Инструкция для работодателей по регистрации трудовых договоров на портале электронная биржа труда

С 18 сентября 2020 года вступили в силу Правила
учета и отражения сведений о трудовых договорах в
единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД), в соответствии с
которыми все работодатели обязаны вносить в ЕСУТД информацию о
трудовых договорах (заключение, расторжение и изменение условий).
Регистрация и учет трудовых договоров организован на сайте
«Электронная биржа труда».

Для исполнения обязательств по отражению сведений о трудовых
договорах в единой системе учета трудовых договоров, работодателю
необходимо зарегистрироваться на сайте «Электронная биржа труда» (
www.enbek.kz).

Картинка с сайта: pro1c.kz

Для регистрации на сайте «Электронная биржа труда»
следует воспользоваться кнопкой Войти, и в
открывшемся диалоговом окне воспользоваться командой
Регистрация.

Далее в разделе Зарегистрироваться как: необходимо
выбрать значение Работодатель, а в полях Имя пользователя
и Email указать имя, электронную почту и пароль
регистрации.

Картинка с сайта: pro1c.kz

Обратите внимание, что на сайте предусмотрена возможность
регистрации имени пользователя (логина) на кириллице, например, при
регистрации можно указать ФИО индивидуального предпринимателя или
наименование организации.

В поле Email должен быть указан актуальный адрес
электронной почты, к которому есть доступ, так как на указанный
адрес системой будет оправлена ссылка активации. Обратите внимание,
что при регистрации на сайте «Электронная биржа труда» адрес
электронной почты может быть использован только единожды,
регистрация нескольких пользователей на один электронный адрес не
возможен.

• (18083)

Трудовой рынок Республики Казахстан активно цифровизируется. Заключение электронных трудовых договоров набирает обороты. Вводится Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые заключаются в электронном виде.

Электронные трудовые договора являются дополнительной опцией к традиционной форме трудового договора, заключаемого в письменной форме. Регистрация трудовых договоров осуществляется через сайт https://www.enbek.kz.Для этого необходимо зарегистрироваться на портале Электронная биржа труда www.enbek.kz (далее – ЭБТ), сведения о предприятии должны быть подтверждены ЭЦП. Основными преимуществами ЕСУТД являются:

• упрощение процесса трудоустройства в связи с отсутствием необходимости сбора бумажных документов,
• защита от социальных рисков благодаря отображению наличия договора, взносов и отчислений в фонды, а также закреплению обязательств работодателя перед работником.

Договоры могут заключаться на двух языках: казахском и русском.

В личном кабинете электронного правительства можно проверить информацию о текущем трудовом договоре в разделе «Трудовая деятельность», где отображается название предприятия, дата заключения, номер договора и должность.

Порядок представления и получения сведений в/из ЕСУТД

Работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, содержащих сведения, в ЕСУТД. 

Работодатель вносит информацию в ЕСУТД путем интеграции кадрового обеспечения с ЕСУТД или через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД:

• о заключении и прекращении с работником трудового договора
• о вносимых изменениях и (или) дополнениях в трудовой договор 

Обязательные сведения о трудовых договорах:

• реквизиты сторон: ИИН работодателя — физического лица или БИН работодателя — юридического лица, ИИН работника; 
• работа по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовая функция); 
• место выполнения работы;
• срок трудового договора; 
• дата начала работы;
• дата заключения и порядковый номер договора. 

Дополнительные сведения о трудовых договорах:

• режим рабочего времени и отдыха;
• основания расторжения трудового договора; 
• военная обязанность.

Сведения представляются работодателем или руководителем кадровой службы, на которого возложена данная обязанность актом работодателя.

Сроки внесения сведений в ЕСУТД:

1) о вновь заключенных трудовых договорах — не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора обеими сторонами;

2) о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли:

• для предприятий с численностью до 2 000 человек — в течение 1 года со дня вступления в силу Правил;
• для предприятий численностью свыше 2 000 человек — в течение 2 лет со дня вступления в силу Правил;

3) об изменениях и дополнениях в трудовой договор — не позднее 15 календарных дней со дня подписания их обеими сторонами;

4) о корректировке в случае восстановления работника на работе — в течение 10 рабочих дней со дня восстановления;

5) об исправлении ошибки при неправильном введении сведений — в течение 30 календарных дней со дня внесения первоначальных данных;

6) удаление сведений при неправильном введении реквизитов работника и (или) работодателя — в течение 30 календарных дней со дня ввода первоначальных;

7) о прекращении трудового договора — не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора. 

Сведения из ЕСУТД представляются физическим и юридическим лицам уполномоченным государственным органом по труду с учетом требований законодательства РК о персональных данных и их защите на основании запроса в электронной или бумажной форме.

Ответственность в случае нарушения сроков или не отражения данных в  ЕСУТД

Прямой ответственности в КоАП за невнесение или несвоевременное внесение сведений в ЕСУТД нет.Выполнение данных требований будет осуществляться государственными инспекторами труда (ГИТ) в рамках госконтроля, и, в случае выявления неисполнения работодателями обязанностей по внесению сведений в ЕСУТД будут выдаваться предписания со сроком устранения.В случае, неисполнения предписания ГИТ материалы будут направляться в судебные органы для привлечения к административной ответственности.

Октябрь 21, 2019

Электронный трудовой договор – трудовой договор, оформленный в электронном виде и подписанный посредством электронных подписей.

На сайте «Открытые НПА» размещен Проект Закона «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда». Законом предусмотрено внесение изменений и дополнений в следующие НПА:

— Трудовой кодекс РК от 23 ноября 2015 года;

— Кодекс РК от 5 июля 2014 года «Об административных правонарушениях»;

— Закон РК «О воинской службе и статусе военнослужащих» от 16 февраля 2012 года № 561-IV ЗРК;

— Закон РК «О государственном имуществе» от 1 марта 2011 года № 413-IV; Закон РК «О занятости населения» от 6 апреля 2016 года № 482-V ЗРК.

Трудовой Кодекс дополнен новой статьей 201-1 «Информационная система социально-трудовой сферы (ЕИС СТС)», которая дает определение государственной информационной системы, а так же описывает ее электронные сервисы. 

Доступ к информации, содержащейся в системе, будет осуществляться безвозмездно с учетом требований законодательства Республики Казахстан о защите государственной и иной охраняемой законом тайны. 

Одним из предназначений информационной системы является регистрация электронных трудовых договоров. Также, через ЕИС СТС граждане смогут направить жалобу в государственную инспекцию труда о нарушениях их трудовых прав и получения ответов на них.

Статья 33 «Порядок заключения, изменения и дополнения трудового договора» будет дополнена условием, что трудовой договор может быть заключен в форме электронного документа с использованием электронной цифровой подписи.

В соответствии с Проектом, в случае его принятия, работодатель становится обязан передавать в информационную систему Министерства труда информацию о заключении трудового договора, в том числе:

1. дату заключения трудового договора и его порядковый номер.

2.реквизиты сторон:

— наименование работодателя – юридического лица и его место нахождения, номер и дату государственной регистрации работодателя – юридического лица, ;

— фамилию, имя, отчество работника, адрес его постоянного места жительства и сведения о регистрации по месту жительства, наименование, номер, дату выдачи документа, удостоверяющего его личность, индивидуальный идентификационный номер;

3.специальность, профессию, квалификации или должность (трудовую функцию) работника;

4.дату начала работы;

5.срок трудового договора;

6.место выполнения работы;  

Данная обязанность возникает в связи с включением в пункт 2 статьи 23 Трудового кодекса Республики Казахстан нового подпункта: 

« 2. Работодатель обязан: … 29) направлять информацию о заключенном с работником трудовом договоре, содержащую сведения предусмотренные подпунктами 1), 2), 3), 4), 5) и 13) пункта 1 статьи 28 настоящего Кодекса, вносимые по ним изменения и дополнения, а также прекращения трудового договора и сведения о его трудовой деятельности в единую систему учета трудовых договоров в порядке, установленном уполномоченным государственным органом по труду».

Проектом предусмотрена также отмена трудовых книжек на бумажном носителе с 1 января 2022 года. В связи с этим работодатель обязан в течение 2-х лет внести в единую систему учета трудовых договоров, сведения о всей трудовой деятельности работника с момента ее начала.  Проектом вносимых изменений предусмотрено, что работодатель на основании уведомления работника обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы на период прохождения срочной воинской службы.

Система учёта предполагает 2 способа заключения трудовых договоров:

1. Через портал Enbek.kz.

На сайте  www.enbek.kz Министерством труда и социальной защиты населения Республики Казахстан размещена Инструкция для работодателей по регистрации трудовых договоров на портале Электронная биржа труда (www.enbek.kz), которая подробно описывает порядок заключения трудовых электронных договоров.

Если кратко описывать процесс, то он выглядит следующим образом: работодатель авторизуется на портале, автоматически запрашивается информация по соискателю, поскольку система интегрирована с государственными органами. В результате формируется личное дело, а затем подготавливается проект трудового договора. В этот шаблон могут вноситься необходимые изменения. Работник получает уведомление о сформированном трудовом договоре в личном кабинете на Egov.kz и, проверив данные, подписывает документ с помощью ЭЦП.

1. Интегрирование кадровых систем каждого предприятия напрямую с Единой системой учёта трудовых договоров

В настоящее время, благодаря системе учета трудовых договоров E-HR государство получит доступ к персональным данным, возможность прогнозировать высвобождение трудовых ресурсов и принимать меры по их трудоустройству.

Также, предполагается исключение рисков подделки документов, так как информацию получают через электронное Правительство, информация об образовании, медицинской справки

На мой взгляд, для работодателя и работника же имеется ряд существенных недостатков:

• Необходимо предварительно сделать электронные подписи, на оформление которых потребуется время и дополнительные расходы работодателя.
• Законодательством не предусмотрена возможность применения такого кадрового документа в качестве доказательства в суде или других государственных органах, при необходимости. В суде действителен только бумажный экземпляр договора с оригинальными подписями и печатью работодателя.
• Отсутствие упорядоченной системы хранения таких электронных документов вынуждает систематизировать и хранить их бумажные копии, а иногда вести двойную форму ведения договоров и в бумажном и в электронном виде.
• Не продуман порядок защиты персональных данных.  

В соответствии с пп. 7) п. 2. ст. 23 Трудового кодекса РК (далее — ТК РК), работодатель обязан  вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях в единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД) в порядке, определенном уполномоченным государственным органом по труду.

ЕСУТД – информационная система, предназначенная для автоматизации учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников.

Статьей 33 ТК РК предусмотрено, что заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться как в письменной форме, так и в форме электронного документа, удостоверенного посредством ЭЦП работодателя и работника.

Вместе с тем, заключение трудового договора в письменной форме не освобождает работодателя от обязанности внесения информации о нем в ЕСУТД. В этом случае ЭЦП работника не требуется (удостоверяется посредством ЭЦП работодателя).

Подробная инструкция по работе с трудовыми договорами на портале «Электронная биржа труда» приведена в конце настоящей статьи. 

Согласно пункту 3 Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров (далее — Правила), работодатель вносит информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях/ дополнениях, содержащих следующие сведения:

1) реквизиты сторон: ИИН/ БИН работодателя, ИИН работника;

2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);

3) место выполнения работы;

4) срок трудового договора;

5) дату начала работы;

6) дату заключения и порядковый номер.

При необходимости работодатель может внести в ЕСУТД дополнительные сведения: вид работы, режим рабочего времени, военная обязанность, профессиональные навыки, личные качества работника.

Все внесенные сведения удостоверяются посредством ЭЦП работодателя.

Сведения о вновь заключенных трудовых договорах подлежат внесению не позднее 5 рабочих дней со дня их подписания.

О трудовых договорах, сроки действия которых не истекли:

• 1 год со дня вступления в силу Правил (вступили в силу 17.09.2020 г.) для предприятий с численностью до 2000 человек;
• 2 года со дня вступления в силу Правил, для предприятий с численностью свыше 2000 человек.

О внесенных изменениях и дополнениях в трудовой договор — не позднее 15 календарных дней со дня подписания сторонами изменений и дополнений.

Исправление ошибок при неправильном введении обязательных/ дополнительных сведений — 30 календарных дней со дня внесения первоначальных сведений.

Сведения о восстановлении работника на работе – 10 рабочих дней со дня восстановления.

Информация о прекращении трудового договора – 3 рабочих дня с момента его прекращения. <пункты 7, 8, 10, 12 Правил>

Работник вправе ознакомиться со сведениями по трудовому договору, изменениями и дополнениями в него посредством веб-портала «электронного правительства» (в личном кабинете в разделе «трудовая деятельность»). Сведения отражаются автоматически, в течение 1 рабочего дня после их внесения в ЕСУТД.

Работодатель также может ознакомиться со сведениями о трудовой деятельности работников и претендентов, но только с их предварительного согласия. Предварительное согласие предоставляется претендентом и работником в информационной системе кадрового обеспечения работодателя посредством использования ЭЦП. 

Прямой ответственности невнесение или несвоевременное внесение сведений в ЕСУТД законодательством не предусмотрено. 

Однако, если инспекцией по труду в ходе проведения проверки будет выявлен факт неисполнения работодателем обязанности по внесению сведений в ЕСУТД, работодателю будет выдано предписание об устранении нарушения в указанный в предписании срок. Неисполнение предписания влечет административную ответственность.

Статья 462 КоАП РК:

Невыполнение или ненадлежащее выполнение законных требований или предписаний, представлений, постановлений, выданных органами государственного контроля и надзора (должностных лиц), должностными лицами государственных органов в пределах их компетенции, влечет штраф: 

• на физических лиц в размере 5 МРП; 
• на должностных лиц – в размере 15 МРП; 
• на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации – в размере 100 МРП; 
• на субъектов среднего предпринимательства – в размере 200 МРП; 
• на субъектов крупного предпринимательства – в размере 500 МРП, с приостановлением действия разрешения или без такового либо с приостановлением деятельности или отдельных видов деятельности или без такового.

Для регистрации трудовых договоров работодатель должен быть зарегистрирован на портале «Электронная биржа труда», сведения о предприятии должны быть подтверждены ЭЦП предприятия.

Регистрация пользователя на портале enbek.kz

Для регистрации необходимо пройти по ссылке www.enbek.kz, нажать кнопку «ВОЙТИ» в правом верхнем углу. В открывшемся окне нажать «РЕГИСТРАЦИЯ», заполнить данные (имя пользователя, email, пароль).

Если вы уже зарегистрированы на портале в открывшемся окне нужно ввести свой логин и пароль, нажать кнопку «ВОЙТИ».

Внесение сведений о предприятии

Для внесения сведений о предприятии нужно войти в настройки (в правом верхнем углу). В открывшемся окне выбрать «РАБОТОДАТЕЛЬ» ⇒ «ПРЕДПРИЯТИЕ» ⇒ «ДОБАВИТЬ».

В открывшейся форме необходимо заполнить информацию о предприятии. 

Обязательные данные: полное наименование, вид деятельности, форма собственности, адрес.

При желании можно заполнить дополнительные данные: адрес сайта, количество работников, сведения о предприятии, а также вставить логотип.

Далее нужно заполнить информацию о лице, представляющем компанию.

Обязательные сведения: фамилия, электронная почта, рабочий телефон.

Дополнительные сведения: имя, отчество, мобильный телефон, факс, логин Mail.ru Agent, логин Skype.

Для информации!!! Все обязательные сведения отмечены значком *

После заполнения формы нужно подтвердить сведения ЭЦП компании (ключ — AUTH) и сохранить.

Для регистрации трудовых договоров необходимо перейти в Личный кабинет, выбрать раздел «ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ» ⇒ «ДОГОВОРЫ», нажать кнопку «ДОБАВИТЬ ДОГОВОР» в правом верхнем углу.

В появившейся форме необходимо заполнить следующие обязательные сведения:

• реквизиты работника (достаточно вбить ИИН и нажать кнопку «НАЙТИ», ФИО отобразятся автоматически);
• номер договора;
• срок договора;
• дату заключения договора;
• дату начала работы;
• должность;
• место выполнения работы.

При желании можно заполнить дополнительные данные: вид работы (основная или по совместительству), режим рабочего времени, военная обязанность, профессиональные навыки, личные качества.

После заполнения формы необходимо нажать кнопку «СОХРАНИТЬ» ⇒ «ПОДПИСАТЬ И ОТПРАВИТЬ». 

Далее нужно подтвердить сведения о договоре ЭЦП компании (ключ — GOSTKNCA)

Договор зарегистрирован!

Для внесения сведений в зарегистрированный трудовой договор нужно выбрать договор из списка договоров и нажать кнопку «ДЕЙСТВИЯ» ⇒ «ИЗМЕНИТЬ ДАННЫЕ».

После внесения изменений в открывшейся форме нажать кнопку «СОХРАНИТЬ» ⇒ «ОТПРАВИТЬ ИЗМЕНЕНИЕ». 

Далее нужно подтвердить внесенные изменения ЭЦП.

Для отражения сведений о расторжении трудового договора нужно выбрать договор из списка, нажать кнопку «ДЕЙСТВИЯ» ⇒ «ПРОСМОТРЕТЬ» ⇒ «РАСТОРГНУТЬ».

В открывшемся окне необходимо указать информацию о расторжении трудового договора (дата расторжения, причина расторжения).

После заполнения формы нажать кнопку «РАСТОРГНУТЬ» и подтвердить факт расторжения ЭЦП.

Для удаления трудового договора нужно выбрать его из списка, нажать кнопку «ДЕЙСТВИЯ» ⇒ «УДАЛИТЬ» и подтвердить удаление ЭЦП.

Для добавления дополнительного соглашения к зарегистрированному трудовому договору нужно выбрать договор из списка, нажать кнопку «ДЕЙСТВИЯ» ⇒ «ПРОСМОТРЕТЬ» ⇒ «ДОБАВИТЬ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ».

В открывшейся форме внести необходимую информацию.

После внесения информации о дополнительном соглашении нажать кнопку «СОХРАНИТЬ» ⇒ «ОТПРАВИТЬ». Подтвердить информацию ЭЦП.

Для внесения изменений в дополнительное соглашение нужно выбрать соглашение, нажать кнопку «ИЗМЕНИТЬ».

В открывшейся форме внести изменения, нажать кнопку «СОХРАНИТЬ» ⇒ «ОТПРАВИТЬ». Подтвердить внесенные изменения ЭЦП.

Для удаления дополнительного соглашения нужно выбрать соглашение, нажать кнопку «УДАЛИТЬ» и подтвердить удаление ЭЦП.