Что такое рабочая инструкция на производстве

Единого понимания, что такое «производственная инструкция», какова ее структура и что она должна содержать, нет, поэтому у многих специалистов возникают сложности при ее составлении. Попробуем разобраться в этом.

Организация, эксплуатирующая ОПО, обязана проводить подготовку и аттестацию работников в области промышленной безопасности[1]. И если с ИТР все более-менее понятно — они обязаны проходить обучение по промышленной безопасности в порядке повышения квалификации по дополнительным образовательным программам (не менее 16 часов) и аттестацию в законном порядке, то с рабочими все не так однозначно.

Работники ОПО обязаны проходить подготовку в области промышленной безопасности в соответствии с требованиями к таким работникам, установленными федеральными нормами и правилами в области промышленной безопасности[2] (далее — ФНП). Формы указанной подготовки определяются организацией, эксплуатирующей ОПО. Производственная инструкция (далее — ПИ) является одним из инструментов такой подготовки.

При этом ФНП не раскрывают понятие ПИ, не устанавливают требования к ее содержанию. В некоторых ФНП указывается, что на ОПО должны быть инструкции с другим названием, например технологические инструкции, рабочие инструкции или технологические регламенты. Единого понимания, что такое «производственная инструкция», какова ее структура и что она должна содержать, нет, поэтому у многих специалистов возникают сложности при ее составлении. Попробуем разобраться с этими вопросами.

Что такое «производственная инструкция»?

Двоякое применение термина

Термин «производственная инструкция» на практике имеет двоякое толкование.

В кадровом деле этот термин употребляют наряду с термином «должностная инструкция», только применительно к профессиям рабочих. Согласно письму Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ «для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, замещающих определенные должности, следует составлять и утверждать должностные инструкции, а для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать производственные (по профессии) инструкции».

Роструд исходит из того, что указанные инструкции создаются по тем же принципам, что и должностные, однако, поскольку труд рабочих по большинству профессий не предполагает активного взаимодействия с другими работниками, принятия самостоятельных решений и т. д., то в них не так подробно детализируются права, взаимосвязи, ответственность и другие элементы их статуса в соответствии с заключенным трудовым договором.

Таким образом, по мнению Роструда, производственные инструкции разрабатываются для рабочих и они аналогичны должностным инструкциям для ИТР.

В промышленной безопасности термин «производственная инструкция» понимается как документ, который разрабатывается организацией, применяется для определенных видов работ и содержит требования к технологическим и вспомогательным процессам, не указанные в технологической документации.

Обязанность разрабатывать ПИ для работников прямо или косвенно установлена в ФНП. Соответственно, ПИ разрабатываются для работников, которые связаны с деятельностью на ОПО. К этим видам деятельности относятся:

• проектирование и строительство ОПО;

• эксплуатация и капитальный ремонт ОПО;

• реконструкция и техническое перевооружение;

• консервация и ликвидация ОПО;

• монтаж и наладка ТУ, применяемых на ОПО;

• обслуживание и ремонт ТУ, применяемых на ОПО.

По мнение многих юристов-кадровиков, ПИ в той или иной степени регламентируют вопросы охраны труда и безопасного выполнения работ, это некий алгоритм действий работника с определенным оборудованием, в т. ч. опасным, направленный на обеспечение безопасных условий труда и предотвращение производственного травматизма.

Например, в п. 6 ФНП № 512[3] приведены требования к наличию различной производственно-технологической и эксплуатационной документации, а также даны их определения:

Инструкции подразделяются на технологические, производственные, по эксплуатации, по порядку пуска и остановки агрегатов.

Технологическая инструкция представляет собой документ с описанием операций технологического процесса (технологического метода) изготовления определенного вида продукции.

Производственная инструкция представляет собой документ с описанием рабочего процесса (метода) для определенных видов работ или операций, содержащий требования к технологическим или вспомогательным процессам.

Инструкция по эксплуатации представляет собой документ, содержащий сведения о применении, использовании и безопасной эксплуатации агрегата (линии, технического устройства).

Требования безопасности, установленные Правилами (имеются ввиду ФНП), для включения их в технологические или производственные инструкции обязательны.

Технологические и производственные инструкции разрабатываются с учетом квалификационных требований или профессиональных стандартов по соответствующим профессиям рабочих, руководства по эксплуатации оборудования, а также особенностей технологического или вспомогательного процесса, установленных проектной и/или технической документацией.

Инструкция по порядку пуска и остановки агрегатов документально устанавливает алгоритм запуска технологического процесса или агрегатов (линий, оборудования, технических устройств). Инструкция по порядку пуска и остановки агрегатов должна включать: пуск, нормальную работу, остановку и аварийные ситуации. Порядок операций в инструкции должен соответствовать принципиальным электрическим схемам и учитывать требования производственной документации.

Инструкции по порядку пуска и остановки агрегатов обязательны при сложном, многоступенчатом порядке запуска и остановки производственного процесса, выполняемого под визуальным контролем работника-оператора.

Необходимость применения инструкции по эксплуатации организация определяет самостоятельно.

Инструкции должны быть разработаны с учетом производственной документации.

В различных ФНП применяется различная терминология для обозначения инструкций, например: инструкция по безопасному производству работ, безопасной эксплуатации оборудования, инструкция по порядку пуска и остановки агрегатов и т. п.

ФНП, в которых есть требование разработать ПИ и другие инструкции, мы свели в табл. 1.

Картинка с сайта: www.profiz.ru

Производственные, должностные, по охране труда — в чем отличие

Из вышесказанного следует, что ПИ не являются аналогом должностных инструкций: они не определяют трудовые функции, а устанавливают требования безопасности к производству работ, эксплуатации оборудования (см. табл. 2).

Картинка с сайта: www.profiz.ru

Инструкция — это документ, в котором даются указания по осуществлению каких-либо процессов, действий по работе[4].

При этом и ПИ, и должностные инструкции могут разрабатываются на основе одних и тех же нормативных актов.

ПИ не являются и инструкциями по охране труда. Отличия мы свели в табл. 3.

Картинка с сайта: www.profiz.ru

Организационные вопросы создания ПИ

На основе каких документов разрабатывать ПИ?

До 21 декабря 2019 г. при разработке ПИ можно было просто ссылаться на п. 26 Положения об организации обучения и проверки знаний рабочих организаций, поднадзорных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору[5], где было сказано: «В организациях должны быть разработаны и утверждены в порядке, установленном в этих организациях, производственные инструкции, которые разрабатываются на основании квалификационных требований, указанных в квалификационных справочниках, и/или профессиональных стандартах по соответствующим профессиям рабочих, а также с учетом особенностей технологических процессов конкретного производства».

Но Положение утратило силу, поэтому при разработке ПИ остается руководствоваться требованиями профильных для вашей деятельности ФНП (см. табл. 1), ПОТ, типовыми инструкциями по безопасности, руководствами (инструкциями) по эксплуатации оборудования, инструкциями по применению исходных материалов, паспортами безопасности химических веществ, нормативно-технической документацией, методическими рекомендациями, а также технологической документацией, принятыми в организации.

Кто должен составлять ПИ?

ТК РФ не уделяет ПИ никакого внимания, поэтому нет и указаний, кто должен заниматься их составлением и оформлением. В каждой организации этот вопрос решается по-разному.

При разработке должностных инструкций иногда предусматриваются не только должностные, но и функциональные обязанности. А в чем их отличие? И чем отличается должностная инструкция от рабочей инструкции?

Чем отличаются функциональные обязанности от должностных обязанностей?

Трудовое законодательство не разграничивает понятия функциональных и должностных обязанностей и не дает им определения. Считается, что функциональные обязанности работника характеризуют цель или функции конкретного работника, т. е. тот результат, который достигается в результате выполнения работником своих обязанностей. А непосредственные обязанности, которые работник выполняет для достижения таких целей, именуются должностными обязанностями. К примеру, в соответствии с профессиональным стандартом «Бухгалтер» (утв. Приказом Минтруда от 22.12.2014 № 1061н) одной из трудовых функций главного бухгалтера является составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. Это можно отнести к функциональным обязанностям. А непосредственными трудовыми действиями, которые необходимо выполнять работнику для достижения данной функции, т. е., по сути, его должностными обязанностями, являются, к примеру:

• счетная и логическая проверка правильности формирования числовых показателей отчетов, входящих в состав бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• формирование пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах;
• обеспечение подписания руководителем экономического субъекта бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• обеспечение сохранности бухгалтерской (финансовой) отчетности до ее передачи в архив.

Часто термины «должностные обязанности» и «функциональные обязанности» рассматриваются как синонимы. И неважно, как в должностной инструкции будут поименованы обязанности работника. Важно, чтобы из их содержания явно следовало то, какую конкретную работу необходимо будет выполнять работнику с учетом особенностей организации производства, труда и управления на предприятии.

Отличие должностной инструкции от производственной

Когда на работу принимаются руководители, специалисты и иные служащие, разрабатываемые инструкции для них именуются должностными. А для профессий рабочих на основе, как правило, единых тарифно-квалификационных справочников работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям утверждаются производственные инструкции, которые также иногда называются рабочими инструкциями. Таким образом, отличие должностной инструкции от рабочей инструкции состоит только в категории работников, в отношении которых такая инструкция разрабатывается. Хотя и такое деление является достаточно условным, ведь и должностная, и рабочая инструкции должны давать работнику однозначное понимание того, какую работу ему предстоит выполнять.

Внедрение регламентации деятельности создает основу системы управления, делает бизнес более «прозрачным» и легко управляемым. Определены критерии оценки, что позволяет контролировать результаты работы. Но зачастую, регламентирование деятельности заканчивается формальностью — наличием должностных инструкций. Однако, для регулирования деятельности субъектов управления, каковыми являются ваши сотрудники, этого не достаточно.

Можно ли ограничиться только должностной инструкцией?
Теоретически — да, с практической точки зрения могу дать категорический ответ «нет». Давайте проанализируем источник возникновения проблем. А источник не в том, что сотрудник говорит вам, что это не его обязанности, так как они не прописаны в должностной инструкции, а в том, что в процессе выполнения той или иной операции допускаются ошибки. Предупредить совершение этих ошибок — задача рабочей инструкции.

Зачем нужны рабочие инструкции?
Подробные инструкции по выполнению бизнес-процессов не дают возможности сотрудникам некачественно выполнять свои должностные обязанности, но оставляют за ними право на самостоятельное принятие решений в рамках их областей ответственности.

Когда появляется первая необходимость в написании рабочих инструкций?
Когда появляется несогласованность действий, а она появляется, как только в компании начинают работать более трех сотрудников. После этого необходимо начинать формализацию бизнеса и прописывать взаимодействие.

У всех ли должны быть должностные и рабочие инструкции?
Такой документ, как должностная инструкция, должен быть у каждого, но это формальность. Это требование законодательства. Если вы строите систему, рабочие инструкции должны быть у всех, включая директора и управляющего, уборщицу и грузчика. (Как-то меня спросили и даже посмеялись, зачем, мол, рабочая инструкция для уборщицы. Зайдя в ближайший супермаркет, я продемонстрировал, как дополнительные службы портят общее впечатление: «Отойдите, вы что не видите, что я мою…»).
Рабочая инструкция должна быть у всех. Без прописанных правил работать невозможно.

Как производится контроль персонала?
Почему мы не всегда можем поставить во главе компании наемного менеджера? Мы не можем передать ему дела, даже когда бизнес налажен и он работает.

В чем принципиальное отличие должностных инструкций от рабочих инструкций?
Должностная инструкция говорит сотруднику о том, что именно он должен делать, рабочая инструкция о том, как он должен это делать. Даже без дополнительного анализа становится понятным абсолютное принципиальное отличие двух документов, один из которых существует исключительно формально, другой является работающим инструментом.

Как связаны между собой должностные и рабочие инструкции?
При подготовке любых документов важно обеспечить их четкую взаимосвязь. Все документы, с которыми работает сотрудник, занимающий ту или иную должность, связаны между собой так называемыми ссылками, что позволяет избежать отсутствия одной и той же информации во всех документах и облегчает поиск нужной информации.

В рабочие и должностные инструкции постоянно вносятся корректировки и изменения. Как обеспечить, чтобы у сотрудника всегда был документ, действующий в настоящий момент?
Это вопрос управления документооборотом и касается он не только должностных и рабочих инструкций. Документ должен иметь версию и дату выпуска. Изъятие и уничтожение документов, утративших силу, допустимо производить любым способом.

Как быть, если существует какая-либо должность, а сотрудник, ее занимающий, увольняется?
Отчасти рабочая инструкция и существует для того, чтобы в один момент передать полномочия от одного лица другому и происходит это не только при увольнении сотрудника, но и в случае временного отсутствия (отпуск, болезнь, учеба, командировка) и обязанности, выполняемые этим сотрудником, должны быть переданы другому лицу, причем, не столько функции, описанные в должностной инструкции, сколько порядок и правила их выполнения, отражаемые в рабочей инструкции.
Допускается временная передача выполнения определенного поручения. В таком случае рекомендуется осуществить распечатку конкретного пункта рабочей инструкции с указанием должности сотрудника, который будет временно выполнять эту функцию и срок полномочий по ее выполнению. Если срок не известен, указывается дата начала исполнения.

Как писать рабочие инструкции? Кто их пишет?
Рабочая инструкция — это некий свод правил, действуя в рамках которых, сотрудник в обязательном порядке получит положительный результат.
Рабочие инструкции, а точнее, их первичные версии, пишут сами сотрудники. Когда я прошу написать рабочую инструкцию, я прошу самого сотрудника написать ее для самого себя. Я делаю акцент на то, что у него имеется базовая должностная инструкция. В ней написано, что он должен делать. В рабочей инструкции сотрудник пишет то, как он должен это делать. Как он должен делать, чтобы добиться максимального эффекта.
Вторым этапом является корректировка сотрудником отдела персонала.

Какие проблемы возникают при написании?
Как бы вы ни объясняли, вам принесут вместо рабочих инструкций должностные. Я выявил, что не менее 50% сотрудников не поймут задания. Заставьте их записать, что все написанное ими должно отвечать на вопрос «Как делать?», а не «Что делать?»

Какой по объему и стилю написания должна быть рабочая инструкция?
Рабочая инструкция должна быть настолько удобной и простой, чтобы новый сотрудник в первый же день испытательного срока понял, что и как именно нужно делать. В принципе, это требование предъявляется и к другой документации.

Как персонал воспринимает рабочие инструкции?
Как только в вашей компании появятся первые версии рабочих инструкций, начнут возникать конфликты. Это все то же банальное сопротивление. Однако, помимо этого, найдутся сотрудники, которые будут объяснять невыполнение той или иной работы тем, что у них «это нигде не прописано».

Как наличие инструкций может повлиять на клиента?
Наши с вами клиенты зачастую хотят получить результат, собственно, из-за которого они и сотрудничают с вами, но с другой стороны, они горят желанием вмешиваться в вашу работу и контролировать ее. Предоставьте им такую возможность, тем более что это шаг в вашу пользу.
Так, предположим, при оказании услуг, вы можете оставить заказчику рабочую инструкцию вашего персонала. Совершенно понятно, что большинство ее попросту проигнорируют, кто-то прочитает мельком, кто-то изучит досконально, но результат будет одним и тем же — ваш клиент будет знать, что сотрудник вашей компании работает в соответствии с определенными требованиями, а, значит, заказчик получит требуемое качество.

Содержание

• 1 Что такое рабочая инструкция
• 2 Чем отличается от должностной инструкции?
• 3 Зачем нужны
• 4 Кому нужны рабочие инструкции?
• 5 Как должна выглядеть рабочая инструкция?
• 6 Как писать рабочие инструкции?
• 7 Вклад участника

Что такое рабочая инструкция

Рабочая инструкция — это один из инструментов стандартизации рабочего процесса.

Рабочая инструкция представляет собой документ, в котором описаны правила выполнения конкретного процесса, вида работы, операции. У каждого работника может быть несколько рабочих инструкций по каждому виду работ.

Чем отличается от должностной инструкции?

Относительного рабочего процесса должностная инструкция регламентирует только, ЧТО должен делать работник.

А в рабочей инструкции указано, КАК ему это делать.

Кроме того, должностная инструкция обычно это формальный документ, который создан только, чтобы выполнить требование законодательства. Должностная инструкция в постоянной работе не используется.

А рабочая инструкция как рецепт — нужно выполнить указанные в ней шаги и достичь требуемого результата.

Зачем нужны

Рабочая инструкция позволяет сотруднику, следуя указанному  алгоритму выполнить работу. Качественно, без ошибок.

Рабочая инструкция — это кратчайший путь к достижению результата. Работнику нет необходимости придумывать как выполнить работу, обращаться с этими вопросами к коллегам, пытаться найти советы в других источниках.

Помимо алгоритма работы рабочая инструкция может содержать правила, позволяющие избежать ошибок, правила действий при различных внештатных ситуациях, перечень используемого оборудования, сырья, инструментов и другую информацию, необходимую работнику.

Немаловажную роль рабочие инструкции играют в случае найма нового сотрудника или временной замены. Рабочие инструкции позволяют избегать ситуаций, когда работник ушел в отпуск, а как выполнить тут или иную работу за него никто не знает.

Кому нужны рабочие инструкции?

По-хорошему рабочие инструкции нужны всем!

Но в первую очередь, конечно, инструкции необходимы работникам обеспечивающим основной процесс на предприятии.

Также имеет смысл создать рабочие инструкции для проблемых участков.

Как должна выглядеть рабочая инструкция?

Инструкция должна быть краткой, описывать определенный процесс, вид работы.

По возможности все шаги алгоритма должны сопровождать фотографиями, рисунками. Чтобы работник мог видеть операцию не только в виде текста, но и наглядно.

Как писать рабочие инструкции?

Рабочие инструкции должны создавать сотрудники, т.е. тот кто работу выполняет тот ее и описывает. Задача специалиста по оптимизации помочь ему правильно все оформить и ничего не забыть.

Картинка с сайта: www.wikipro.ru

Вклад участника

Сабашкин Максим

Обратная связь Автору