Менеджер по тендерам — сложная и перспективная профессия, которая требует постоянного развития. Работодатели держатся за успешных менеджеров и хорошо оплачивают их работу. Рассказываем, как тендерным специалистам поддерживать профессиональный уровень.
В этой статье:
- Какие обязанности у менеджера по тендерам
- Какой распорядок дня у тендерного специалиста
- Как отчитываются менеджеры по тендерам
- Когда и где учиться менеджеру по тендерам
- Где специалисту по тендерам искать полезную информацию
- Чек-лист менеджера по тендерам
Тендерный менеджер — профессионал широкого профиля, ему нужно следить за многими процессами:
- Быть в курсе политической ситуации и изменений в законодательстве. Нарушение норм может дорого обойтись — вплоть до дисквалификации фирмы, если ее внесут в реестр недобросовестных поставщиков (РНП).
- Проверять ситуацию по текущим тендерам на всех этапах сделки — от изменения извещения со стороны заказчика до исполнения контракта и получения оплаты.
- Изучать практику ФАС и судов.
- Помнить про срок действия электронной подписи (ЭП) и поддерживать исправность рабочего компьютера. Отсутствие ЭП сразу сужает круг заказов: получить госзаказ без нее невозможно, только коммерческие договоры. Довести текущие сделки в электронном формате без ЭП тоже не получится. Неполадки с ПК или интернетом могут лишить поставщика возможности вовремя подать заявку или делать ставки во время аукциона, что недопустимо в тендерной работе.
Параллельно с этим менеджер ищет новые закупки, готовит и подает заявки, участвует в торгах, вносит обеспечение или оформляет независимую гарантию. Зачастую менеджерам приходится лично привозить документы заказчику, несмотря на электронный документооборот, непосредственно контролировать поставку или выполнение работ и решать спорные вопросы с госучреждением.
Обжалование закупок в ФАС, как правило, тоже на менеджере по тендерам. Даже если у поставщика есть юрист по госзаказу, менеджер готовит для него исходную информацию по закупке и помогает сформулировать позицию фирмы в ФАС.
Обязанностей, как видно, у тендерного специалиста много. Мы прикинули, как примерно может выглядеть рабочий день такого менеджера.
Задача №1. Ознакомьтесь с последними изменениями в законодательстве о закупках и проверьте почту. Не нужно вчитываться во все новости, достаточно просмотреть их по диагонали, чтобы избежать ошибок в будущей работе.
Задача № 2. Проверьте входящие документы на торговых площадках. Участники автоматически получают оповещения о том, что статус закупки изменился.
Задача №3. Отреагируйте на изменения статуса закупок. Как именно действовать, зависит от этапа тендера:
- Заказчик скорректировал извещение — проверьте, выгодны ли новые условия поставщику. Если нет — лучше отозвать заявку.
- Начались торги — сделайте ставки, исходя из выбранной стратегии.
- Отклонили заявку по надуманным причинам — обжалуйте решение комиссии заказчика в ФАС.
- Победили в тендере — подготовьте обеспечение исполнения контракта и передайте информацию сотрудникам, которые этим занимаются.
- Заказчик направил проект контракта — подпишите его в срок, который высвечивается в карте документа на ЭТП.
- Подходит срок поставки товара — поторопите сотрудников склада, чтобы ускорить поставку.
- Нашли ошибку в закрывающих документах — оперативно передайте информацию в бухгалтерию.
- Заказчик сообщил о недопоставке товара или его неисправности — передайте информацию сотруднику, который за это отвечает.
- ФАС опубликовала решение по жалобе или заказчик начислил неустойку — сообщите об этом руководству.
Задача № 4. Найдите новые заказы. Получать оповещения о подходящих тендерах можно с помощью специальных сервисов или подписки на новые закупки на ЭТП и в ЕИС.
Задача № 5. Выберите наиболее выгодные закупки.
Задача № 6. Подготовьте заявку, обеспечение для участия в новых тендерах и согласуйте с руководством ценовую стратегию для аукциона.
Избежать срыва сроков по текущим закупкам помогут гаджеты и ежедневник. Ставьте в телефоне напоминания о времени начала торгов, предельном сроке подписания контракта и других важных датах, а изменения статуса закупок вносите в таблицу на телефоне или ПК. Если удобнее отслеживать события по старинке, тщательно ведите ежедневник. Не стоит держать всю информацию в голове и надеяться на память.
Еженедельно тендерный специалист готовит отчеты о ходе участия в закупках, статусе контрактов, которые уже заключены, движении денег — перечислении и возврате обеспечения, оформлении независимой гарантии, оплате товара заказчиком и удержании неустойки.
В конце каждого месяца специалист сдает руководству сводный отчет для расчета бонусов, которые ему причитаются сверх оклада, и планирует работу на следующий месяц.
Кроме основной работы и постоянного контроля за положением дел, успешный менеджер по тендерам периодически повышает квалификацию. Официальные рекомендации, как часто нужно учиться, есть только для специалистов по госзакупкам и госслужащих. Им приходится проходить полноценные курсы повышения квалификации не реже, чем раз в три года.
Письмо Минэкономразвития РФ № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки РФ № АК-553/06 от 12 марта 2015
Когда именно идти учиться специалисту по торгам — зависит от того, как часто меняется законодательство. Иногда достаточно одного раза в год, а в «особые» годы приходится учиться чуть ли не каждый квартал.
Для повышения квалификации не обязательно посещать многочасовые курсы в ведущих ВУЗах. Они нужны как базовое образование, но для поддержания компетентности — излишняя трата времени и денег. Исключение — когда специалист надолго выпал из профессии, например, при уходе в декрет.
Повысить квалификацию менеджеру по тендерам помогут семинары и курсы, которые проводят:
- торговые площадки,
- госведомства,
- образовательные центры,
- учебные центры консалтинговых компаний и разработчиков справочно-правовых систем.
Высокая стоимость курса или семинара не всегда гарантирует эффективность обучения. Например, федеральное казначейство проводит семинары, которые содержат много актуальной информации абсолютно бесплатно.
Поможем начинающим и опытным поставщикам на любом этапе торгов: от анализа закупки до участия в аукционе и подписания контракта.
Подробнее
Кроме семинаров и курсов повышения квалификации, поддерживать компетенцию на высоком уровне помогут:
- справочно-правовые системы,
- блоги экспертов,
- форумы специалистов по закупкам,
- подписка на журналы о госзаказе,
- участие в официальных мероприятиях, например, в ежегодном форуме-выставке «ГОСЗАКАЗ».
За полезную информацию не всегда нужно платить. Например, некоторые журналы о закупках можно бесплатно скачать с сайтов электронной площадки. Контур.Закупки регулярно проводят для поставщиков конференции и вебинары на актуальные темы. Участие в них, как правило, тоже бесплатное.
Особый источник информации — база решений ФАС и картотека Арбитражных дел. Если в ходе работы возникла проблема, которая вызывает сомнения, найдите в этих базах решение по схожей ситуации. Тогда перспектива прояснится и ошибок удастся избежать.
Рассказываем, как найти решение в базе ФАС:
- Перейдите к расширенному поиску по картотеке. Для этого нажмите на кнопку «Расширенный» в правом верхнем углу экрана.
- Выберите вид поиска — «Поиск по делам».
-
Выберите закон, по которому работал заказчик, сферу деятельности поставщика и теги (ключевые слова) для поиска по параметрам. Например, «реестр недобросовестных поставщиков», если вопрос касается внесения в РНП.
-
Укажите остальные параметры поиска, если они известны.
-
Установите период выдачи решения. Лучше искать дела за последние полгода или год.
Узнать, как часто поставщики жаловались на определенного заказчика, удавалось ли госучреждению отстоять свою позицию в ФАС и как часто обжаловал закупки поставщик-конкурент можно в ЕИС в разделе «Реестр жалоб». Чтобы попасть в этот раздел, нажмите на кнопку «Все разделы» на главной странице сайта и перейдите к блоку «Контроль и аудит» в левом нижнем углу экрана. Найти решение по жалобе в ЕИС можно по:
- ИНН и названию заказчика,
- наименованию подразделения ФАС,
- названию поставщика или его сотрудника, который подал жалобу,
- реквизитам закупки.
Если разобраться в спорной ситуации не удается, не стесняйтесь задавать вопросы экспертам. Обратиться за помощью можно в консалтинговую компанию или к частному тендер-эксперту. За услуги не обязательно платить. На сайтах многих консалтинговых компаний можно задать бесплатный вопрос специалисту. Также бесплатную помощь можно получить, задав вопрос эксперту — автору личного блога в комментариях под его очередной статьей.
Возьмите за правило проверять принципиально важную информацию в официальных источниках. Например, если в одном из телеграм-каналов прошла шок-новость об изменении закона, зайдите на официальный интернет-портал правовой информации или в справочно-правовую систему и убедитесь, что закон действительно изменен.
У каждого профессионала свой секрет успеха, основа которого — ежедневный кропотливый труд. Соблюдение основных правил работы поможет избежать ошибок, которые могут стоить компании не только выгодного заказа, но и возможности работать с госучреждениями. Для менеджера по тендерам такая ситуация недопустима, ведь только успешный поставщик — гарантия хороших бонусов и прекрасная возможность для карьерного роста.
- отслеживать изменения в законе;
- заранее обновлять ЭП;
- вовремя оплачивать услуги ЭТП;
- отслеживать внесение изменений в извещение о закупке;
- не пропускать начало торгов;
- успевать обжаловать закупку;
- вовремя отзывать заявку, если заказ не актуален;
- оперативно готовить обеспечение исполнения контракта;
- вовремя подписывать контракт;
- не нарушать срок исполнения контракта;
- находить новые закупки;
- успевать подавать заявки в срок;
- оперативно готовить обеспечение заявки;
- повышать квалификацию;
- вовремя продлевать подписки на новые закупки;
- своевременно оплачивать использование справочно-правовых систем.
Напишите в комментариях, какие у вас обязанности как у тендерного специалиста. Может быть, вы руководитель отдела? Сколько у вас сотрудников подчинении?
Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.
Задать вопрос эксперту
Как стать специалистом по тендерам
Государство перевело большую часть закупок в сферу торгов. Торги в основном проводятся в электронном виде, и только небольшая их доля — в бумажном. Для государственных учреждений это обязательная часть обеспечения собственной деятельности. Вот почему у заказчиков и поставщиков в штатном расписании стали появляться должности, связанные с участием в закупках. В зависимости от региона и масштаба компании работодатели готовы платить таким специалистам от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч рублей в месяц.
Поможем разобраться, как стать специалистом по госзакупкам и тендерам.
Кто такой специалист по подготовке тендерной документации
Начнем с определения, что такое тендер. В переводе с английского tender — это «предложение», «конкурс», «аукцион». Так называют процедуру, при которой заказчик размещает заказ на специализированной торговой площадке, а участники подают заявки со своими предложениями. Как определить победителя — зависит от формы торгов. Например, в аукционе автоматически побеждает поставщик с самой низкой ценой, а в конкурсе — участник с наилучшими совокупными условиями
Процесс регулируется двумя законами:
• Закон № 44-ФЗ регулирует сферу госзакупок. В соответствии с положениями этого закона проводятся закупки от лица государственных, региональных, муниципальных учреждений, которые, за рядом исключений, не имеют права покупать что-либо напрямую. Даже канцелярские товары такие организации порой закупают через торги
• Закон № 223-ФЗ регулирует снабжение компаний другого типа — с долевым участием государства не менее 50% или естественных монополий. Это позволяет контролировать их расходы, чтобы они не отразились на потребителях повышением тарифов и снижением качества услуг
Тендеры можно разделить на несколько групп по разным критериям:
• По способу проведения: аукцион, конкурс, запрос котировок или предложени
• По форме: открытые, закрытые
• По количеству этапов: закупки могут проводиться в один или несколько этапов
Это сложная сфера, которая требует полного погружения, понимания норм законов, этапов каждого вида тендеров, нюансов. Процедура требует подготовки большого количества документов.
Именно этим занимается тендерный специалист. Он выступает посредником между заказчиком и участниками, действуя в интересах стороны, которую представляет. Такой менеджер должен пройти соответствующее обучение.
Иногда закупками занимается не один человек, а целый отдел, если организация крупная и заявок много. Если закупки проходят в форме конкурса, это предполагает формирование конкурсной комиссии, в которую также должны входить специалисты с соответствующими компетенциями. Иногда это сотрудники разных отделов, которые прошли профессиональную переподготовку.
Среди общих навыков, которыми должен обладать тендерный менеджер, есть несколько основных:
• Актуальные знания. Законодательство, технические особенности тендеров постоянно меняются. Нужно уметь отслеживать эти изменения
• Опыт участия и побед. Специалистов без опыта принимают на работу неохотно, потому что из-за ошибок можно потерять обеспечение контракта, попасть в реестр недобросовестных поставщиков или подрядных организаций и даже столкнуться с судебными разбирательствами. Если опыта нет, свою профпригодность придется доказывать уровнем знаний
• Регулярное повышение квалификации. В сфере торгов обучение должно быть непрерывным. Тендерный менеджер должен разбираться не только в законах № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, но и в гражданском праве, локальных документах, изменениях в технической части. Поэтому для работодателя будет плюсом, если менеджер представит документы о прохождении курсов переподготовки. Еще лучше, если он участвует в конференциях, семинарах, выступает с докладами
• Сильная мотивация. Если перед сотрудником стоит какая-то амбициозная цель, он будет добиваться лучших результатов. Пример такой цели для специалиста со стороны поставщика — победа в конкурсе с самой большой суммой контракта
• Личные качества. Важно все: от опрятного внешнего вида до умения вести переговоры. Приветствуются активность, поставленная речь, умение оставаться спокойным в сложных ситуациях
• Стремление к профессиональному росту. Торги сильно различаются между собой, даже если предмет закупки один и тот же, только цена другая. Тендерному специалисту важно принимать участие в разных по форме, масштабу, срокам, сложности закупках. Так растут его профессионализм и опыт
Для работы понадобится знать юриспруденцию, разбираться в бухгалтерии, экономике, в том числе в государственном секторе, в менеджменте, а также в цифровых технологиях. Кроме того, пригодятся профильные знания в области земельного, трудового, административного права. Еще нужно разбираться в антимонопольном законодательстве, правилах деловой этики, дисциплине и охране труда.
Должностные обязанности менеджера по госзакупкам
Работу тендерного менеджера со стороны заказчика можно разделить на несколько основных направлений:
• Описание и оценка предмета закупки
• Анализ рынка, сбор информации о ценах
• Анализ расходов и соблюдения бюджетных ограничений
• Формулировка требований к поставщикам
• Составление плана и графика закупок
• Оформление тендерных документов
• Публикация данных о закупках, начале и окончании торгов
• Организация работы конкурсной комиссии
• Взаимодействие с бухгалтерией, руководством при согласовании сумм и отклонениях заявок
• Сопровождение, закрытие контрактов
В функции менеджера со стороны поставщика входят:
• Мониторинг государственных и коммерческих закупок на электронных торговых площадках, их агрегаторах
• Оценка экономической целесообразности участия
• Подготовка и подача заявок по 44-ФЗ, 223-ФЗ, коммерческим торгам
• Анализ тендерной документации на предмет ошибок и несоответствия требованиям заказчиков
• Взаимодействие с заказчиком и оператором площадки, запросы пояснений, решение спорных вопросов
• При необходимости — контакт с третьими лицами, например надзорными органами
• Контроль сроков и результатов
• Отслеживание оплаты
• Регистрация на электронной торговой площадке, оформление электронной цифровой подписи (ЭЦП)
• Документооборот, деловая переписка
• Учет и систематизация информации о прошлых процедурах закупок
Работу специалиста по закупкам регулируют законы № 44-ФЗ, 223-ФЗ, трудовой договор, должностные инструкции, другие внутренние документы. В частности, работодатели-заказчики при составлении инструкций руководствуются положениями профессиональных стандартов, утвержденных приказами Минтруда № 625н и № 626н от 10.09.2015. Эти документы описывают требования к специалисту в сфере закупок. Например, он должен не только заниматься тендерами, но и проводить их экспертизу, аттестовать сотрудников контрактного отдела, проводить исследования закупочной деятельности.
Как стать специалистом по тендерам
Упомянутые выше профессиональные стандарты, утвержденные приказами Минтруда, описывают уровень образования, необходимый для работы в сфере закупок. Распределение ведется по должностям и функциям. Так, специалист, который занимается только подготовкой конкурсных документов, может иметь среднее профессиональное образование. А вот подать заявку и провести торги может только менеджер со степенью бакалавра.
Основного профессионального образования недостаточно. Например, специалисту с юридическим образованием для работы с тендерами на стороне госзаказчика необходимо дополнительное — в сфере закупок. Это могут быть курсы повышения квалификации или профпереподготовки с официальными дипломами об окончании обучения. Такие учебные программы есть у разных заведений, учиться можно очно или онлайн. Под руководством наставников можно освоить профессию за срок от нескольких недель до нескольких месяцев.
В дополнение к профильному образованию можно самостоятельно изучать профессиональную литературу, участвовать в вебинарах, обмениваться опытом на профильных сайтах. Это поможет стать компетентнее.
На тендерных менеджеров есть спрос со стороны работодателей, они получают возможность наработать деловую репутацию и наладить деловые связи, что открывает возможности для дальнейшего развития.
Для обсуждения этой статьи и оперативного получения информации по теме закупок
присоединяйтесь к нам в соц. сетях
VK
Youtube
При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам
Из этой статьи вы узнаете:
- Чем конкретно занимается специалист по закупкам
- Как должна выглядеть должностная инструкция специалиста по закупкам
- В чем заключаются должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
Бюджетные организации по закону могут осуществлять приобретение какой-либо продукции, заказывать работы или услуги только в рамках системы государственных закупок, то есть посредством торгов. В подавляющем большинстве случаев обращаться к подрядчикам напрямую нельзя. Поэтому в каждом таком учреждении существует отдел (или хотя бы специалист), занимающийся вопросами взаимодействия со сторонними организациями. Такие люди есть и в коммерческих структурах. В обязанности специалиста по закупкам входит все, что связано с аукционами, торгами, запросами котировок, оформлением сопутствующей документации. Именно об этом пойдет речь в материале.
Чем конкретно занимается специалист по закупкам
Специалист по закупкам сначала готовит документы, которые позволят разместить заказ организации на специальном интернет-ресурсе, следит за проведением всех конкурсных процедур и занимается вопросами оформления контрактов после определения победителя.
Человек, который разбирается в том, как организуются тендерные мероприятия, нужен как заказчику, так и исполнителю, поэтому эта профессия особенно востребована сегодня. Обязанности специалиста по закупкам будут несколько отличаться в зависимости от того, на кого он работает и какова цель нанимателя.
Если человек работает в государственной структуре, ему важно прежде всего разместить закупку на сайте, собрав полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и провести сопровождение заключения контракта. Его обязанности в данном случае будут следующие:
- подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
- контроль всех этапов процесса;
- анализ расходов;
- ведение базы заказов;
- возвращение залога участникам торгов;
- аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
- анализ заявок участников, их прием и отклонение.
В обязанности специалиста по закупкам со стороны поставщика входит:
- поиск закупок по профилю компании;
- сбор пакета документов, необходимых для участия в закупке;
- формирование предложений о ценах;
- подача документов в сроки, установленные заказчиком;
- соблюдение условий, установленных процедурой.
Закупочная деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается в том числе и вопросов квалификации специалистов. Так, например, Закон (ч. 6 ст. 38) говорит о том, что сотрудник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые обеспечат ему понимание того, как протекают все закупочные процессы.Для проведения закупки необходимо сформировать конкурсную или аукционную комиссию, состоящую из нескольких человек. Эти люди должны пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации и в ряде случаев иметь специальные знания в области, в которой проводится закупка (ч. 5 ст. 39).
В коммерческих структурах, выступающих поставщиками, специалист по закупкам, обязанности и требования у которого иные, может не иметь специального образования.
Любая государственная структура, которая самостоятельно занимается закупками, должна иметь в штате специалиста в этой области. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях существуют целые отделы закупок, в штате которых состоит несколько человек.
Количество сотрудников учреждения, которые занимаются закупками, определяется их годовым объемом. Если госструктура за год совершает закупки на сумму, превышающую 100 млн. рублей, она обязана сформировать контрактную службу. Однако не обязательно создавать специальный отдел, в обязанности сотрудников которого входят исключительно закупочные вопросы.
Если сумма, на которую организация совершает закупки, меньше 100 млн. рублей, контрактной службы в ней может не быть, и тогда руководство назначает человека, который будет заниматься торгами и отвечать за исполнение каждого контракта.
Должностная инструкция специалиста по закупкам
Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.
Наряду с трудовым договором должностная инструкция является главным документом, который подписывает человек, устраиваясь работать в какую-либо организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что прописано в инструкции. Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей работников кадровой службы учреждения.
В процессе составления должностной инструкции нужно ориентироваться на законодательство и стандарты, которые существуют в конкретном регионе. Из чего состоит такой документ?
- В первом разделе содержится информация о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми, кто отвечал за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном в разработке и согласовании должностной инструкции участвует отдел кадров, юридический отдел, а также отдел, для которого составляется этот документ.
- Далее перечисляются требования к сотруднику, который будет занимать определенную должность: образование, знания, умения, навыки, опыт работы. Это может быть и возраст, и какие-то другие специальные требования, которые характерны для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться, прежде чем приступить к своим обязанностям.Инструкция также содержит информацию о том, каким образом сотрудник принимается на должность, увольняется с нее, прописывается место должности в штатном расписании и механизм замещения работника в случае необходимости. Кроме того, указывается руководство.
- После это следует раздел, в котором описываются права и обязанности сотрудника. Эта часть должна быть подготовлена с особенной тщательностью, обязанности работника прописаны четко в соответствии с его реальной деятельностью. К правам сотрудника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к сведениям, которые необходимы для выполнения обязанностей,право вносить предложения по усовершенствованию рабочего процесса.
- Последний раздел содержит информацию об ответственности сотрудника за халатное отношение к своим обязанностям.
Перечень обязанностей специалиста по закупкам формируется в соответствии с 44-ФЗ, который регулирует всю государственную тендерную деятельность.
Согласно этому федеральному закону, обязанности специалиста по закупкам и специалиста по снабжению во многом схожи, однако имеется и ряд отличий. Круг обязанностей специалиста по закупкам значительно шире.Это влияет и на место в должностной иерархии, и на размер заработной платы, и, конечно, на содержание должностных инструкций. У специалиста по закупкам она будет более объемная, а требования к нему более жесткие. Важно помнить об этом при составлении документа.
Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
44-ФЗ прописывает основные сферы, в которых работает специалист по организации закупок.
Обязанности этого сотрудника заключаются в следующем:
- составление плана закупок на определенный период;
- контроль всех конкурсных процедур, документальное сопровождение каждого этапа закупки;
- определение победителя и дальнейшая работа с поставщиками;
- постоянный мониторинг цен на товары и услуги по профилю организации.
Все это, как говорилось выше, должно быть указано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, соблюдать требования работодателя и знать о своих правах.
Что должен знать специалист по закупкам. Профстандарт:
- требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
- основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
- основы антимонопольного законодательства;
- основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
- особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
- методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
- основы информатики в части применения к закупкам;
- этика делового общения и правила ведения переговоров;
- дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
- требования охраны труда.
К умениям специалиста по закупкам относится:
- мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
- составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
- анализ заявок поставщиков;
- отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
- ведение переговоров, составление заявок и предложений;
- отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
- создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
- анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;
- взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.
Документы, которые регулируют работу специалиста по закупкам:
- законодательство РФ (главным образом это 44-ФЗ);
- должностная инструкция;
- трудовой договор;
- внутренние акты компании.
Кроме того, можно создать документ, в котором будут указаны трудовые функции специалиста, которые в основном совпадают с его обязанностями, но прописываются в более обобщенном виде, допустим, так:
- сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
- организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
- подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
- организация и проведение всех закупочных мероприятий;
- подведение итогов закупки;
- выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.
Права работника тоже можно прописать подробно. К примеру, специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Также он может самостоятельно планировать свою работу, вносить в нее коррективы, принимать решения в рамках своих полномочий. Сотрудник имеет право предлагать какие-то меры по повышению эффективности работы организации.
Что еще должен иметь в виду специалист в сфере закупок? Обязанности, которыми он наделен, должны исполняться надлежащим образом и в срок. Если этого не происходит, организация вправе применить к сотруднику определенные меры воздействия. К ним относятся выговор, замечание или увольнение, если для этого имеется основание. Кроме того, сотрудник организации должен нести ответственность за причинение ущерба компании и несоблюдение трудовой дисциплины.
Когда человек устраивается на работу, он обязан написать заявление о приеме на должность, подписать трудовой договор и должностную инструкцию. Подпись означает, что специалист ознакомился с документом и согласен со всеми его пунктами. На должностной инструкции кроме подписи и ее расшифровки работник ставит дату ознакомления с ней. Свой экземпляр он должен хранить на рабочем месте, второй остается в кадровой службе. Отметка об ознакомлении с инструкцией ставится в специальном журнале регистрации.
Заказать обратный звонок
Спасибо за обращение! Мы свяжемся с Вами в ближайшее время.
- РусТендер
- Вопрос-ответ
- Участие в тендерах
- Тендерный отдел
Тендерный отдел
23.11.2022
Что вы узнаете из текста: что такое тендерный отдела, какие у него функции, как его сформировать, кто должен входить в штат и с какими должностными обязанностями, какие будут затраты и какие существуют альтернативы отделу
1. Что такое тендерный отдел
2. Основная цель и задачи тендерного отдела
3. Как компании приходят к решению о создании тендерного отдела
4. Рассчет бюджета тендерного отдела и должностные обязанности
Тендерный отдел — это подразделение компании, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках.
Основная цель и задачи тендерного отдела
Основная цель отдела — это выстроить продажи товаров, работ или услуг компании через тендеры.
Для этого отдел должен решать следующие задачи:
- получить электронную подпись и настроить её работу на пк
- зарегистрироваться в ЕИС и на торговых площадках
- настроить поиск и отбор подходящих закупок
- анализировать тендерную документацию
- делать запросы на разъяснение
- принимать решение об участии или согласовывать его
- определение цены
- готовить заявки на участие в выбранных закупках
- организовать открытие спецсчета
- своевременно вносить обеспечение заявки и контракта денежными средствами или гарантией
- участие в торговой процедуре
- подписание контракта
- составление протоколов разногласий к контракту
- составление жалоб в ФАС
Все эти задачи, конечно, может выполнять один человек, но практически каждая из задач требует много времени и внимания, т.к., к примеру, спешка при изучении тендерной документации может привести к участию и победе в неподходящей закупке и как следствие разрыву контракта и финансовым потерям.
Как компании приходят к решению о создании тендерного отдела
Обычно компании идут следующим путём:
1. Анализируют свою нишу
на этом этапе важно понять проводятся ли закупки, в которых вы могли бы принять участие, интересны ли они вам, проходные ли цены у вас
2. Подключают тендерное сопровождение и начинают участвовать
на этом этапе нужно пройти все регистрационные действия, начать участвовать, выиграть первые тендеры и исполнить их
3. Принимают решение о создании собственного тендерного отдела
поняв какой результат приносят тендерные продажи можно принимать решение о создании собственного тендерного отдела
Важно! Не имея опыта участия — не начинайте нанимать сотрудников и выстраивать тендерный отдел, для старта лучше выберете компанию, которая занимается тендерным сопровождением и начните участвовать с её помощью, это будет несопоставимо дешевле и поможет избежать ошибок, подробнее о тендерном сопровождении можете прочитать в нашей статье.
Бонусом для Вас будет анализ ниши, т.к. его сделают бесплатно.
Рассчет бюджета тендерного отдела
Далее рассмотрим ситуацию, когда Вы начали участвовать, выиграли первые торги, исполнили контракты, получили прибыль и задумались о создании собственного тендерного отдела.
Первое, что нужно сделать — это рассчитать бюджет. Основной статьей расхода будет ФОТ, поэтому надо решить сколько сотрудников нанимать. Как это сделать? Ведь у всех разное количество закупок, сложность подготовки документов, цена и моржа. Кому-то достаточно будет двух сотрудников, кому-то и 10 будет мало.
Разделим все задачи тендерного отдела на условные два блока, задачи для менеджера и для специалиста:
1. МЕНЕДЖЕР
- поиск и отбор торгов
- решение о принятие участия
- определение цены
- внесение обеспечения
- взаимодействие с заказчиком
- общий контроль и ответственность за участие
2. СПЕЦИАЛИСТ
- анализ тендерной документации
- подготовка заявки
- запросы на разъяснение документации
- участие в торгах
- протоколы разногласий к контракту
- подписание контрактов
- жалобы в ФАС
Из первого блока можно при необходимости и развитии отдела выделить начальника отдела и тендерного менеджера.
А из второго блока выделить тендерного специалиста и юриста.
Должностные обязанности между ними можно распределить следующим образом:
- Начальник отдела — принимает решение об участии в конкретной закупке, утверждает цену, взаимодействует с заказчиком, несет ответственность за работу всего отдела, его эффективность, нанимает и увольняет сотрудников в отдел
- Менеджер тендерного отдела — ищет и отбирает закупки для участия, рассчитывает себестоимость, контролирует сроки подачи и внесения обеспечений, работает с финансовыми организациями по оформлению гарантий и кредитов
- Специалист тендерного отдела — анализирует документацию выбранных закупок, подготавливает заявки для участия, составляет и подает запросы на разъяснение документации заказчика, участвует в торгах, составляет протоколы разногласий к контрактам, подписывает контракты, составляет и подает жалобы в ФАС
- Юрист — анализирует проект контракта перед подписанием, ведет досудебную переписку с заказчиком и защищает интересы в суде
ФОТ одного сотрудника будет в диапазоне от 35 до 200 тыс. рублей и зависит от региона и квалификации соискателя. Эту информацию легко можно актуализировать, посмотрев вакансии на hh.ru.
Таким образом ФОТ отдела будет от 70 до 400 тыс. рублей и к этой сумме ещё нужно добавить отчисления в фонды соцстраха в размере 30,2%.
Минимальные затраты в месяц на содержание тендерного отдела состоящего из менеджера и специалиста будут:
• ФОТ — 2 * 35 тыс. рублей = 70 тыс. рублей
• Соцстрахи — 70 тыс. рублей * 30,2% = 22 тыс. рублей
Также дополнительно у Вас могут быть следующие затраты:
• Электронная подпись — 6 тыс. рублей (в год)
• Покупка ПК и оборудования для 2 сотрудников — от 100 тыс. рублей (разово)
• Система поиска торгов — от 6 тыс. рублей (в год)
Исходя из этих данных можете определить минимальные затраты и целесообразность создания тендерного отдела в вашей компании.
Система поиска тендеров
Ежедневно получайте новые предложения закупок со 100 торговых площадок
Бесплатный доступ >
©ООО «РусТендер»
Материал является собственностью tender-rus.ru. Любое использование статьи без указания источника — tender-rus.ru запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ
Статьи по теме:
Тендерное сопровождение
Что такое тендер?
Электронная подпись (ЭЦП) для торгов