Должностная инструкция руководителя тендерного отдела со стороны поставщика

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

Должностная инструкция начальника тендерного отдела

              № 205-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Начальника тендерного отдела ООО «Бета».

1.2. Начальник тендерного отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета».

1.3. Начальник тендерного отдела подчиняется непосредственно коммерческому директору.

1.4. На должность Начальника тендерного отдела назначается лицо, имеющее высшее (экономическое или инженерно-экономическое) образование.

1.5. Начальник тендерного отдела должен знать:
− законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам участия в торгах (тендерах);
– основные принципы и понятия системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– основные процессы и ресурсы системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– региональные нормативные правовые акты, связанные с размещением заказов для государственных и муниципальных нужд;
– антимонопольное законодательство;
– процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
– планирование размещения государственных и муниципальных заказов;
– процедуры размещения государственных и муниципальных заказов способом открытого и закрытого конкурсов;
– порядок извещения, конкурсную документацию, порядок подачи заявок на участие в конкурсе, вскрытие конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытие доступа к заявкам, поданным в форме электронных документов, рассмотрение заявок, оценку и сопоставление заявок на участие в конкурсе, последствия признания конкурса несостоявшимся;
– критерии оценки заявок на участие в тендере, сравнительный анализ методов оценки заявок на участие в тендере;
– процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
– порядок извещения, документацию тендера, порядок подачи заявок, рассмотрение заявок, проведение, подведение итогов, последствия признания несостоявшимся;
– особенности проведения тендеров и государственных поставок в электронной форме;
– размещение заказа путем запроса котировок;
– эффективность размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– порядок контроля за соблюдением законодательства РФ о размещении государственных и муниципальных заказов;
– ответственность за нарушения при размещении и исполнении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
– обеспечение защиты прав и интересов участников размещения заказов, процедуру обжалования;
– информационное обеспечение государственных и муниципальных заказов;
– структуру и особенности государственных и муниципальных контрактов;
– управление исполнением государственных и муниципальных контрактов, учет контрактов;
– специфику размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– особенности размещения государственных и муниципальных заказов на поставку товаров, на услуги;
– особенности размещения государственных и муниципальных заказов на различные виды работ;
– гражданское, административное, трудовое законодательство в части, касающейся регулирования деятельности ООО «Бета»;
– основы менеджмента, управления персоналом;
– основы управления проектами;
– этику делового общения.

1.6. В своей деятельности Начальник тендерного отдела руководствуется:
− законодательными и нормативными правовыми актами, методическими материалами по вопросам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета»;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Начальника тендерного отдела его обязанности возлагаются на работника, назначаемого приказом генерального директора ООО «Бета».

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник тендерного отдела выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит деятельностью тендерного отдела.
2.2. Организует текущее и перспективное планирование деятельности тендерного отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий, координирует выполнение работы работниками тендерного отдела.
2.3. Оказывает методическую и практическую помощь работникам тендерного отдела по вопросам подготовки и участия в тендерах и государственных поставках.
2.4. Вносит предложения по совершенствованию рабочего процесса и управления тендерным отделом.
2.5. Участвует в подборе и расстановке кадров тендерного отдела, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства.
2.6. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации работников тендерного отдела.
2.7. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации.
2.8. Проводит мониторинг тендеров, конкурсов, аукционов в средствах массовой информации и в сети Интернет.
2.9. Участвует в подготовке конкурсной документации.
2.10. Представляет интересы ООО «Бета» при осуществлении конкурсных процедур.
2.11. Участвует в разработке положений, регламентов и методических указаний по электронным тендерам и государственным поставкам.
2.12. Представляет руководству ООО «Бета» предложения об улучшении качества работы работников тендерного отдела.

3. ПРАВА

Начальник тендерного отдела имеет право:
3.1. Требовать от непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности отдела материально-технического снабжения.
3.3. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя и генерального директора ООО «Бета» предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.4. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник тендерного отдела несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Начальника тендерного отдела определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Начальника тендерного отдела в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 23.08.2011.

Должностную инструкцию составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлен:

________________ С.С. Михалков

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

Заказать обратный звонок

• РусТендер
• Вопрос-ответ
• Участие в тендерах
• Тендерный отдел

Тендерный отдел

23.11.2022

Что вы узнаете из текста: что такое тендерный отдела, какие у него функции, как его сформировать, кто должен входить в штат и с какими должностными обязанностями, какие будут затраты и какие существуют альтернативы отделу 

1. Что такое тендерный отдел

2. Основная цель и задачи тендерного отдела

3. Как компании приходят к решению о создании тендерного отдела

4. Рассчет бюджета тендерного отдела и должностные обязанности

Тендерный отдел — это подразделение компании, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. 

---

Основная цель и задачи тендерного отдела 

Основная цель отдела — это выстроить продажи товаров, работ или услуг компании через тендеры.

Для этого отдел должен решать следующие задачи:

• получить электронную подпись и настроить её работу на пк

• зарегистрироваться в ЕИС и на торговых площадках 

• настроить поиск и отбор подходящих закупок

• анализировать тендерную документацию

• делать запросы на разъяснение 

• принимать решение об участии или согласовывать его

• определение цены

• готовить заявки на участие в выбранных закупках

• организовать открытие спецсчета

• своевременно вносить обеспечение заявки и контракта денежными средствами или гарантией

• участие в торговой процедуре

• подписание контракта

• составление протоколов разногласий к контракту

• составление жалоб в ФАС 

Все эти задачи, конечно, может выполнять один человек, но практически каждая из задач требует много времени и внимания, т.к., к примеру, спешка при изучении тендерной документации может привести к участию и победе в неподходящей закупке и как следствие разрыву контракта и финансовым потерям.

---

Как компании приходят к решению о создании тендерного отдела

Обычно компании идут следующим путём:

1. Анализируют свою нишу

на этом этапе важно понять проводятся ли закупки, в которых вы могли бы принять участие, интересны ли они вам, проходные ли цены у вас

2. Подключают тендерное сопровождение и начинают участвовать

на этом этапе нужно пройти все регистрационные действия, начать участвовать, выиграть первые тендеры и исполнить их

3. Принимают решение о создании собственного тендерного отдела

поняв какой результат приносят тендерные продажи можно принимать решение о создании собственного тендерного отдела

---

Рассчет бюджета тендерного отдела

Далее рассмотрим ситуацию, когда Вы начали участвовать, выиграли первые торги, исполнили контракты, получили прибыль и задумались о создании собственного тендерного отдела.

Первое, что нужно сделать — это рассчитать бюджет. Основной статьей расхода будет ФОТ, поэтому надо решить сколько сотрудников нанимать. Как это сделать? Ведь у всех разное количество закупок, сложность подготовки документов, цена и моржа. Кому-то достаточно будет двух сотрудников, кому-то и 10 будет мало.

Разделим все задачи тендерного отдела на условные два блока, задачи для менеджера и для специалиста:

1. МЕНЕДЖЕР

• поиск и отбор торгов
• решение о принятие участия 
• определение цены
• внесение обеспечения
• взаимодействие с заказчиком 
• общий контроль и ответственность за участие

2. СПЕЦИАЛИСТ

• анализ тендерной документации
• подготовка заявки 
• запросы на разъяснение документации
• участие в торгах
• протоколы разногласий к контракту
• подписание контрактов
• жалобы в ФАС

Из первого блока можно при необходимости и развитии отдела выделить начальника отдела и тендерного менеджера.

А из второго блока выделить тендерного специалиста и юриста.

Должностные обязанности между ними можно распределить следующим образом:

• Начальник отдела — принимает решение об участии в конкретной закупке, утверждает цену, взаимодействует с заказчиком, несет ответственность за работу всего отдела, его эффективность, нанимает и увольняет сотрудников в отдел

• Менеджер тендерного отдела — ищет и отбирает закупки для участия, рассчитывает себестоимость, контролирует сроки подачи и внесения обеспечений, работает с финансовыми организациями по оформлению гарантий и кредитов

• Специалист тендерного отдела — анализирует документацию выбранных закупок, подготавливает заявки для участия, составляет и подает запросы на разъяснение документации заказчика, участвует в торгах, составляет протоколы разногласий к контрактам, подписывает контракты, составляет и подает жалобы в ФАС

• Юрист — анализирует проект контракта перед подписанием, ведет досудебную переписку с заказчиком и защищает интересы в суде

ФОТ одного сотрудника будет в диапазоне от 35 до 200 тыс. рублей и зависит от  региона и квалификации соискателя. Эту информацию легко можно актуализировать, посмотрев вакансии на hh.ru. 

Таким образом ФОТ отдела будет от 70 до 400 тыс. рублей и к этой сумме ещё нужно добавить отчисления в фонды соцстраха в размере 30,2%.

Минимальные затраты в месяц на содержание тендерного отдела состоящего из менеджера и специалиста будут:

• ФОТ — 2 * 35 тыс. рублей = 70 тыс. рублей

• Соцстрахи — 70 тыс. рублей * 30,2% = 22 тыс. рублей

Также дополнительно у Вас могут быть следующие затраты:

• Электронная подпись — 6 тыс. рублей (в год)

• Покупка ПК и оборудования для 2 сотрудников — от 100 тыс. рублей (разово) 

• Система поиска торгов — от 6 тыс. рублей (в год)

Исходя из этих данных можете определить минимальные затраты и целесообразность создания тендерного отдела в вашей компании.  

©ООО «РусТендер» 

Материал является собственностью tender-rus.ru. Любое использование статьи без указания источника — tender-rus.ru запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

---

Статьи по теме:

Тендерное сопровождение

Что такое тендер?

Электронная подпись (ЭЦП) для торгов

Содержание:

• Кто входит в тендерный отдел?
• Что понадобится для его организации?
• Как снизить расходы на тендерный отдел?
• Плюсы и минусы собственного тендерного отдела
• Какие задачи можно передать на аутсорсинг?
• Плюсы и минусы торгов на аутсорсинге

Кто входит в тендерный отдел?

Тендерный отдел компании с высокими объемами заказов обычно комплектуется такими специалистами:

• руководитель отдела берет на себя организацию работы сотрудников, контролирует результаты и решает ключевые вопросы
  ;
• менеджер по тендерам ищет выгодные заказы, подает заявки, участвует в торгах и отслеживает исполнение контракта;
• юрист по госзаказу разрешает спорные ситуации, а также подает запросы на разъяснения требований заказчика и обжалует его действия в ФАС;
• курьер экономит время менеджера по тендерам, так как его работа — доставка заказчику коммерческих предложений, заявок и счетов.

Когда объемы заказов не требуют большого штата, функции отдела доверяют менеджеру по тендерам или коммерческому директору.

Что понадобится для организации отдела?

Работа тендерного отдела требует финансовых вложений, в частности на:

• зарплату сотрудников и страховые взносы;
• оборудование рабочих мест;
• связь и интернет;
• сервисы по поиску тендеров;
• оформление КЭП;
• открытие спецсчета.

Организация собственного тендерного отдела обойдется в круглую сумму, причем большая часть расходов — регулярные траты, которые компания будет нести ежемесячно. Точный размер финансовых вложений зависит от города, в котором находится фирма. Если в одном регионе для руководителя отдела 50 тыс. рублей в месяц — приемлемые деньги, в другом придется увеличить зарплату в несколько раз.

Следует учитывать, что менеджерам по тендерам платят процент от успешных сделок. Точная цифра зависит от возможностей компании. Обычно вознаграждение — это 1–2% от нового контракта.

Как снизить расходы на создание?

Сократить расходы на создание своего тендерного отдела помогут несколько способов:

Удаленный формат работы

Искать выгодные тендеры и готовить заявки можно из любой точки мира. Главное — наличие стабильной связи и интернета. В большинстве случаев торги проводят в электронном виде, поэтому не имеет значения, где работает сотрудник, в офисе или дома.

Заключение договора на оказание услуг со специалистом по тендерам

Таким методом иногда сотрудничают с поставщиками юристы по тендерам и тендер-эксперты. Специалисты заключают договор с организацией как самозанятые и работают вне штата, что избавляет работодателя от страховых взносов и существенно снижает расходы на организацию тендерной работы внутри компании.

Но этот вариант подойдет не всем. Если объем работы требует полноценного штата, нанятого эксперта недостаточно.

Частичная передача дел на аутсорсинг

Сотрудник компании находит подходящие тендеры, а подготовку заявки и участие в торгах поручает консалтинговой фирме. Штатный специалист по тендерам лучше знает, какой заказ компания в состоянии выполнить, а за какой браться не стоит. Команда на аутсорсинге имеет больший опыт в остальных процессах. При таком подходе не придется создавать полноценный тендерный отдел, значит, получится существенно сэкономить.

Открытие спецсчета в обслуживающем банке

Некоторые банки открывают клиентам спецсчет бесплатно или на льготных условиях. Нужную информацию несложно получить в банке, в котором уже открыт расчетный счет.

Спецсчет разрешено открывать не в любом банке. Полный список банков, с которыми допускается сотрудничество, можно найти в Распоряжении Правительства РФ от 13.07.2018 №1451-р.

Использование бесплатных аукционных роботов

Многие торговые площадки предлагают бесплатных аукционных роботов. Их используют, когда торги проходят в неудобное время, например, ночью.

Использование выделенной линии и IP-телефонии

Если в офисе уже есть выделенная линия, дополнительных трат на интернет удастся избежать. При нестабильном интернете стоит изменить тарифный план или поменять провайдера. Работа с электронными торговыми площадками требует устойчивого интернет-соединения.

Сэкономить деньги на связи помогут корпоративные тарифы и IP-телефония — связь с сотрудниками и партнерами фирмы через интернет.

Плюсы и минусы собственного тендерного отдела

Главный плюс своего тендерного отдела — глубокое погружение тендерных специалистов в особенности компании. Штатные сотрудники лучше понимают потребности организации и владеют свежей информацией о том, сколько:

• есть свободных денег на подачу обеспечения;
• товара осталось на складе;
• сотрудников понадобится для выполнения работ;
• времени займет исполнение контракта.

Иногда специфические знания и владение оперативной информацией выходят на первый план. Компании не только формируют собственный тендерный отдел, но и стараются подключить к его работе специалиста с профильным образованием: тендер-эксперт, например, может не знать, сколько сохнет финишная шпаклевка или что для поставки станков требуются такелажные работы. Такой подход характерен для:

• строительных компаний;
• поставщиков лекарств и медтехники;
• промышленных предприятий.

Дополнительное преимущество в том, что руководителю проще контролировать работу штатного тендерного отдела, а не сторонних экспертов.

К основным недостаткам относятся человеческий фактор и связанные с ним риски. Можно лично выбрать кандидатов с большим опытом, создать мотивирующую систему премирования и дружную атмосферу в коллективе. Однако ни одна компания не застрахована от внезапного ухода сотрудников на больничный, в декрет или в другую фирму. Плановые отпуска тоже никто не отменял.

Под угрозу срыва попадают текущие и будущие тендеры. Заказчик не перенесет срок заключения контракта из-за того, что со стороны поставщика его некому подписать, даже если есть уважительная причина (Определение ВС РФ от 21.08.2020 N 305-ЭС20-10811).

Какие задачи можно передать на аутсорсинг?

Консалтинговые компании обычно предлагают такие услуги:

• поиск тендеров;
• подача заявок;
• обжалование в ФАС;
• непосредственное участие в торгах;
• сопровождение на время заключения сделки;
• оформление независимых гарантий.

Нередко на базе консалтинговых компаний открываются удостоверяющие центры. В частности, УЦ оказывают такие услуги:

• оформляют электронную подпись;
• настраивают компьютер;
• регистрируют поставщика в системе закупок;
• помогают получить аккредитацию на торговых площадках.

По сути, поставщик может получить в одном окне весь комплекс услуг: от оформления КЭП до участия в торгах и обжалования действий заказчика в ФАС.

Расходы на тендерное сопровождение зависят от объема работы, который передается на аутсорсинг. В среднем затраты составят от 3,5 тыс. до 97 тыс. рублей. Комплексное обслуживание выгоднее, чем помощь по выборочным этапам работы.

Плюсы и минусы торгов на аутсорсинге

Главный плюс передачи тендерной работы на аутсорсинг — это отсутствие существенных вложений на старте, когда еще не понятно, какую прибыль принесет выход на рынок закупок. Например, пакет услуг по полному тендерному сопровождению может обойтись в среднюю зарплату менеджера по тендерам.

Стоимость услуг складывается из наполнения тарифного плана и количества закупок, которое в него включено. Также в тарифном плане может быть предусмотрено дополнительное вознаграждение исполнителя при победе клиента. Многие компании, наоборот, предлагают фиксированную цену за участие в тендере любой сложности, не мотивируя своих сотрудников премиями за сложные заказы.

Еще одно преимущество консалтинговых компаний — четкое взаимодействие специалистов и большой опыт работников. Отзывы о сотрудниках и экспертах обычно публикуют в интернете.

Специалист по тендерам полностью отвечает за допуск заявок. У некоторых компаний-аутсорсеров есть условие: если заявку отклонили по вине специалиста, закупка не учитывается в тарифе и ее заменяют на другую.

Если «прикрепленный» специалист заболеет, его заменит другой, и работа с тендерами не встанет на паузу. Также не имеет значения часовой пояс и местоположение компании: часто специалисты работают и подписывают контракты от лица клиента через удаленное подключение.

Основной минус в том, что тендерные специалисты не погружены в специфику работы компании и детально не знакомы с товарами или услугами, которые она поставляет. Это может привести к участию в рискованных закупках, возникновению спорных ситуаций с заказчиками или дополнительной нагрузке на руководство компании по выбору профильных тендеров.

Итак, в каждом из способов ведения тендерной деятельности есть свои плюсы и минусы. Создание своего тендерного отдела повлечет трудоустройство сотрудников, организацию рабочего пространства и обеспечение всеми необходимыми электронными сервисами для поиска закупок и участия в торгах. Если же отдавать задачи на аутсорсинг, нужно быть готовым к тому, что погружение стороннего эксперта в специфику поставщика потребует времени.

Создавать собственное тендерное подразделение оправданно, когда объемы заказов позволяют перекрыть затраты на штат и когда специфические знания сотрудников приоритетны для закупочного процесса.

Наем подрядчика может помочь, когда руководство компании еще не оценило масштабы своего сегмента рынка и не торопится вкладываться на старте, либо задач много — и организация хочет сэкономить время.

Выбор здесь остается за бизнесом.