Что такое обязанности в должностной инструкции

На практике в трудовых отношениях часто можно услышать термин «должностные обязанности» работника. Посмотрим, что это такое, как их сформулировать и в каком документе, где и как зафиксировать изменение должностных обязанностей работника.

Что такое должностные обязанности сотрудника

На самом деле Трудовой кодекс не содержит как такового понятия «должностные обязанности». Но по сути, должностные обязанности то же самое, что трудовая функция работника.

Итак, должностные обязанности – это перечень конкретных видов поручаемой человеку работы, конкретных действий при выполнении им своей трудовой функции, цели, которые ставятся перед работником, и результаты его работы, а также меры по достижению поставленных перед работником целей.

Кстати, в Трудовом кодексе встречается так же такой термин как «трудовые обязанности». К примеру, в ст. 21 ТК РФ сказано, что «работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором». А в ст. 129 ТК РФ сказано: «оклад (должностной оклад) – фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей …». То есть термины «трудовые обязанности» и «должностные обязанности» в целом являются синонимами. Хотя иногда считают, что трудовые обязанности – более широкое понятие, включающееся в себя совокупность действий работника, которые он должен предпринимать для исполнения условий трудового договора и соблюдения трудового законодательства.

Как сформулировать должностные обязанности сотрудника

Должностные обязанности нужно формулировать письменно и как можно понятнее и подробнее, чтобы у работника было понимание, чем он должен заниматься, за что отвечает. А работодатель будет ориентироваться на список обязанностей работника, чтобы понимать, за невыполнение какой работы сотрудника можно наказать.

Для удобства можно воспользоваться квалификационными справочниками по разным должностям, профессиям, специальностям, либо профессиональными стандартами.

К примеру, должностные обязанности маркетолога можно посмотреть в профессиональном стандарте «Маркетолог» (утв. Приказом Минтруда от 04.06.2018 № 366н). Из приведенного в нем описания трудовой функции можно выбрать те обязанности, которые применимы именно к вашему работнику, дополнить список отдельными специфическими обязанностями, характерными именно для вашей организации. Также из этого стандарта можно взять возможные наименования должностей и профессий, требования к образованию специалиста.

Где сформулировать должностные обязанности сотрудника

В трудовой договор в обязательном порядке включается информация о трудовой функции работника (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) (ст. 57 ТК РФ). А как мы уже сказали выше, понятие «должностные обязанности» и «трудовая функция» равнозначны. Получается, что информация о должностных обязанностях должна быть в трудовом договоре работника.

Вместе с тем, в трудовом договоре можно указать лишь, какую должность (профессию, специальность) занимает работник. А конкретизировать должностные обязанности можно в отдельном документе, например в должностной инструкции. При этом из трудового договора надо сделать ссылку на конкретную должностную инструкцию. Это позволит не утяжелять трудовой договор, перечисляя в нем все трудовые обязанности сотрудника. Но в любом случае работника надо будет ознакомить с должностной инструкцией под роспись до подписания трудового договора.

Должностная инструкция: как составить

Трудовой кодекс не обязывает работодателей утверждать должностные инструкции по всем работникам. Трудинспекции также указывают, что этот документ не является обязательным в организации (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299). Вместе с тем, этот документ помогает определить должностные обязанности сотрудника, требования, предъявляемые к занимаемой им должности, определить пределы ответственности по конкретной должности.

Порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован. То есть работодатель утверждает его самостоятельно. При этом работодатель может (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6):

• сделать должностную инструкцию приложением к трудовому договору;
• утвердить должностную инструкцию как самостоятельный документ. Правда, здесь возможно возникновение споров с работником, если должностные обязанности, прописанные в должностной инструкции, будут отличаться от обязанностей, прописанных в трудовом договоре.

Подробнее об утверждении должностной инструкции читайте в отдельной консультации.

Как изменить должностные обязанности работника

Здесь все зависит от ситуации (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Вариант 1. Должностные обязанности сотрудника прописаны в трудовом договоре. Изменение, в том числе дополнение, условий трудового договора (например возложение на работника дополнительных должностных обязанностей) допустимо лишь с согласия работника. Действия работодателя в этом случае квалифицируются как изменение определенных сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя (ст. 72 ТК РФ).

Порядок действий при этом должен быть таким. Работодатель должен направить работнику письменное мотивированное предложение изменить условия, которые ранее были зафиксированы в трудовом договоре. И лишь при согласии работника можно составить дополнительное соглашение к договору и поставить на нем подписи обеих сторон.

Вариант 2. Должностные обязанности работника прописаны в должностной инструкции, и она является приложением к трудовому договору. Тогда целесообразно вносить изменения одновременно в трудовой договор и в должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. При этом если изменяются обязательные условия трудового договора (в частности, трудовая функция), то нужно предварительно получить согласие работника на такое изменение. То есть вручить работнику письменное уведомление об изменении условий и получить его согласие на продолжение трудовых отношений на новых условиях.

Вариант 3. Должностные обязанности работника прописаны в должностной инструкции, и она утверждена как отдельный документ. Если при этом изменение должностных обязанностей не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, то можно просто утвердить должностную инструкцию в новой редакции и письменно ознакомить с ней работника. В этом случае должностная инструкция утверждается в 2-х экземплярах и один экземпляр вручается сотруднику под роспись. Пример ситуации, когда не меняются обязательные условия трудового договора, это, например, изменение порядка передачи другим сотрудникам (в другие подразделения) каких-либо документов, составляемых определенным сотрудником. Такие изменения не влияют на трудовую функцию сотрудника.

Отметим, что если изменение должностных обязанностей приводит к появлению у сотрудника более широких обязанностей, чем те, которые прописаны для должности, на которую он принимался, то имеет смыл перевести работника на другую должность, предусматривающую отличные от указанных в трудовом договоре трудовые обязанности.

Кстати, если работодатель по собственной инициативе уменьшит работнику объем должностных обязанностей и, как следствие, уменьшит размер оклада, а работник с этим не согласится, то работодатель будет вправе уволить работника по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Правда, в этом случае работодатель должен соблюсти требования, предусмотренные ст. 74 ТК РФ, в частности, уведомить работника об изменениях не позднее чем за 2 месяца, при несогласии работника предложить ему другую имеющуюся работу и т.д.

Нужно ли доплачивать работнику при дополнении должностных обязанностей

По мнению Роструда, возложение на работника дополнительной работы (то есть добавление ему должностных обязанностей) может быть произведено только с его согласия и должно дополнительно оплачиваться. Размер оплаты устанавливается по соглашению работника и работодателя исходя из содержания и объема дополнительной работы (Обзор актуальных вопросов от работников и работодателей за октябрь 2020 года // Онлайнинспекция.РФ: электронный ресурс. 2020).

Уточнение или конкретизация должностных обязанностей

Уточнение (конкретизация) должностных обязанностей не является изменением трудовой функции. Поэтому если в такой ситуации работник откажется от продолжения работы в новых условиях, работодатель будет вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть по причине отказа работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора.

Что делать, если работник не исполняет свои должностные обязанности

Здесь возникают 2 вопроса: можно ли применить к работнику, не исполняющему свои должностные обязанности, дисциплинарное взыскание и как оплачивать этот период.

Начнем с взыскания. Если должностные обязанности сотрудника прописаны в должностной инструкции, но работник не был под роспись с ним ознакомлен, то применить к нему дисциплинарное взыскание нельзя. Ведь в такой ситуации должностная инструкция не является приложением к трудовому договору. И нельзя сказать, что работник не исполнял трудовые обязанности, предусмотренные его трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

А вот если должностная инструкция – часть трудового договора, и работник не исполнял обязанности, предусмотренные инструкцией (то есть не исполнял трудовую функцию), то применение дисциплинарного взыскания будет правомерно. Причем в определенных ситуациях возможно даже увольнение работника по данному основанию. Подробнее о видах дисциплинарных взысканий и о порядке их применения читайте здесь.

Порядок оплаты будет зависеть от ситуации (ст. 155 ТК РФ).

Вариант 1. При невыполнении должностных обязанностей по вине работодателя (например, работник не был обеспечен необходимым для выполнения работы инструментом) оплата труда производится в размере не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени.

Вариант 2. При невыполнении должностных обязанностей по причинам, не зависящим от работодателя и работника (например, авария в цеху из-за урагана), оплата труда производится в размере не менее 2/3 оклада работника, рассчитанных пропорционально фактически отработанному времени.

Вариант 3. При невыполнении должностных обязанностей по вине работника оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной работы.

Должностные обязанности необходимо фиксировать в документах. Как показывает практика трудовых отношений, только такой способ может обеспечить их эффективное исполнение и избавить стороны от трудовых споров.

Должностные обязанности: как это понимать

Прописать должностные обязанности кратко, емко и понятно, без возможности двоякого толкования – нелегкая задача. Целесообразно вначале определить, что понимается под этим термином. В ТК РФ он встречается несколько раз (например, в ст. 129 ТК РФ), причем трудовые и должностные обязанности часто определяются как синонимы, приравниваются к понятию трудовой функции.

Более четкого определения законодатель не дает, поэтому можно считать, что должностные обязанности:

• конкретные виды работы, действий на рабочем месте;
• цели, которые перед работником ставятся;
• результаты работы;
• пути их достижения.

Указанные признаки и должны отражаться в документах, ЛНА фирмы применительно к должностям.

Правильные формулировки и стандарты

Управлять подчиненными в режиме устных распоряжений может показаться руководителю прекрасной идеей, особенно если фирма маленькая или относится к среднему бизнесу. Однако так происходит до первого серьезного конфликта администрации и работника, до первых разбирательств в суде. Тут и выясняется, что формулировки должностных обязанностей в утвержденных фирмой документах играют решающую роль.

На что опираться, прописывая должностные обязанности? Есть профессии, разработка должностных обязанностей для которых прописана в законе, например, медработники, частные охранники, полицейские.

В помощь кадровикам выпускаются ведомственные рекомендации и образцы, по ним можно такой документ составить (как правило, это должностная инструкция).

В большинстве случаев никаких требований на этот счет федеральное законодательство не содержит. В то же время все большее значение приобретают профессиональные стандарты как основа для разработки должностных инструкций. Здесь нет противоречия, но есть необходимость внимательного подхода к документированию обязанностей работника.

Стандарты обязательно учитывать, если профессия предполагает какие-либо льготы, компенсации или ограничения. Должностные обязанности не должны противоречить стандартам. В ином случае профстандарты можно использовать как рекомендации при составлении ЛНА.

Использование однообразных, не учитывающих специфики конкретной работы, формулировок можно считать наиболее частой и существенной ошибкой. Не рекомендуется поручать составление перечня должностных обязанностей только одному человеку.

Подсказка! Специалисты советуют начать работу над документом с самим сотрудником, а затем привлекать юриста, кадровика, непосредственного руководителя для уточнения и согласования формулировок.

Где прописать

Традиционно считается, что должностные обязанности нужно прописывать в должностных инструкциях. Это не единственный вариант. Должностные обязанности можно отразить непосредственно в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Данный способ не всегда удобен, если есть необходимость детально прописывать их.

На практике встречаются такие варианты:

• в тексте трудового договора;
• в отдельной должностной инструкции;
• в должностной инструкции, являющейся приложением к трудовому договору (с отсылкой в инструкции к нему, и наоборот).

Последнее решение наиболее оптимально: в контракте прописывается название должности, а в инструкции – конкретные функции.

Должностная инструкция может быть в двух формах:

1. Для отдельного работника. Например, в организацию принят юрист, основная обязанность которого – работа с дебиторской и кредиторской задолженностью, в отличие от юристов, выполняющих иные функции.
2. Для группы работников. Пример: должностная инструкция сотрудника охраны в супермаркете. Здесь работа однотипна для всех охранников.

Составляем, изменяем, уточняем

Предположим, должностные обязанности решено закрепить в должностной инструкции. В нее включаются, кроме наименования документа, разделы:

• общая информация, положения (квалификация, кто замещает, если работник отсутствует, кому тот подчиняется и пр.);
• обязанности (степень детализации может быть различной);
• знания, умения (какие документы должен знать, что уметь на рабочем месте);
• права и взаимодействие с другими сотрудниками (что может потребовать от других, кому отчитывается сам, с кем находится в контакте по рабочим вопросам);
• за что отвечает работник (контроль дебиторской и кредиторской задолженности, сохранности товара в торговом зале и пр.).

Документ утверждается руководителем и подписывается работником, как подтверждение ознакомления с ним. Если работник избегает ставить свою подпись, нужен акт об этом. По такой же схеме можно дать описание и в тексте трудового договора, если инструкцию решено не составлять.

Изменять должностные обязанности, скорее всего, придется с согласия работника. Это справедливо, если они прописаны в трудовом договоре или в должностной инструкции – приложении к нему. Нужно подписать допсоглашение и зафиксировать изменения.

Если должностная инструкция существует как отдельный, не связанный с трудовым договором документ, руководитель может скорректировать ее без предварительного согласия, а затем ознакомить под роспись.

Потенциально это почва для конфликта: работник может решить, что имело место одностороннее изменение обязательных условий трудового договора, и обратиться в суд. Целесообразно разъяснить ситуацию заранее. Например, обновление касается организационных моментов работы охранной службы, изменения трудовых функций не происходит.

Если изменения должностных обязанностей имеют уточняющий характер, а сотрудник отказывается продолжать работу, его можно уволить. Конкретно такая ситуация может возникнуть в связи с организационными, технологическими изменениями условий на рабочем месте. При этом изменять трудовые функции работника нельзя (ст. 77 ТК РФ ч.1-7, ст. 74 ТК РФ).

Обязанности и ответственность

Должностные обязанности прописывают, чтобы работник их исполнял, а работодатель мог контролировать. С другой стороны, директор не может расширить должностные обязанности, существенно их изменить по своему усмотрению, как об этом и сказано выше. Документ фиксирует взаимную ответственность сторон.

Неисполнение трудовых обязанностей может наступить по вине работника, а также по вине администрации. В последнем случае ответственность за неисполнение обязанностей, даже если они прописаны в ЛНА, с человека снимается. При отсутствии вины сторон, например, в случае форс-мажора, природных катаклизмов, и пр., работнику положена оплата в размере 2/3 (ст. 157 ТК РФ).

Наложение на работника дополнительных должностных обязанностей, безусловно, означает необходимость и дополнительной оплаты. Об этом напоминает, например, трудинспекция на своем официальном сайте, отвечая на вопросы от работников и работодателей (октябрь 2020 г.).

Если должностная инструкция обязательна для данной должности, но ее в организации нет, руководителю грозит наказание по ст. 5.27 КоАП РФ.

Должностная инструкция — это документ, содержащий подробное описание обязанностей, прав и ответственности, а также требований к исполнителю определенной должности в организации. Это неотъемлемая часть трудового процесса — должностная инструкция необходима для эффективной работы как исполнителя, так и руководителя.

Цель разработки должностной инструкции заключается в четком определении задач каждого сотрудника, установлении их обязанностей и порядке действий на рабочем месте. 

В статье рассмотрим важные аспекты должностной инструкции, ее структуру, особенности и значение для успешной работы организации.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)». Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. Общая характеристика должностной инструкции
2. Значение должностной инструкции
3. Что делать, если нет должностной инструкции
4. Структура должностной инструкции
5. Порядок утверждения должностной инструкции

Общая характеристика должностной инструкции

Должностная инструкция — это локальный нормативный документ организации, который  регулирует правовой статус работника, права и обязанности работника.

Прямой ссылки о том, что должностная инструкция должна быть в обязательном порядке  Трудовой кодекс РФ не содержит. Есть косвенное указание на наличие должностной  инструкции: статья 22 ТК РФ и статья 68 ТК РФ, которые обязывают ознакамливать работника  с локальными нормативными актами, в том числе, с его должностными обязанностями.

Важно знать! 

Несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной  инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не  только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы  ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к  занимаемой должности.

Значение должностной инструкции

Должностная инструкция помогает, в первую очередь, правильно и грамотно выставить  объявление о вакансии той или иной должности. Инструкция содержит информацию:

• подчиненность;

• круг обязанностей;

• квалификационные требования, предъявляемые к кандидатам на  вакантную должность. 

Кроме того, должностная инструкция, поможет правильно и грамотно составить отказ в  заключении трудового договора, если гражданин, которому отказали обратиться с  заявлением о предоставлении письменного отказа в заключении трудового договора.

Одна из главных функций или задач должностной инструкции — разрешение конфликтных  ситуаций между работодателем или его представителем и работником, к ней прибегают в  случае возникновения индивидуального трудового спора между работником и работодателем  в судебном органе или в иных органах, осуществляющих надзор и контроль за соблюдением  трудового законодательства РФ. 

Что делать, если нет должностной инструкции

Если нет в наличии должностной инструкции, то должностные обязанности в  обязательном порядке должны быть прописаны в самом трудовом договоре.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не  урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и в каком порядке  вносить в нее изменения и (или) дополнения.

При составлении должностных инструкций рекомендуется пользоваться не только  Квалификационными справочниками, но и Профессиональными стандартами, которые  приняты и действуют на территории РФ. 

Однако Квалификационные справочники носят рекомендательный характер.  Профессиональные стандарты на сегодняшний день не для всех обязательны. Следовательно,  работодатель имеет право устанавливать свои квалификационные требования к должности и  должностные обязанности с учетом специфики деятельности работодателя.

С точки зрения теории, должностная инструкция составляется на должность, но не на  работника. С точки зрения практики, должностная инструкция составляется на сотрудника,  который уже работает по данной должности.

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления» подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации, в том числе — должностной инструкции.

Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.

Структура должностной инструкции

Основные разделы должностной инструкции:

• общие положения;

• должностные обязанности;

• права работника;

• ответственность.

В разделе «Общие положения» указывают:

• Наименование должности (профессии) в соответствии со штатным расписанием;

• Название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои  обязанности (если оно предусмотрено в штатном расписании);

• Подчиненность работника;

• Перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников,  непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

• Порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой  должности в период временного отсутствия работника;

• Уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника,  необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

• Требования к стажу работы по специальности;

• Квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении  специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при  выполнении должностных обязанностей;

• Организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет  служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Пример:

Работник принимается на должность специалиста отдела кадров. У нее диплом о высшем  профессиональном образовании (например, в сфере железнодорожного транспорта), но при  этом опыт работы 1 год в отделе кадров. 

В должностной инструкции прописано следующее: «На должность инспектора по кадрам  назначается лицо, имеющее высшее образование (юридическое) стаж работы по  специальности не менее 2 лет».

Есть нарушение в должностной инструкции. В должностной инструкции указано  наименование должности «Инспектор отдела кадров», что не соответствует  Квалификационному справочнику 1998 г. и Профессиональному стандарту «Специалист по  управлению персоналом».

Решение:

Поскольку, переход к профстандартам у работодателя занимает определенное время и состоит  из несколько этапов, рекомендуется при составлении должностной инструкции  руководствоваться справочниками.

Необходимо привести в соответствии во всех документах наименование  должности «Инспектор отдела кадров». Из примера следует, что сотрудник, принятый на работу в отдел кадров не соответствует  требованиям, указанным в должностной инструкции. 

Как быть работодателю в описанной ситуации? Утвердить новую должностную инструкцию и прописать квалификационные требования по  должности специалиста отдела кадров под работника.

Например, «на должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее образование не ниже  среднего профессионального, опыт работы в кадровой сфере не менее 1 — года и курсы по  направлению «Специалист по управлению персоналом», либо «Кадровое делопроизводство».

Порядок утверждения должностной инструкции

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Может возникнуть ситуация, работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, какая информация содержится в инструкции.

При необходимости внести изменения: если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом  внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных  условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой  редакции, письменно ознакомив с ней работника. 

Должностная инструкция, как правило,  составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.