распоряжений поступают в сектор по
кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального
образования город Балашов для регистрации, оформления в установленном порядке,
тиражирования и доведения копий нормативно-правовых актов, до исполнителей.
Порядок регистрации осуществляется путем присвоения порядкового номера и
литера. Постановлениям присваивается литер «П», распоряжениям по основной
деятельности литер «Р», распоряжениям по личному составу присваивается литер «ЛС». Нумерация ведется с начала и до
конца года раздельно, для каждого вида документов. Зарегистрированные,
оформленные и размноженные копии документов в трехдневный срок доводятся до
исполнителей.
XIII. Машинописные и копировально-множительные работы.
Звукозапись мероприятий
8.1.
Согласование с
заинтересованными лицами служебные документы за подписью главы администрации
муниципального образования, его заместителя печатаются и оформляются на
номерных бланках, при наличии таковых, специалистом сектора по кадровой, организационно-контрольной
работе, если они направляются Губернатору области, в Правительство Саратовской
области, депутатам Государственной Думы, депутатам областной Думы. Остальные
документы печатаются непосредственно в отделах, секторе администрации
муниципального образования город Балашов с соблюдением установленных правил
печатания.
8.2.
Для печатания
принимаются только служебные материалы направленные главой и заместителем
администрации муниципального образования город Балашов. Печатание под диктовку
не допускается.
8.3.
Печатание
производится в порядке очередности поступления и значимости материалов. Порядок
печатания внеочередных документов определяется заведующим сектором по кадровой,
организационно-контрольной работе.
8.4.
Все документы
должны быть тщательно отредактированы. Исполнитель обязан проверить рукопись
документа. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое
написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических
названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются
только общепринятые.
8.5.
Рукописи,
написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не
принимаются.
8.6.
Документы, должны
быть изготовлены на компьютере и переданы в сектор по кадровой,
организационно-контрольной работе, для оформления документов вместе с сменными
(внешними) носителями (дискета, флеш — накопитель, диск) с записью текста в
последнем варианте, или электронной почтой.
8.7.
Служебные
документы, подлежащие размножению, должны быть тщательно подготовлены.
Оригиналы печатаются на белой бумаге.
8.8.
Копировально-множительные
работы (тиражирование документов) в администрации муниципального образования
город Балашов, осуществляется специалистом сектора по кадровой,
организационно-контрольной работе. На тиражирование сдаются только служебные
документы. Объемные материалы (свыше 100 печатных листов формата А-4)
размножаются в типографии.
8.9.
Тиражирование
документов производится по заявке, подписанной руководителем, не ниже начальника
отдела. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет
количества копий ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных
машин.
IХ. Порядок
подготовки, рассмотрения и внесения проектов решений в Совет муниципального
образования город Балашов
9.1.
Согласно, регламента Совета депутатов муниципального образования город Балашов правом
внесения в Совет проектов решений подготовленных администрацией муниципального образования
город Балашов обладает глава администрации муниципального образования город
Балашов или лицо, замещающее данную должность.
9.2. Вносимые проекты решений для рассмотрения на
заседании Совета предоставляются в Совет для их регистрации только после
заключения юриста аппарата Совета о
соответствии действующему законодательству и принятым правовым актам Совета.
9.3. Проекты, предлагаемые к рассмотрению на очередном заседании
Совета, вносятся не позднее 10 дней до
проведения очередного заседания Совета.
9.4. Проекты, предлагаемые к рассмотрению на внеочередном заседании
Совета, вносятся для рассмотрения не позднее 4 дней до проведения внеочередного
заседания Совета.
9.5. Ко всем вносимым в Совет проектам прикладывается пояснительная
записка, содержащая краткое изложение существа проекта, необходимые обоснования
(справки о фактическом состоянии дел, экспертные заключения правового,
экономического или иного характера, финансовые расчеты, иные материалы
соответствующие специфике вопроса, подлежащего рассмотрению). К проектам, вносимым
в порядке реализации правотворческой инициативы граждан, дополнительно
прикладываются документы, определенные Положением «О правотворческой инициативе
граждан».
9.6. Проекты решений Совета с
соответствующими документами, предоставляются в сектор по кадровой, организационно-контрольной
работе администрации муниципального образования город Балашов, для обобщения
материалов, согласования их с главой администрации муниципального образования город
Балашов и предоставления их в Совет, для рассмотрения на заседании.
X. Подготовка
и оформление документов заседаний совещаний
10.1. Организационно-техническое и документационное
обеспечение заседаний и совещаний, проводимых главой администрации
муниципального образования город Балашов, осуществляет сектор по кадровой, организационно-контрольной работе.
10.2. В протоколе указываются дата, время и место
проведения, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.
10.3. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе
указываются выступающие, содержание принятого решения, ответственные за
исполнение, срок реализации.
10.4. Общие требования к оформлению протокола совещания и протокола
заседания администрации муниципального образования город Балашов (Приложение №11).
10.4.1. В заголовок текста протокола следует включать
наименование совещательного органа, которым проводится совещание, или указание
на то, что данный документ является протоколом заседания администрации
муниципального образования город Балашов.
10.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и
основной.
10.4.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом
«Заголовок», состоит из разделов: «Председатель», «Присутствующие», «Повестка
дня», в тексте протокола заседаний могут быть также разделы «Постоянные
участники заседаний» и «Приглашенные».
В
разделе «Председатель» указываются инициалы и фамилия, должность председателя
совещания.
В
разделе «Присутствовали» протокола совещания при количестве участников свыше 15
человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу
прилагается список. При количестве участников до 15 человек в протоколе
совещания в разделе «Присутствовали» перечисляются фамилии всех участников
совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с
разбивкой по вопросам повестки.
Если
на соответствующее заседание администрации муниципального образования город
Балашов приглашаются постоянные участники заседаний, то в разделе «Постоянные
участники заседаний» указываются в алфавитном порядке их фамилии и инициалы, а
справа от фамилий должности участников. Остальные присутствующие на заседании
указываются в разделе «Приглашенные».
В
разделе «Повестка дня» перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на
совещании. Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и
установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в
именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос
«О чем?», «Об итогах…», «О деятельности…».
10.4.4. Основная часть текста протокола делится на разделы,
нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня
совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме:
1. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПАЛИ-РЕШИЛИ;
2. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПАЛИ-РЕШИЛИ и т.д.
Содержание
разделов зависит от формы изложения протокола, которая бывает краткой или
полной.
Протокол
краткой формы изложения составляется в случае ведения стенограммы совещания
(заседания).
В
протоколе краткой формы изложения в разделах «СЛУШАЛИ» указываются только
фамилии докладчиков, а в разделах «ВЫСТУПАЛИ» фамилии выступавших в прениях по
каждому вопросу повестки дня. При этом тексты докладов прилагаются к протоколу,
где делают ссылку «Текст доклада прилагается». Раздел «ВЫСТУПИЛИ»
может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.
В
протоколе полной формы изложения в разделах «СЛУШАЛИ» излагается краткое
содержание докладов по вопросам повестки дня. В разделах «ВЫСТУПАЛИ» делается
запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к
докладчику и ответов на них (слова «Вопрос» и «Ответ») указывать не следует, вместо
них проставляются инициалы и фамилии спрашивающего и отвечающего.
В
разделе «РЕШИЛИ» излагается текст принятых на совещании (заседании) решений с
указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения,
должностного лица, ответственного за контроль исполнения.
10.5. Протоколы заседаний администрации
муниципального образования город Балашов составляются, нумеруются и датируются специалистами
сектора по кадровой, организационно-контрольной работе, подписываются главой
администрации муниципального образования город Балашов.
XI. Основные
положения по работе с обращениями граждан
11.1. Обращения граждан, (заявления, предложения,
жалобы), поступившие в адрес главы администрации муниципального образования
город Балашов, заместителя главы администрации, регистрируются в секторе по кадровой,
организационно-контрольной работе.
11.2. Регистрация обращений граждан производится в
соответствии с установленной формой в «Журнал регистрации обращений граждан».
11.3. Все
зарегистрированные обращения граждан, проверяются на повторность поступления.
11.4. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица
по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек
установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его
обращение.
11.5. Зарегистрированные обращения граждан, в зависимости от их содержания,
передаются на рассмотрение главе администрации муниципального образования город
Балашов, заместителю главы администрации муниципального образования город
Балашов.
11.6. Если письменное
обращение граждан направлено на исполнение нескольким исполнителям, то работу
по его рассмотрению осуществляет и координирует указанный в резолюции первым.
Сроки исполнения обращений граждан осуществляются в соответствии с Федеральным
Законом № 59-ФЗ, областным законодательством и контролируются в секторе по кадровой,
организационно-контрольной работе администрации муниципального образования
город Балашов.
11.7. Обращения
граждан не направляются на рассмотрение должностным лицам, действия которых
обжалуются.
Обращение граждан считается
разрешенным, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты
необходимые меры, дан ответ заявителю в письменной форме, и если требуется,
организации, из которой поступило заявление.
11.8 Прием граждан главой администрации
муниципального образования город Балашов, заместителем главы администрации
муниципального образования город Балашов проводится в кабинете Главы
администрации, согласно утвержденному графику: каждую вторую и четвертую
субботу месяца, с 900
ч. до 1200 ч.
Заявления от граждан,
полученные на приеме, регистрируются в «Журнале регистрации обращений граждан» и
организуется контроль за их исполнением в секторе по кадровой, организационно-контрольной работе.
XII. Составление номенклатурных дел
12.1. Номенклатура дел администрации муниципального
образования город Балашов – это систематизированный перечень наименований дел с
указанием сроков их хранения, заводимых в органе исполнительной власти
образования, и оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки
исполнительных документов в дела, определения сроков их хранения и является
основной для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, а в ведомственном архиве (далее ведомственный архив) муниципального
образования город Балашов используется для учета дел временного (до 10 лет
включительно) хранения.
12.2. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться Уставом об администрации муниципального образования город Балашов
и его функциональных структурных подразделениях, штатным расписанием, перечнями
документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предстоящие
годы.
Номенклатура дел включает в себя все виды документов,
образующихся в деятельности администрации муниципального образования город
Балашов и его функционального структурного подразделения.
В номенклатуру дел также включаются дела
временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для
подтверждения полномочий администрации муниципального образования город Балашов
или прекращения его деятельности
12.3.
Номенклатура дел функционального структурного подразделения (Приложение № 12)
составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается
руководителем подразделения и представляется в службу делопроизводства администрации
муниципального образования город Балашов, для составления сводной номенклатуры
дел.
Вновь созданная администрация
муниципального образования или ее структурное подразделение обязано в месячный
срок разработать номенклатуру дел и представить ее в сектор по кадровой,
организационно-контрольной работе администрации муниципального образования
город Балашов.
12.4.
Сводная номенклатура дел (Приложение №13) администрации муниципального
образования город Балашов на предстоящий календарный год составляется в
последнем квартале текущего года сектором по кадровой,
организационно-контрольной работе администрации муниципального образования
город Балашов, подписывается заведующим сектором по кадровой, организационно-контрольной
работе, согласовывается с филиалом ОГУ «Государственный архив Саратовской
области» в г. Балашове, утверждается главой с администрации муниципального
образования город Балашов и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года.
В течение года по
согласованию, с филиалом ОГУ «Государственный архив Саратовской области» в г.
Балашове, в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и
дополнения.
Согласовывается
номенклатура дел с филиалом ОГУ «Государственный архив Саратовской области» в
г. Балашове не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в
функциях и структуре администрации муниципального образования город Балашов.
12.5. После утверждения сводной номенклатуры дел
функциональное структурное подразделение администрации муниципального
образования город Балашов, получают выписки соответствующих ее разделов для
использования в работе.
12.6. Графы номенклатуры дел администрации муниципального
образования город Балашов и его структурного подразделения заполняются следующим
образом.
В графе 1 номенклатуры
дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела
состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в
пределах структурного подразделения.
В номенклатуре дел
рекомендуется сохранить одинаковые индексы для однородных дел в пределах отделов;
для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел
включаются заголовки дел, которые должны четко и в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела состоит из
элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела
(переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, поручения и
т.д.); название администрации муниципального образования город Балашов или
структурного подразделения (автор документа); название организации, которой
будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или
корреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата (период), к
которой относятся документы дела.
Не допускается
употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разное»,
«разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также
вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
В заголовках дел,
содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью
делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин
«Документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные
разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы,
списки, доклады и т.д.), например:
«Документы о
проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады,
информации)».
Термин
«Документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы – приложения
к какому-либо документ (например: «Документы к протоколам заседания коллегии
администрации»).
В заголовках дел,
содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое
название, например: «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании
Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка о
награждении работников, присвоении почетных званий».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент,
если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Государственной
финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам
подготовки кадров».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены
планы (отчеты), например: «Годовые планы финансовых мероприятий»,
«Годовые статистические отчеты о расходах на содержание
автотранспорта».
Если дело будет состоять из нескольких томов или
частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка
дела.
Заголовок приложения к
делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку
помещенного в этот том документа.
Порядок распоряжения
заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется
степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную
документацию.
Заголовки дел могут уточняться
в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 номенклатуры дел
указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании
календарного года.
В графе 4 указываются
срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при
его отсутствии по типовой или примерной отраслевой номенклатуре дел.
При включении в
номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен
типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения
устанавливается филиалом ОГУ «Государственный архив» в г. Балашове и ЭК администрации
муниципального образования город Балашов.
В графе 5
«Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры
проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например,
переходящее с 2006 года), о выделении дел к уточнению, о лицах, ответственных
за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти
муниципального образования для продолжения и др.
12.7. Если в течение года в администрации муниципального
образования город Балашов возникают новые документированные участки работы,
непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых
дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
12.8. По
окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая
запись о количестве заведенных дел (томов).
XIII. Формирование и оформление дел
13.1.
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с
номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В администрации
муниципального образования город Балашов дела формируются, как правило,
децентрализовано, т.е. в отделах, секторе и в структурном подразделении.
13.2.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только
исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело
документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать
в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии
факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны
помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
проверять правильность
оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров,
отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии;
по объему дело не
должно превышать 250 листов (30-40
мм). При большом количестве документов, относящихся к
данному делу, формируется несколько томов (частей). В этом случае номер
(индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1»,
«т. 2» и т.д.
13.3. Документы внутри
дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической
последовательности или их сочетании.
Распорядительные
документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним
приложениями. При этом приложения большого объема должны выделяться в отдельные
тома.
Документы коллегии
группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям
коллегии.
Распоряжения по
основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Протоколы в деле
располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам,
сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы,
отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются
отдельно от проектов.
Документы в личных
делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления
и жалобы граждан по вопросам работы органов исполнительной власти образования и
все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от
заявления граждан по личным вопросам.
Переписка
группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в
хронологической последовательности; документ – ответ помещается за документом –
запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса
дела предыдущего года.
13.4. Оформление дела (подготовка дела к
хранению) включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке,
брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление
дел производится работниками, в обязанности которых заведение и формирование
дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
13.5. В зависимости от
сроков хранения проводится полное или частичное формирование дел.
Полному оформлению подлежат
дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел
предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление
листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи
документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение
названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела,
заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет
включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в
скоросшивателях, не проводить систематизацию в деле, листы дела не нумеровать,
заверительные надписи не составлять.
13.6.
Документы, составляющие дела, прошиваются на 4 прокола в твердую обложку из
картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех
документов, дат, виз и резолюций на них.
При подготовке дел к подшивке
(переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов
удаляются.
13.7.
Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется и
оформляется по установленной форме (Приложение № 14), в которой указывается
наименование администрации муниципального образования город Балашов,
наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела,
дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный
шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на
обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование администрации
муниципального образования город Балашов указывается полностью, в именительном
падеже;
наименование
функционального структурного подразделения записывается в соответствии с
утвержденной структурой администрации муниципального образования город Балашов;
номер дела – проставляется
цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел администрации
муниципального образования город Балашов;
заголовок дела –
переносится из номенклатуры дел администрации муниципального образования город Балашов,
согласованной с ЭК филиала ОГУ «Государственный архив» в г. Балашове;
дата дела – указывается
год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих
распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей),
являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год)
регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,
включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том,
является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в
этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца
пишется полностью словами;
срок хранения дела –
переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки
его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием
сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить
постоянно»;
архивный шифр дела
(состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел
постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве черными чернилами
только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных
ЭК филиала ОГУ «Государственный архив Саратовской области» в г.Балашове (до
этого он проставляется карандашом).
На обложке дел
постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного
архива, в которой будут передаваться дела администрации муниципального
образования город Балашов, обозначения кодов государственного архива и администрации
муниципального образования город Балашов по Общероссийскому классификатору предприятий
и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной
власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в
надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию
подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
13.8. Внутренняя опись
документов дела составляет для учета документов постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо
ценные, личные дела и т.д.).
Внутренняя опись
составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение
№15), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела,
их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи
составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью
количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись
подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка
внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись
подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
13.9.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов,
включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи,
нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры
проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата,
подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с
собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем
порядке.
Листы дел, состоящих
из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы
и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие
самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем
углу.
Подшитые в дело
конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером
каждое вложение в конверте.
Приложения к делу,
поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются
отдельно.
13.10.
В конце каждого дела постоянного срока хранения подшивается чистый бланк
листа-заверителя дела по установленной форме (Приложение №16), где указывается
цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество
внутренней описи, оговариваются особенности отдельных документов (чертежи,
фотографии и т.п.), дата и разборчивая подпись сотрудника, оформлявшего дело.
Запрещается выносить
лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.
Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается
за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки.
13.11. Дела, оформленные с нарушением
установленных правил, на хранение в архив не принимаются, а возвращаются
исполнителю для дооформления.
XIV. Организация оперативного хранения документов
14.1.
С момента заведения и до передачи в ведомственный архив администрации
муниципального образования город Балашов, дела хранятся по месту их
формирования.
Руководители функциональных
структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны
обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного
поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой
дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне
шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
14.2. Выдача
дел другим подразделениям производится с разрешения заведующего сектором по
кадровой, организационно-контрольной работе. Выдача дел сотрудникам
подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится
карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела,
дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются
графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование
сотрудникам структурных подразделений на срок, не более одного месяца. После
истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на
основании их письменных запросов с разрешения главы администрации муниципального
образования город Балашов или его заместителя.
Изъятие документов из
дел постоянного хранения, допускается в исключительных случаях и производится с
разрешения главы администрации муниципального образования город Балашов с
оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выемки
документов.
XV. Порядок
передачи дел на хранение в архив
15.1. В ведомственный архив
администрации муниципального образования город Балашов передаются дела, с
исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения,
включая документы по личному составу, не позднее чем через 3 года после
завершения их в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет
включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не
подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
15.2. Подготовка документов к передаче на хранение в ведомственный архив
включает работу по проведению экспертизы ценности документов.
15.3. Экспертиза ценности документов — изучение
документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда
Российской Федерации.
15.4. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в администрации муниципального образования город Балашов, создается
постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК). Функции и права ЭК, а
также организация ее работы, определяются Положением об ЭК, которое
утверждается главой администрации муниципального образования город Балашов.
15.5. Экспертиза ценности документов постоянного и
временного хранения осуществляется ежегодно в администрации муниципального образования
город Балашов, специалистами делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным
методическим руководством специалистов архива.
15.6. Отбор документов для постоянного хранения,
проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел администрации муниципального образования город Балашов, путем
полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и
уничтожения только на основании заголовков дел.
В делах постоянного
хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики,
неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с
временными сроками хранения.
Некоторые
виды документов имеют по типовым перечням срок хранения с отметкой
«ЭК». Отметка «ЭК», поставленная в перечне рядом с
указанным сроком хранения к конкретным видам документов, означает, что часть
таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном
порядке должна передаваться на архивное хранение.
Дела с отметкой
«ЭК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат
переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения
присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения
экспертизы ценности документов.
Окончательное решение
по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК администрации
муниципального образования город Балашов.
15.7. По результатам
экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к
уничтожению.
Опись дела – архивный
справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного
фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись
предоставляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.
15.8. Описи дел структурных подразделений администрации
муниципального образования город Балашов составляются по установленной форме (Приложение
№17) в трех экземплярах отдельно на дела постоянного хранения, дела
временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу и представляются в ведомственный
архив через год после завершения дел в делопроизводстве.
По этим описям
документы сдаются в архив администрации муниципального образования город
Балашов.
15.9.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся
в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры
дел;
каждое дело вносится в
опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов
или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным
номером);
порядок нумерации дел в
описи — валовый;
графы описи заполняются
в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись
подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела,
а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при
этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе
описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи
«Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их
физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со
ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за
последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой
указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел
по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие
литерных и пропущенных номеров).
Опись дел подписывается
составителем с указанием его должности и утверждается главой администрации
муниципального образования город Балашов.
15.10. Акты о выделении
документов и дел к уничтожению (Приложение №18) рассматриваются на заседании ЭК
администрации муниципального образования город Балашов одновременно с описями
дел и утверждаются главой администрации муниципального образования город
Балашов; после утверждения ЭК архивного учреждения администрации муниципального
образования город Балашов, имеет право уничтожать дела, включенные в данные
акты.
Дела включаются в акт,
если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором
составляется акт. Например, законченные в 2005 году дела с трехлетним сроком
хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января
2009 года.
Акт о выделении к
уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей администрации
муниципального образования город Балашов, структурного подразделения. Если в
акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения
указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки
однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с
указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
15.11. Дела, подлежащие уничтожению, сдаются на
переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной,
в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной
макулатуры.
15.12. Передача дел в архив администрации муниципального
образования город Балашов осуществляется по графику, составленному сектором по
кадровой, организационно-контрольной работе, согласованному с начальниками
отделов, передающих документы в архив, и утвержденному главой администрации
муниципального образования город Балашов.
15.13. Прием каждого дела производится лицом,
ответственным за архив, в присутствии работника отвечающего за ведение
делопроизводства.
В конце
каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически
принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а
также подписи сотрудника архива и лица передавшего дела.
15.14. Дела, увязанные в связки, доставляются в ведомственный архив
сотрудниками структурных подразделений.
15.15. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения
администрации муниципального образования город Балашов лицо, ответственное за
ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период
проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела,
оформляет дела и передает их в ведомственный архив независимо от сроков
хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
15.16. До передачи в филиал ОГУ «Государственный архив
Саратовской области» в г. Балашове документы подлежащие государственному
хранению, хранятся в ведомственном архиве в течении 5 лет, а материалы по
личному составу — согласно номенклатуре дел. По истечении указанных сроков эти
дела передаются в филиал ОГУ «Государственный архив Саратовской области» в г.
Балашове в установленном порядке.
15.17. Дела и копии
документов, хранящиеся в ведомственном архиве, предоставляются работникам
администрации муниципального образования город Балашов, а также структурного
подразделения для работы в помещении архива или под расписку во временное
пользование (не белее одного дня) вне архива.
Подлинники постановлений,
распоряжений, протоколы заседаний, совещаний администрации муниципального образования
город Балашов не выдаются, кроме
случаев, установленных действующим законодательством.
XVI. Обеспечение
сохранности печатей и бланков
16.1. В деятельности
администрации муниципального образования используется:
круглая «Гербовая печать»
администрации муниципального образования город Балашов с изображением Герба Балашовского
образования – ставится на подпись главы администрации муниципального образования
город Балашов и его заместителя на финансовые документы, договора, соглашения,
акты, грамоты, уставы, гарантийные письма и др. ответственное должностное лицо
за хранение и использование данной печати глава администрации муниципального образования
город Балашов;
круглая печать «Для
документов» администрации муниципального образования город Балашов – ставится
для заверения подписи должностного лица подписавшего документ, на всех
документах кроме финансовых документов;
для проставления оттиска о согласовании
проектной документации поступающей в
отдел по управлению муниципальным имуществом, землепользованию, архитектуре и
градостроительству применяется мастичный штамп с надписью:
СОГЛАСОВАНО
____ _____________20___г.
Отдел по управлению
муниципальным
имуществом, землепользованию,
архитектуре
и градостроительству
администрации
муниципального образования
город Балашов
для проставления оттиска о согласовании
проектной документации поступающей в
отдел по жилищно-коммунальному хозяйству применяется мастичный штамп с
надписью:
СОГЛАСОВАНО
____ _____________20___г.
Отдел по жилищно-коммунальному
хозяйству администрации муниципального образования город Балашов
16.2. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах или должен
захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть
подписи.
16.3. Изготовление штампов и печатей для использования в работе
администрации муниципального образования город Балашов, осуществляется по
разрешению главы администрации муниципального образования город Балашов в
соответствии, с рекомендациями заместителя главы администрации муниципального образования
город Балашов и эскизами согласованными с начальником юридического отдела и заведующим
сектора по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального
образования город Балашов. После необходимых согласований составляется письмо
за подписью главы администрации муниципального образования муниципального образования
на изготовление печати или штампа с приложением утвержденного эскиза печати и
штампа. После подписания письма и регистрации его в секторе по кадровой,
организационно-контрольной работе администрации муниципального образования
город Балашов, данные документы направляются адресату, для изготовления
необходимых штампов и печатей.
16.4. Ответственность за хранение и правильное использование
возлагается:
круглой гербовой печати
администрации муниципального образования город Балашов с изображением Герба
Балашовского образования – на главу администрации муниципального образования
город Балашов;
круглой печати для документов
администрации муниципального образования город Балашов – на заместителя
администрации муниципального образования город Балашов;
штампов согласования проектной
документации поступающей в отдел по
управлению муниципальным имуществом, землепользованию, архитектуре и
градостроительству – на начальника отдела по управлению муниципальным
имуществом, землепользованию, архитектуре и градостроительству;
штампов согласования проектной
документации по проведению воды
поступающей в отдел по жилищно-коммунальному хозяйству – на начальника отдела
по жилищно-коммунальному хозяйству;
бланков писем, постановлений,
распоряжений администрации муниципального
образования город Балашов – на заместителя администрации муниципального образования город Балашов.
Печати, штампы и бланки подлежат
хранению только в сейфах или металлических шкафах.
16.5.
О случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность заместитель
главы администрации муниципального образования город Балашов.
16.6.
Пришедшие в негодность аннулированные печати и штампы сдаются заместителю
администрации, а он в свою очередь отдает в сектор по кадровой,
организационно-контрольной работе для списания и уничтожения в установленном
порядке.
Контроль за
изготовлением, правильностью хранения и использования бланков, печатей и
штампов осуществляет заместитель администрации муниципального образования город
Балашов.
Глава администрации
муниципального образования
город Балашов И.В.
Талалайкин
Приложение № 1
к Инструкции по ведению делопроизводства в
администрации муниципального образования
город Балашов
Регистрационная карточка входящего
документа
|
Срок выполнения Вид документа корреспондент |
|
|
Дата поступления и входящий |
Дата и номер документа |
|
Краткое содержание |
|
|
Резолюция |
|
|
Результат выполнения |
Регистрационная карточка исходящего
документа
|
Исходящий рег. номер |
от |
|
|
Куда направлен документ |
Кому |
|
|
Откуда |
От кого |
|
|
Вид документа |
||
|
Содержание |
||
|
Исполнитель |
||
|
Кто |
||
|
Вид отправления |
Примечание |
|
Приложение № 2
к Инструкции по ведению делопроизводства в
администрации муниципального образования город Балашов
|
Регистрационная |
|
|
Срок выполнения: |
Вид документа: |
|
Корреспондент: |
|
|
Дата поступления и входящий |
Дата и номер документа: |
|
Краткое содержание: |
|
|
Резолюция руководства |
|
|
Подпись: |
|
|
Результат выполнения: |
Приложение № 3
к Инструкции по ведению делопроизводства в
администрации муниципального образования город Балашов
Расположение реквизитов и границы зон
на формате А 4 углового бланка
Приложение № 4
к Инструкции по ведению делопроизводства в
администрации муниципального образования город Балашов
Расположение реквизитов и границы зон
на формате А 4 продольного бланка
Приложение № 5
к Инструкции по ведению делопроизводства в
администрации муниципального образования город Балашов
Особенности
написания дат, чисел и употребляемых сокращений слов
I. Написание дат
и чисел
1. Способы датирования документов.
Для подписания, утверждения и согласования документов
используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при
написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых
документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября 1996
года).
Цифровой способ датирования используется при
визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и
исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение
документов и в иных случаях. При этом дата оформляется арабскими цифрами в
следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя
арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2001 года следует оформлять 15.05.2001
(в конце точка не ставится). Допускается оформление даты в следующей
последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2001.05.15.
2. Оформление дат в текстах
документов.
Даты и календарные сроки в тексте проектов документов
рекомендуется писать следующим образом:
3 ноября 1996 года, в ноябре 1996 года, в первом
полугодии 1996 года, в I квартале 1996 года, за 11 месяцев 1996 года, в 1996
году, бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993-1996 годах.
В названиях праздников и знаменательных дат с
прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый
год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком
названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово.
Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной
буквы в словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на восемьдесят
пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими
цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные,
обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.
Если подряд идут два порядковых числительных,
обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом,
падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е
классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го
классов.
Если несколько (более двух) порядковых числительных,
обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается
только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты
государственной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных
арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается
только у второго, например: 8-10-е классы, 50-60-е годы, в 20-30-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие
порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов,
глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует
числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в
таблице N 8, из приложения N 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами
приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций,
глав, страниц, например: приложение N 2, таблица N 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания)
по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций,
конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных
состязаний, например:
XX век, XIX-ХХ века, XX столетие
I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал
X Международный астрономический съезд
XII Олимпийские игры
XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.
3. Написание чисел.
Для написания чисел используется буквенная (четыре
пишущие машины), цифровая (20 печатных листов) и буквенно-цифровая
(130-тысячный) формы чисел.
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для
обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс.,
млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей.
Составные количественные числительные пишутся
раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять
тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 рубль).
В тексте составные количественные числительные
рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца — словами.
Если при числе дано сокращенное обозначение единицы
измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг.
Если в предложении наряду с однозначными часто
встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации
следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за
исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило
5 компьютеров, а в архив — 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве
— двух.
Названия единиц измерения в тексте постановлений,
распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20
млн. тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв.м, 60 куб.м, 20
млн. т.
Существительное после дробного числа согласуется с
дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2
кв.метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также
количества людей не употребляются слова «штук», «человек»:
10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек
программистов. Но пишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в
своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный,
3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными
типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно
рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: …при
увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5
раза… (но не «в полтора раза»).
Числа приблизительные, когда они стоят на втором
месте, рекомендуется писать словами, например: … получено пачек двести
бумаги…, … человек триста.
В номерах телефонов принято отделять дефисом (или
пробелом) справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10,
123-45-12 (или 45 12, …, 123 45 12).
В номерах автомобилей части двойного номера
соединяются дефисом или разделяются пробелом, например: 17-98 ММТ или 15 51
ОЛМ.
Между частями двойного номера дома ставится косая
черта, например: ул. Ильинка, д. 90/2.
Литера пишется слитно с номером дома, например:
Пушкинский пер., д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и
секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках
граф табличных форм.
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа,
процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда
они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и
ставятся только один раз, до или после ряда чисел.
Математические обозначения =, <, >, +, — и др.
допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо
передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус.
При оформлении дат, календарных сроков, денежных
выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется
отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или
страницу.
Не рекомендуется также отрывать знаки номера,
параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.
В этих целях между цифровыми и словесными выражениями
проставляется жесткий пробел.
II.
Написание часто употребляемых сокращений слов
4. Требования к употреблению сокращений слов и
наименований.
В постановлениях и распоряжениях Губернатора
(Правительства) области следует избегать употребления сокращенных слов,
наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном
соответствии с их официальным наименованием.
В официальных документах не допускается употребление
сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».
При необходимости многократного употребления
наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного
документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное
наименование.
5. Написание буквенных
аббревиатур.
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не
склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МГУ, ООН.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и
пишутся:
прописными буквами, если образованы от имени
собственного, например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом);
строчными буквами, если образованы от имени
нарицательного, например: вуз (вуза).
6. Требования к сокращению часто
употребляемых слов и величин. Все сокращения слов и наименований должны быть
общепринятыми, а их написание — унифицировано. Например, сокращенно
записываются:
названия единиц измерения (при цифрах):
метр
— м тонна
— т миллиметр – мм
гектар
— га килограмм — кг грамм
— г
секунда —
с центнер
— ц
различные обозначения:
область —
обл. миллион
— млн. кабинет – каб.
район — р-н (при
названии) миллиард — млрд. комната — к.
город — г. железнодорожный
— ж.д. тысяча — тыс.
село — с. (при
названии) страница — с.
(при цифрах) то есть — т.е.
проспект —
просп. площадь — пл. лист
— л. (при цифрах)
таблица —
табл. улица — ул. пункт —
п.
проезд —
пр. рисунок — рис.
дом — д. другой (другие) — др.
корпус —
корп. смотри — см.
подъезд —
под. прочее — пр.
этаж — эт. и тому подобное — и т.п.
и так далее — и
т.д. годы — гг. (при цифрах)
Округление числовых значений величин до первого,
второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов,
размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым.
Например: 89,775; 16,323.
В написании имен, географических названий, терминов,
должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм
сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо
сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия.
Если однажды в тексте фамилия написана с двумя
инициалами, например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она и в дальнейшем должна
писаться так же.
Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от
фамилии, переносить их на другую строку или страницу.
Приложение № 6
к Инструкции по ведению делопроизводства в
администрации муниципального образования город Балашов
АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД
БАЛАШОВ
БАЛАШОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
От «_____» ___________ 20____ г. № _____- П
г. Балашов
«О______»
Глава администрации
муниципального образования
город Балашов И.В.
Талалайкин
Приложение № 7
к Инструкции по ведению делопроизводства в
администрации муниципального образования город Балашов
АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД
БАЛАШОВ
БАЛАШОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
от__________ 20__ года № ___- р
г. Балашов
«О ____»
Глава администрации
муниципального образования
город Балашов И.В.
Талалайкин
Приложение № 8
к
Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального
образования город Балашов
АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД
БАЛАШОВ
БАЛАШОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
|
ул. Саратовская Тел.: (845-45) 4-43-75 Факс:
|
______________
№ ______________
На
_________ от _______________
Глава администрации
муниципального образования
город Балашов И.В.
Талалайкин
Исп.:
Тел.:
Приложение № 9
к
Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального
образования город Балашов
Лист согласования
к постановлениям и распоряжениям
администрации муниципального образования город Балашов
Проект
внесен ____________________________________________________________
(отделом, структурным
подразделением, сектором)
СОГЛАСОВАНО:
Дата получения и согласования
______________________ Заместитель главы администрации
муниципального образования город Балашов
______________________ Начальник
юридического отдела
______________________ Руководитель
структурного подразделения
______________________ Начальник
отдела по экономике
______________________ Начальник
отдела по финансам
______________________ Исполнитель
Приложение № 10
к
Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального
образования город Балашов
Лист согласования
к
распоряжениям по личному составу администрации муниципального
образования город Балашов
Проект
внесен: сектором по кадровой,
организационно – контрольной _работе
(отделом, структурным
подразделением, сектором)
СОГЛАСОВАНО:
Дата получения
и согласования
______________________ Заместитель главы администрации
муниципального образования город Балашов
______________________ Заведующий
сектором по кадровой,
организационно
– контрольной работе
______________________ Начальник отдела по финансам
______________________ Руководитель
структурного подразделения
_______________________ Исполнитель
Приложение № 11
к
Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального
образования город Балашов
ПРОТОКОЛ №
Заседания (наименование)
«____»
_________ 20___ г. г.
Балашов
Присутствовали: (перечисляются фамилии в алфавитном порядке без
указания должностей).
Приглашенные: (перечисляются фамилии приглашенных в алфавитном
порядке с указанием должностей).
Повестка дня:
1. О работе отдела информации по обеспечению деятельности
учреждения.
Доклад начальника
отдела Сергеева К.И
2. О предоставлении Кузнецова А.А. к присвоению Почетного
звания «Заслуженный работник культуры Российской Федерации»
Доклад начальника отдела Титова М.С.
1. СЛУШАЛИ:
Сергеева К.И. – текст доклада прилагается.
ВЫСЛУШАЛИ:
Яковлев С.Л. – ставит вопрос о
дополнительном выделении компьютеров отделу.
Соколов А.С. – предлагает передать отделу
массив имеющихся в других подразделениях информационных карточек.
Зайцева О.А. – сообщает
об имеющихся в отделах новых разработках по улучшению организации
информационных процессов
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Одобрить основные направления работы
отдела.
1.2. Разрешить административно-хозяйственной службе приобрести для нужд отдела информатизации три компьютера.
2. СЛУШАЛИ:
Титова М. С. — текст
выступления прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Семенов Ф.М. – поддерживает предложение о выдвижение Кузнецова А.А на
присвоении почетного звания «Заслуженный работник культуры Российской федерации».
Лукьянов И.Н. – говорит о серьезных заслугах Кузнецова А.А. в деле развития
отечественной культуры.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1.Выдвинуть Кузнецова А.А. на присвоение ему Почетного звания «Заслуженный работник культуры Российской
Федерации».
Председатель _________________ А.В. Иванов
(подпись)
Секретарь ________________ Л.Ф. Петрова
(подпись)
Приложение № 12
к
Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального
образования город Балашов
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Администрация
муниципального
образования город Балашов
Отдел
по финансам администрации
муниципального образования
город Балашов
Номенклатура дел
__________
N ____
_________________
(место
составления)
на
____ год
┌──────┬───────────┬──────────────┬────────────────────────┬────────────┐
│Индекс│ Заголовок │Кол-во ед.
хр.│Срок хранения и N статей│ Примечание │
│ дела │ дела
│ │ по перечню │ │
├──────┼───────────┼──────────────┼────────────────────────┼────────────┤
│
1 │ 2
│ 3 │ 4 │ 5
│
├──────┴───────────┴──────────────┴────────────────────────┴────────────┤
│ Наименование
раздела │
├──────┬───────────┬──────────────┬────────────────────────┬────────────┤
│ │ │ │ │ │
└──────┴───────────┴──────────────┴────────────────────────┴────────────┘
Наименование
должности
руководителя
структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Согласовано*
Протокол
ЭК структурного подразделения
от
_______________________ N _________
Наименование
должности
руководителя
архива
(лица,
ответственного за архив)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
──────────────────────────────
* При
наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение № 13
к Инструкции по ведению
делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов
Администрация
муниципального образования
город Балашов
НОМЕНКЛАТУРА
ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ:
Глава
администрации
_____________ № ______ муниципального
______________________ образования город
Балашов
(место составления)
на ………….. год
|
Индекс |
Наименование |
Количество |
Срок |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование раздела |
||||
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства органа
исполнительной власти района Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол
ЭПК Балашовского
администрации муниципального филиала Саратовского
образования город Балашов обл.
архива
от_________ № ______ от.___________
№ ______
Итоговая запись в категориях и количестве дел ,
заведенных в _______- году
в_________________________________________________________________
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного Временного |
|||
|
Временного |
|||
|
Итого: |
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства органа
исполнительной власти образования Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения передачи в архив.
Наименование должности
передававшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 14
к
Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов
Форма обложки дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения
Код
обл. архива______
Код
органа исполнительной
власти
образования________
__________________________________________________Ф.
№ ________
__________________________________________________Оп.
№ ________
__________________________________________________Д.
№ ________
__________________________________________________
(Наименование
архивного учреждения)
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(Наименование органа исполнительной
власти и структурного подразделения)
Дело
№__________ Том №_______
(Заголовок дела)
(Дата
дела)
На ___________ листах
Хранить_____________
Ф. № ______
Оп. № ______
Д. № ______
Приложение № 15
к
Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования
город Балашов
Внутренняя опись документов дела
N __________
┌──────┬─────────┬──────────────┬─────────────┬─────────────┬───────────┐
│N п/п │ Индекс │Дата документа│ Заголовок
│Номера листов│ Примечание│
│ │документа│ │
документа │ дела
│ │
├──────┼─────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼───────────┤
│
1 │ 2
│ 3 │
4 │ 5
│ 6 │
├──────┼─────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼───────────┤
│ │
│ │ │ │ │
└──────┴─────────┴──────────────┴─────────────┴─────────────┴───────────┘
Итого
__________________________________________________ документов
(цифрами и
прописью)
Количество
листов внутренней описи __________________________________
(цифрами и
прописью)
Наименование
должности лица,
составившего
внутреннюю опись
документов
дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 16
к
Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального
образования город Балашов
Лист-заверитель
дела N _________
В
деле подшито и пронумеровано __________________________________
(цифрами и
прописью)
____________________________________________________________
листов,
в том числе:
литерные номера листов
__________________________________________
пропущенные номера листов
______________________________________
+ листов внутренней описи
________________________________________
┌──────────────────────────────────────────────┬────────────────────────┐
│
Особенности физического состояния и
│ Номера листов │
│ формирования дела │ │
├──────────────────────────────────────────────┼────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├──────────────────────────────────────────────┼────────────────────────┤
│
│ │
└──────────────────────────────────────────────┴────────────────────────┘
Наименование
должности лица,
составившего
лист — заверитель дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 17
к
Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального
образования город Балашов
Форма описи дел постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения
по личному составу
структурного подразделения
__________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной
власти)
__________________________________________________________________
(наименование структурного
подразделения)
Утверждаю
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись N __________
___________________________________________
┌────────┬──────────┬──────────┬─────────┬────────┬──────────┬──────────┐
│
N п/п │ Индекс │Заголовок │ Крайние │ Кол-во │ Срок
│Примечание│
│ │
дела │ дела
│ даты │ листов │ хранения │ │
├────────┼──────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│
1 │ 2
│ 3 │
4 │ 5
│ 6* │
7 │
├────────┴──────────┴──────────┴─────────┴────────┴──────────┴──────────┤
│ Название
раздела │
├────────┬──────────┬──────────┬─────────┬────────┬──────────┬──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├────────┼──────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└────────┴──────────┴──────────┴─────────┴────────┴──────────┴──────────┘
В данную опись
внесено _________________________________________ дел
(цифрами и
прописью)
с N
____________ по N ________________, в том числе:
литерные
номера: ___________________________________________________
пропущенные
номера: _______________________________________________
Наименование
должности
составителя
описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Согласовано Согласовано**
Наименование
должности Протокол ЭК
структурного
руководителя
службы делопроизводства подразделения
органа
исполнительной власти от ____________ N ________
Подпись Расшифровка подписи
Дата
──────────────────────────────
* Графа 6
опускается в описях дел постоянного хранения.
** При
наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение № 18
к
Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального
образования город Балашов
Наименование структурного УТВЕРЖДАЮ
Подразделения (Руководитель
структурного подразделения)
подпись
(расшифровка)
Дата
АКТ №_________ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
дальнейшему хранению
На
основании______________________________________________________
(название
и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не
имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы:_________________________
__________________________________________________________________
(наименование
структурного подразделения)
|
№ п/п |
Заголовок дела или |
Крайние даты |
Номера описей |
Индекс дела по номенклатуре |
Кол-во дел |
Сроки хранения и номера |
Приме-чание |
Итого дел за
__________года_________________________________________
(цифрами
и прописью)
Описи дел постоянного
хранения за __________годы утверждены, по личному составу согласованы с
ЭПК___________________________________
(наименование
архивного учреждения)
(протокол от
______________№________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
От________ №_____
Документы в количестве
_________________________________________дел