Нюансов много, давайте разберем частые проблемы, с которыми сталкиваются пользователи и попробуем найти для них решение.
Итак, что такое электронное актирование
Электронное актирование — обмен закрывающими документами в электронной форме через систему ЕИС. Именно в этой системе создаются документы и именно там они подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Этим, кстати, электронное актирование отличается от традиционного электронного документооборота, при котором документы создаются в любой внешней системе вроде 1С, сканируются и отправляются получателю.
Пошаговую инструкцию о том, как оформлять электронное актирование вы найдете в одном из уроков Школы Тендерплана. Бонусом будет короткое, но полезное видео от нашего несравненного эксперта по тендерам, Акима.
Обязательно ли актирование должно быть электронным?
В большинстве случаев, да.
С 1 января 2022 года все участники закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ должны обмениваться документами в рамках электронного актирования. Исключение составляют лишь закупки малого объема и некоторые закрытые закупки силовых ведомств, перечень которых определяет правительство, согласно п. 5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ.
Каковы сроки по электронному актированию?
На электронную приемку товара заказчику выделяется 20 рабочих дней. За это время он должен провести экспертизу выполненных работ и качества поставленного товара. Сделать он может это своими силами или с привлечением комиссии размером не менее чем из пяти человек.
Образец приказа о создании приемочной комиссии в закупках по 44-ФЗ.
Если по результатам приемки товара претензий нет, то процесс прост — заказчик подписывает сформированный поставщиком электронный акт своей электронной подписью.
С даты подписания такого акта начинается отсчет срока оплаты. С 1 мая 2022 года он составляет всего 7 дней (ч.7 ст. 94 44-ФЗ), если дополнительно не оговорены другие условия.
Для поставщика срок размещения документов о приемке в ЕИС составляет всего 1 рабочий день. Это делается сразу после того, как заказчик примет работу и подпишет акт. Правила добавления документов в ЕИС можно изучить в п. 3 ст. 103 закона № 44-ФЗ. При электронном актировании все проще — информация о приемке направляется в ЕИС в день подписания документа.
Этапы электронного актирования в ЕИС: краткая инструкция для поставщика и заказчика
Для простоты понимания разобьем процесс электронного актирования на три этапа: подготовка, заполнение документов и получение ответа от заказчика. Остановимся подробнее на каждом из этих пунктов.
1. Подготовка к приемке
Что интересно, открывает доступ к электронному актированию заказчик, а вот документ о приемке формирует поставщик. Происходит это обычно на этапе исполнения контракта, параллельно с поставкой.
2. Заполнение документов о приемке
Электронный акт о приемке товара уже должен быть в карточке контракта. Часть информации будет скорее всего уже заполнена, поставщику останется лишь добавить недостающие детали. Обычно это количество и стоимость поставляемого товара.
Образец акта выполненных работ.
Образец акта о приемке товаров.
Документ о приемке содержит: наименование объекта закупки, идентификационный код закупки, страну происхождения, реквизиты поставщика, место поставки, объем поставки, стоимость и прочую информацию.
Если есть такая необходимость, можно загрузить дополнительные файлы в формате xml.
Когда все будет готово, останется лишь подписать документ с помощью КЭП. Это действие автоматически отправляет документ в руки заказчику — следующий ход уже за ним.
3. Получение ответа от заказчика
Ответным шагом со стороны заказчика могут быть следующие действия:
-
Принятие работы полностью и безоговорочно. Акт подписывается с помощью КЭП, а затем следует оплата.
-
Принятие работ частично. В таком случае оформляется корректировочный документ на принятую часть. Причиной создания корректировочного документа всегда служит изменение существенных условий контракта, таких как стоимость и количество.
-
Отправка уведомления об уточнении. Если нужно изменить и существенные и несущественные условия в подписанном документе о приемке, то в дополнение к корректировочному документу отправляется еще и уведомление об уточнении.
-
Оформление мотивированного отказа с указанием причины.
Что же делать поставщику, если заказчик не подписал документ о приемке?
Устранить ошибки в документах или поставить недостающий товар, а затем направить акт приемки или накладную через ЕИС повторно. В случае несогласия с мотивированным отказом может потребоваться помощь суда.
Увеличьте прибыль от госзакупок с помощью Тендерплана
Тендерплан — система поиска тендеров, торгов и госзакупок. Детальная аналитика, управление закупками и людьми — всё в одной системе!
Плюсы системы электронного актирования
Основное преимущество электронного актирования — это, конечно же, оптимизация процесса закупок. Упростить, ускорить, сократить сроки оплаты. В этом суть практически любого нововведения по 44-ФЗ. Однако, и тут имеются нюансы.
-
Сбор статистики. Так как все электронные документы сохраняются в единой системе, вы в любое время можете к ним обращаться и вести учет.
-
Максимальная упорядоченность и структурированность. Это еще один плюс того, что все документы находятся в одном месте и в едином формате — так они точно не потеряются и вряд ли перепутаются.
-
Минимум технических ошибок и человеческого фактора. Так как необходимости печатать акты вручную нет, риск ввести некорректный ИНН или казначейский счет минимален.
-
Снижение затрат на хранение и проверку документов, в том числе архивных. К примеру, в Москве архивация одного дела долговременного и постоянного хранения стоит 940 рублей.
-
Экономия средств на пересылку документов. Печать документов стоит дорого, курьерские сервисы еще дороже. В электронном актировании ничего не нужно пересылать и печатать (а это еще и проявление заботы об окружающей среде!).
-
Упрощение процесса согласования приемки. В ЕИС все формы документов у вас под рукой — достаточно лишь выбрать нужную и тут же ее скорректировать под себя.
-
Упрощение подачи отчетности в контролирующие органы. В ЕИС все контракты как на ладони, вам не требуется дополнительно их распечатывать и пересылать.
-
Экономия времени своего и заказчика. Весь процесс проходит онлайн — нет необходимости ездить друг к другу, пересылать копии документов почтой, перепечатывать и снова пересылать,
Минусы системы электронного актирования
Система актирования — уже довольно зрелый обитатель вселенной госзакупок, но процесс ее становления все еще в самом разгаре. Участники закупок обкатывают новый функционал и приспосабливаются к некоторым неудобствам, а разработчики системы ЕИС на ходу фиксят баги. Буквально на днях, например, устранили ошибку при добавлении информации о месте поставки товаров, а также починили не к месту срабатывающий контроль наличия казначейского счета в банковских реквизитах поставщика.
Среди прочих минусов электронного актирования:
-
Растянутые сроки приема выполненных работ. Заказчику выделяется 20 дней на проведение экспертизы и подписание актов о приемке. Это долго и к тому же сводит на нет недавние меры по ускорению сроков оплаты и поставки товаров.
-
В системе ЕИС все еще всплывают некоторые ошибки, связанные с интерфейсом, хотя, надо признать, их с каждым днем становится все меньше и меньше. Время от времени исчезает информация о контрактах в личном кабинете, а иногда и сам кабинет не загружается. Ошибки также могут быть связаны с отсутствием прав на создание и открытие документов или возможности подписать акт. Часто не открываются всплывающие окна, не приходят уведомления от поставщиков и еще много много «не».
Ниже приведем самые свежие проблемы, на которые пользователи жаловались в чате ЕИС буквально месяц назад:
-
Ошибка выполнения автоматического контроля, которая возникает при выгрузке документов о приемке из 1С в ЕИС, из-за которой некоторые пользователи с начала октября вынуждены отправлять документы вручную.
-
Несовместимость ПО. В этом месяце особенно много недовольства связано с приемкой электронного актирования при работе на Windows 11. Увы, на новой системе практически ничего не работает, а пользователям приходится даунгрейдиться до Windows 10 или настраивать виртуальную машину в VirtualBox.
Вместо заключения
Применение электронного актирования плавно и целенаправленно делает систему закупок более прозрачной, понятной и доступной широкой публике. Это факт. В этом, кстати, наши (команды Тендерплана) цели схожи, ведь и мы стремимся сделать закупки доступными широкому кругу пользователей — без ограничений по экономическому статусу, возрасту и уровню погруженности в 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Как же дело будет обстоять на самом деле в ближайший год–два? Покажет время. Делитесь своими мыслями и опытом применения электронного актирования в комментариях.
Увеличьте прибыль от госзакупок с помощью Тендерплана
Тендерплан — система поиска тендеров, торгов и госзакупок. Детальная аналитика, управление закупками и людьми — все в одной системе!
Реклама: ООО «Бизнес Технологии», ИНН 7325121949, erid: 2W5zFGqN9Q4
Участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг в Единой информационной системе. С января 2024 возможности электронной приемки доработали. Рассказываем, как сформировать, подписать и отправить документы заказчику в ЕИС.
Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС
По итогу закупки заказчик может:
- принять ТРУ полностью,
- принять ТРУ частично,
- отказаться принять ТРУ.
Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по такой схеме.
Поставщик:
-
Отгружает товары или передает результаты работ или услуг.
-
Формирует в ЕИС документ о приемке, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.
Заказчик проводит приемку. Решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта. Затем совершает одно из действий:
- Если принимает ТРУ полностью или частично, то подписывает ЭП и размещает в ЕИС документ приемки.
- Если отказывается принимать ТРУ, то формирует, подписывает ЭП и размещает в ЕИС мотивированный отказ от подписания документа о приемке с указанием причин.
При частичной приемке после того, как заказчик подпишет документ приемки, необходимо создать корректировочный документ с новыми данными и снова направить на подписание заказчику. Как создать корректировочный документ — расскажем далее.
При отказе от приемки можно исправить то, что не устраивает заказчика, поставить товар или сдать работы и услуги заново. В этом случае необходимо подготовить новый документ о приемке и отправить его заказчику через ЕИС.
Реклама 16+. ООО «Сертум-Про».
Как сформировать электронный документ о приемке
В ЕИС можно сформировать:
- документ о приемке;
- документ о приемке + счет-фактуру;
- универсальный передаточный документ (УПД), если заказчик из Москвы или Московской области по контракту требует подписывать документы на портале поставщиков.
Работа в ЕИС включает настройку прав доступа и непосредственное формирование актов. Рассмотрим последовательность действий.
Шаг 1. Выдать права доступа уполномоченному сотруднику
Чтобы сформировать закрывающие документы смог сотрудник, необходимо выдать права доступа. Сделать это можно двумя способами:
- через Госуслуги: в учетной записи руководителя компании;
- прямо в ЕИС по следующему пути: «Администрирование» — «Пользователи организации» — «Регистрационные данные».
Шаг 2. Выбрать нужный контракт
Выбрать контракт, по которому предстоит создать акт, нужно в личном кабинете ЕИС. Для этого перейдите в раздел «Исполнение контрактов». Доступ к нему открывает заказчик.
Если контракт закрывается поэтапно, то и акты формируются по каждому из этапов. Можно также добавить готовый акт приемки прямо с компьютера, выбрав пункт «Загрузить документ из файла».
Шаг 3. Сформировать закрывающие документы по контракту
На этом этапе необходимо последовательно заполнить несколько разделов. Рассмотрим важные особенности каждого из них.
Общая информация
Часть данных сюда переносится автоматически. Заполнить предстоит отдельные поля:
- Порядковый номер документа: укажите либо этап контракта, либо номер, который присвоен во внутреннем документообороте компании. Прикрепите документы, которые предусмотрены в контракте и являются частью контракта (акты, техпаспорта, гарантийное письмо).
- Информация о платежно-расчетном документе: укажите номер счета на оплату и сумму платежа;
- Если работаете на УСН и вам не требуется счет-фактура, необходимо включить формирование счета-фактуры в документ о приемке: передвиньте соответствующий указатель.
После заполнения полей необходимо прикрепить сформированные ранее — в других программах или на бумаге — закрывающие документы.
После всех действий нажмите кнопку «Сохранить и проверить на нарушения». В случае если что-то не заполнено или есть нарушения, система предупредит.
Контрагенты
В этом разделе обычно три вкладки: Заказчик / Поставщик / Перевозчик. В первых двух перечислены все данные о заказчике и поставщике. Например:
- название организации,
- ИНН и КПП,
- реквизиты свидетельства о регистрации.
Практически все данные о заказчике и поставщике система заполнит автоматически, и редактировать их вы не сможете.
При желании можно вручную исправить адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика, ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика.
При внесении данных в раздел «Заказчик» нужно учитывать особенности заполнения реквизитов казначейских счетов. Они отличаются от привычных банковских реквизитов юрлиц. Важно также отразить факт отличия юрадреса заказчика от места поставки. Если ошибиться, акт могут отклонить.
Если товар отправляет или получает сторонняя организация, а не поставщик или заказчик, укажите сведения об этой организации в соответствующей вкладке. При необходимости добавьте информацию о перевозчике. Все данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика поставщик заполняет самостоятельно.
В разделе «Заказчик» нужно заполнить пункт «место поставки товаров (выполнения работы, оказания услуг)»: сюда нужно добавить адрес, предусмотренный контрактом.
Товары, работы, услуги
Здесь необходимо указать сведения о ТРУ, которые должен принять заказчик. Часть сведений заполняется автоматически, а часть — вручную. Например:
| Указывается автоматически | Указывает поставщик |
|---|---|
|
Название и код ТРУ |
Сорт и артикул товара |
|
Единица измерения |
Количество |
|
Цена за единицу измерения с НДС и без него |
Сведения таможенной декларации |
Для лекарств действуют другие правила:
| Указывается автоматически | Указывает поставщик |
|---|---|
|
Название и код лекарства |
Срок годности |
|
Международное непатентованное наименование (МНН) |
Размер оптовой надбавки |
|
Торговое название, форма и дозировка |
Данные таможенной декларации |
|
Страна-производитель |
|
|
Цена за упаковку |
|
|
Налоговая ставка |
При отражении информации о поставляемой продукции или услугах важно не упустить особенности вашей системы налогообложения: не каждая из них предполагает уплату НДС.
При выполнении строительных работ по контракту указывают наименование объекта и выполненные работы. Сюда же рекомендуется перенести и смету. Этот документ может быть объемным. В таком случае можно дополнить раздел отдельным файлом по форме КС-2.
Факт передачи товаров, работ, услуг
Этот раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Здесь поставщик заполняет всю информацию об отгрузке товаров или передаче работ и услуг.
Вручную или через календарь укажите три даты:
- дату передачи в диапазоне от даты заключения контракта до текущей даты,
- дату начала периода поставки,
- дату окончания периода поставки.
Здесь же можно указать:
- имя и должность сотрудника, который передаст товар,
- данные транспортной накладной,
- данные документа об отгрузке.
Подписанты
В этом разделе нужно указать имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама покажет список сотрудников, которые имеют на это право. Достаточно выбрать одного или нескольких из них.
Если в выпадающем списке нет нужного сотрудника, следует его добавить. Как — рассказывали выше.
Дополнительные документы
В этот блок помещают следующую информацию:
- платежные документы,
- документы о стране происхождения товара,
- прочие документы, предусмотренные контрактом, например, освобождение от гарантийных обязательств.
Если информация в этом разделе отличается от сформированной в ЕИС, последняя считается приоритетной.
Подписание
На основе представленной информации ЕИС формирует печатную форму акта. В ней нужно проверить все данные и нажать на «Подписать и направить заказчику».
Если ЕИС выдаст ошибку, нужно внести исправления и подписать документ заново. При отсутствии нарушений система отправит подписанный документ заказчику.
Причиной ошибки может стать прикрепленный файл сметы — в таком случае можно продолжить работу с документом и направить его заказчику. У последнего есть 20 рабочих дней на изучение документа и обратную связь.
Доступно изложили закон о контрактной системе, чтобы помочь вам побеждать в тендерах и зарабатывать
Скачать
Как исправить первичный учетный документ в ЕИС
Поставщик может редактировать документ о приемке, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только система отправит его заказчику, вносить изменения будет нельзя. В этом случае для корректировки сведений поставщику придется создать документ-исправление.
Как редактировать документ
Исправить текст основного документа можно, если он находится на стадии:
- «Проект»,
- «На подписании»,
- «Ошибка доставки».
В этом случае поставщик открывает меню нужного документа и выбирает пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название пункта зависит от того, на какой стадии находится документ. После того как поставщик исправит все ошибки, он может подписать документ и отправить его заказчику.
Как создать документ-исправление
Если заказчик найдет ошибки в документе, поставщику придется создать новый документ. Чтобы не тратить время на то, чтобы заново заполнить все поля, в ЕИС есть функция «Создать исправление».
Исправление к документу о приемке формируется, если:
- Заказчик не принял ТРУ, написал мотивированный отказ и направил уведомление об уточнении, т. е. статус документа о приемке — «Отказано при рассмотрении».
- После подписания документа о приемке заказчиком необходимо исправить какие-либо атрибуты поставленных ТРУ, не меняющие количество ТРУ и цену контракта.
Чтобы создать документ-исправление, необходимо выбрать: «Создать исправление» — «Исправление ошибочных сведений». Система сформирует точную копию документа — документ-исправление, в котором поставщик может исправить ошибки.
В документе-исправлении можно редактировать только незначительные пункты. Нельзя изменить, например:
- вид документа,
- наименование и количество товара,
- стоимость товара с налогом,
- сумму акциза.
Также здесь нельзя добавлять или удалять ТРУ. Для изменения подобных существенных условий нужно использовать корректировочный документ.
Как сформировать корректировочный документ
Поставщик создает корректировочный документ, если:
- Заказчик принял ТРУ не в полном объеме, т. е. итог приемки — «Частичная приемка» — и предоставил информацию о фактически принятых ТРУ.
- Меняется стоимость ТРУ, указанная в документе о приемке.
Чтобы создать такой документ, необходимо открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать: «Создать исправление» — «Исправление существенных условий».
Система автоматически создаст копию основного документа, в которую сможете внести изменения. Например:
- увеличить или уменьшить количество ТРУ,
- добавить или удалить ТРУ,
- исправить цену за единицу.
К этому документу поставщик должен приложить скан документа-основания корректировки. Например, если заказчик попросил уменьшить цену товара, нужно добавить письменную просьбу об этом.
Если поставщику нужно изменить и существенные, и несущественные условия в подписанном документе о приемке, необходимо сначала создать документ-исправление, подписать его от своего имени и отдать на подпись заказчику. После того, как заказчик подпишет исправление, нужно сформировать корректировочный документ о приемке.
Если же нужно изменить только существенные условия, необходимо создать корректировочный документ без документа-исправления.
Сформировать корректировочный документ нельзя, если поставщик — физическое лицо и документ о приемке имеет специализацию «Приобретение жилых помещений» и «Строительство».
Как передать электронные документы о приемке в налоговую
Федеральная налоговая служба (ФНС) может потребовать документы о приемке товара. Поставщик может передать электронные документы, которые сформировал на сайте ЕИС, через личный кабинет налогоплательщика.
В своем письме Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.
Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые не подходят по формату для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого поставщик должен распечатать нужный документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.
С 1 января 2022 года большинство участников закупочных контрактов по 44-ФЗ и 223-ФЗ обязано обмениваться документами в рамках электронного актирования (ЭА). До нововведения заказчикам и исполнителям / поставщикам / подрядчикам разрешалось обмениваться бумажными документами. Сейчас стороны контракта должны зарегистрироваться в Единой информационной системе (ЕИС) по закупкам и передавать сведения друг другу через неё. Приведём пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС, узнаем, кто обязательно должен участвовать в процедуре, и в чём её особенности.
Когда применяется электронное актирование?
Стоит отметить, что обмен документами по электронному актированию применяется выборочно. Для кого-то эта процедура необязательна, кто-то может подключиться к ней по желанию, а кто-то обязан неукоснительно её соблюдать.
Кто может не подключаться к ЕИС?
Процедура необязательна для тех, кто участвует в закупках малого объёма. По п. 4 ч. 1 ст. 93 закона 44-ФЗ к ним относятся контракты при закупках у единственного поставщика на сумму, не превышающую 600 тыс. руб. По п. 1 ч. 15 ст. 4 закона 223-ФЗ закупками малого объёма считаются контракты на сумму до 100 тыс. руб. Однако в случае, если выручка заказчика составляет 5 млрд руб. в год или более, для него закупками малого объёма будут считаться контракты до 500 тыс. руб.
Кто может подключиться к ЕИС ЭА ЭДО по желанию?
Электронное актирование для поставщиков и заказчиков возможно по желанию в случаях, если сделка была заключена по срокам до 1 января 2022 года.
Для кого электронное актирование будет обязательным?
В обязательном порядке применение ЭДО в закупках необходимо, если контракт заключается на электронной площадке, а также, если это оборонный заказ, либо заказчик попал под санкции иностранных государств (ч. 13 ст. 94 закона 44-ФЗ).
Этапы ЭА
Электронное актирование на портале поставщиков проходит в несколько этапов:
|
Этап ЭА |
Описание |
|
Подготовка к приёмке документов |
ЭА открывается только на этапе исполнения контракта. Доступ к процедуре даётся заказчиком. Для конкретного исполнителя / поставщика / подрядчика открываются возможности системы для создания различных документов, от договоров до электронных актов. В случае, если документы будет подписывать не генеральный директор компании или не сам ИП, а некий уполномоченный сотрудник (например, контрактный управляющий), ему придётся подгрузить в систему доверенность. |
|
Заполнение электронного акта |
Документ о приёмке можно подгрузить в ЕИС из сторонних систем в формате xml или зайти в раздел «Исполнение контрактов» и выбрать в тендерной карточке электронный акт. Что нужно прописать в документе?
Уже через час документ о приёмке, оформленный в ЕИС, будет у заказчика. Система учитывает часовые пояса сторон контракта. У заказчика будет 20 рабочих дней, чтобы дать обратную связь по электронному акту. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью. |
|
Корректировка документа о приёмке |
Если документы в электронном актировании верны, то заказчик их подписывает. Если нет, то корректировки происходят следующим образом:
|
ЕИС ЭА ЭДО удобно тем, что можно быстро обмениваться документами с контрагентами, не опасаться, что их скорректируют без ведома какой-то из сторон контракта, поскольку они защищены от изменений электронными подписями. Сервис СФЕРА Курьер от СберКорус позволяет быстро настроить маршруты согласования электронных документов, передавать информацию контрагентам, использующим системы других операторов ЭДО, без дополнительных затрат на роуминг.
О чём ещё нужно знать?
Заполняя документы в рамках электронного актирования, нужно знать:
-
Для участников закупок из сферы строительства установлены специальные формы документов. Это связано с тем, что при возведении зданий, сооружений или объектов инфраструктуры заказчику нужно принимать большое количество выполненных задач. ЕИС позволяет загружать сметы, акты, счета-фактуры и иные формы документов из внешних учётных или бухгалтерских систем.
-
Допускается подписание нескольких документов о приёмке в рамках одного этапа, например, в случае, если нельзя определить точное количество поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ, или если проводились торги по заявкам заказчика (письмо Казначейства России № 14-00-05/2543 от 8 февраля 2022 года).
-
Стоимость контракта округляется до второго знака после запятой (письмо Минфина РФ № 24-03-05/396 от 11 января 2022 года).
С 2022 года в соответствии с 44-ФЗ введена обязательная процедура электронной приемки для всех участников закупок. Новая система обмена документами в Единой информационной системе установила специальные правила для проведения электронного актирования.
Когда применяется
Заказчики и поставщики осуществляют обмен электронными документами при проведении электронных торгов и закрытых электронных торговых процедур.
Обязательное актирование требуется в следующих случаях:
- При выполнении контракта, который был заключен в результате проведения электронных процедур.
- По контрактам с единственным поставщиком, которые были заключены на основании новых правил, согласно части 1 и 2 статьи 15 Закона № 46-ФЗ.
- По контрактам с единственным поставщиком, как определено в пункте 5.1 части 1 статьи 93 Закона о контрактной системе и части 3 статьи 22 Закона № 46-ФЗ.
По желанию заказчика:
- В контрактах, которые были заключены на основе извещений до 1 января 2022 года.
- В случае закрытых электронных тендеров согласно пункту 5 ч.11 ст.24 № 44-ФЗ.
- В контрактах с единственным поставщиком, информация о которых была включена в реестр контрактов.
Не требуется актирование в следующих случаях:
- Когда документы о приемке не опубликованы в ЕИС. Это относится к случаям закупки товаров, работ и услуг у единственного поставщика, в соответствии с ч.11, ч.12 статьи 24, а также пунктами 7, 24, 45, 52 и 56 части 1 ст.93 № 44-ФЗ.
- Когда заказчиками являются правоохранительные органы, органы государственной охраны и обороны, в соответствии с пунктом 5 части 11 ст.24 № 44-ФЗ.
- Когда проведение закупок требует учета особенностей, связанных с отсутствием размещения информации в ЕИС, как определено в части 1 статьи 111 Закона № 44-ФЗ.
Сроки электронного актирования
Заказчик обязан осуществить проверку поставленных товаров, работ и услуг и предоставить ответ в соответствии с условиями контракта. Период для выполнения этой проверки не может превышать 20 рабочих дней, начиная с даты получения документа о приемке.
Этапы электронного актирования
1. Поиск документа
В личном кабинете ЕИС в разделе «Исполнение контрактов» необходимо найти соответствующий контракт. В карточке контракта выберите документ о приёмке (электронный акт). Документы можно загрузить из внешних систем в формате XML.
2. Заполнение документа
Документ о приёмке уже будет частично заполнен. Однако требуется добавить недостающие данные о компании, товарах, работах и услугах, а также о факте их передачи.
Сведения о ТРУ должны содержать информацию о:
- Идентификационном коде закупки (ИКЗ).
- Более подробно об ИКЗ рассказали в нашей статье
- Наименовании и местонахождении заказчика.
- Наименовании объекта закупки.
- Реквизитах поставщика.
- Наименовании ТРУ и адресе их поставки.
- Стране происхождения товара.
- Количестве поставленного товара, объёме выполненных работ и оказанных услуг.
- Общей стоимости выполненных обязательств и цене за единицу товара.
- Другой информации, соответствующей единой форме.
3. Подписание и отправление документа
Документ о приёмке подписывается квалифицированной электронной подписью. В течение часа система автоматически отправляет документ заказчику. Дата получения заказчиком считается равной дате размещения документа в ЕИС, учитывая часовую зону заказчика.
4. Получение ответа от заказчика
Заказчик может принять ТРУ полностью и подписать акт в ЕИС, после чего срок оплаты по контракту начинается с даты подписания акта.
В случае частичной приёмки ТРУ, поставщику необходимо сформировать корректировочный документ для принятой части заказа. Также возможно направление мотивированного отказа от приёмки с указанием причин.
Поставщик может исправить замечания и сформировать новый документ о приёмке. В случае неправомерных действий заказчика, их можно обжаловать.
Как сформировать электронный документ о приемке
В Единой информационной системе (ЕИС) предусмотрена возможность формирования следующих документов:
- Документ о приемке — документ оформляется в ЕИС и используется для закрывания контракта по результатам приемки товаров, работ и услуг.
- Документ о приемке и счет-фактура — документ включает в себя как акт приемки, так и счет-фактуру. Он также формируется в ЕИС и используется для учета выполненных обязательств и оплаты.
- Универсальный передаточный документ (УПД) — документ требуется, если заказчик из Москвы или Московской области по контракту требует подписывать документы на портале поставщиков.
Для формирования документа о приемке требуется наличие одного из следующих уровней полномочий:
- Руководитель. Этот уровень доступа предоставляется исключительно руководителю организации. Пользователь с этой ролью автоматически получает все доступные права для работы с закрывающими документами.
- Уполномоченный специалист. Этот статус может быть назначен пользователями, обладающими полномочиями «Руководитель» или «Администратор». После получения этой роли, пользователь с правами «Уполномоченного специалиста» должен самостоятельно определить необходимые права для работы с документами о приемке.
Перечень этих прав устанавливается пользователем с полномочиями «Руководитель» или «Администратор», который имеет право на определение других лиц, уполномоченных на выполнение действий в Единой информационной системе и на Электронной торговой площадке от имени участника закупок.
Последовательность действий при настройке прав доступа и формировании актов:
Шаг 1. Выдача прав доступа уполномоченному сотруднику
Чтобы сотрудник мог формировать закрывающие документы, необходимо предоставить ему права доступа. Это можно сделать двумя способами: через Госуслуги в учетной записи руководителя компании или непосредственно в ЕИС, перейдя в раздел «Администрирование» — «Пользователи организации» — «Регистрационные данные».
Шаг 2. Выбор нужного контракта
Для создания акта выберите контракт в личном кабинете ЕИС, перейдя в раздел «Исполнение контрактов». Этот раздел доступен заказчику.
Шаг 3. Формирование закрывающих документов по контракту
На этом этапе заполните последовательно несколько разделов в соответствующих документах. Важные особенности каждого раздела могут варьироваться в зависимости от конкретного контракта и его условий.
Кто осуществляет приемку у заказчика
Определение лиц, ответственных за проведение экспертизы и электронной приемки, устанавливается внутренними документами организации-заказчика, такими как приказы и распоряжения. Организацию всего этого процесса обязана обеспечивать контрактная служба, в случае ее наличия.
Контрактная служба имеет следующие обязанности:
- Осуществление приемки поставленного товара, выполненных работ (их результатов) и предоставленных услуг, включая проведение экспертизы товара, выполненной работы и оказанных услуг.
- Подготовка решения о создании приемочной комиссии.
- Оформление документа о приемке.
- Процесс электронной приемки можно организовать двумя способами:
- Назначить ответственное лицо (или несколько ответственных лиц), которое будет осуществлять приемку товаров, работ и услуг в одиночку.
- Создать приемочную комиссию, которая может быть постоянно действующей или формироваться для конкретной закупки. Число членов приемочной комиссии должно составлять не менее 5 человек. В случае создания приемочной комиссии, электронный документ о приемке подписывается усиленными электронными подписями всех членов комиссии, а также уполномоченного представителя заказчика.
Возможные ошибки в электронных документах о приемке ЕИС
— При актировании товаров и услуг может возникнуть неправильный выбор типа документа для приемки. Например, поставщик создал только счет-фактуру, но не приложил документ о приемке, что может привести к отклонению заказчиком. Для избежания этой ситуации важно внимательно изучать информацию, содержащуюся в контракте. В контракте обычно указано, какой документ необходим для проведения актирования.
— При добавлении ТР после нажатия кнопки «Добавить», не отображаются доступные позиции, которые перечислены в госконтракте. Эта проблема часто связана с наличием признака «Невозможно указать сведения о количестве товара, работы, услуги» в информации о контракте.
— Во время приемки товаров поставщик иногда допускает ошибки, указывая неверные данные, такие как адрес поставки, грузополучатель или страна происхождения товара. Эти ошибки могут возникнуть из-за невнимательности или потому, что в закупке участвуют товары, произведенные в разных странах. В ЕИС можно создать документ-исправление.
— Техническая ошибка «Cannot read properties of undefined (reading ‘CreateObjectAsync’)» может возникнуть, когда поставщик пытается подписать документы в Единой информационной системе (ЕИС). Эта ошибка может возникать у пользователей, использующих Яндекс.Браузер. Чтобы продолжить работу с этим браузером и избежать данной ошибки, выполните следующие дополнительные настройки:
- В разделе «Настройки» браузера выберите «Системные».
- Включите настройку «Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ».
- Установите расширение «CryptoPro Extension for CAdES Browser Plug-in».
- Попробуйте повторно подписать документы в ЕИС.
Также пользователи выделяют частые ошибки при работе с актированием:
- Проблемы с доступом к личному кабинету, что может вызывать неудобства при работе.
- Блокировки системой возможности подписания актов, что может замедлить процесс актирования.
- Отсутствие отображения ИНН контрагента, что приводит к трудностям при заполнении соответствующей информации.
- Сопроводительные документы и проблемы с подписанием актов, что может приводить к ошибочным отражениям.
- Ложные ошибки в результате контроля.
Где обучить специалиста по закупкам
Итоги
Электронная приемка и электронное актирование, внедренные постепенно для федеральных организаций, стали обязательными для всех пользователей в Единой информационной системе с 1 января 2022 года.
Для всех участников закупок обязательна электронная приемка по 44-ФЗ, с 2024 года некоторые правила изменились. Теперь заказчики и поставщики обмениваются документами в Единой информационной системе. Электронное актирование проводится по особым правилам.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Электронное актирование — это приемка товаров и услуг онлайн без бумажных документов.
- Поставщики и заказчики обмениваются электронными документами через Единую информационную систему (ЕИС).
- Электронное актирование обязательно при контрактных закупках с 1 января 2022 года.
- Есть исключения, когда приемка онлайн не проводится, например, для правоохранительных органов.
- В случае проблем с электронной системой можно обратиться в техподдержку ЕИС.
Что такое электронное актирование
Электронное актирование — это приемка товаров, работ и услуг онлайн, без дублирования документов на бумаге. По правилам электронную приёмку и электронное актирование в ЕИС в 2025 году проводят при помощи специального функционала Единой информационной системы.
Сначала стороны подписывают в ЕИС госконтракт. Затем — после исполнения соглашения или отдельного его этапа — поставщик формирует в ЕИС счета-фактуры, товарные накладные, акты и другие закрывающие документы, подписывает и передает заказчику. Покупатель рассматривает и подписывает их со своей стороны. В результате заказчик и поставщик закрывают госконтракт (или отдельный этап) онлайн.
Может пригодиться: как работать со счетами-фактурами в ЕИС
В каких случаях обязательно электронное актирование
В Федеральной контрактной системе разъясняется, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ — да, электронное актирование в Единой информационной системе обязательно при исполнении контрактов, которые заключили по результатам электронных процедур (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Даже если заказчик проводил закрытые торги в электронном виде, то он обязан организовать электроприемку.
Но есть исключения — электроприемка не проводится, если:
- контракт заключен по итогам закрытых электронных процедур, а заказчиками выступают правоохранительные органы, органы государственной охраны и обороны (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ);
- контракт отвечает критериям по п. 1 Особенностей, утв. постановлением Правительства РФ № 620 от 19.04.2023 № 620: документ о приемке составляют, подписывают и направляют без использования ЕИС в соответствии с условиями контракта (пп. «а» п. 2 Особенностей № 620);
- госконтракт заключили по итогам закупки, которую опубликовали в ЕИС до 01.01. 2022, но если условиями этого договора предусмотрено электроактирование, то требование все же надо соблюдать.
В Федеральной контрактной системе описаны случаи, когда обязательна электронная приемка товара в ЕИС при закупках товаров, работ и услуг у единственного поставщика:
- если проводите закупку до 5 000 000 рублей на ЭТП (ч. 12 ст. 93 44-ФЗ). Торги на ЭТП — это электронные закупки, а для них обязательно электроактирование;
- если электропроцедура не состоялась, и заказчик заключает контракт с единственным поставщиком (п. 24, 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ). Такое соглашение заключают на условиях, указанных в извещении. А в каждом проекте контракта и извещении в ЕИС, которые публикуются в ЕИС, указывается требование об электроактировании — оно переносится в госконтракт с единственным поставщиком (п. 1 ч. 13 ст. 34, п. 5 ч. 2 ст. 42, п. 1 ч. 5 ст. 93 44-ФЗ);
- по решению правительства или высшего исполнительного органа в регионе (ч. 2.1–2.3 ст. 15 46-ФЗ от 08.03.2022). Но это правило действует только до 31.12.2024.
Надо знать: кто из госзаказчиков обязан применять электронное актирование
В каждый госконтракт надо включить условие об электроактировании. Пример, как прописать положение об электронной приемке в ЕИС в проекте контракта:
Электронное актирование обязательно прописывают в условиях контракта
Но есть случаи, когда документы приемки не публикуются в ЕИС:
- когда закупаются товары, работы и услуги у единственного поставщика по п. 2, 3, 4, 6, 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, п. 7, 24, 45, 52, 56 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
- когда контракт заключен в случаях, указанных в ч. 2.1–2.3 ст. 15 46-ФЗ;
- когда заказчик работает в сфере обороны и безопасности страны (распоряжение Правительства РФ № 3095-р от 30.10.2021);
- когда при проведении закупок учитывают особенности неразмещения информации в ЕИС (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).
Как проводят электронное актирование поставщики
Приведем пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС для поставщиков, подрядчиков и исполнителей госконтрактов.
Шаг 1
Поставщик формирует электронный документ о приемке в Единой информационной системе. Его надо сделать в срок, прописанный в госконтракте. В документ включают ряд обязательных сведений (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ) о:
- заказчике;
- поставщике;
- закупке (ИКЗ);
- результатах исполнения госконтракта: наименование товаров, работ, услуг, страна происхождения, количественные и стоимостные показатели.
Формирование документа о приемке
К приемочным регистрам прикладывают документы, которые являются их неотъемлемой частью (если они есть). Но если информация в приложениях противоречит электродокументу приемки, то приоритет отдают электронным актам (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).
Добавление сопроводительной документации к акту
Вот видеоинструкция об особенностях работы с электронным актированием из-за разницы форматов закрывающих документов ФНС и ЕИС.
Шаг 2
Поставщик подписывает электродокумент своей электронной подписью и отправляет его заказчику. Документы подписывают только уполномоченные лица, которым назначено такое полномочие администратором организации в Единой информационной системе. Администратором обычно назначается руководитель компании.
Назначение полномочий для подписания электродокументов в ЕИС
Если не знаете, как настроить права для подписания электродокументов, то посмотрите пользовательскую инструкцию. Перейдите в раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Руководства пользователей» — «Руководство по регистрации» — «Регистрация организаций и пользователей».
Руководство пользователя для назначения уполномоченных лиц для подписания электронных актов
Шаг 3
Если после обработки документов заказчиком нужна корректировка, то поставщик вносит все необходимые исправления. Приемочные электродокументы исправляют в ЕИС (ч. 14 ст. 93 44-ФЗ). Поставщики вносят коррективы и подписывают регистр, затем направляют его заказчику для согласования.
Создание корректировочного документа
Приемочные регистры исправляют двумя способами (Письмо Федерального казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022):
- Если ошибки несущественные, то вносят правки. Исправить несущественные условия разрешают и до, и после подписания электродокумента.
- Если ошибки значительные и меняются существенные условия контракта, то формируют корректировочный документ. То есть, если меняется стоимость или количество товара, просто исправить акт не получится. Понадобится корректировочный документ приемки: его формируют, если есть официальный документ-основание. И в таких случаях требуется дополнительное соглашение об изменении существенных условий госконтракта.
Заполнение корректировки к электронному акту
Как проводят электронное актирование заказчики
А теперь — инструкция для заказчика по электронной приемке в ЕИС, т. е. проверке и подписанию документов в Единой информационной системе.
После того как контрагент подпишет электродокумент, оператор направляет его заказчику. Файл доставят в течение одного часа с момента размещения в Единой информационной системе. Дата поступления — дата размещения в ЕИС (п. 3 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).
Дату поступления определяют по часовой зоне, в которой находится заказчик.
Ответственный сотрудник переходит в личный кабинет для электронной приемки в ЕИС и начинает проверять электродокумент.
Рассмотреть, подписать и опубликовать акт в системе надо в срок, который прописан в контракте, но не позднее 20 рабочих дней после его поступления.
Если приемкой занимается комиссия, то порядок такой (п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ):
- Члены комиссии подписывают электродокумент или формируют мотивированный отказ от подписания. Если в комиссии участвуют только работники заказчика, то они подписывают акты только усиленными электронными подписями. Если в комиссию привлекли сторонних специалистов, то подписание производится без ЭП.
- Заказчик подписывает приемочный электродокумент и публикует его в ЕИС. Если комиссия подписывала бумажный регистр, то его сканируют и прикладывают к публикуемому акту.
Все это надо сделать в течение 20 дней после получения электродокумента. Как только акт подпишут и опубликуют, он автоматически отправится поставщику. Дата приемки — дата размещения в ЕИС приемочного документа, который подписал заказчик (п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).
Что делать поставщику, если заказчик отказывается принимать товар
Выделяют:
- полную приемку — когда заказчик принимает все товары, работы и услуги, которые получил от поставщика;
- частичную приемку — когда принимают только часть товара, а от другой отказываются из-за выявленных несоответствий;
- отказ от приемки — когда заказчик полностью отказывается от поставки из-за нарушения условий госконтракта.
В ч. 13 ст. 94 44-ФЗ указано, как заказчику провести электронную приемку в ЕИС, — подписать акт или отказаться от подписания, разместив в системе мотивированный отказ и указав его причины (п. 4 ч. 13 ст. 94). В приемке отказывают, если выявили недостатки товаров, работ, услуг или несоответствие характеристикам и условиям, прописанным в контракте.
Если поставщик устранит все нарушения и это не препятствует приемке, то заказчик обязан принять товар и не сможет от него отказаться (ч. 8 ст. 94 44-ФЗ).
Допускается только мотивированный отказ (ч. 7, пп. «б» п. 4, п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). К примеру, если поставили товар в меньшем количестве и в другом ассортименте (п. 1 ст. 466, п. 1 ст. 468 ГК РФ). Бланк отказа не унифицирован, составьте его в произвольном виде.
Заказчик оформляет отказ только в письменной форме. Его подписывают члены комиссии (если она создавалась для приемки) и руководитель заказчика. В электродокументе, который создают для мотивировочного отказа в ЕИС, отражают:
- реквизиты госконтракта;
- характеристики товаров, работ, услуг, комплектность и количество непринятой продукции, другие существенные причины для отказа;
- факт проведения экспертизы;
- наличие претензий, нарушений и недостатков при приемке;
- сведения о неустойке за ненадлежащее исполнение;
- возможность и сроки для исправления нарушений.
Электронный отказ направляют в срок, который прописан в контракте для приемки, но не позднее 20 рабочих дней. Поставщик вправе устранить нарушения и отправить приемочный акт повторно (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).
Дальше стороны действуют так:
- Если исполнитель устранил все замечания, то заказчик принимает товар, работу или услугу и подписывает регистры электронного актирования.
- Если нарушения не устранены, то заказчик расторгает контракт в одностороннем порядке, но только если такая возможность прописана в госконтракте (ч. 9 ст. 95 44-ФЗ).
Если поставщик победил в закупке из-за того, что предоставил недостоверные сведения о предмете заказа или товар не соответствует требованиям извещения, то заказчик обязан расторгнуть госконтракт (ч. 15 ст. 95 44-ФЗ).
Какие проблемы могут возникнуть при электронном актировании
Электроприемку постепенно вводили для федеральных организаций, но теперь электронная приемка и электронное актирование в ЕИС обязательны для всех. Но пользователи уже сформировали перечень основных проблем, которые возникают при работе с электродокументами. Вот они:
- не загружается личный кабинет;
- система блокирует подписание актов;
- не отображается ИНН контрагента, и в результате не заполняется нужная вкладка;
- сопроводительные документы, которые прикрепил пользователь, препятствуют подписанию акта и прохождению контроля;
- в результате контроля отражаются ошибки, которых фактически нет.
Кроме того, стали появляться сложности с добавлением ТРУ на вкладке «Товары, работы, услуги». После нажатия кнопки «Добавить» не отображается выбор позиций, которые перечислены в госконтракте. Обычно такая проблема возникает, если в информации о контракте установлен признак: «Невозможно указать сведения о количестве товара, работы, услуги».
Поскольку функция электроактирования в ЕИС появилась сравнительно недавно, не все процессы по формированию, подписанию и отправке приемочной документации отработаны на практике. Если возникли проблемы при электроактировании, то пошагово проверьте документ на корректность показателей. Если всё заполнили правильно и все сведения соответствуют условиям госконтракта, то обратитесь в техническую поддержку Единой информационной системы.
Читайте также: электронное актирование и РСКП
Электронное актирование в госзакупках: вопросы и ответы
-
С какой даты все заказчики обязаны использовать электронное актирование?
Электронное актирование обязательно для заказчиков с 1 января 2022 года. И хотя некоторые заказчики начали переходить на электроприемку и до 2022 года, большинство все же оформляет электронные документы с 01.01.2022. После этой даты разработчики доработали Единую информационную систему и подключили все необходимые функции для электроактирования.
-
Какие документы об электронной приемке можно сформировать в ЕИС?
Через электронное актирование формируют:
- счета и счета-фактуры;
- товарные накладные;
- акты сдачи-приемки, выполненных работ, оказанных услуг.
Исправления в эти закрывающие документы тоже вносят через ЕИС.
-
Какой максимальный срок установлен для проведения электронной приемки?
Обычно заказчики и поставщики оперативно закрывают электронные документы через ЕИС. На практике это занимает 1–2 рабочих дня. Но при электроприемке стороны всегда руководствуются условиями контракта. А максимальный срок такого актирования не превышает 20 рабочих дней после поступления закрывающего документа. Столько дней отводится приемочной комиссии для изучения и подписания документов в рамках электронного актирования.
После электроприемки информацию о ней и сам акт размещают в реестре контрактов (п. 13 ч. 2, ч. 5 ст. 103 44-ФЗ). В некоторых случаях сведения размещаются в реестре, но не публикуются на официальном сайте Единой информационной системы.