Зарегистрировано в Минюсте России 20 декабря 2024 г. N 80640
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 28 ноября 2024 г. N 639н
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА ГРАЖДАНИНА В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ И ПОРЯДКА ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ УЧЕТНОГО ДЕЛА РАБОТОДАТЕЛЯ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
В соответствии с частью 2 статьи 21 Федерального закона от 12 декабря 2023 г. N 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» и подпунктом 5.2.195 пункта 5 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, приказываю:
1. Утвердить:
Порядок формирования, ведения, хранения личного дела гражданина в электронной форме согласно приложению N 1 к настоящему приказу;
Порядок формирования, ведения, хранения учетного дела работодателя в электронной форме согласно приложению N 2 к настоящему приказу.
2. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2025 г.
Министр
А.О. КОТЯКОВ
Приложение N 1
к приказу Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 28 ноября 2024 г. N 639н
ПОРЯДОК
ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА ГРАЖДАНИНА В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
I. Общие положения
1. Формирование, ведение, хранение личного дела гражданина в электронной форме осуществляется государственными учреждениями, созданными субъектами Российской Федерации в целях осуществления полномочий в сфере занятости населения (далее — центр занятости населения), в федеральной государственной информационной системе Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» <1> (далее — единая цифровая платформа).
<1> Часть 1 статьи 17 Федерального закона от 12 декабря 2023 г. N 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 565-ФЗ).
2. При формировании личного дела гражданина в электронной форме в него включается информация, содержащаяся на единой цифровой платформе о гражданине, полученная и (или) сформированная при предоставлении гражданину мер государственной поддержки в сфере занятости населения <2>, а также при назначении социальных выплат безработным гражданам и иным категориям граждан <3>.
<2> Статья 28 Федерального закона N 565-ФЗ.
<3> Статья 42 Федерального закона N 565-ФЗ.
II. Формирование личного дела гражданина
3. Формирование личного дела гражданина осуществляется при первом обращении гражданина за получением мер государственной поддержки в сфере занятости населения, предусмотренных пунктами 1, 2, 6 части 3 статьи 28 Федерального закона N 565-ФЗ, или за дополнительными, или иными мерами государственной поддержки в сфере занятости населения.
4. Формирование личного дела гражданина осуществляется автоматически на единой цифровой платформе на основании информации, содержащейся в его заявлении (обращении) на получение меры государственной поддержки в сфере занятости населения, в соответствии с перечнем информации, приведенном в приложении к настоящему Порядку.
III. Ведение личного дела гражданина
5. Ведение личного дела гражданина осуществляется посредством включения в него вновь поступившей или измененной информации о гражданине, полученной в ходе взаимодействия с гражданином, в том числе при предоставлении гражданину мер государственной поддержки в сфере занятости населения.
6. Внесение информации в личное дело гражданина осуществляется в следующих случаях:
а) представления гражданином документов, предусмотренных Правилами регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, установленными Правительством Российской Федерации <4>;
<4> Постановление Правительства Российской Федерации от 16 октября 2024 г. N 1379 «Об утверждении Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, Правил регистрации безработных граждан и Правил определения органом службы занятости подходящей работы гражданину, ищущему работу, а также безработному гражданину».
б) получения сведений от органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, государственных внебюджетных фондов, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций;
в) регистрации гражданина в целях поиска подходящей работы;
г) прохождения профилирования гражданином;
д) признания гражданина безработным;
е) формирования и согласования индивидуального плана содействия занятости;
ж) выполнения гражданином индивидуального плана содействия занятости (получение мер государственной поддержки в сфере занятости населения в соответствии с индивидуальным планом содействия занятости);
з) назначения гражданину социальных выплат и (или) иной финансовой поддержки;
и) снятия гражданина с регистрационного учета в качестве безработного;
к) снятия гражданина с регистрационного учета в целях поиска подходящей работы;
л) в случаях, предусмотренных стандартами деятельности по осуществлению полномочий в сфере занятости населения <5>;
<5> Статья 16 Федерального закона N 565-ФЗ.
м) в иных случаях возникновения новой (изменения имеющейся) информации, приведенной в приложении к настоящему Порядку.
7. При ведении личного дела гражданина обеспечивается сохранение истории изменений информации, содержащейся в личном деле гражданина, в отношении сведений, указанных в подпунктах 1.1 — 1.8, 1.10 — 1.13, 1.15 — 1.25 пункта 1 и пункте 5 приложения к настоящему Порядку.
IV. Хранение личного дела гражданина
8. Срок хранения информации, содержащейся в личном деле гражданина, признанного безработным в соответствии со статьей 23 Федерального закона N 565-ФЗ, составляет 50 лет.
9. Срок хранения информации, содержащейся в личном деле гражданина, обратившегося в центр занятости населения и не состоявшего на регистрационном учете в качестве безработного, составляет 1 год.
Приложение
к Порядку формирования, ведения,
хранения личного дела гражданина
в электронной форме, утвержденному
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 28 ноября 2024 г. N 639н
ПЕРЕЧЕНЬ ИНФОРМАЦИИ, СОДЕРЖАЩЕЙСЯ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ ГРАЖДАНИНА
1. Сведения о гражданине:
1.1. Фамилия, имя, отчество (при наличии);
1.2. Дата рождения;
1.3. Пол;
1.4. Страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования (СНИЛС);
1.5. Гражданство;
1.6. Адрес регистрации по месту жительства;
1.7. Адрес регистрации по месту пребывания;
1.8. Сведения о документах, удостоверяющих личность;
1.9. Контактная информация гражданина;
1.10. Сведения о семейном положении и детях;
1.11. Сведения о социальном статусе гражданина;
1.12. Сведения о занятости гражданина (опыте работы);
1.13. Сведения об образовании и квалификации;
1.14. Сведения о навыках и умениях;
1.15. Сведения о прохождении гражданином профилирования;
1.16. Сведения о профильной группе гражданина;
1.17. Сведения о личных явках гражданина;
1.18. Сведения о регистрационном учете гражданина;
1.19. Сведения о трудоустройстве гражданина;
1.20. Сведения о предоставленных гражданину мерах государственной поддержки в сфере занятости, в том числе сведения о прохождении отдельных процедур, о получении сервисов и о результатах получения мер государственной поддержки (сервисов);
1.21. Сведения о вакансиях, направленных гражданину;
1.22. Сведения об откликах на вакансии, направленных гражданином;
1.23. Сведения о собеседованиях, назначенных гражданину;
1.24. Сведения о выплатах и удержаниях:
1.24.1. Карточка учета социальных выплат безработным гражданам и иным категориям граждан;
1.24.2. Сведения о дополнительных выплатах к пособию по безработице;
1.24.3. Сведения о назначении финансовой поддержки;
1.25. Сведения о документах, представленных гражданином;
1.26. Сведения о назначении досрочной пенсии.
2. Сведения о заявлениях (обращениях) гражданина на получение мер государственной поддержки.
3. Сведения об анкете гражданина.
4. Сведения об индивидуальном плане содействия занятости гражданина.
5. Сведения о гражданине, полученные посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия (вид сведений, источник получения сведений, время получения сведений, статус получения сведений).
6. Сведения о договорах, заключенных между гражданином и центром занятости населения.
7. Сведения о приказах, принятых в отношении гражданина.
8. Сведения о документах, сформированных для гражданина.
9. Сведения о справках, сформированных и выданных (направленных) гражданину.
Приложение N 2
к приказу Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 28 ноября 2024 г. N 639н
ПОРЯДОК
ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ УЧЕТНОГО ДЕЛА РАБОТОДАТЕЛЯ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
I. Общие положения
1. Формирование, ведение, хранение учетного дела работодателя в электронной форме осуществляется государственными учреждениями, созданными субъектами Российской Федерации в целях осуществления полномочий в сфере занятости населения (далее — центр занятости населения), в федеральной государственной информационной системе Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» <1> (далее — единая цифровая платформа).
<1> Часть 1 статьи 17 Федерального закона от 12 декабря 2023 г. N 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 565-ФЗ).
2. При формировании учетного дела работодателя в электронной форме в него включается информация, содержащаяся на единой цифровой платформе о работодателе, полученная органами службы занятости при взаимодействии с работодателем, в том числе при предоставлении работодателю мер государственной поддержки в сфере занятости населения <2>.
<2> Статья 28 Федерального закона N 565-ФЗ.
II. Формирование учетного дела работодателя
3. Формирование учетного дела работодателя осуществляется при первом обращении работодателя в центр занятости населения за получением меры государственной поддержки в сфере занятости населения, предусмотренной пунктом 13 части 3 статьи 28 Федерального закона N 565-ФЗ, или за дополнительными, или иными мерами государственной поддержки в сфере занятости населения.
4. Формирование учетного дела работодателя осуществляется автоматически на единой цифровой платформе на основании информации, содержащейся в его заявлении (обращении) для получения мер государственной поддержки в сфере занятости населения, в соответствии с перечнем информации, приведенном в приложении к настоящему Порядку.
III. Ведение и хранение учетного дела работодателя
5. Ведение учетного дела работодателя осуществляется посредством включения в него вновь поступившей или измененной информации о работодателе, полученной в ходе взаимодействия центра занятости населения с работодателем, в том числе при предоставлении работодателю мер государственной поддержки в сфере занятости населения.
6. Внесение информации в учетное дело работодателя осуществляется в следующих случаях:
а) предоставления работодателем информации в соответствии с частями 1 и 11 статьи 53 Федерального закона N 565-ФЗ;
б) получения сведений от органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, государственных внебюджетных фондов, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций;
в) прохождения профилирования работодателем;
г) предоставления работодателю основных, дополнительных и иных мер государственной поддержки в сфере занятости населения;
д) в случаях, предусмотренных стандартами деятельности по осуществлению полномочий в сфере занятости населения <3>;
<3> Статья 16 Федерального закона N 565-ФЗ.
е) в иных случаях возникновения новой (изменения имеющейся) информации, приведенной в приложении к настоящему Порядку.
7. При ведении учетного дела работодателя обеспечивается сохранение истории изменения информации, содержащейся в учетном деле работодателя, в отношении сведений, указанных в подпунктах 1.1.1, 1.1.2, 1.1.7, 1.2.2.1 — 1.2.2.6, 1.2.3.1, 1.2.3.3, 1.2.3.4, 1.2.4.1 — 1.2.4.3, 1.2.5.1 — 1.2.5.15, 1.2.6.1, 1.2.6.2, 1.3.1.1 — 1.3.1.3, 1.4.1, 1.4.2, 1.5.1 и 1.5.2, 1.5.3.1 — 1.5.3.8 пункта 1 приложения к настоящему Порядку.
8. Срок хранения информации, содержащейся в учетном деле работодателя, составляет 5 лет.
Приложение
к Порядку формирования, ведения,
хранения учетного дела работодателя
в электронной форме, утвержденному
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 28 ноября 2024 г. N 639н
ПЕРЕЧЕНЬ ИНФОРМАЦИИ, СОДЕРЖАЩЕЙСЯ В УЧЕТНОМ ДЕЛЕ РАБОТОДАТЕЛЯ
1. Сведения о работодателе:
1.1. Основные сведения:
1.1.1. Полное наименование юридического лица (филиала, представительства или структурного подразделения юридического лица), фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя, иного физического лица;
1.1.2. Краткое наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя;
1.1.3. Наименование бренда, торговой марки (при наличии);
1.1.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), Основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП);
1.1.5. Дата регистрации юридического лица, физического в качестве индивидуального предпринимателя;
1.1.6. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
1.1.7. Код причины постановки на учет (КПП);
1.2. Дополнительные сведения:
1.2.1. Описание компании;
1.2.2. Структура и деятельность работодателя (юридического лица):
1.2.2.1. Организационно-правовая форма (по ОКОПФ);
1.2.2.2. Форма собственности (по ОКФС);
1.2.2.3. Код ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления);
1.2.2.4. Код ОКТМО (Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований);
1.2.2.5. Основной вид экономической деятельности (по ОКВЭД);
1.2.2.6. Сфера деятельности;
1.2.3. Информация о головной организации, филиалах, представительствах, обособленных подразделениях:
1.2.3.1. Наименование филиалов, представительств, головной организации, обособленных подразделений;
1.2.3.2. Тип подразделения (филиал, представительство, головная организация, обособленное подразделение);
1.2.3.3. Код причины постановки на учет (КПП);
1.2.3.4. Субъект Российской Федерации;
1.2.3.5. Дополнительная характеристика компании (частное агентство занятости, кадровое агентство, организация, осуществляющая образовательную деятельность, включая вид организации, осуществляющей образовательную деятельность);
1.2.4. Кадровый состав:
1.2.4.1. Среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год;
1.2.4.2. Среднесписочная численность работников за предыдущий квартал;
1.2.4.3. Списочная численность работников;
1.2.5. Сведения о выполнении квоты для приема на работу инвалидов:
1.2.5.1. Дата предоставления информация о выполнении квоты для приема на работу инвалидов;
1.2.5.2. Отчетный период;
1.2.5.3. Субъект Российской Федерации, установивший квоту;
1.2.5.4. Размер установленной квоты для приема на работу инвалидов, %;
1.2.5.5. Размер установленной квоты для приема на работу инвалидов, чел;
1.2.5.6. Численность работников, работавших в счет квоты в отчетном периоде;
1.2.5.7. Численность работников, работавших в счет квоты за отчетный период у других работодателей в рамках заключенных соглашений о трудоустройстве инвалидов;
1.2.5.8. Количество специальных рабочих мест для трудоустройства инвалидов;
1.2.5.9. Численность инвалидов, работавших сверх установленной квоты на конец отчетного периода;
1.2.5.10. Сведения о принадлежности к субъектам малого и среднего предпринимательства;
1.2.5.11. Сведения о наличии налоговой задолженности;
1.2.5.12. Сведения о наличии задолженности по платежам;
1.2.5.13. Сведения о наличии задолженности по страховым взносам;
1.2.5.14. Сведения о наличии несчастных случаев, случаев со смертельным исходом;
1.2.5.15. Сведения о наличии нарушении трудового законодательства в отношении работников;
1.2.6. Контактная информация:
1.2.6.1. Адрес места нахождения (юридической адрес);
1.2.6.2. Адрес фактического места нахождения;
1.2.6.3. Адрес электронной почты компании;
1.2.6.4. Адрес официального сайта компании;
1.2.6.5. Сведения о представителях работодателя;
1.3. Сведения о вакансиях работодателя:
1.3.1. Сведения о свободных рабочих местах и вакантных должностях, в том числе о потребности в их замещении, включая сведения об источнике их поступления:
1.3.1.1. Перечень вакансий накопительным итогом за каждый год;
1.3.1.2. Перечень вакансий актуальных на дату;
1.3.1.3. Сведения об откликах и приглашениях;
1.3.1.4. Сведения о результатах проведенных переговоров;
1.4. Сведения о получении мер государственной поддержки в сфере занятости населения и об участии работодателя в реализации государственной политики в сфере занятости:
1.4.1. Сведения о предоставленных мерах (сервисах) государственной поддержки в сфере занятости населения;
1.4.2. Сведения об участии работодателя в мероприятиях службы занятости;
1.4.3. Сведения о договорах, заключенных с центром занятости населения:
1.4.3.1. Договор об организации общественных работ;
1.4.3.2. Договор об организации временного трудоустройства;
1.4.3.3. Договор об организации профессионального обучения, дополнительного профессионального образования;
1.5. Профиль работодателя:
1.5.1. Сведения о пройденном профилировании;
1.5.2. Куратор работодателя со стороны центра занятости населения;
1.5.3. Сведения об изменении режима занятости:
1.5.3.1. Перечень мероприятий по сокращению или ликвидации;
1.5.3.2. Простой;
1.5.3.3. Режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели;
1.5.3.4. Отпуск без сохранения заработной платы;
1.5.3.5. Несостоятельность (банкротство);
1.5.3.6. Дистанционная (удаленная) работа;
1.5.3.7. Привлечение иностранных работников;
1.5.3.8. Особые категории (системообразующие, градообразующие предприятия);
1.5.3.9. Рейтинг работодателя;
1.6. Сведения об осуществлении выплат работодателю:
1.6.1. Карточка выплаты;
1.6.2. Размер выплаты;
1.6.3. Дата выплаты;
1.6.4. Банковские реквизиты.
2. Сведения о заявлениях (обращениях) работодателя за получением меры государственной поддержки.
3. Сведения о результатах анкетирования для определения профильной группы работодателя.
4. Сведения об индивидуальном плане работодателя.
5. Сведения о работодателе, полученные посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия (виды сведений, источники получения сведений, время получения сведений).
6. Сведения о заявках (обращениях) работодателя на участие в реализации государственной политики в сфере занятости населения, в том числе на получение региональных мер государственной поддержки, услуг, сервисов.
7. Сведения о договорах, заключенных с центром занятости населения.
8. Информация о принятии (об изменении, отмене) решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем.
9. Информация о принятии (об изменении, отмене) решения о сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров.
10. Информация о введении (об изменении, отмене) режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели.
11. Информация о простое.
12. Информация о временном переводе (об изменении, отмене решения о временном переводе) работников на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях, предусмотренных трудовым законодательством.
13. Информация о процедуре, примененной в отношении работодателя в деле о несостоятельности (банкротстве).
14. Информация о свободных рабочих местах и вакантных должностях, в том числе о потребности в их замещении.
15. Информация о выполнении квоты для приема на работу инвалидов.
16. Сведения о документах, сформированных для работодателя.
Содержание страницы
- Что представляет собой личное дело
- Обязательно ли вести личные дела
- На кого заводят личные дела
- Сроки оформления личного дела
- Особенности формирования личного дела
- Какие документы включаются в состав личного дела
- Как правильно оформить личное дело
- Ведение личных дел
- Кому можно выдать личное дело
Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.
Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.
Что представляет собой личное дело
Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.
Являются ли личные дела источником персональных данных сотрудников?
Обязательно ли вести личные дела
Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.
Личные дела для работников госорганизаций
Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.
Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.
На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.
Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.
Как составить акт приема-передачи личного дела муниципального служащего?
Личные дела у предпринимателей
Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.
ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.
Плюсы системы личных дел для предпринимателя
Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.
Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:
- своевременный учет всей документации о сотруднике;
- отслеживание карьерной динамики;
- учет данных о возможных полагающихся льготах;
- оценка перспектив профессионального роста;
- сохранность и упорядоченность личной документации;
- оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.
На кого заводят личные дела
Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
- руководящее звено;
- заместители руководителей разных уровней;
- ключевые специалисты;
- сотрудники, несущие материальную ответственность;
- кадровый резерв и др.
К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.
Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.
Сроки оформления личного дела
Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.
Особенности формирования личного дела
Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:
- Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
- Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
- Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
- В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
- Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
- В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
- Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
- Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
- Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
- Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
- Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ
Как правильно оформить личное дело
ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке
Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.
Его обязанности составляют:
- первичное заведение личного дела;
- внесение в него новых записей и документов;
- изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
- при необходимости заверение копий;
- внутренняя опись входящих в дело документов;
- плановая проверка состояния личных дел;
- ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
- хранение дел;
- помещение неактуальных дел в архив.
ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.
Обложка личного дела
Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):
- сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
- сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
- ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
- номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
- фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
- правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
- здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
- срок хранения дела.
Опись состава личного дела
Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.
Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.
Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.
| № | Индекс | Дата выдачи | Заголовок | Номер листов дела | Дата включения | Примечание |
| Порядковый номер документа | По внутренней номенклатуре | Обозначается арабскими цифрами | Название документа | В зависимости от места размещения в деле | День помещения в личное дело | Разные отметки, например. оригинал или копия. |
После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.
Ведение личных дел
Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:
- Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
- ФИО работника;
- дата заведения;
- дата закрытия;
- дата передачи в архив.
- Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.
- Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
- Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.
По какой форме вести журнал учета личных дел работников?
Кому можно выдать личное дело
В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.
По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.
Официальное опубликование правовых актов
ОФИЦИАЛЬНОЕ ОПУБЛИКОВАНИЕ
-
- Сегодня
- Неделя
- Месяц
- ПОИСК
- КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ
Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 28.11.2024 № 639н
«Об утверждении Порядка формирования, ведения, хранения личного дела гражданина в электронной форме и Порядка формирования, ведения, хранения учетного дела работодателя в электронной форме»
(Зарегистрирован 20.12.2024 № 80640)
Номер опубликования: 0001202412200050
Дата опубликования:
20.12.2024
|
Страница №1 из 12: |
|
Отправить документ
Оформлять личные дела работников нужно не всем работодателям. Для муниципальных, госслужащих и военнослужащих ведение личных дел обязательно в силу закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ.
Остальным компаниям можно вести дела сотрудников по своей инициативе. И, как правило, большинство из них ведет такой учет. Ведь порядок нужен в любых документах, тем более в кадровых.
Общие правила ведения личных дел
Как вести личные дела нужно прописать в локальном нормативном акте компании (ЛНА). Такой документ может называться, например, «Положение о порядке ведения личных дел сотрудников».
На работников, с которым заключены трудовые договоры, личные дела заводить обязательно. Срок действия трудового договора значения не имеет.
На привлеченных подрядчиков по договорам ГПХ, личные дела не оформляют.
Если же сотрудник работает в компании на условиях внутреннего совместительства, то надо будет завести 2 личных дела: по основной должности и по совмещению.
Если сотрудник уволился, а затем опять пришел в компанию — на него надо завести новое личное дело.
Оформление личного дела работника
Сначала нужно завести отдельную папку и заполнить титульный лист.
На нем указывают:
- название компании;
- название отдела, где будет работать новый специалист;
- номер личного дела;
- номер тома (при наличии).
Для удобства ФИО работника можно написать как заголовок дела.
Решение о том, какие документы будут находиться в личном деле, организация — работодатель решает сама с учетом специфики своей деятельности.
Обычно список документов в личном деле работника такой:
- Внутренняя опись документов.
- Заявление о приеме на работу.
- Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве.
- Личный листок по учету кадров.
- Дополнения к личному листку.
- Трудовой договор, а также допники к нему.
- Должностная инструкция сотрудника.
- Характеристики и письма от прежних работодателей.
- Различные заявления, которые писал сотрудник в период своей работы.
- Копии приказов, изданных по личном составу, где указано ФИО этого работника.
- Данные об аттестации.
- Данные медосмотров.
- Лист-заверитель дела.
Доверьте архивную обработку и хранение кадровых документов сервису Делис Архив. Оцифруем любую документацию и создадим защищенный электронный архив с быстрым доступом и удобным поиском.
Карточки по форме Т-2, если предприятие их ведет, хранятся отдельно. В личное дело их не вкладывают.
Важно помнить, что персональные данные человека можно обрабатывать только с его разрешения. Это означает, что нужно подписать с работником отдельный документ — согласие на получение и обработку его данных, и указать в нем для чего эти сведения нужны компании.
Чтобы исключить какие-либо претензии при проверках — не храните в личном деле копии личных документов персонала. Получили документы от работника, проверили, отметили у себя необходимую информацию и вернули документы.
Так, в личном деле нельзя хранить копии следующих документов:
- Паспорт.
- Военный билет.
- СНИЛС;
- Диплом об образовании.
- Свидетельство о заключении и /или расторжении брака.
- Свидетельство о рождении ребенка.
- Свидетельство о перемене имени или фамилии.
Копии по уволенным работникам также не нужно хранить. Персданные работника нужны работодателю только на период его работы в компании. И если работник уже не трудится в организации, то значит нет никаких оснований для обработки его персданных.
Важно: за нарушения, связанные с обработкой и хранением персональных данных предусмотрены штрафы по :
1. За незаконную обработку персональных данных или их обработку в целях, которые несовместимы с целями сбора персональных данных в размере:
- от 10 000 до 20 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
- от 60 000 до 100 000 руб. — для организаций.
2. За повторное нарушение штраф составит:
- от 20 000 до 50 000 руб. — для должностных лиц;
- от 50 000 до 100 000 руб. — для ИП;
- от 100 000 до 300 000 руб. — для организаций.
3. Штраф за обработку персональных данных без письменного согласия субъекта персональных данных, когда такое согласие является обязательным:
- от 20 000 до 40 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
- от 30 000 до 150 000 руб. — для организаций.
4. За повторное нарушение штраф уже будет в размере:
- от 40 000 до 100 000 руб. — для должностных лиц;
- от 100 000 до 300 000 руб. — для ИП;
- от 300 000 до 500 000 руб. — для организаций.
Оштрафовать вправе в течение трех месяцев со дня совершения нарушения
Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»
Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.
Ведение личного дела работника
Итак, папка есть. Что дальше?
- Документы в папку складывают в хронологическом порядке: первыми будут документы о трудоустройстве (заявление, трудовой договор, приказ). Соответственно последним — приказ об увольнении.
- Каждый лист дела нужно пронумеровать.
- Данные о работниках хранят в томах. Максимум в одном томе может быть 250 листов. Далее нужно открыть новый том.
- Потом нужно заполнить внутреннюю опись документов, что находятся в деле.
Эту опись нужно составлять сразу, как сформирована папка, то есть, в день приема сотрудника на работу.
Опись составляется в виде перечня: указывается номер документа, его индекс, название и номера листов дела, которые он занимает. И так по каждому документу.
Если появляются новые документы, то их также нужно вносить во внутреннюю опись. Саму опись также помещают в папку всеми к остальным документам.
Если личное дело прошили без этой описи, то можно приклеить ее к внутренней лицевой стороне обложки.
Все папки нужно пронумеровать и зарегистрировать в специальном журнале. Законодательно установленной формы такого журнала нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно.
Делис Архив — приведем в порядок кадровые документы вашей компании, сформируем личные дела с соблюдением всех требований закона. По запросу работников подготовим и выдадим необходимые справки и выписки.
Порядок и сроки хранения личных дел
В периоде работы сотрудника его папка с данными хранится в отделе кадров в металлических шкафах. А лучше в сейфах.
Когда сотрудник увольняется, то его дело закрывается и передается в архив организации на хранение. Сделать это нужно в промежутке начиная со второго года после закрытия дела и заканчивая концом третьего года после завершения дела.
Дела, закрытые до 01.01.2003 года, хранятся 75 лет. После этой даты — 50 лет, но не запрещено и все 75.
При истечении срока хранения папку с документами можно уничтожить.
Папки с документами на руководителей нужно хранить постоянно.
При передаче дела на хранение нужно:
- убрать с документов скрепки. Затем можно делать прошивку. Еще можно сделать переплет в картонную обложку в 4 прокола. Обязательно нужно проследить, чтобы при подшивке документов их текст реквизиты хорошо читались.
- на каждом листе поставить номер и приложить внутреннюю опись.
- заполнить лист-заверитель. Бланк представлен ниже.
Ну и последнее — обложка. Это все тот же титульный лист. На нем надо отметить дату окончания дела и количество листов, указанное в листе-заверителе. Считаются все листы, в том числе внутренняя опись и лист-заверитель. Также на обложке дела нужно указать срок его хранения.
Все, дело готово для хранения.
Срок хранения личных дел длительный. И нужно следить за температурой и влажностью в помещении, где лежат папки. Бумага имеет свойство выгорать, поэтому попадание на них солнечных лучей совсем нежелательно.
Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.
Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.
Состав личного дела сотрудника в 2023 — 2025 годах
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по сотруднику.
ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.
См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».
И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.
Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.
Формирование личного дела работника: образец 2023 — 2025
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».
Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Скачать лист заверитель личного дела работника
Дело готово к передаче в архив.
Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.
Итоги
Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.