Должностная инструкция на должность или по должности

Должностная инструкция – это документ, который определяет обязанности работника. В должностной инструкции также могут быть предусмотрены квалификационные требования по должности, подчиненность работника и др. Для лиц, работающих не по должности, а по профессии, то есть для рабочих, аналог должностной инструкции принято называть рабочей или производственной инструкцией. Должностная (рабочая, производственная) инструкция получила широкое распространение на практике, однако в Трудовом кодексе она не упоминается, порядок ее составления нормативно не утвержден (Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

В Роструде пояснили, что полномочие того или иного работника вытекает прежде всего из выполняемой им трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы). Содержание трудовой функции определяется трудовым договором с работником либо должностной инструкцией.

Должностные инструкции относятся к документам, содержанием которых, например, являются трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности.

Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.

Источник

Изображение

13.06.2022, 08:31

Должностная инструкция — это документ, содержащий подробное описание обязанностей, прав и ответственности, а также требований к исполнителю определенной должности в организации. Это неотъемлемая часть трудового процесса — должностная инструкция необходима для эффективной работы как исполнителя, так и руководителя.

Цель разработки должностной инструкции заключается в четком определении задач каждого сотрудника, установлении их обязанностей и порядке действий на рабочем месте. 

В статье рассмотрим важные аспекты должностной инструкции, ее структуру, особенности и значение для успешной работы организации.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)». Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. Общая характеристика должностной инструкции
2. Значение должностной инструкции
3. Что делать, если нет должностной инструкции
4. Структура должностной инструкции
5. Порядок утверждения должностной инструкции

Общая характеристика должностной инструкции

Должностная инструкция — это локальный нормативный документ организации, который  регулирует правовой статус работника, права и обязанности работника.

Прямой ссылки о том, что должностная инструкция должна быть в обязательном порядке  Трудовой кодекс РФ не содержит. Есть косвенное указание на наличие должностной  инструкции: статья 22 ТК РФ и статья 68 ТК РФ, которые обязывают ознакамливать работника  с локальными нормативными актами, в том числе, с его должностными обязанностями.

Важно знать! 

Несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной  инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не  только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы  ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к  занимаемой должности.

Значение должностной инструкции

Должностная инструкция помогает, в первую очередь, правильно и грамотно выставить  объявление о вакансии той или иной должности. Инструкция содержит информацию:

• подчиненность;

• круг обязанностей;

• квалификационные требования, предъявляемые к кандидатам на  вакантную должность. 

Кроме того, должностная инструкция, поможет правильно и грамотно составить отказ в  заключении трудового договора, если гражданин, которому отказали обратиться с  заявлением о предоставлении письменного отказа в заключении трудового договора.

Одна из главных функций или задач должностной инструкции — разрешение конфликтных  ситуаций между работодателем или его представителем и работником, к ней прибегают в  случае возникновения индивидуального трудового спора между работником и работодателем  в судебном органе или в иных органах, осуществляющих надзор и контроль за соблюдением  трудового законодательства РФ. 

Что делать, если нет должностной инструкции

Если нет в наличии должностной инструкции, то должностные обязанности в  обязательном порядке должны быть прописаны в самом трудовом договоре.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не  урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и в каком порядке  вносить в нее изменения и (или) дополнения.

При составлении должностных инструкций рекомендуется пользоваться не только  Квалификационными справочниками, но и Профессиональными стандартами, которые  приняты и действуют на территории РФ. 

Однако Квалификационные справочники носят рекомендательный характер.  Профессиональные стандарты на сегодняшний день не для всех обязательны. Следовательно,  работодатель имеет право устанавливать свои квалификационные требования к должности и  должностные обязанности с учетом специфики деятельности работодателя.

С точки зрения теории, должностная инструкция составляется на должность, но не на  работника. С точки зрения практики, должностная инструкция составляется на сотрудника,  который уже работает по данной должности.

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления» подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации, в том числе — должностной инструкции.

Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.

Структура должностной инструкции

Основные разделы должностной инструкции:

• общие положения;

• должностные обязанности;

• права работника;

• ответственность.

В разделе «Общие положения» указывают:

• Наименование должности (профессии) в соответствии со штатным расписанием;

• Название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои  обязанности (если оно предусмотрено в штатном расписании);

• Подчиненность работника;

• Перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников,  непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

• Порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой  должности в период временного отсутствия работника;

• Уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника,  необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

• Требования к стажу работы по специальности;

• Квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении  специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при  выполнении должностных обязанностей;

• Организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет  служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Пример:

Работник принимается на должность специалиста отдела кадров. У нее диплом о высшем  профессиональном образовании (например, в сфере железнодорожного транспорта), но при  этом опыт работы 1 год в отделе кадров. 

В должностной инструкции прописано следующее: «На должность инспектора по кадрам  назначается лицо, имеющее высшее образование (юридическое) стаж работы по  специальности не менее 2 лет».

Есть нарушение в должностной инструкции. В должностной инструкции указано  наименование должности «Инспектор отдела кадров», что не соответствует  Квалификационному справочнику 1998 г. и Профессиональному стандарту «Специалист по  управлению персоналом».

Решение:

Поскольку, переход к профстандартам у работодателя занимает определенное время и состоит  из несколько этапов, рекомендуется при составлении должностной инструкции  руководствоваться справочниками.

Необходимо привести в соответствии во всех документах наименование  должности «Инспектор отдела кадров». Из примера следует, что сотрудник, принятый на работу в отдел кадров не соответствует  требованиям, указанным в должностной инструкции. 

Как быть работодателю в описанной ситуации? Утвердить новую должностную инструкцию и прописать квалификационные требования по  должности специалиста отдела кадров под работника.

Например, «на должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее образование не ниже  среднего профессионального, опыт работы в кадровой сфере не менее 1 — года и курсы по  направлению «Специалист по управлению персоналом», либо «Кадровое делопроизводство».

Порядок утверждения должностной инструкции

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Может возникнуть ситуация, работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, какая информация содержится в инструкции.

При необходимости внести изменения: если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом  внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных  условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой  редакции, письменно ознакомив с ней работника. 

Должностная инструкция, как правило,  составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен. 

Должностная инструкция работника в вопросах и ответах

Обязаны ли работодатели составлять должностные инструкции?

Если мы говорим об обычных работодателях, то нет, не обязаны. Должностные инструкции должны быть, к примеру, у госслужащихч. 1 ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, сотрудников местных органов властип. 2 ч. 1 ст. 12 Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, полицейскихп. 2 ч. 1 ст. 27 Закона от 07.02.2011 № 3-ФЗ. Это прямо прописано в специальных законах.

А в Трудовом кодексе такого понятия, как «должностная инструкция», вообще нет. По сути, ее можно отнести к локальным нормативным актам, которые работодатели разрабатывают и принимают по своему усмотрениюст. 22 ТК РФ. Поэтому они вправе решать, составлять им должностные инструкции или нетПисьмо ГИТ в г. Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299. Никакой ответственности за их отсутствие не предусмотрено.

В чем польза должностной инструкции?

Во-первых, в ней можно подробно расписать весь функционал работника. Тогда не придется отягощать перечнем обязанностей трудовой договор. В нем достаточно будет сделать лишь отсылку на должностную инструкцию (например, «работник принят на должность юрисконсульта с выполнением должностных обязанностей согласно должностной инструкции от ___ № ___»). В противном случае даже малейшее уточнение обязанностей придется согласовывать с работником и оформлять допсоглашением к трудовому договору.

Во-вторых, четко сформулировав в должностной инструкции требования к уровню образования, квалификации, стажу работы, работодатель будет иметь все основания отказывать в приеме на работу тем, кто не подходит под эти требования.

В-третьих, должностная инструкция пригодится, чтобы обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Можно ввести разные категории одной и той же должности или добавлять к названию должности слова «старший», «младший», «ведущий», расписав для них разные требования к уровню профессиональной подготовки.

Какие разделы должны быть в должностной инструкции?

Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Исторически так сложилось, что ее обычно разбивают на следующие разделы.

Раздел «Общие сведения». В нем, как правило, содержатся:

•обобщенные сведения о должности («Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности юрисконсульта»);

•подчиненность («Юрисконсульт подчиняется непосредственно руководителю правового департамента»);

•требования к образованию и стажу работы по специальности («На должность юрисконсульта назначается лицо, имеющее высшее юридическое образование (бакалавриат или магистратура) и стаж работы в должности юрисконсульта не менее 1 года»).

Раздел «Должностные обязанности». Это самый важный раздел инструкции. Его пропишите как можно детальнее, перечислите все, что должен делать сотрудник и в какие сроки. Здесь же можно предусмотреть, кого работник замещает.

Также в этом разделе имеет смысл указать, что работник должен знать — к примеру, конкретный СанПиН или ГОСТ, правила противопожарной безопасности или требования по охране труда. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Раздел «Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством». Здесь четко должно быть прописано, от кого, когда, как и какую информацию получает работник. А также к кому и по каким вопросам он может обратиться.

А вот раздел «Ответственность», вопреки расхожему мнению, совсем необязателен. Ведь как привлекать к материальной и дисциплинарной ответственности, написано в ТК РФ. И ничего тут добавить или убавить при помощи должностной инструкции не получится.

Что лучше — составлять именные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей?

Это работодатель должен решать сам исходя из целесообразности. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности со схожими обязанностями (к примеру, менеджеры по продажам), то достаточно составить единую для всех типовую должностную инструкцию. И приложить к ней лист ознакомления, где распишется каждый сотрудник.

Составлять именные или персонифицированные инструкции с указанием не только должности, но и ф. и. о. конкретного сотрудника имеет смысл, если должности работников называются одинаково, но их обязанности принципиально различаются.

Допустим, в компании есть два штатных переводчика. Один занимается исключительно устными синхронными переводами на переговорах руководства с иностранными партнерами. А второй, наоборот, работает только с документами — готовит письма и запросы зарубежным контрагентам, переводит входящую корреспонденцию из-за рубежа. То есть люди делают разную работу, но оба называются переводчиками. Тогда нужно составить отдельную должностную инструкцию для каждого из них.

Но учтите, что при каждой смене кадров именную инструкцию придется утверждать заново.

Что не надо писать в должностной инструкции?

Во-первых, не переносите туда нормы Трудового кодекса. Это бессмысленно. Если включить в инструкцию обязанности работника из ст. 21 ТК РФ (например, выполнять установленные нормы труда, бережно относиться к имуществу работодателя), то от этого они не станут более обязательными. А если не включить, то работник все равно должен будет эти обязанности выполнять.

Во-вторых, не нужно использовать общие фразы и выражения. Это обороты наподобие «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации», «проводить линию на увеличение производительности». В них нет смысловой нагрузки, и непонятно, что конкретно должен сделать работник. Наказать его за неисполнение таких требований вряд ли получится.

Следуйте правилу «меньше воды». Чем четче будет написана должностная инструкция, тем лучше и работнику, и работодателю. Первому ясно, чего от него хотят и какова зона его ответственности, второму понятно, за какие огрехи сотрудника можно наказать, если что. Трехстраничный документ с конкретным перечнем обязанностей гораздо полезнее «талмуда» с набором общих фраз.

Вот выдержка из должностной инструкции кассира с удачными, на наш взгляд, формулировками.

Картинка с сайта: glavkniga.ru

3. Должностные обязанности

Кассир исполняет следующие обязанности:

3.1. Принимает, выдает, учитывает, хранит деньги с соблюдением законодательства РФ и локальных нормативных актов работодателя.

3.2. Получает деньги в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, командировочных и других расходов.

3.3. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет наличие денежных сумм с остатком по кассовой книге.

3.4. Составляет описи ветхих купюр и передает их в учреждения банка с целью замены на новые.

3.5. Передает деньги инкассаторам.

Картинка с сайта: glavkniga.ru

Как внести изменения в должностную инструкцию?

Все зависит от того, что именно в инструкции вы хотите поменять.

Предположим, нужно просто уточнить, в каком порядке выполняется та или иная работа, или изменить требования к профессиональным навыкам. Тогда достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции и ознакомить с ней сотрудников под роспись.

А вот если нужно поменять трудовую функцию, к примеру расширить круг обязанностей сотрудника, то в одностороннем порядке это сделать не получится. Помимо редактирования самой инструкции, придется также дать работнику на подпись допсоглашение к его трудовому договору с указанием новых обязанностей. Если он его подпишет, значит, он согласен с дополнительным функционалом.

Дополнять обязанности работника без его согласия — весьма муторная процедура, которая допускается только при изменении организационных или технологических условий труда в компаниист. 74 ТК РФ.

* * *

Напомним, работник, занимающий должность, для которой была принята должностная инструкция, обязан ее выполнять с того момента, как ознакомился с ней под роспись и до:

•или перевода на другую должность;

•или ознакомления с новой редакцией этой инструкции.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, определяющий обязанности, полномочия, ответственность, права, квалификационные требования и формы поощрения работников на занимаемых в компании должностях. 

Должностная инструкция составляется и согласовывается руководителем отдела или его представителем совместно с юристом (юридическим отделом). Должностная инструкция может быть также подготовлены отделом кадров. В этом случае она должна быть утверждена соответствующим отделом организации или руководителем.

Если должностная инструкция является самостоятельным документом, она должна быть утверждена приказом руководителя организации и предоставлена под роспись сотрудникам (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Необходимо иметь три экземпляра этой инструкции: один для отдела кадров, один для руководителя отдела и один для работника . Набор должностных инструкций должен охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между сотрудниками в зависимости от их квалификации. 

Контроль за предоставлением должностных инструкций в организацию возлагается на директора по персоналу.

Примеры должностных инструкций можно найти на нашем сайте в разделе «Шаблоны документов». 

Как составить должностную инструкцию

При подготовке должностной инструкции следует учитывать уставной документ, описывающий обязанности и функции компании, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, а также стандартные трудозатраты для данной должности на выполнение работ.

Необходимо соблюдать очередность выполнения задач, избегая дублирования обязанностей между сотрудниками и поручая более сложные задачи более высококвалифицированным сотрудникам.

Каждый сотрудник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения своих обязанностей.

У работника должен быть один непосредственный руководитель.

Должностная инструкция обычно состоит из пяти разделов.

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

1. Основные задачи и должностные обязанности:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

Чтобы составить раздел, рекомендуем использовать профстандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) и  Квалификационный справочник (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). В них обозначен примерный перечень обязанностей различных должностей.

1. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

1. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

1. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационном справочнике или профессиональных стандартах. 

Должностная инструкция кассира

Должностная инструкция программиста

Если должность, для которой работодателю необходимо составить должностную инструкцию, отсутствует в квалификационном справочнике, то организация может использовать квалификационные характеристики аналогичной (смежной) должности или создать их на основе тех прав и обязанностей, которые она намерена предоставить работнику, принятому на эту должность. Законодательных ограничений на этот счет нет.

Обязательное применение профстандартов при составлении должностных инструкций

Работодатели должны в двух случаях применять профстандарты (ст. 195.1 ТК РФ):

• закон предусматривает компенсацию, льготы или ограничения для работы на данной должности.
• обязанности по должности могут выполнять только работники с определенным образованием, знаниями или опытом.

Если работодатель обязан применять профессиональные стандарты к должности работника, он должен подготовить инструкцию, разъясняющую требования профессиональных стандартов для конкретной должности.

Разработка и утверждение должностных инструкций

Внутри организации должностная инструкция может быть утверждена как отдельный документ или как приложение к трудовому договору (Письмо Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 года).

Чтобы утвердить должностную инструкцию как отдельный локальный акт, создайте распоряжение в свободной форме об утверждении должностной инструкции.

Инструкция должна быть подписана всеми сотрудниками, которые будут занимать данную должность. Обязательно предоставьте каждому работнику копию его должностной инструкции.

Если должностная инструкция является дополнением к трудовому договору, сделайте два экземпляра должностной инструкции, а также трудового договора; один экземпляр отдайте нанимаемому работнику, а другой оставьте себе (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Положение о разработке и утверждении должностных инструкций: что должно быть в документе

Положение о разработке должностных инструкций — необязательный документ, но в нем излагаются общие требования к процедурам подготовки, согласования, утверждения и пересмотра должностных инструкций. При наличии такого документа должностные инструкции могут упорядочить работу, сделать ее четкой и единообразной. Кроме того, само создание должностной инструкции станет упорядоченным, несложным процессом. Например, сделайте обязательным включение в должностную инструкцию следующих ключевых разделов:

• Ключевые положения (цель и задачи, ради которых составляется документ).
• Требования к должностным инструкциям в компании.
• Порядок разработки, согласования и визирования инструкций.
• Заключительные положения.

Если вам необходима консультация опытного юриста по трудовому праву, оставьте заявку и мы с вами оперативно свяжемся!