Должностная инструкция бухгалтера кадровика в одном лице - Инструкции по применению и эксплуатации

Бухгалтер-кадровик: есть ли такая должность? Как правило, этим вопросом интересуются те, кто плохо знаком с подобной профессией. Такая должность существует. Более того, всё больше компаний предлагает объединенную должность бухгалтера и кадровика для профессиональных специалистов. В представленной ниже информации подробно описано, какая ответственность возлагается на бухгалтера-кадровика, какие существуют требования к классификации и к знаниям, а также какие права есть у этого сотрудника.

Может ли бухгалтер совмещать должность кадровика?

Бухгалтер-кадровик: есть ли такая должность? Бухгалтер-кадровик как должность у некоторых работодателей вызывает сомнения. И совершенно напрасно. На современных предприятиях бухгалтер-кадровик в одном лице является по-настоящему ключевой фигурой. Особенно важно это для небольших организаций, среднего и малого бизнеса. Этот специалист отвечает за финансовые процессы, а также за правильное ведение кадрового учета. Бухгалтер должен уметь работать с кадровой и бухгалтерской документацией, быстро адаптироваться к законодательству, которое имеет свойство постоянно меняться, своевременно реагировать на существующие в сфере управления персоналом актуальные вызовы.

ВНИМАНИЕ! Получить работу бухгалтера можно в рамках внутреннего совместительства или полного совмещения. Это не дополнительная работа, а основная трудовая функция. Такое правило прописано в Трудовом кодексе.

Далее подробно рассмотреть, в каких обстоятельствах работодатель может нанимать сотрудника, который будет одновременно выполнять функции кадровика и бухгалтера.

В первую очередь обратить внимание на такой аспект, как компетенция и квалификация. Как известно, у кадровика и бухгалтера разные обязанности. Бухгалтер занимается вопросами, связанными с налогообложением и финансовыми аспектами. Что касается кадровика, то он управляет кадровым делопроизводством и трудовыми отношениями. Для совмещения должностей специалисту нужно обладать навыками и знаниями в обеих областях.

Вторым фактором является разграничение обязанностей. Здесь подразумевается, что, даже если сотрудник совмещает обе специальности, его обязанности в каждой из них должны быть четко разграничены. Благодаря этому можно избежать ошибок в работе.

Третий аспект — возможность работать на совмещенной должности существует только в относительно небольших организациях, где объем работы по кадрам и по учету небольшой. Совмещение должностей должно быть экономически оправданным.

Четвертым важным аспектом является принятие во внимание основных законодательных нормативов. Важно убедиться в том, что совмещение должностей и специальностей кадровика и бухгалтера не противоречит законодательству. В частности, в Трудовом кодексе написано, что работодатель не имеет права требовать от работника выполнения тех обязанностей, которые не прописаны в трудовом договоре. Исключением являются случаи, предусмотренные законодательством.

Актуальные материалы по кадровой работе есть в наших рубриках:

Зарплата и кадры;
Прием на работу и увольнение;
Увольнение.

Основные должностные обязанности

Для бухгалтера-кадровика в обязательном порядке составляется отдельная должностная инструкция. Это внутренний локальный официальный документ. Здесь прописываются требования к квалификации, ответственность, права и характерные для бухгалтера-кадровика обязанности. Здесь важно обратить внимание, что должностная инструкция не предусмотрена ни одним справочником, где прописаны особенности профессии и должности. На официальном уровне подобной специальности не существуют, нет никаких стандартов для данной профессии. Именно по этой причине при составлении инструкции для таких сотрудников требуется опираться на то, в каком положении находятся дела в компании по факту. В стандартных случаях должностная инструкция бухгалтера и кадровика в одном лице должна включать следующие важные функции:

исчисление налогов и всевозможных взносов;
бухгалтерский учет;
выполнение кассовых операций;
расчеты с персоналом;
анализ и сверка данных;
оформление документации;
кадровый учет;
учет трудовых книжек;
табельный учет;
составление штатного расписания;
взаимодействие с государственными органами.

Каждый из этих аспектов стоит рассмотреть более подробно.

Под ведением бухгалтерского учета подразумевается отражение всех хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете, в т. ч. и проведение оборотов по кассе и по банку, начисление заработной платы. Если на предприятии отмечаются небольшие обороты, бухгалтер-кадровик может самостоятельно осуществлять подобные процессы. Также этот специалист должен осуществлять расчет и последующие перечисления взносов и налогов согласно установленному законодательству, формировать платежные поручения, отправлять их через специальную систему в банковские учреждения. Решать все вопросы по финансовым транзакциям, взаимодействовать с кредитными организациями.

Под кассовыми операциями подразумевается контроль за своевременностью и правильностью ведения и фиксации денежных потоков.

В работу с персоналом включается наем сотрудников на работу, начисление заработной платы, расчет больничных и отпускных.

Под анализом и сверкой данных необходимо подразумевать проведение всевозможных сверок с поставщиками и с клиентами для того, чтобы обеспечить достоверность и точность финансовой отчетности.

Следующей важной обязанностью является мотивация кадров, составление штатного расписания. Так можно обеспечить максимально эффективное управление человеческими ресурсами.

Важно ответственно сотрудничать со службой занятости, сотрудниками Пенсионного фонда, соблюдать все установленные требования и нормы. Требуется вести персонализированный учет сотрудников компании и выполнять другие поручения, которые будут идти от руководства. Как правило, они возникают в рамках текущей деятельности. Говоря иными словами, должностная инструкция должна обеспечивать комплексный подход к управлению финансовыми и кадровыми аспектами, учитывать все потребности и особенности предприятия.

Требования к знаниям и к общему уровню квалификации

Бухгалтер-кадровик — это особая должность, которая требует профессионализма и достаточно высокого уровня ответственности. Важно грамотно управлять финансами и кадрами при ведении бизнеса. На основании этого требуется обратить внимание на такие требования к квалификации, как:

понимание законодательства;
навыки в бухгалтерии;
знания кадрового делопроизводства;
коммуникативные навыки.

Под пониманием и знанием законодательных аспектов подразумевается то, что бухгалтер-кадровик в обязательном порядке должен знать налоговое и трудовое законодательство, у него должны быть навыки и знания ведения бухгалтерского учета. Кандидат должен эффективно разбираться в законодательных актах, в распоряжениях, приказах, в постановлениях, в руководствах, в разных нормативных материалах, которые касаются составления отчетов и ведения бухгалтерского учета. Соответственно, относительно того, может ли бухгалтер совмещать должность кадровика, нет никаких сомнений.

Ответственность бухгалтера-кадровика

Как уже отмечалось выше, бухгалтер-кадровик является ключевой фигурой в управлении финансами и персоналом. Он должен максимально грамотно формировать первичные документы. В его обязанности и в его ответственность входит учет рабочего времени, расчет с самозанятыми, индивидуальными предпринимателями и сотрудниками. Он должен в соответствии с законодательством отчитываться по налоговым обязательствам, своевременно вносить страховые взносы и подоходный налог. Особое значение имеет кадровое сопровождение. Здесь подразумевается прием на работу сотрудников, их увольнение. При этом важно соблюдать правила трудового законодательства. Необходимо иметь навыки управления персоналом, внедрять самостоятельно разработанные системы мотивации, организовывать специальные тренинги и курсы для развития и обучения сотрудников.

О личных качествах бухгалтера мы рассказываем здесь.

Итоги

Итак, ответ на вопрос, может ли бухгалтер быть кадровиком, является положительным. У бухгалтера-кадровика есть не только обязанности и определенная ответственность, но и своеобразные права. В частности, вне зависимости от той должности, которую занимает специалист, он имеет право на социальную защиту, достойные условия труда, соблюдение норм рабочего времени и достойную оплату трудовой деятельности. Эти работники, как и все другие, имеют право на оплачиваемый отпуск, на дополнительные выходные дни. Имеют право на защиту от незаконного увольнения и дискриминации. Также у таких специалистов есть право принимать участие в решении тех вопросов, которые затрагивают их интересы. В свою очередь, работодатель должен соблюдать конфиденциальность данных по каждому сотруднику. Это касается сведений медицинского характера, данных о зарплате. Нарушение этого правила может автоматически привести работодателя к определенным негативным последствиям юридического характера.

Источник

Главная

›

О компании

›

Статьи

›

Бухгалтер-кадровик: как успешно организовать работу

Бухгалтер-кадровик: как успешно организовать работу

20.09.2023г. 20:38

В данной статье мы рассмотрим, как успешно организовать работу бухгалтера-кадровика, учитывая действующее законодательство Беларуси. Рассмотрим требования к квалификации и знаниям, обсудим ответственность и права такого сотрудника.

Бухгалтер-кадровик в одном лице – это ключевая фигура преимущественно в небольших организациях, отвечающая за правильное ведение кадрового учета и финансовых процессов. При этом важно, чтобы сотрудник умел не только работать с бухгалтерской, но и кадровой документацией. Он должен быстро адаптироваться к постоянно меняющемуся законодательству и своевременно реагировать на актуальные вызовы в сфере управления персоналом.

Может ли бухгалтер совмещать должность кадровика

Поручить кадровую работу бухгалтеру можно только в рамках совмещения или внутреннего совместительства. При этом дополнительная работа не должна мешать основной трудовой функции (п.1 ч.2 ст.67 ТК). Рассмотрим подробно, при каких обстоятельствах работодатель может рассматривать возможность найма сотрудника, который будет совмещать должность бухгалтера и кадровика:

Квалификация и компетенции. У бухгалтера и кадровика обязанности разные. Бухгалтер занимается финансовыми аспектами, такими как учет и налогообложение, а кадровик управляет трудовыми отношениями и кадровым делопроизводством. Для совмещения должностей необходимо, чтобы сотрудник обладал соответствующими знаниями и навыками в обеих областях.
Разграничение обязанностей. Даже если сотрудник совмещает обе должности, важно четко разграничивать его обязанности в каждой из них. Это поможет избежать ошибок в работе.
Работа в маленькой организации. В небольших организациях, где объем работы по учету и кадрам невелик, совмещение должностей может быть более практичным и экономически оправданным решением.
Учет законодательства. Важно убедиться, что совмещение должностей не противоречит законодательству Беларуси. Например, в соответствии со ст.20 ТК РБ, наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, кроме случаев, предусмотренных законодательными актами.

Должностные инструкции бухгалтера-кадровика

Должностная инструкция бухгалтера-кадровика – документ, в котором описаны обязанности сотрудника, его права, ответственность и требования к квалификации. Отметим, что должностная инструкция бухгалтера-кадровика не предусмотрена ни одним справочником должностей и профессий. В Беларуси такой должности просто нет, соответственно, не разработан стандарт для данной профессии.

В большинстве случаев составление инструкции для данного работника зависит от фактического положения дел в компании. Стандартная должностная инструкция бухгалтера-кадровика в одном лице обычно включает следующие функции:

Бухгалтерский учет. Ведение бухгалтерского учета по различным направлениям компании, включая зарплату, реализацию, обороты по банку и кассе. В случае небольших оборотов предприятия бухгалтер-кадровик может осуществлять полный учет самостоятельно.
Исчисление размера налогов и взносов во внебюджетные фонды. Расчет исчисления налогов и взносов во внебюджетные фонды согласно действующему законодательству.
Финансовые операции. Формирование платежных поручений и их отправка через систему «Клиент-банк», взаимодействие с кредитными организациями по всем вопросам, касающимся финансовых транзакций.
Кассовые операции. Ведение кассовых операций в организации, контроль за правильностью и своевременностью всех денежных потоков.
Расчеты с персоналом. Исчисление заработной платы наемных сотрудников, расчет отпускных, больничных. Учет особенностей выбранной системы налогообложения.
Сверки и анализ данных. Проведение сверок с клиентами и поставщиками для обеспечения точности и достоверности финансовой отчетности.
Кадровый учет. Оформление новых сотрудников, увольнения, переводы, оформление листов нетрудоспособности и другие аспекты управления персоналом.
Выпуск документации. Выдача справок и других документов по запросам сотрудников.
Табельный учет. Составление и ведение табеля учета рабочего времени, обеспечивая точность учета времени каждого сотрудника.
Учет трудовых книжек. Заполнение и хранение трудовых книжек сотрудников, обеспечивая соблюдение всех норм и правил учета трудовой деятельности.
Регистрация и архивирование. Ведение регистрационных журналов и архивирование документации в соответствии с законодательными требованиями.
Штатное расписание и мотивация кадров. Участие в разработке штатного расписания и системы мотивации кадров, обеспечивая эффективное управление человеческими ресурсами.
Взаимодействие с госорганами. Сотрудничество со службой занятости и пенсионным фондом, обеспечивая соблюдение всех норм и требований.
Персонифицированный учет сотрудников. Ведение персонифицированного учета сотрудников компании.
Иные поручения руководства. Выполнение других поручений, возникающих в рамках текущей деятельности компании.

Эта должностная инструкция обеспечивает комплексный подход к управлению финансовыми и кадровыми аспектами компании, учитывая все особенности и потребности предприятия.

Требования к квалификации и знаниям

Бухгалтер-кадровик – должность, которая требует высокой ответственности и профессионализма, учитывая важность управления кадрами и финансами для бизнеса. Рассмотрим основные требованиями к квалификации и знаниям:

Понимание законодательства. Кандидат на должность бухгалтера-кадровика должен обладать знаниями трудового и налогового законодательства РБ.
Навыки в бухгалтерии. Должны быть знания и навыки в части ведения бухгалтерского учета. Кандидат должен знать и разбираться не только в законодательных актах, но также постановлениях, распоряжениях, приказах, руководствах, методических и нормативных материалах по организации бухгалтерского учёта и составлении отчётов.
Навыки в кадровом делопроизводстве. Должны быть знания и умения в части поиска, а также отбора, найма и увольнения персонала. Кроме того, кандидат должен быть осведомлен в части ведения контроля и учета сотрудников, формирования штатного расписания, ведения трудовых книжек, учета стажа.
Коммуникативные навыки. Также важно умение эффективно общаться с сотрудниками организации. Эффективная коммуникация с руководством и работниками помогает избежать конфликтов.

Ответственность бухгалтера-кадровика

Бухгалтер-кадровик – ключевая фигура в управлении персоналом и финансами предприятия. Его обязанности включают:

Формирование первичных документов. Отвечает за учет рабочего времени и расчеты по оплате труда сотрудников, а также с ИП и самозанятыми.
Учет и начисление налогов. Осуществляет подсчет налоговых обязательств, включая подоходный налог и страховые взносы.
Кадровое сопровождение. Оформляет прием на работу и увольнение сотрудников, ведет их личные дела, обеспечивает соблюдение трудового законодательства.
Управление персоналом. Включает в себя разработку и внедрение системы мотивации, а также организацию обучения и развития сотрудников.
Составление отчетности. Подготовка и сдача отчетов в налоговые органы, пенсионные фонды и другие государственные учреждения.
Соблюдение нормативов трудовой безопасности. Контроль за соблюдением правил и норм безопасности.
Взаимодействие с государственными органами. Включая проведение проверок со стороны налоговых органов и других инстанций.
Оформление социальных выплат. Включая больничные, отпуска и другие обязательные социальные отчисления.
Формирование локально-нормативных актов. Разработка и внедрение положений по управлению персоналом в компании.

Однако, кроме сугубо кадрового делопроизводства, на таком универсальном специалисте могут лежать и другие обязанности. Перечень и состав обязанностей зависит от конкретных условий.

Права сотрудника

Каждый сотрудник, вне зависимости от занимаемой им должности, имеет право на достойные условия труда, включая соблюдение законов о труде и социальной защите. Это право на безопасные условия труда, а также соблюдение норм рабочего времени и оплаты труда.

Работники имеют право на оплачиваемый отпуск и дополнительные выходные дни в соответствии с трудовым законодательством РБ. Кроме того, сотрудники имеют право на защиту от дискриминации и незаконного увольнения.

Сотрудники имеют право на участие в решении вопросов, затрагивающих их интересы на рабочем месте. Также работодатель обязан соблюдать конфиденциальность информации о сотрудниках, включая данные о зарплате и медицинских записях. Нарушение этого правила может привести к юридическим последствиям для работодателя.

ВАС ТАК ЖЕ МОЖЕТ ЗАИНТЕРЕСОВАТЬ

Источник

Небольшие компании не могут себе позволить найм отдельного работника для ведения кадрового документооборота. Эти функции, как правило, поручают либо секретарю, либо работнику бухгалтерии.

Вести кадровый учет обязана каждая компания вне зависимости от того, есть у нее в штатном расписание отдельно выделенный сотрудник для выполнения этой функции или нет.

Отказаться полностью от кадрового учета невозможно, поскольку законодательство обязывает вести определенный перечень обязательных документов. В их число входят:

штатное расписание;
трудовые договоры и допсоглашения к ним;
личные дела и личные карточки (Личная карточка работника (форма № Т-2);
приказы (о приеме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счет, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
командировочные документы;
табели по учету рабочего времени работников;
должностные инструкции;
расчетные листки;
согласие на обработку персональных данных и др.

Все по теме: Какие документы оформляет работодатель

Средние и крупные компании, помимо текущих кадровых документов (договоров и приказов по кадрам) обязаны вести довольно внушительный перечень локальных нормативных актов по кадрам:

Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ),
Документы, устанавливающие систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ),
Документы о порядке обработки персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ),
Положение по охране труда(раздел X ТК РФ),
Кодекс этики и служебного поведения (Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ).

Есть еще и отдельные типы документов, которые должны быть в компании с опасными и вредными условиями труда. Составить все эти документы один раз и забыть об этом, не получится. С локальными нормативными актами компании нужно знакомить всех принимаемых на работу сотрудников «под роспись».

Микропредприятия и НКО могут отказаться от ЛНА частично или полностью, если все вопросы, касающиеся трудового распорядка, оплаты труда, внесут в типовую форму трудового договора (ст. 309.2 ТК РФ).

Так или иначе, в любой компании, даже самой маленькой есть кадровый документооборот.

Как возложить кадровый документооборот на бухгалтера

Обязанности по ведению кадрового учета могут быть поручены любому работнику, чья компетенция позволяет выполнять эту работу.

Чаще всего руководители перепоручают ведение кадровых документов бухгалтерии: либо главбуху, либо бухгалтеру. Это связано с тем, что сейчас мало кто ведет учет «в тетрадке», почти все перешли на бухгалтерские программы, в которых все основные документы есть, в том числе приказы по кадрам, штатное расписание, график отпусков и т.п.

Поскольку ТК РФ не устанавливает круг конкретных трудовых обязанностей для разных профессий и должностей, что именно будет выполнять работник решается по согласованию между работником и руководителем компании и фиксируется в трудовом договоре.

То есть, ведение кадрового делопроизводства можно включить в трудовой договор главного бухгалтера, бухгалтера, секретаря, администратора или другого работника, принимаемого на работу и согласного на эти объемы обязанностей. В этом случае, в штатном расписании компании может не быть должности специалиста по кадрам.

Если же штатным расписанием компании предусмотрена должность кадровика, работу по этой должности можно возложить на другого работника компании на условиях внутреннего совместительства, в том числе на бухгалтера или главбуха.

Дополнительная работа по другой должности оформляется, как совмещение и дополнительно оплачивается, в размере, которой стороны трудового договора определяют самостоятельно (ст. 151 ТК РФ).

Понадобятся:

согласие самого работника на выполнение обязанности по ведению кадрового учета в организации и оплата труда (ч. 1, 2 ст. 60.2 ТК РФ);
соглашение к трудовому договору.

В соглашении нужно указать содержание и объем дополнительной работы, срок, в течение которого работник будет выполнять эту работу, и размер вознаграждения.

Аналогичная точка зрения изложена Рострудом на сайте онлайнинспекция.рф.

Источник

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

Прием персонала на работу.
Оформление кадровых документов.
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
Ведение воинского учета.
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Станьте экспертом в расчете зарплаты! Курс «Бухгалтер по зарплате» научит вас рассчитывать зарплату, премии, отпускные и больничные, а также работать с дистанционными сотрудниками и ИП. Запишитесь сейчас со скидкой до 46% и получите диплом, внесенный в госреестр!

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

вести учет личного состава компании;
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:

на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;

на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;

на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.

Эксклюзивные материалы, актуальные комментарии и ответы экспертов в Telegram-канале Клерк.Премиум.

Источник