Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.
Должен ли работодатель составлять должностную инструкцию, чтобы заключить трудовой договор с сотрудником? Привлекается ли работодатель к ответственности за отсутствие должностной инструкции? — ответим в новом выпуске линии консультаций «1С‑Рарус».
Нужно ли составлять должностную инструкцию?
Часть 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ устанавливает, что одним из обязательных пунктов трудового договора является указание трудовых функций сотрудника. Это означает, что должность сотрудника должна соответствовать профессии, штатному расписанию и др.
Должностная инструкция — нормативный акт компании, в котором прописаны обязанности сотрудника, его права, ответственность и требования к квалификации.
Трудовой кодекс РФ не содержит положений о том, какие локальные нормативные акты должны быть приняты работодателем. Следовательно, должностная инструкция не является обязательным требованием для заключения трудового договора с сотрудником.
Работодатель может самостоятельно выбрать, указывать ли в трудовом договоре помимо трудовой функции сотрудника еще и перечень должностных обязанностей работника или нет.
Исходя из этих положений, работодатель может не составлять должностную инструкцию. Привлечение его к ответственности за отсутствие должностной инструкции является нарушением трудового законодательства РФ.
Тем не менее, мы рекомендуем работодателю составить должностную инструкцию для реализации своих интересов и интересов работника.
Обратите внимание: должностная инструкция выступает или отдельным документом, или приложением к трудовому договору.
Чем может быть полезна должностная инструкция?
|
Для работодателя |
Для сотрудника |
|
|---|---|---|
|
Указание деловых качеств соискателя работы |
Может обосновывать отказы в приеме на работу соискателей |
Может четко понимать требуемые деловые качества при приеме на ту или иную должность |
|
Оценка работы сотрудников |
Используя положения должностной инструкции, работодатель может сверять с «эталоном» работу сотрудников и выявлять преимущества или недостатки |
Может оценивать выдвигаемые критерии работы для улучшения трудовых показателей и роста эффективности выполняемых трудовых функций |
|
Распределение трудовых функций |
Может рационализировать работу сотрудников, поручив им те трудовые обязанности, которые находятся в их компетенциях |
Может анализировать реальные трудовые обязанности с прописанными документально, чтобы четко определять границы своих компетенций и зоны ответственности |
Обратите внимание: должностная инструкция разрабатывается работодателем к каждой должности, зафиксированной в штатном расписании. Работодатель может воспользоваться Единым квалификационным справочником должностей в качестве источника.
Резюмируя
- Должностная инструкция не является обязательным требованием для заключения трудового договора с сотрудником.
- Обязанности работника могут быть прописаны в трудовом договоре.
- Работодатель не привлекается к ответственности за отсутствие должностной инструкции.
- Должностная инструкция может быть представлена в виде приложения к трудовому договору или отдельного документа.
- Наличие должностной инструкции может быть полезным как для работодателя, так и для сотрудника.
Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.
Нарушения, связанные с трудоустройством
До подписания договора будущий работник должен предъявить сотруднику отдела кадров комплект документов, список которых определяется трудовым законодательством. Это базовые (паспорт, СНИЛС и прочие) и дополнительные (образовательные документы, военный билет и другие) документы.
Если заключить трудовой договор с физическим лицом, которое не предоставило все обязательные документы, то работодателю может быть выписан штраф от 1 тысячи до 70 тысяч рублей ().
В особых случаях при трудоустройстве требуется обязательный медицинский осмотр. Эта процедура обязательна при заключении договора с несовершеннолетними, при устройстве сотрудников на вредное или опасное производства, в районы Крайнего Севера.
Полный перечень оснований для прохождения обязательного осмотра установлен федеральным законодательством и иными подзаконными актами. Допуск работника без предварительного медосмотра квалифицируется в качестве нарушения требований охраны труда и влечет ответственность в виде штрафа (от 15 тысяч рублей), дисквалификации ответственного сотрудника или приостановки деятельности компании ().
Работодатель в обязательном порядке должен ознакомить будущего сотрудника с корпоративными нормативными документами, в число которых включаются:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила хранения и использования персональных данных сотрудников;
- положение об оплате труда;
- правила и инструкции по охране труда.
При ведении кадрового электронного документооборота с сотрудниками ознакомить не только вновь принятого в штат, но и весь коллектив с локальными документами компании можно в облачном сервисе Астрал iКЭДО — это быстро и удобно.
Локальные регламенты компания разрабатывает самостоятельно исходя из особенностей деятельности. С документами необходимо ознакамливать под роспись всех сотрудников. Сумма штрафа за нарушение этих правил варьируется от 1 тысячи рублей для должностного лица до 50 тысяч — для компании (). При повторном нарушении — штрафные санкции значительно больше ().
Важно отметить, что отсутствие должностных инструкций не является нарушением трудового законодательства и штрафа не будет.
Подписание трудового соглашения — это ключевой этап оформления сотрудника в штат компании. К форме и содержанию этого документа установлены жесткие требования законодательства.
Например, в обязательном порядке указывают сведения о сторонах договора, месте и дате его заключения и другие данные. За неоформление или ошибки в этом документе (например, отсутствие обязательных пунктов) компанию привлекут к ответственности: штраф составит от 10 тысяч до 200 тысяч рублей в зависимости от лица, которое несет ответственность и наличия аналогичных штрафов в течение года ().
Дополнительные обязательства работодателя возникают при заключении трудового договора с некоторыми категориями граждан.
Например, если сотрудник ранее замещал должности государственной или муниципальной службы, работодатель обязан в 10-дневный срок сообщить представителю нанимателя (работодателю) по последнему месту службы этого лица о заключении договора. За несообщение текущий работодатель может быть привлечен к штрафу от 2 тысяч до 500 тысяч рублей ().
Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, при трудоустройстве на работодателя возлагается обязанность по заполнению и сохранности этого документа. За нарушение правил оформления и работы компании грозит ответственность в виде штрафа от 1 тысячи до 70 тысяч рублей ().
При ненадлежащем ведении электронных трудовых книжек (сведений о трудовой деятельности) кроме обычного штрафа, для должностных лиц предусмотрены дополнительные штрафные санкции в размере от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП).
Важно отметить, что с 1 сентября 2021 года работодатели освобождены от обязанности вести личные карточки сотрудников по форме Т-2, соответственно их наличие не подлежит контролю со стороны трудовых инспекций. При этом организация может продолжать вести подобные документы в целях кадрового учета.
При приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, работник должен предоставить удостоверение гражданина, подлежащего призыву, или военный билет. Работодатель обязан в двухнедельный срок направить информацию о военнообязанном работнике в военный комиссариат. За неуведомление государственного органа предусмотрен штраф от 1 тысячи до 3 тысяч рублей ().
Нарушения в документах по кадровому учету
Все кадровые процессы в компании должны сопровождаться оформлением соответствующих документов. В противном случае будут штрафы.
Отсутствие штатного расписания
Штатное расписание — это обязательный внутренний документ компании. В нем определяется структура, штатный состав и численность сотрудников.
За отсутствие штатного расписания грозит штраф от 1 тысячи до 70 тысяч рублей () или дисквалификации должностного лица (при повторных нарушениях).
Отсутствие табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени — документ, в котором фиксируется фактически отработанное работниками время в течение рабочего дня или смены, а также — учет неотработанного времени (время болезни, отпуска, простоя).
Табель — это обязанный документ не только для кадрового делопроизводства, но и для бухгалтерского учета — он является основанием для начисления и выплаты заработной платы.
За отсутствие этого документа работодателя могут привлечь к нескольким видам ответственности:
- за нарушение законодательных о труде (штраф от 1 тысячи рублей — );
- за грубое нарушение правил бухгалтерского учета (штраф от 5 тысяч рублей — );
- за непредставление документов, связанных с уплатой страховых взносов (штраф от 300 рублей — ст. 15.33.2 КоАП).
Отсутствие графика отпусков
График отпусков — это регламентированный кадровый документ, в которому указывается информация об отпусках сотрудников компании на будущий год. График составляется ежегодно и утверждается руководителем организации не позднее 17 декабря.
Отсутствие этого документа грозит работодателю штрафом до 50 тысяч рублей при первом нарушении и до 70 тысяч рублей — при повторном нарушении ().
Отсутствие документов по служебным командировкам
При направлении сотрудника в командировку, требуется письменное распоряжение работодателя. Как правило, это приказ о направлении в командировку. За его отсутствие предусмотрен штраф (от 1 тысячи до 70 тысяч рублей — ) или дисквалификации должностного лица (при повторных нарушениях).
Другие документы (например, командировочные удостоверение) потребуется оформить, только если они предусмотрены внутренними правилами компании.
Нарушения при оформлении СОУТ
Специальная оценка условий труда — обязательный процесс для определения вредных и опасных производственных факторов, также — для установления класса условий труда для каждого рабочего места. В рамках этой проверки требуется оформить приказ, в котором указывается график проведения СОУТ и комиссия по ее проведению.
Комиссия составит перечень рабочих мест, далее — совместно со специализированной организацией — определить аналогичные рабочие места. По итогам исследований будет составлен отчет о СОУТ. После его составления, нужно отправить в трудовую инспекцию декларацию на рабочие места с условиями труда 1 и 2 класса.
Дополнительно: необходимо ознакомить каждого сотрудника с картой оценки его рабочего места. Если в трудовом договоре не указан класс условий труда, требуется заключить дополнительное соглашение.
Нарушение при оформлении документов и уведомлений по спецоценке квалифицируются как административное правонарушение, за которое предусмотрен штраф от 5 тысяч до 80 тысяч рублей при первом нарушении (). За повторные ошибки штраф будет значительно больше: 30 тысяч до 200 тысяч рублей и дополнительные санкции (дисквалификация должностных лиц или приостановление деятельности) — .
Нарушения оформления периодических обязательных медосмотров
Регулярный обязательный медицинский осмотр обязаны проходить некоторые категории сотрудников. В рамках этой процедуры требуется оформление обязательных кадровых документов:
- Составление списка работников, подлежащих осмотру.
- Заключение договора с медицинской организацией;
- Письменное ознакомление с календарным планом осмотров.
- Оформление направлений на медосмотр.
- Заполнение журнала учета прохождения медосмотров и другую документацию.
За несоблюдение порядка составления документов и требований по охране труда предусмотрен штраф от 2 тысяч до 80 тысяч рублей (). Если организация допустит до работы сотрудника, которые не прошел обязательный медицинский осмотр, то штраф составит от 15 тысяч до 130 тысяч рублей ().
Нарушения в документах по миграционному законодательству
При привлечении к труду иностранных граждан компания берет на себя дополнительные обязательства по учету и документированию. Основные нарушения по оформлению документов на иностранцев следующие:
- Ошибки при составлении документов на право пребывания, проживания или переезда иностранцев. Штраф: от 40 тысяч до 500 тысяч рублей ().
- Неисполнение обязанностей по миграционному учету. Штраф: от 2 тысяч до 500 тысяч рублей ().
- Предоставление заведомо ложных сведений при оформлении документов для его въезда в Россию. Штраф: от 45 тысяч до 500 тысяч рублей ().
- Нарушения, связанные с разрешением на работу (отсутствие этого разрешения или отсутствие нужной профессии в разрешении). Штраф от 2 тысяч до 800 тысяч рублей ().
- Неуведомление или нарушение порядка и (или) формы уведомления ФМС о заключении договора с иностранным гражданином. Штраф: от 2 тысяч до 800 тысяч рублей ().
В системе кадрового ЭДО iКЭДО от Калуги Астрал можно обмениваться документами в том числе и с нерезидентами. Для всех сотрудников в сервисе выпускается УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись, которой работник может подписывать документы со своей стороны. Если вашим сотрудникам требуются усиленные подписи, их также можно получить в нашем аккредитованном удостоверяющем центре. Стоимость подписи Астрал-ЭТ: Базис от 900 рублей.
Нарушения, связанные с персональными данными
Многие сведения, которые используются работодателями в кадровых процессах, подпадают под действие законодательства о персональных данных. Работодатель обязан хранить и обрабатывать эти сведения по особым правилам, за нарушение которых компании грозит ответственность. В частности, наказание возможно:
- За работу с персональными данными без формализованного и подписанного согласия работника. Штраф: от 3 тысяч до 75 тысяч рублей ().
- За отсутствие или неопубликование политики по обработке персональных данных. Штраф: до 30 тысяч рублей ().
- Несвоевременное обновление или уничтожение персональных данных по требованию работника. Штраф: от 1 тысячи до 45 тысяч рублей ().
Важно: законодательные требования о порядке работы с персональной информацией периодически меняются и, как правило, ужесточаются, поэтому нужно постоянно следить за новациями в этой сфере права.
Невыдача расчетного листка
Расчетный лист — некадровый документ, но если не выдавать его сотрудникам, тоже будут штрафы. Расчетный лист содержит сведения по начислению заработной платы, а также — данные по удержаниям. Он направляется каждому работнику при выплате зарплаты за вторую половину месяца. Его можно выдавать в бумажной или электронной форме.
Штраф за невыдачу расчетного листа — от 1 тысячи до 50 тысяч рублей при первом выявлении нарушения (). При повторных — санкции строже: придется заплатить штраф (от 10 тысяч до 70 тысяч рублей), а для должностных лиц допустивших нарушения возможна дисквалификация до трех лет ().
В системе кадрового ЭДО iКЭДО можно заводить не только кадровые документы, но любые типы документов, необходимые для взаимодействия с сотрудниками, например: расчетные листки, авансовые отчеты по командировкам. Кадровое ЭДО — это надежно и эффективно. Посчитайте выгоду от внедрения Астрал iКЭДО на нашем калькуляторе.
Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса
Существенная экономия времени.
Отправь заявку и мы расскажем все о кадровом ЭДО
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:
Многие сотрудники, проработав у одного работодателя не один год, в глаза не видели свою должностную инструкцию. Работодатели в свою очередь тоже не особо напрягаются на этот счет. А как известно, должностная инструкция – один из основных документов трудящихся. Каковы последствия такого игнорирования? Об этом и не только узнаете из статьи.
Как ни странно, но в Трудовом кодексе о должностных инструкциях ничего не сказано. Поэтому можно сделать вывод об отсутствии прямого правового регулирования. Тогда закономерно возникает вопрос: зачем вообще нужна должностная инструкция, если есть трудовой договор и штатное расписание? Поэтому обо всем по порядку.
Организационно-распорядительный документ
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ (локальный нормативный акт), который содержит конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом:
а) особенностей организации производства;
б) особенностей труда и управления;
в) особенностей прав и ответственности работника.
Такое определение должностной инструкции дали специалисты Роструда в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1. Она может быть приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.
Должностная инструкция – не формальность, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).
По общему правилу трудовая функция работника определяется наименованием его должности в штатном расписании и конкретизируется соответствующей должностной инструкцией. В свою очередь трудовой договор нацелен на установление и оформление юридической связи между работником и работодателем. Трудовая функция работника в нем только называется, а конкретизируется в вышеуказанных документах. Чтобы избежать спорных ситуаций с персоналом, желательно в тексте трудового договора сделать ссылку на должностную инструкцию по конкретной должности. Работодатель вправе сам решить: указать в трудовом договоре только название должности либо должность и перечень соответствующих должностных обязанностей.
Таким образом, должностные инструкции и перечисленные в них квалификационные характеристики способствуют:
– правильному подбору и расстановке кадров;
– повышению деловой квалификации персонала;
– рациональному разделению труда;
– созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между работниками;
– установлению единых подходов в определении должностных обязанностей и предъявляемых квалификационных требований.
Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных инструкций определяется в процессе аттестации специально создаваемой в организации комиссией.
В письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 обобщены негативные последствия для работодателя отсутствия разработанных и утвержденных должностных инструкций. Так, в отдельных случаях это препятствует работодателю:
– обоснованно отказать в приеме на работу (т. к. именно в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
– объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
– распределить трудовые функции между работниками;
– временно перевести работника на другую работу;
– оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Само по себе отсутствие должностных инструкций не нарушает трудовое законодательство и не влечет наступление ответственности, но может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений. Однако следует учитывать, что для некоторых сфер деятельности законом может быть прямо предусмотрено обязательное наличие должностных инструкций (государственная служба, бюджетные учреждения, унитарные предприятия и др.). Так, в пункте 7 статьи 20 Федерального закона от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» сказано, что права и обязанности административно-хозяйственного, инженерно-технического, производственного, учебно-вспомогательного и иного персонала высшего учебного заведения определяются, помимо прочего, должностными инструкциями.
Таким образом, трудовая инспекция при проверке организации вправе затребовать должностные инструкции в двух случаях:
1) если их наличие прямо предусмотрено в законе;
2) если их наличие предусмотрено локальными нормативными актами организации.
Само по себе отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства и не влечет наступление ответственности, но может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений (необоснованный отказ в приеме на работу, необъективная оценка трудовых показателей, затруднительность принятия кадровых решений и др.).
Как именно будет называться должностная инструкция (как документ), принципиального значения не имеет. Такой вывод можно сделать из письма Роструда от 24 ноября 2008 г. № 6234-ТЗ. Между тем для работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать «должностные инструкции», а для профессий рабочих следует использовать термины «рабочая инструкция», «производственная инструкция», «инструкция по профессии».
Согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.), типовые (примерные) должностные инструкции необходимо хранить постоянно (по месту разработки и утверждения) и три года после замены новыми (в прочих организациях). В свою очередь индивидуальные (персональные) должностные инструкции хранятся в личных делах в течение 75 лет.
Разработка инструкции
Порядок разработки должностной инструкции законом не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»).
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Такое требование содержится в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».
Содержание должностной инструкции разрабатывается, как правило, на основе квалификационных характеристик, которые можно найти в квалификационных справочниках. В качестве примера можно привести Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37) (далее – Справочник должностей) и Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (раздел «Профессии рабочих, общие для всех отраслей народного хозяйства») (утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31 января 1985 г. № 31/3-30).
По мере развития новых направлений в бизнесе рынок трудовых ресурсов соответствующим образом отвечает предложением специалистов нужного профиля. Поэтому Справочник должностей время от времени дополняется новыми должностями. Так, за последние годы появились квалификационные характеристики для следующих должностей: крупье, корпоративный секретарь акционерного общества, директор по связям с инвесторами, менеджер по связям с инвесторами, начальник отдела по связям с инвесторами, аналитик, инспектор фонда (работа с информационными массивами), специалист по связям с инвесторами, эксперт дорожного хозяйства и др.
Наиболее полный перечень наименований профессий рабочих и должностей служащих (вплоть до самых редких и экзотических) можно найти в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (утв. постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367).
Все должности в Справочнике должностей сгруппированы по видам экономической деятельности. Документ состоит из двух разделов. В первом содержатся общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников различного профиля по трем категориям – руководители, специалисты и служащие (технический персонал). Во втором разделе приведены квалификационные характеристики должностей научных работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, проектных и изыскательских организациях, редакционно-издательских подразделениях.
Постановлением Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 утвержден порядок применения Справочника должностей. В пункте 2 разъяснено: относить должность к соответствующей категории следует в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника. Характер работы может быть организационно-административным, аналитико-конструктивным, информационно-техническим.
Структуру должностной инструкции можно составить по аналогии со Справочником должностей:
1-й раздел – «Общие положения»;
2-й раздел – «Требования к квалификации»;
3-й раздел – «Должен знать»;
4-й раздел – «Должностные обязанности»;
5-й раздел – «Права»;
6-й раздел – «Ответственность».
В раздел «Должностные обязанности» следует включить перечень основных функций, которые могут быть поручены (полностью или частично) работнику, занимающему данную должность. В раздел «Должен знать» – основные требования в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей. Раздел «Требования к квалификации» определяет уровень необходимой профессиональной подготовки и требуемый стаж работы. Его желательно разработать с учетом Закона РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании».
Имейте в виду: указанный Справочник должностей – своего рода ориентир для работодателя. Документ разработан Институтом труда, утвержден Минтрудом России и носит рекомендательный характер для любых предприятий, учреждений и организаций. Поэтому круг обязанностей работника может быть расширен по сравнению с перечнем, установленным соответствующими квалификационными характеристиками по справочнику для конкретной должности. Таким образом, Справочник должностей не является тем документом, который может подтвердить либо опровергнуть факт вхождения конкретной обязанности в круг служебных (трудовых) обязанностей работника. На то есть должностная инструкция и другие документы (например, доверенность). Эту позицию подтверждает судебная практика (к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 6 ноября 2007 г. по делу № А56-33366/2006).
Законодательство не предусматривает каких-либо санкций за нарушение (отход) работодателем требований к квалификации, предусмотренных Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.
Должностная инструкция составляется, как правило, в двух экземплярах. Работник должен своей подписью подтвердить, что ознакомлен с документом. Один экземпляр по просьбе работника может быть ему вручен. В письме от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 специалисты Роструда настоятельно рекомендуют разрабатывать должностные инструкции «по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании».
«Обязан уволиться. Я ухожу…»
Закон не предъявляет строгих требований к содержанию должностных инструкций, поэтому свобода творчества работодателей по их составлению порой не знает границ. Известны случаи, когда в инструкцию включают положения об обязанности (!) работника уволиться по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию. Роструд в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1 «О включении в должностную инструкцию положения об обязанности увольнения по определенным основаниям» изложил свою позицию по данному вопросу.
Специалисты Роструда разъяснили: положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в том числе по собственному желанию) не может включаться в должностную инструкцию, так как не относится к трудовой функции работника. Порядок и условия расторжения трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) определяет статья 80 Трудового кодекса.
Более того: включение вышеприведенных положений в должностную инструкцию может повлечь для работодателя проблемы с законом. Так, при наличии подобной должностной инструкции работнику в суде будет легче доказать, что работодатель вынудил его подать заявление об увольнении по собственному желанию. В любом случае это обстоятельство суд проверит. При этом бремя доказывания лежит на работнике. Позиция работника сильнее еще и потому, что суд при увольнении работника по собственному желанию руководствуется пунктом 22 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». Согласно ему, расторжение трудового договора по инициативе работника допустимо в случае, когда подача заявления об увольнении являлась добровольным его волеизъявлением. Поэтому грамотное и ответственное отношение работодателя к разработке должностных инструкций позволит избежать больших сложностей в будущем.
Новые обязанности
При необходимости должностные инструкции следует изменять и дополнять. Это может потребоваться, например, в случае распределения должностных обязанностей между несколькими сотрудниками, а также в результате усовершенствования организации труда, внедрения технических средств, увеличения объема выполняемых работ и т. п. Так, работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, но родственных по содержанию работ и аналогичных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования. Иначе необходимо истребовать письменное согласие работника и, как минимум, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. Согласно части 2 статьи 74 Трудового кодекса, о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (если иное не предусмотрено кодексом). Только после получения письменного согласия работника на продолжение трудовых отношений в должностную инструкцию можно вносить изменения (дополнения).
В письме от 31 октября 2007 г. № 4412-6 специалисты Роструда дают следующие рекомендации: если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить должностную инструкцию в новой редакции и под роспись ознакомить с ней работника (второй экземпляр по просьбе работника можно вручить ему).
Должностные инструкции и перечисленные в них квалификационные характеристики способствуют:
– правильному подбору и расстановке кадров;
– повышению деловой квалификации персонала;
– рациональному разделению труда;
– созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между работниками;
– установлению единых подходов в определении должностных обязанностей и предъявляемых квалификационных требований.
Несмотря на то что в Трудовом кодексе ни слова не сказано о должностной инструкции, она является важным документом и содержит не только сведения о трудовой функции работника, но и круг должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования к занимаемой должности. Наличие должностной инструкции в интересах как работника, так и работодателя.
В. Бельковец,
редактор-эксперт
Материал предоставлен редакцией журнала «Практическая бухгалтерия»
Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Нет КонсультантПлюс? Закажите пробный доступ и читайте документ.
Вы также сможете попробовать все возможности системы!
Поскольку должностная инструкция определяет перечень прав и обязанностей работника, без нее проблематично определить требования, которые предъявляются к качеству его работы. В этом случае отсутствуют критерии оценки его трудовой деятельности, сложно определить, в чем будет выражаться неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей.
Соответственно, работодатель при возникновении оснований для привлечения виновного работника к дисциплинарной ответственности, в том числе для его увольнения, столкнется с необходимостью доказывать, какие именно обязанности были вменены работнику, что он должен был выполнять на работе, а что нет. И суды в подобных случаях, скорее всего, займут сторону работника, поскольку свои требования к нему работодатель не сможет должным образом обосновать (см., например, определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 01.03.2021 по делу N 88-3926/2021).
Отсутствие подписи работника об ознакомлении с должностной инструкцией (или на должностной инструкции как приложении к трудовому договору) хотя и создает массу проблем для работодателя, но все же не является настолько критичным, чтобы говорить о полном лишении возможности обеспечивать соблюдение трудовой дисциплины. Другими словами, работник не станет вести себя полностью безнаказанно, его можно будет привлечь к дисциплинарной ответственности, если для этого появятся основания.
Судебная практика. Работнице был объявлен выговор за невыполнение показателей в работе, который она стала оспаривать, ссылаясь в том числе и на отсутствие подписанной ею должностной инструкции. Однако суд этот аргумент не принял, указав на то, что ей в вину вменялось невыполнение конкретной работы по планам, составленным самой истицей, т.е. по тому фронту работ, который она сама распланировала, согласилась с ним, а затем не выполнила, и должностная инструкция тут ни при чем (апелляционное определение Московского городского суда от 12.02.2019 N 33-5305/2019).
Как видите, отсутствие должностной инструкции хотя и создает определенные трудности для работодателя, но все же не лишает его права применять меры воздействия к нарушителю трудовой дисциплины. В ином случае была бы несправедливая ситуация, когда работники могли бы допускать ошибки и просчеты, причиняя ущерб своему работодателю, и не нести при этом никакой ответственности, что в принципе недопустимо.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Статья: Споры с работниками по должностным инструкциям (Бычков А.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2021, N 12) {КонсультантПлюс}
В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Для каких целей используется
Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.
Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):
- обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Содержание должностной инструкции
Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.
Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.
Структура должностной инструкции
Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.
Общие положения
В этом разделе, как правило, указывается:
- к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
- какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
- какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.
Задачи и функции
Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.
Обязанности
Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.
Права
В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.
Ответственность
Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.
Взаимоотношения
В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.
Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.
Обязательные реквизиты
Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:
- гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
- наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
- подпись руководителя;
- ФИО руководителя;
- дата утверждения.
Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).
Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:
- разработчик инструкции;
- работник кадровой службы;
- работник юридической службы;
- непосредственный начальник работника.
С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под подпись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Как внести изменения в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.
Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.
В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под подпись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.
В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).
Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 07.12.2023 N 440).
Сборник должностных инструкций
На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.